Автоматизация управления коммерческими предприятиями

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное агентство по образованию

 

Санкт-Петербургский государственный университет сервиса и экономики

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

по предмету: «Автоматизация управления деятельностью предприятиями сервиса»

 

На тему: «АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДПРИЯТИЯ»

 

Студентки Артемьевой Марины Сергеевны

                    Группа 608 Курс 3

 

Санкт-Петербург

2014

 

Оглавление

 

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. Место автоматизации в системе управления коммерческим предприятием

1. Информация и информационные системы современного коммерческого предприятия
2. Средства административно-управленческой связи предприятия
3. Организация процесса управления и информационный менеджмент на коммерческом предприятии
4. Основные элементы комплекса офисного оборудования
5. Особенности автоматизации коммерческого предприятия

ГЛАВА 2. Автоматизация управления предприятия ООО фирма «РИКА»

2.1 Характеристика ООО Фирма «РИКА» как субъекта коммерческой деятельности

2.2 Анализ управления коммерческой деятельностью в ООО Фирма «РИКА»

2.3 Информационное обеспечение и автоматизация в коммерческой деятельности ООО Фирма «РИКА»

2.4 Рекомендации по совершенствованию процесса автоматизации в системе управления ООО Фирма «РИКА»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

БИБЛИОГРАФИЯ

ПРИЛОЖЕНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Невозможно представить себе современную компанию, которая бы не применяла в своей повседневной работе средства автоматизации офиса. Компьютеры и оргтехника не только коренным образом изменили облик организаций, стиль их работы, но и обеспечивают большую мобильность и эффективность деятельности.

Громадное количество всевозможных компонентов компьютерных комплексов, предлагаемых на рынке, создаёт значительные проблемы в их правильном применении и интегрировании.

Комплекс офисного оборудования должен быть не только технически современным, но и оптимальным по составу, чётко ориентированным на решение задач управления коммерческим предприятием и подкреплённым мощной сервисной поддержкой.

Люди организуют свою деятельность в силу разных причин - чтобы закончить работу или задание, чтобы сократить или удалить дублирование действий, чтобы создать центры ответственности, чтобы обеспечить стабильность. Информационные системы должны поддерживать эти цели.

Современные информационные системы обеспечивают создание определенных преимуществ перед конкурентами, автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации.

Преимущества внутри самой организации проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании. А кроме того, информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования.

Таким образом, использование автоматизации в управлении коммерческим предприятием в современных условиях - залог успешной деятельности любой организации и ее управленческого звена.

Цель курсовой работы - исследование теоретических основ автоматизации в современных условиях и разработка решений, связанных с выявлением проблем автоматизированного управления на примере коммерческого предприятия.

Для достижения поставленной в рамках курсового проектирования цели необходимо решить следующие задачи:

• рассмотреть место информации и информационных систем современного коммерческого предприятия;
• охарактеризовать средства административно- управленческой связи предприятия;
• рассмотреть организацию процесса управления и информационный менеджмент на коммерческом предприятии;
• охарактеризовать особенности автоматизации коммерческого предприятия;
• дать характеристику ООО Фирма «РИКА» как субъекту коммерческой деятельности;
• проанализировать управление коммерческой деятельностью в ООО Фирма «РИКА»;
• рассмотреть информационное обеспечение в процессе коммерческой деятельности ООО Фирма «РИКА»;
• дать рекомендации по совершенствованию процесса автоматизации в системе управления ООО Фирма «РИКА».

Объектом исследования в данной курсовой работе определено коммерческое предприятие ООО Фирма «РИКА», специализирующееся на розничной продаже канцелярских товаров, сформировавшейся, развитой - в организационном отношении - структуре.

Под предметом исследования понимаются аспекты процесса автоматизации и факторы, оказывающие влияние на совершенствование автоматизированного управления на коммерческом предприятии.

Методологическую и теоретическую основу данной работы составили переводные труды западных ученых, ведущих российских ученых в области маркетинга, таких как Голубков Е.П., Данько Т.П., Балакирева О.Н., Роммат Е.В., Яненко Я., и другие.

