Коммерческая деятельность по закупкам (на примере оптовой и розничной торговли)

 

        2.2 Организация коммерческой работы по закупкам товаров.

 

В магазине завершается процесс доведения товаров от производителя до потребителя. Поэтому важно не только предложить покупателю широкий выбор высококачественных строительных материалов, но и использовать при этом современные, удобные для покупателя методы продажи, прогрессивные системы расчета с покупателем.

Успешных коммерческих результатов магазин может достичь только в том случае, если вся его деятельность ориентирована на интересы конечного потребителя.

На первом этапе коммерческой деятельности идет сбор информации. Маркетолог занимается сбором и анализом информации о спросе и конъюнктуре рынка, объеме и структуре производства товаров. Собирается информация о численности и составе обслуживаемого населения, его покупательной способности.

Для анализа данных о конкурентах (сеть магазинов «Суперстрой», «Строитель», «Водяной», «Сантехник» и другие) в магазине практикуется ежедекадный объезд конкурентов с целью сбора информации об ассортименте, ценах на аналогичные товары. Каждый месяц отслеживается рекламно – информационная деятельность конкурентов.

Располагая информацией о конкурентной среде, руководитель магазина объективно оценивает реальное положение предприятия на рынке строительных материалов. Анализ информации дает возможность перейти ко второму этапу коммерческой деятельности – определению потребности в товаре. Эту работу выполняет отдел снабжения.

На третьем этапе деятельности магазина идет сбор наиболее предпочтительных поставщиков. В магазине специалист по оптовым закупкам формирует базу данных потенциально возможных поставщиков и осуществляет выбор наиболее соответствующего запросам предприятия контрагента-поставщика, который реализуется на основе ряда критериев. Существует два основных критерия выбора поставщика:

- стоимость приобретения товара;

- качество обслуживания.

Качество обслуживания включает в себя качество товара или услуги и надежность обслуживания. Последнее оценивается через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки магазина. Кроме основных критериев существуют дополнительные. К ним относят:

- удаленность поставщика от  магазина;

- сроки текущих и экстренных  заказов;

- кредитоспособность и финансовое  положение поставщика.

Чем больше информации о поставщиках (реальных и потенциальных) имеет строительный магазин, тем больше у него будет возможностей сформировать оптимальный круг поставщиков, а, следовательно, ассортимент, отвечающий требованиям его покупателей. Поэтому сбор и анализ данных о поставщиках должны быть постоянными задачами отдела закупок. Вошедших в список поставщиков фирма оценивает по выбранным показателям. Представим это в виде таблицы(2):

 

 

 

 

 

 

 

Показатели оценки поставщиков

Таблица 2

Показатель оценки поставщика	Вес показателя	Оценка   (по 5-балльной шкале)	Произведение веса показателя на оценку
Надежность поставки	80	4	320
Цена	75	3	225
Качество товара	70	5	350
Условия платежа	60	3	180
Возможность внеплановых поставок	50	5	250
Финансовое состояние поставщика	20	4	80
Итого			1405

 

По каждому поставщику рассчитывается итоговая оценка, которая равна сумме произведений весов показателей на их балльные оценки. Понятно, что чем выше оценка, тем предпочтительнее данный поставщик. Получение итогового ранжированного списка партнеров позволяет не только отобрать наиболее подходящие для сотрудничества фирмы, но и дает информацию о возможных альтернативных планах закупок, что особенно важно для повышения уровня надежности закупочной работы магазина «Домострой».

Описанный процесс отбора поставщиков применяется, когда магазин начинает работать с новыми товарами или принято решение о переориентации на новых поставщиков. Предприятие давно и стабильно работает на рынке, поэтому имеет круг поставщиков, которые ему уже хорошо известны и заслуживают доверия. В их числе такие крупные оптовые фирмы. Однако если руководитель принимает решение о сотрудничестве с новым поставщиком, то договор заключается на небольшой срок для того, чтобы выявить все отрицательные и положительные качества поставщика.

