Автоматизована система обліку кадрів на підприємстві

Інформаційне запезпечення ( ІЗ ) – сукупність форм документів, класифікаторів, нормативної бази та реалізованих рішень по об´ємам, розміщенню і формам існування інформації, які застосовуються в інформаційній системі при її функціонуванні.

Інформаційне забезпечення складається з інструктивних і методичних матеріалів, системи класифікації і кодування, позамашинної і внутрішньомашинної інформаційної бази. ІЗ розроблюється з врахуванням вимог принципів системності інформаційної системи.

Основні принципи створення інформаційного забезпечення:

– цілісність інформації;

– достовірність інформації;

– контроль інформації;

– захист від несанкціонованого доступу;

– єдність та гнучкість;

– стандартизація та уніфікація;

– адаптивність;

– мінімізація вводу та виводу інформації.

Структура інформаційного забезпечення наведена на рисунку 4.

Методичними матеріалами та інструкціями є “Керівництво користувача”, “Інструкція по формуванню та веденню БД”.

Для виконання розрахунків з обліку наявності та руху кадрiв передбачається застосування системи класифікації і кодування.

 

 

Структура інформаційного забезпечення задачі

“ Облік наявності та руху кадрiв ”.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.4.

 

У даній задачі застосовуються наступні коди: табельних номерів працівників, структурних підрозділів, спеціальностей, освіт, посад, професій, категорій, видів прийому, причин звільнення, сімейного стану, статі, відмітки про військовий облік.

Інформаційна база досліджуваної задачі складається із нормативно-довідкової інформації, первинних документів, опис яких наведений у пункті 2.1.3., вихідних інформаційних повідомлень, які описані у пункті 2.1.2. і використовуємих масивів інформації, перелік яких навений у пункті 2.2.1., а опис – у пункті 3.1.5.

Бази даних, які використовуються для розв´язання задачі “Облік наявності та руху кадрiв”, організовані на основі реляційної моделі даних, тобто у вигляді відношення, де кожному елементу рядка відповідає тільки один елемент стовпця. Дана модель підтримується засобами СУБД FoxPro, у середовищі якої створені і функціонують БД.

СУБД FoxPro володіє виключно високими швидкісними характеристиками і у цьому відношенні помітно виділяються серед інтерпретуючих систем. Набір команд і функцій, запропонованих розробникам програмних продуктів у середовищі FoxPro, за потужністю та гнучкістю відповідає будь-яким сучасним вимогам до представлення і обробки даних. Тут може бути реалізований максимально зручний, гнучкий і ефективний користувацький інтерфейс. В FoxPro підтримуються різноманітні вспливаючі і багаторівневі меню, робота з вікнами та “мишкою”, реалізовані функції низькорівневого доступу до файлів, управління кольорами, налагодження друкуючого пристрою. Дані можуть бути представлені у вигляді, схожому на електронні таблиці. Система також має засоби швидкої генерації звітів, екранних форм і меню, підтримує мову запитів SQL, добре працює в мережі.

 

3.1.2 Опис організації збору та передачі інформації на обробку

Збір інформації може здійснюватися вручну або автоматизовано, а передаватися на обробку інформація може або на паперових носіях, або на машинних носіях (гнучкі магнітні диски). Впровадження у практику безпаперової технології дозволяє використовувати достовірну інформацію про ті чи інші процеси і явища, які відбуваються не тільки при обліку наявності та руху кадрiв, а й при оперативному управлінні. При використанні такої технології значно скорочуються потоки інформації, а також трудомісткість її сбору та обробки. Дані, які використовуються при розв´язанні задачі, зберігаються на жорсткому магнітному диску типу “Вінчестер”, а копії – на гнучких магнітних дисках.

При розв´язанні задачі “Облік наявності та руху кадрiв” на АРМ працівника відділу кадрів джерелами інформації, яка надходить на обробку, являються робітник і відділ кадрів.

Збір інформації для проектуємого АРМ відбувається традиційно на основі первинних документів. Носіями інформації при цьому являються документи стандартної форми.

Первинні документи надходять на обробку по мірі прийому на роботу нових робітників, переміщення або звільнення працюючих робітників.

Вхідні документи перевіряються на повноту і правильність заповнення.

При створенні інформаційних масивів для економії зовнішньої пам´яті частина інформації кодується і вводиться в ЕОМ з клавіатури для заповнення оперативних масивів.

Для перевірки правильності введення інформації використовують візуальний і програмний методи контролю. Візуальний контроль відбувається по закінченню вводу інформації, і тоді надається можливість порівняти дані на екрані з даними в документі. При виявленні розбіжностей помилки виправляються. Програмний контроль включає в себе перевірку на наявність введених кодів у відповідних масивах нормативно-довідкової інформації.

За своєчасне формування всіх вхідних документів відповідає відділ кадрів.

 

 

3.1.3 Побудова системи класифікації та кодування

Основні методи організації пошуку в умовах використання ЕОМ потребують попередньої класифікації і кодування економічної інформації.

Класифікація – це розподілення множини об´єктів на підмножини за їх схожістю або різницею у відповідності з прийнятими методами.

Система класифікації – це сукупність методів і правил класифікації та її результатів.

Класифікація сприяє упорядкуванню економічних предметів і явищ, полегшуючи при цьому процес їх вивчення, допомагає розкривати закономірності їх розвитку, що дозволяє перейти до моделювання інформаційних процесів. Вона є основою для кодування інформації і для подальшої її обробки за допомогою засобів обчислювальної техніки. Автоматизовані методи обробки економічної інформації, які основані на моделюванні процесів розрахунків, порівняння і її групування, в значній мірі базуються на відтворенні класифікаційних зв´язків між об´єктами. Можна сказати, що класифікація виконує важливі функції в організації процесу отримання і обробки інформації. Під класифікацією економічної інформації розуміють не тільки класифікацію інформації, яка знаходиться у документах і масивах з ціллю її пошуку і використання, але і класифікацію самих документів та масивів з ціллю їх упорядкованого зберігання.

