Организация и нормирование труда

 

Тип компьютера, состояние: Офисный Компьютер Preon Office 735 (OOG), рабочее

Тип принтера-сканера, состояние: Xerox WorkCentre 6015B, рабочее

Тип факса, состояние: Panasonic KX-MB2051RU, рабочее

Тип офисного телефона, состояние: Panasonic KX-TS2368, рабочее

Система платы труда: повременно-премиальная

Итого:

• Подготовительно-заключительное время, Тпз 10 мин.
• Оперативное время, Топ 450мин.
• Время перерывов в работе, Тпер : 20 мин.

 

*http:// specialization_b.ru

§2. Исследование процесса выполнения своих обязанностей секретарем-референтом

 

Фотография рабочего времени №1

Дата:21.10.12

Начало наблюдений: 900 и 1400

Окончание проведения:1300 и 1800

Продолжительность: 480 мин

Место наблюдения: приемная генерального директора

ФИО исполнителя: Гаврилова С.В

Образование: Средне специальное- секретарь

Специальность: секретарь-референт

Стаж работы: 2,5 года

ФИО наблюдателя: Бурмистрова А.Г

Специальность: студент-практикант

 

Таблица 2. Фотография рабочего времени №1

№ п/п	Наименование затрат рабочего времени	Текущее время в часах и минутах (начало операции)	Продолжительность (мин)	Индекс
1.	Приход на рабочее место (включение оргтехники, подготовка рабочего места)	9.00	5	Тпз
2.	Получение электронной почты	9.05	5	Топ
3.	Разговор с коллегой на личную тему	9.10	20	Тпнд
4.	Выполнение поручений директора	9.30	80	Топ
5.	Подготовка документов, ведение документации	10.50	85	Топ
7.	Телефонные переговоры	12.15	45	Топ
8.	Обеденный перерыв	13.00	60
9.	Прием посетителей	14.00	90	Топ
10.	Проверка эл. почты, выполнение работ на компьютере	15.30	85	Топ
11.	Сбор и подготовка для подписи исполненных документов	16.55	25	Топ
12.	Подготовка документов за прошедший квартал к сдаче в архив	17.20	10	Топ
13.	Отчет перед директором о проделанной работе	17.30	15	Топ
14.	Составление плана на следующий день	17.45	10	Топ
15.	Завершение работы, выключение оргтехники, наведение порядка на рабочем месте	17.55	5	Тпз
Итого			480

 

Так как каждая операция рабочего процесса секретаря-референта единична, уникальна, не имеет повторений, то составление сводки одноименных затрат рабочего времени не имеет смысла.

 

Рассчитаем неучтённое время на личные нужды и выделим его из времени нарушения трудовой дисциплины.

Время на личные нужды (ТЛН):

ТЛН = ;

ТЛН == 11,4 мин.

Возьмем условный норматив на отдых секретаря 4%

Тотд= Топ *4%/100%= 450*4%/100%= 18 мин.

Составляем фактический, аналитический и проектируемый балансы рабочего времени, используя коэффициент пропорциональности.

=

С помощью данного коэффициента определяется оперативное время и время отдыха проектируемого баланса рабочего времени.

= *КПР = 450*1=450мин

= *КПР = 18*1=18мин

 

§1.2. Сводный баланс рабочего дня секретаря-референта

 

Таблица 3. Сводный баланс рабочего дня секретаря-референта

№ п/п	Категория затрат рабочего времени	Фактический баланс рабочего времени		Аналитический баланс рабочего времени		Проектируемый баланс рабочего времени
		мин	%	мин	%	мин	%
1	Топ	450	93,7	450	93,7	450	93,7
2	ТПЗ	10	2,1	10	2,1	10	2,1
3	ТОБ	-	-	-	-	-	-
4	ТПТ	-	-	-	-	-	-
5	ТПНТ	-	-	-	-	-	-
6	ТПНД	20	4,2	-	-	-	-
7	ТОТД	-	-	8,6	1,8	8,6	1,8
8	ТЛН	-	-	11,4	2,4	11,4	2,4
9	Всего	480	100	480	100	480	100

 

 

 

 

 

 

 

Анализ ФРВ:

1.Коэффициент использования рабочего времени:

= = 0,976;

2.Коэффициент потерь рабочего времени в связи с нарушением трудовой дисциплины:

;

Сумма данных коэффициентов должна равняться единице.

Кирв + Кпнд = 0,9958+0,042= 1

3.Коэффициенты производительной работы:

= 0,958;

4.Коэффициенты оперативного времени:

= 0,937;

 

 

Глава 3. Анализ результатов полученных в ходе наблюдения

 

В результате анализа расчетов, проведенных во второй главе данного курсового проекта можно сделать следующие выводы:

1. Коэффициент использования рабочего времени показывает, что 99,5% сменного времени используется эффективно, а потери рабочего времени составляют 0,5% времени смены. При этом все 0,5% приходится на потери, связанные с нарушением трудовой дисциплины.
2. Коэффициент оперативного рабочего времени равен (0,93). Это связано с малыми затратами рабочего времени на подготовительно-заключительные работы.
3. Коэффициент производительной работы равен (0,958).