Для магазина проще и выгоднее купить у посредника, чем ехать за товаром к производителю. Специалисты по оптовым закупкам магазина «Домострой» систематически посещают оптовые ярмарки и рынки, торги и аукционы, изучают рекламные объявления в СМИ, следят за биржевыми каталогами и прейскурантами. Анализ предложений от оптовых поставщиков производится по следующим направлениям: анализ предлагаемого ассортимента товаров, цена, место положения склада, условия оплаты (отсрочка, реализация, предоплата), условия отгрузки (доставка, самовывоз). Если все параметры устраивают, то может быть заключен договор. При закупке товаров магазин заключает договоры поставки, реже – купли-продажи и еще реже – договор на комиссию. Для оценки тех поставщиков, с которыми магазин работал ранее или продолжает работать сейчас, магазин использует внутренние документы, в которых содержатся сведения о точности соблюдения договоров, качестве товаров, наличии претензий к поставкам, динамике развития отношений с поставщиком и т.д. Работу с постоянными поставщиками в магазине ведут менеджеры по закрепленным за ними группам товаров («кафель – обои», «краски – сухие смеси», «двери – ламинат», «сантехника»).

После того, как поставщик выбран, проводятся переговоры с целью установления приемлемых для обеих сторон условий закупки – поставки, а также их юридического оформления и закрепления в договоре на поставку. В результате заключения договора с оптовым предприятием сотрудники строительного магазина должны быть уверены в том, что они правильно довели запросы покупателей до оптовиков и таким образом обеспечили их последующее удовлетворение.

Переговоры – это процесс творческий, в нем в полной мере должно проявиться использование концепций компромиссов, кооперации, общих затрат. Например, если представитель фирмы «Домострой» настаивает на том, чтобы оптовик снизил цены, то он должен быть готов предложить что-то взамен (закупать стабильно или уделять больше внимания продвижению товаров в торговом зале). Основные расхождения, которые могут возникать в ходе переговоров между поставщиком и покупателем касаются, как правило, требований к качеству, цене товаров, графика поставок, размера поставляемых партий.

Покупатель всегда предъявляет максимально жесткие требования к качеству и цене поставляемых ему товаров. Для поставщика эти требования нередко кажутся завышенными, так как их выполнение может привести к увеличению затрат и сделать его отношения с данным покупателем невыгодными. Сотрудники магазина «Домострой» всегда стараются проводить обмен с поставщиком подробной информацией, содержащей данные о составе затрат и других элементов, влияющих на цену закупаемых товаров. Это позволяет партнерам оценить обоснованность устанавливаемых каждым из них цен (оптовых и розничных). Особенно широкое применение такая практика получила при заключении долгосрочных договоров о поставках.

Поставщик и заказчик могут иметь различную точку зрения на график поставок. Для поставщика идеальным был бы график, характеризующийся стабильностью поставок по величине поставляемых партий и по времени. Покупатель заинтересован в поставках по мере возникновения надобности в них, причем его потребность в товарах может меняться в зависимости от спроса, предъявляемого конечными покупателями в торговых залах.

Расхождений в оценке экономически целесообразного размера партий и периодичности поставки у магазина с поставщиками бывают редко. Изменение в заказе размера партии товара зависит от изменения спроса конечных потребителей, в этом случае сотрудники стараются оперативно реагировать на изменения и доводить до сведения поставщика. Основные затраты по хранению и транспортировке берет на себя магазин, так как поставка осуществляется, в основном, крупными партиями.

Важную часть переговоров составляют договоренности об условиях оплаты. Применяются следующие виды оплаты закупленных товаров:

-  предварительная оплата товаров с целью получения от поставщика максимальной скидки и гарантии резервирования заказанного строительным магазином количества товара;

    -   по факту поставки с целью получения от поставщика максимальной скидки;

    -  за проданный товар по разработанному и согласованному с поставщиками графику. Оплата за реализованный товар может производиться с периодичностью от одного раза в месяц до одного раза в неделю в зависимости от объема и скорости продаж.

Таким образом, в результате переговоров участники получают подтверждение того, что их совместная деятельность будет экономически выгодной. Выработанные совместно условия деятельности фиксируются в договоре.

