Автоматизация управления коммерческими предприятиями

Рисунок 4 - Оценка сильных и слабых сторон фирмы «РИКА»

Достаточно редко, но всё же фирмой оцениваются возможности и угрозы фирме при SWOT-анализе (рисунок 5).

Рисунок 5 - Возможности и угрозы фирме

Анализ среды фирмы показал, что у неё имеется ряд сильных сторон. Одна из которых - удобное расположение фирмы. Офис ООО Фирма «РИКА» расположен в районе с развитой инфраструктурой, специализированный магазин такого рода единственный в данном районе города. Работая на благо клиента вот уже 15 лет, фирмой налажены доверительные связи с потребителями. Фирма известна не только качеством продукции, но и гибкостью подхода к клиенту.

В управлении коммерческим предприятием немаловажную роль играет «воспитание» персонала. Термин «персонал» объединяет составные части трудового коллектива фирмы. Система работы с персоналом в ООО Фирма «РИКА» - это совокупность принципов и методов управления кадрами рабочих и служащих на предприятии. Система работы с персоналом на данном предприятии представлена в Приложении Ж.

Немаловажную роль на данном предприятии играет планирование коммерческой деятельности. Руководство ООО Фирма «РИКА» принимает конкретные условия, соответствующие деятельности фирмы. Объектом планирования фирмы является: по периодичности решения - постоянно: выработка целей и стратегии фирмы, распределение ресурсов и резервов, выработка стандартов и нормативов, финансовая, сбытовая и др.деятельность. Субъекты планирования фирмы: менеджеры, плановые органы и организации.

Изучив управление коммерческой деятельности фирмы, можно заключить, что фирма является успешной, что позволяет ей расширить штат сотрудников, улучшить обслуживание клиентов и увеличить оплату труда. Причем цены на услуги и товары фирмы нельзя назвать высокими.

2.3 Информационное обеспечение и автоматизация коммерческой деятельности ООО Фирма «РИКА»

Коммерческое предприятие ООО Фирма «РИКА» заинтересовано в эффективном управлении своей коммерческой деятельностью. В частности, ему необходимо прорабатывать маркетинговые стратегии, нужно знать, как анализировать рыночные возможности, отбирать подходящие целевые рынки, разрабатывать эффективный комплекс маркетинга и успешно управлять претворением в жизнь маркетинговых усилий. Все это и составляет процесс управления как маркетингом, так и коммерческой деятельностью.

Для уменьшения степени неопределенности и риска предприятие располагает надежной, в достаточных объемах и своевременной информацией.

Под маркетинговой информацией понимается информация, получаемая в ходе исследования процесса обмена результатами общественно полезной деятельности и взаимодействия по поводу такого обмена всех субъектов рыночной системы, используемую в сфере коммерческой деятельности.

Роль информационной системы в ООО Фирма «РИКА» заключается в определении потребностей в информации для управления, ее получении и своевременном предоставлении соответствующим менеджерам. Необходимые сведения получают из внутренней отчетности фирмы, маркетинговых наблюдений, исследований и анализа данных.

Система информации - постоянно действующая система взаимосвязи людей, оборудования и приемов сбора, классификации, анализа, оценки и распространения актуальной и достоверной информации для оптимального выбора и осуществления мероприятий. Каждая фирма является объектом приема и передачи различных потоков информации, так или иначе связанных с управлением данной фирмы. Сбор информации необходим для выявления рынков предприятия, изучения потребностей и перспектив этого рынка. В настоящее время фирмы используют современные информационные технологии для хранения информации и обеспечения её оборота внутри фирмы.

Для проведения аналитической работы в ООО Фирма «РИКА» создана определенная система маркетинговой информации: оборудование, методические приемы, предназначенные для сбора, оценки и распространения конкретной и достоверной информации. Для работы по расширению рынка создается банк информации. Наличие единого стандарта для обмена информацией внутри организации позволяет иметь архивы по различным разделам. Унификация позволяет менеджеру избежать трудоемкого процесса сбора данных и приведение их в удобный для анализа вид. Наличие единого формата файлов, содержащих маркетинговую информацию, позволяет автоматизировать процесс ее обработки. Система маркетинговой информации ООО Фирма «РИКА» состоит из:

• системы внутренней отчетности,
• системы сбора внешней информации,
• системы маркетинговых исследований,
• системы анализа и интерпретации информации.

Информационные системы ООО Фирма «РИКА» призваны обеспечивать функционирование других связей посредством маркетинговой информации: нормативные акты - Устав Фирмы, Законы (О Защите прав потребителя и т.д.), Положения о безналичных расчетах, Методика расчета собственных средств, Инструкции о ведении бухгалтерского учета, о состоянии финансовой отчетности, внутренние нормативные документы, распорядительные акты.

Для успешного ведения бизнеса в исследуемой фирме используется необходимое количество офисной и оргтехнической техники, рассматриваемые ниже.

Портативный копировальный аппарат (portable copiers): формат оригинала и копии - А4; скорость копирования до 5-6 копий в минуту; рекомендуемый объём копирования - 500 копий в месяц. Назначение: изготовление небольшого числа копий. Используется наиболее популярная на сегодняшний день модель Canon FC-330.

