Организация и нормирование труда

Содержание

 

 

 

Введение

 

В своей курсовой работе я проведу анализ использования рабочего времени и пути сокращения непроизводственных затрат и потерь рабочего времени на примере секретаря-референта.

Главной целью моей курсовой работы является выявление потерь рабочего времени и устранение их на основе проведения организационно-технических мероприятий.

Одним из важнейших направлений обеспечения социальной направленности рыночной экономики является рационально построенная организация труда на всех уровнях управления.

Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что предприятиям, независимо от форм собственности, предоставлены права самостоятельного решения вопросов по организации, нормированию и оплате труда. За счет результатов своего труда предприятия должны покрывать текущие производственные затраты, в том числе и на оплату труда, осуществлять вложения на расширение и реконструкцию производства, обеспечивать социальное развитие, выполнять обязательства перед бюджетом, банками и другими органами.

Изучение затрат рабочего времени и времени использования оборудования производится с целью:

1. выявления структуры затрат рабочего времени, устранения потерь и непроизводительных затрат рабочего времени путем более полного использования возможностей оборудования, технологии, организации труда и производства;
2. выявления и оценки применяемых методов и приемов труда;
3. определения оптимального варианта содержания и последовательности выполнения отдельных элементов операции;
4. расчета норм и нормативов;
5. выявления причин невыполнения или значительного перевыполнения норм.

 

 

Глава1. Характеристика должности секретаря-референта

§1. Должность секретаря-референта

 

Секретарь – это лицо компании. Часто именно по профессионализму и манерам этого сотрудника судят о компании в целом. Представляя компанию во внешней деловой среде, секретарь, помощник руководителя транслируют корпоративную культуру компании.

В конце 80-х – начале 90-х годов, с приходом «дикого капитализма» и появлением в нашей стране первых бизнесменов, происходит резкое «омоложение» профессии. Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. И вот появляется новый тип в профессии.

Эффективный, профессиональный секретарь с хорошими деловыми манерами может оказать значительную помощь своему руководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность.

В задачи секретаря входит организационная, коммуникативная, сервисная и множество других функций. Эффективный секретарь должен уметь: передавать информацию внешним и внутренним клиентам, быть устойчивым к неопределенности, соблюдать деловой стиль, профилактировать стресс и др.  Современный секретарь – «Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя. В наше время повышаются требования к секретарю в связи с изменениями информационного пространства общества.

Секретарь играет важную роль в эффективной работе руководителя и самой организации в целом.

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы», то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.

Секретарь-референт – это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы: 

• функции по документационному обеспечению управления;
• функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.

Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь-референт занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. Следует отметить, что в негосударственных структурах, где трудятся секретари-референты, выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создается, функции по делопроизводственному обслуживанию сосредоточиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место секретаря-референта обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих многочисленных обязанностей.

К функциям секретаря-референта по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники.

Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря, зоны его трудовой деятельности, оснащенной необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

§2. Структура работы секретаря-референта

Производственный процесс-совокупность действий работников и орудий труда для достижения результата в работе. Комплексы операций секретаря делятся на оперативные и подготовительно-заключительные.

Рис. 1. Структура работы секретаря-референта

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

§3. Планировка и обслуживание рабочего места

 

Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места – обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника. Для этого необходимо соблюдать следующие правила:

• на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;
• каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени. В зарубежной практике используется закон «свободного стола»: на столе может находиться лишь одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола;
• канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т.п.) следует хранить в ящике стола со специальными разделителями;
• все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;
• документы, с которыми работает секретарь, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;
• документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;
• движения работника должны быть оптимальными, т.е. более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил.

Рациональное планирование рабочего места предполагает установление удобных зон досягаемости для выполнения определенных операций.

Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь – «лицо учреждения», то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как выглядит рабочее место секретаря, нередко судят о работе всего учреждения.

Планировка рабочего места секретаря обеспечивает максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:

• рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;
• в помещении приемной находятся только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;
• мебель для посетителей находится в зоне, хорошо просматриваемой секретарем, удобной для ее размещения.

Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он имеет возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машине, чтения.

§4. Организация рабочего места и труда секретаря на предприятии

Основное требование это обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сократить физические усилия работника.

Условия труда это совокупность элементов производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на функциональное состояние организма человека.

 

Группы факторов:

1. Санитарно-гигиенические (температура, влажность воздуха, освещение, шум, окраска стен и т.д.)
2. Эстетические (озеленение служебного помещения, использование в интерьерах произведения живописи и прикладного искусства)
3. Психофизиологические связаны с осуществлением мер психофизиологического характера т.е. чередование труда и отдыха.
4. Социально-психологические связаны с осуществлением мер, направленных на формирование психологической готовности человека к работе (снятие психологических барьеров, создание нормального психологического климата)

 

Условия труда регулируются едиными законодательными актами, нормативами и стандартами.

Работа по содержанию благоприятных условий труда должна носить комплексный характер, это относится к санитарно-гигиеническим и эстетическим условиям труда.

Психофизиологические условия труда необходимы для обеспечения высокоэффективной деятельности и сохранения работоспособности на длительный период.

На данном предприятии соблюдены все факторы, благоприятно

воздействующие на организацию работы секретаря-референта:

 

1. Освещенность рабочего места и помещения достаточная.
2. Температурный режим служебных помещений 18-20о, относительная влажность воздуха в зимний период 45-50%, в летний 50-55%.
3. Шум в служебных помещениях незначительный (>40 дц).

Уровень постоянных шумов, проникающих в служебное помещение определяется в соответствии с действующими нормами не более 40 дц. Борьба с шумом ведется путем звукоизоляции.

4. Цветовое оформление служебных помещений соответствует функциям помещения.

 

Организация рабочего места секретаря-референта:

Рис. 2. Кабинет приемной генерального директора.

1. Стол рабочий
2. Конференц-приставка
3. Боковой стол
4. Боковая тумба
5. Мобильная тумба
6. Кресло рабочее подъемно-поворотное
7. Подставка под аппаратуру
8. Стул угловой для компьютера
9. Стол - приставка угловой для компьютера
10. Кресло для посетителей
11. Комплект мягкой мебели
12. Цветочница

 

 

 

 

Глава 2. Исследование процесса выполнения своих обязанностей секретарем-референтом

 

§1. Карта ФРВ

Карта наблюдения №1

Дата «21» октября 2012

Кабинет №3

Участок: приемная генерального директора

Состав исполнителей:

Таблица 1. Карта наблюдения №1

 

№ п/п	Фамилия, Имя, Отчество	Тарифный разряд	Стаж работы по данной специальности	Возраст	Профессия, образование
1.	Гаврилова Светлана Викторовна	7*	2,5 года	26	секретарь-референт