Фотография рабочего времени является достаточно универсальным и доступным инструментом нормирования труда, изучения структуры затрат рабочего времени, проверки соблюдения технологической дисциплины, разработки мероприятий по повышению производительности труда и сокращению непроизводительных потерь рабочего времени.

Глава 4. Нормирование и организация труда секретаря-референта

§1. Организация работы секретаря-референта

Главная фигура делопроизводственного процесса — секретарь-референт. Его важнейшая задача, которая реализуется при выполнении многих функций, — оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени.

Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяется качеством труда секретаря-референта, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации. На практике секретарь-референт либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает первый тип секретарско-референтской деятельности. Труд секретаря-референта характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретарская деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные переговоры, машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т.д. Во-вторых, секретарь-референт в течение рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц. В-третьих, секретарь-референт помимо поручений непосредственного руководителя по роду своей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц. Такое положение создает дополнительные трудности в работе секретаря-референта, и поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго определены и закреплены в должностной инструкции.

Наличие должностной инструкции — важнейшая предпосылка рациональной организации секретарской деятельности. Рассмотрим особенности должностной инструкции секретаря-референта.

Функции и задачи секретаря-референта.

Здесь необходимо в общем плане изложить главные направления деятельности секретаря-референта. Например: прием и регистрация документов; предварительное рассмотрение документов; контроль за исполнением документов; доставка документов; отправка всех видов служебной корреспонденции; прием и передача телепрограмм; прием и передача телефонограмм; учет явки сотрудников на работу; выполнение машинописных работ; организация приема посетителей; ведение протоколов (стенограмм) совещаний у руководителя; оформление листов временной нетрудоспособности; оформление и регистрация командировочных удостоверений; контроль за формированием дел в подразделениях; контроль за состоянием рабочего места руководителя; выполнение поручений руководителя и т.д.

С исчерпывающей полнотой должны быть определены обязанности секретаря по каждой из выполняемых им функций (делопроизводство, машинопись, связь, прием посетителей, обслуживание руководителя и т.д.). При перечислении обязанностей, которые должны излагаться ясно, четко и недвусмысленно, целесообразно указывать действия, вытекающие из тех или иных условий или результатов выполнения установленных обязанностей.

§2. Нормирование труда в области секретарского обслуживания

При нормировании документационных операций используются нормативы времени на выполнение операций, нормативы численности персонала, а также нормативы управляемости и соотношений численности.

В основе всех нормативов лежит норматив времени - величина затрат времени на выполнение определенного вида работ при определенных организационно-технических и санитарно-гигиенических условиях труда.

Нормирование труда служащих учреждений необходимо для повышения эффективности работы учреждений. Измерение и нормирование трудовых затрат, нормирование труда в учреждении при правильном их использовании могут служить для: определения расходов на работу всего учреждения; совершенствования методов труда; поощрения служащих к труду; равномерного распределения рабочей нагрузки во времени; улучшения планирования работы учреждения; определения потребности в штатах; определения необходимости сверхурочных работ; составления в бюджета учреждения; улучшения трудовой дисциплины; сокращения необходимости принятия волевых решений; обеспечения рационального использования технических средств; решения вопросов повышении квалификации служащих.

При оценке фактических затрат управленческого труда используются как общие методы изучения трудовых процессов в аппарате управления, так и специальные, которые позволяют путем расчета и анализа определить трудовые затраты по отдельным видам документов и документальным операциям в целом. Типовые нормы времени на документальные операции разработаны на основе фотохронометражных наблюдении (фотографии рабочего дня, хронометраж) и передового опыта работы. Эти нормы учитывают время на подготовительно-заключительную работу, организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные надобности. К настоящему времени разработаны единые нормы времени на часто повторяющиеся работы по документационным функциям.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В ходе работы над курсовым проектом был проведен  анализ, который включил в себя:

1. Анализ использования трудовых ресурсов;
2. Определение величины потерь рабочего времени с  помощью фотографии рабочего дня;
3. Составление баланса рабочего времени;
4. Анализ состояния организации и обслуживания рабочего места;
5. Анализ состояния и организации труда секретаря.

Важнейшие задачи нормирования труда – последовательное улучшение организации труда и производства, снижение трудоемкости продукции, усиление материальной заинтересованности работников в повышении эффективности производства, поддержание экономически обоснованных соотношений между ростом производительности труда и заработной платы.

Наибольшее значение имеет решение двух задач, связанных с исследованием трудовых процессов. Первая связана с определением фактических затрат времени на выполнение элементов операций. Вторая - с установлением структуры затрат времени на протяжении рабочей смены или ее части.

Совершенствование трудового процесса предполагает рациональное сочетание во времени всех элементов труда, а также установление взаимосвязи между участниками производства.

Применение фотографии рабочего времени в течение всего рабочего дня поможет улучшить организацию труда и повысить его производительность за счет эффективного использования всего фонда времени. Для этого следует провести несложные расчеты соответствующих коэффициентов, после чего, по результатам расчетов, разработать мероприятия для повышения производительности труда.