Під ознакою класифікації розуміють характеристику об´єкту, за якою виконується класифікація. Кількісні або якісні відображення ознаки класифікації є його значеннями.

Класифікаційна група – це підмножина об´єктів, які отримані в результаті ділення за ознакою класифікації або групи класифікацій.

У залежності від того, як розглядати множину – послідовно чи паралельно – виділяють ієрархічний і фасетний методи класифікації.

Ієрархічний метод класифікації – це послідовний розподіл множини об´єктів на підлеглі класифікаційні групи. Переваги ієрархічного методу: логічність побудови, чітке виділення ознак, велика інформаційна ємність, традиційність і звичність застосування. Недоліки: жорсткість структури, неможливість групування за будь-якою раніше не заданою ознакою, для стабільності класифікатору необхідна велика резервна ємність. Ієрархічна класифікація характеризується кількістю ступеней класифікації, глибиною, гнучкістю і ємністю.

Фасетний метод класифікації – це паралельний розподіл множини об´єктів на незалежні класифікаційні групи. Переваги фасетного методу: гнучкість структури, добра пристосовуваність до автоматизованої обробки. Недоліки: неповне використання ємності внаслідок багатьох можливих комбінацій фасет, нетрадиційність і незвичність використання.

Для розв´язання задачі “Облік наявності та руху кадрiв” передбачена низка класифікаторів. Всі класифікатори є локальними, розробленими для даної галузі. При розробці класифікаторів використаний ієрархічний метод класифікації.

Організація і ведення класифікаторів і масивів нормативно-довідкової інформації заезпечується окремим комплексом задач “Ведення довідників”. У даному комплексі задач передачена можливість ведення масивів-довідників, у випадку неохідності, безпосередньо на АРМі.

У процесі кодування об´єктам класифікації, їх групам і ознакам, які вибрані за певними правилами, привласнюються цифрові, літерні, літерно-цифрові коди.

Код – знак або сукупність знаків, які застосовуються для позначення класифікаційної групи або об´єкту класифікації.

Кодування – це створення і присвоєння коду класифікаційні групі або об´єкту класифікації.

Система кодування – це сукупність методів і правил кодування об´єктів класифікації заданої множини.

Існують чотири методи кодування:

– порядковий – це створення коду з чисел натурального ряду, і його присвоєння;

– серійно-порядковий – створення коду з чисел натурального ряду і закріплення окремих серій чи діапазонів цих чисел за об´єктами класифікації, які мають онакові ознаки, і його присвоєння;

– послідовний – створення коду класифікаційної групи чи об´єкту класифікації з використанням кодів послідовно розташованих підлеглих груп, які отримані при ієрархічному методі класифікації, і його присвоєння.

– паралельний метод – створення коду з використанням незалежних груп, отриманих при фасетному методі класифікації, і його присвоєння.

Для розв´язання задачі “Облік наявності та руху кадрiв” використовують наступні класифікатори.

Класифікатор табельних номерів працівників побудований за ієрархічною системою на основі порядкового методу кодування:

 

XX XX

порядковий номер працівника

код структурного підрозділу

 

Класифікатор структурних підрозділів побудований на основі серійно-порядкового методу кодування і має структуру:

 

XX

номер підрозділу

 

Класифікатор посад і категорій працюючих відповідє кодам загально-державних класифікаторів посад і категорій і будується на основі серійно-порядкового методу кодування:

 

XX       XX

категорія      посада

 

Коди професій повинні відповідати кодам класифікатора професій робітників і посад служовців і тарифних розрядів. Побудований класифікатор за послідовним методом кодування:

 

XXXXX

професія

 

Класифікатори освіт, видів прийому, сімейного стану, відмітки про військовий облік, статі будуються за послідовним методом кодування і мають структуру:

 

X

освіта

де 1 – неповна середня

2 – середня

3 – спеціальна технічна

4 – неповна вища

5 – вища

 

X

сімейний стан

де 1 – у шлюбі

2 – не в шлюбі

3 – розлучений

 

X

вид прийому

 

де 1 – постійно

2 – тимчасово на строк

3 – з випробувальним строком

4 – по сумісництву

 

X

відмітка про військовий облік

 

де 1 – перебуває

2 – непереуває

 

X

стать

 

де 1 – чоловіча

2 – жіноча

Класифікатор причин звільнення побудований за послідовним методом кодування:

 

XX

ознака причини

 

Класифікатор спеціальності п´ятирозрядний і будується за порядковим методом кодування:

 

X XXXX

чотири старших розряди повного коду спеціальності за класифікатором спеціальностей по освіті

ознака галузі

де 1 – спеціальність належить до сфери промисловості

2 – до сфери сільського господарства

3 – до сфери освіти

3.1.4 Форми первинних документів, машинограм та відеокадрів

Первинними документами при розв´язанні задачі є: паспорт, трудова книжка, диплом, наказ про прийом на роботу (додаток 1), наказ про переміщення (додаток 2), наказ про звільнення (додаток 3).

При розв´язанні задачі формуються наступні машинограми.

“Машинограма кількості прийнятих працівників по видам прийому і категоріям за місяць” (додаток 4).

“Машинограма наявності та руху кадрiв за категоріями і статтю за місяць” (додаток 5).

“Машинограма прийнятих працівників по професіям і структурним підрозділам за місяць” (додаток 6).