Принтер, использующий технологию термопечати. Изготавливаемая по толстоплёночной технологии матрица головки для термопечати имеет более высокое разрешение (до 200 точек на дюйм), однако инерционность и ряд других принципиальных ограничений процесса печати не позволяет существенно повысить скорость печати, обычно составляющую 40-120 символов в минуту. Несмотря на длительную разработку специальных красителей и бумаги, часто недостаточной является яркость и контрастность изображения, номенклатура доступных типов бумаги. Достоинствами же термопринтера является малый уровень шума при работе, компактность, надёжность, отсутствие заправляемых расходных материалов. Кроме весьма дорогостоящей бумаги, печатающее устройство не требует никаких эксплуатационных материалов (затрат) при среднем качестве и скорости печати.

Лазерный принтер. В лазерном устройстве, как и в ксерокопировальных аппаратах, используется свойство фото чувствительности ряда материалов (например, селена), которые изменяют свой поверхностный электростатический заряд под воздействием света. Для реализации этого процесса, помимо тракта протяжки бумаги, данный принтер содержит светочувствительный барабан, зеркальную систему развёртки, устройства фокусировки и лазерный диод (или матрицу светодиодов). Особенности данного процесса, такие, как формирование точки изображения лучём света, а далее - мелкодисперсным специальным порошком красителя (тонера), предопределяют возможность очень малых размеров точки матрицы изображения и соответственно - разрешающую способность лазерного принтера, которая на практике составляет 300-1200 точек на дюйм. Использование лазерного принтера, наряду с персональными компьютерами и специальным программным обеспечением (Ventura Publisher, Aldus PageMaker), создало для фирмы технологию настольной типографии (desk publishing). Данный принтер используют обычную и высококачественную бумагу, печатают текст и графику со скоростью от 4 до 20 (и более) листов формата А4 (А3) в минуту, т. е. выводит текстовую информацию со скоростями порядка 160-2000 знаков в минуту, и практически бесшумен в работе. Используется наиболее распространенная комплектация лазерного принтера механизмами фирмы Canon. Лазерная печать (как и сам принтер) дороже, чем у других групп печатающих устройств, однако цена на лазерные принтеры непрерывно и заметно снижаются, а расходы оправдываются весьма высоким качеством продукции, приближающейся к уровню полиграфии.

Портативный сканер. Портативный сканер обеспечивает недорогой способ преобразования изображения в цифровую форму и их ввод в компьютер.

По сравнению с настольными сканерами он обладает значительно более скромными возможностями. Например, он не пригоден для использования в настольных издательских системах, к тому же малейшая вибрация приводит к обесцениванию проделанной работы. Но стоят такие сканеры значительно дешевле. Их вполне можно использовать там, где не требуется высокое качество изображения. Работа с аппаратом не требует больших навыков. Сканируемый оригинал помещается на плоскую поверхность, сканер устанавливается на одной из его сторон и, после нажатия кнопки пуска, медленно перемещается по оригиналу вручную. Сканер обеспечивает возможность выбирать разрешение сканирования (до 400 точек на дюйм). Максимальная ширина сканируемого оригинала составляет 2,5 дюйма (6,4 см) и ограничивается размером рабочей поверхности аппарата. Длина оригинала зависит от памяти компьютера. Если оригинал превышает ширину сканера, то можно обрабатывать его отдельными частями, а затем с помощью программ объединять эти части в одно изображение.

Штемпелевальные устройства (нумераторы). Они служат в фирме для печатания на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты и т. п.

Ламинаторы - машины для защиты документов от влаги, пыли, масла и от небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия. Документ вставляется в машину, где он подвергается термообработке, в результате которой на документ наносится с двух сторон защитная пленка, или на поверхность документа просто приклеивается липкая прозрачная пленка. В ООО Фирма «РИКА» ламинируются по заказу потребителей, ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов, меню и многие другие документы.

В ООО Фирма «РИКА» применяются фальцевальные машины - устройства для выполнения различных видов фальцовки (сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного складывания их. Фальцевальные машины выполняют все стандартные виды фальцевания: одинарного, типа письма, зигзаг, двойного параллельного и др. Размеры полей устанавливаются оператором по заданной схеме. Производительность фальцевальной машины FKS FG 3500 до 20000 листов в час.

Брошюровальные машины. Это устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок. В работе магазина применяются как простой ручной, так и электрифицированный сшиватель бумаг.

Машина для уничтожения документов. Работает путем их мельчайшего разрезания и микроизмельчения и снабжена автоматическим приводом и контейнерами для уничтожаемых документов и отходов в виде бумажной пыли. Используется вид уничтожителя: офисный (продольная резка).

Телефонные каналы связи. Используются, так как они являются наиболее разветвленными и используемыми. По ним осуществляется передача звуковых и факсимильных сообщений, они являются основой построения информационно-справочных систем, систем электронной почты и вычислительных сетей фирмы.

И, наконец, фирмой активно используется персональный компьютер, причем не один, а несколько. Он подключен к абонентской телефонной сети и получает доступ к другим абонентам этой сети, к электронной почте, к телетайпам и телефаксам, работающим с этой сетью.

В настоящее время компанией создан свои веб-сайт. Фирма используют его не только как еще один рекламный проспект с картинками, но и как инструмент позволяющий упростить общение с клиентом. Компания в ближайшем будущем собирается разместить в Интернете свой сайт с историей фирмы, перечнем ее услуг и ценами, сборником нормативно-правовых актов, перечнем наиболее часто задаваемых вопросов и ответов на них, формой, заполнив которую посетитель сайта сможет не только задать свой вопрос, но и подать заявку на регистрацию своей информационной системы. Планируется также для дополнительного привлечения клиентов предоставлять скидку, тем, кто подаст заявку на сайте компании.