Основным нормативно-правовым документом, регулирующим порядок заключения договоров, является Гражданский кодекс РФ. Он предусматривает общие положения договорного права, понятия и условия договора, преддоговорные споры, порядок заключения, изменения и расторжения договора. Договоры проходят юридическую экспертизу в фирме «Оферта» и подписываются, как правило, ИП Ястребовым Р.В. В договоре поставки оптовая фирма обязуется в установленный срок передать закупаемые товары магазину для их продажи. В договоре поставки отражены следующие вопросы: сроки поставки товаров, порядок поставки, организация поставки, принятие товара магазином, ответственное хранение товара, не принятого покупателем, тара и упаковка, порядок расчетов, регулирование претензий при поставке товаров ненадлежащего качества или количества, порядок одностороннего отказа от исполнения договора поставки и начисления полученных при этом убытков, порядок разрешения споров.

При заключении договора поставки на длительный срок (год и его пролонгация) магазин работает с поставщиком по другой схеме:

1) поставщику отправляется заявка (например, керамическая плитка с указанием наименования, коллекции, количества квадратных метров, размера, цветовой гаммы) и оговаривается дата отгрузки;

2) поставщик на основании заявки выставляет счет на оплату;

3) менеджер проверяет счета (в основном цены);

4) в зависимости от условий договора в части оплаты, счет либо оплачивается сразу, либо по прошествии времени, указанного в договоре;

5) товар отгружается по первичным документам (накладная, счет-фактура), сделанными на основании выставленного счета на оплату.

Важнейшей частью коммерческой деятельности магазина является управление товарными запасами. Это означает планирование их объема и структуры, контроль и пополнение. В магазине внедрена компьютерная программа «1С: Предприятие».

Магазин «Домострой» осуществляет торговлю части крупногабаритных товаров (мебели, санфаянса, гипсокартона, линолеума) по образцам, то есть показ товара в торговом зале. Образец имеет четко оформленный ярлык с указанием наименования товара, артикула, сорта, цены, изготовителя. Новые, мало известные покупателю товары снабжены аннотациями. Покупатель сам или с помощью продавца знакомится с товаром и осуществляет свой выбор.

Рабочий запас товара хранится на складе отдельно от образцов и отпускается покупателю на основе сделанного выбора. При этом по желанию покупателя крупногабаритный товар может быть доставлен со склада магазина или с оптовой базы до подъезда дома покупателя.

Часть ассортимента продается с открытой выкладкой со свободным доступом покупателя ко всем товарам (обои, плитка, краски, метизы, инструмент и т. д.). Продавец консультирует покупателя и осуществляет операции по отпуску товаров.

Эти методы ускоряют процесс продажи и увеличивают пропускную способность магазина, а следовательно, производительность труда продавцов значительно повышается.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Рекомендации

На начальной стадии заключения договора необходимо, чтобы поставщик получал разработанный в магазине «Домострой» документ, из которого он узнает предварительную информацию об условиях работы с магазином. В ходе переговоров и при заключении договоров с поставщиками необходимо применение таких современных средств закупочной логистики, как:

1. обмен информацией (прайс-листы, перспективная информация, маркетинговые предложения) в едином электронном формате;
2. поставка товара с предварительной электронной накладной, составленной по согласованной форме;
3. поставка непосредственно в торговый зал, минуя склад, при осуществлении поставщиком предпродажной подготовки: распаковке пачек, проставлении розничной цены, наклейке защитных этикеток на продукцию;
4. компьютерное определение закупаемых партий на основе учета фактической реализации.

Большое внимание должно уделяться стандартам информационного общения с поставщиками. Соблюдение стандартов не только сократит издержки магазина «Домострой» на прием товаров, но и ускорит этот процесс. Кроме того, работа с поставщиками предполагает необходимость ведения точного и всеобъемлющего учета, позволяющего оценивать результаты их деятельности (например, товарные запасы, оборачиваемость продукции, ассортиментное предложение). Это важно не только для «Домостроя», но и для поставщиков, получающих информацию об эффективности их работы (например, рейтинг продаж; статистика продаж по тематическим разделам; форма регистрации поступления товара; форма учета покупок, справка по товарным остаткам и т.д.). Необходимо ввести электронную систему учета продаж, которая обеспечит поставщиков информацией о ходе реализации и об оплате их товаров.