 

ГЛАВА 1. Место автоматизации в системе управления коммерческим предприятием

 

1. Информация и информационные системы современного коммерческого предприятия

 

Информация (от лат. informatio) - первоначально сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом; с середины 20 века - общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом; обмен сигналами в животном и растительном мире; передача признаков от клетки клетке, от организма организму; одно из основных понятий кибернетики.

В каких формах существует информация? Как известно, любое явление может быть либо материей, либо энергией. Если информация материальна, то ее легко можно измерить в единицах системы. Например, в метрах или граммах. Но ни одна из этих единиц не подходит для такого измерения. Тогда может быть это энергия? Опять нет. Разве можно измерить информацию в джоулях? Отсюда можно сделать вывод - информация - это не материя и не энергия, а нечто самостоятельное. Известный ученый кибернетики Ноберт Винер пришел именно к такому выводу. Он вывел закон информации, согласно которому она абсолютно не материальна, но обязательно должна иметь материальный носитель. Это может быть человек, газета, дискета.

В работе современного предприятия в настоящее время все чаще можно встретить предметы, которые составляют понятие новая информационная технология. Под ней понимается совокупность внедряемых в системы организационного управления принципиально новых средств и методов обработки данных, представляющих собой целостные технологические системы и обеспечивающих целенаправленное создание, передачу, хранение и отображение информационного продукта с наименьшими затратами и в соответствии с закономерностями той социальной среды, где развивается эта технология. «Переход на новые информационные технологии оправдан, если он является следствием фундаментального переосмысления и радикального перепланирования деятельности корпорации с целью резкого улучшения критических по отношению к затратам показателей - качества, обслуживания и скорости производственных процессов».1

Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации на базе компьютеров с процессорами Intel 486, объединенных в единую внутрифирменную локальную вычислительную сеть

Управленческая информационная система представляет собой совокупность информационных процессов, для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений. Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов передачи.

Появление нового, информационного общества, многим видится только на базе использования новых информационных технологий. С появлением и массовым внедрением компьютерных сетей и средств современной коммуникации кардинальным образом изменилась концепция рабочего места. Если раньше последнее ассоциировалось с местом у станка или столом в учреждении, то сегодня «рабочее место» - это скорее не место работы, а средства, с помощью которых она осуществляется. К ним можно отнести мобильный телефон, портативный компьютер с модемом и мини-принтер. Таким образом, рабочим местом становится любое помещение, где есть сетевая розетка.

Успех организации труда на коммерческом предприятии обусловлен тщательно продуманной и отлаженной системой компьютерной связи, которая открывает доступ к любой корпоративной информации. Умение пользоваться персональным компьютером теперь уже вошло в современную культуру управления. И это не зря - компьютер позволяет экономить огромные средства, которые при традиционной системе организации труда были бы израсходованы на содержание различных отделов, которые выполняли утилитарные функции, не связанные с процессом производства.

«По объему производства рассматриваемый сектор занимает вторую позицию в перечне после туристической. Это свидетельствует о высоком потенциале и возможной привлекательности для потенциальных инвесторов».2 Но пока, несмотря на такое лидерство, еще рано говорить о том, что информационные системы прочно вошли жизнь современных управленцев. По словам Билла Гейтса, главы компании Microsoft :“…нам потребуется еще немало времени, чтобы превратить персональный компьютер в настоящее электробытовое устройство”. Действительно, менеджерам просто некогда осваивать сложные системы. Именно поэтому стали появляться новые операционные системы типа Windows, основной конек которых - простота и интуитивная понятность выполняемых действий и многозадачность, то есть возможность выполнять несколько операций одновременно.

Информационные системы. Предъявляемые современными условиями требования к системам управления могут быть удовлетворены лишь при помощи современных средств автоматизации управления. Опыт показывает, что в наше время для решения этих задач не обойтись без помощи компьютерной техники, позволяющей в наиболее удобной форме хранить и представлять пользователям интересующую их служебную информацию.

Для наиболее слаженной работы различных служб предприятия компьютеры удобно объединять в так называемые локальные вычислительные сети, позволяющие осуществлять связь между различными пользователями этой сети, находящимися на некотором расстоянии друг от друга (обычно, в разных помещениях одного здания. Компьютерные сети, периферийное оборудование и программное обеспечение вместе являются составными частями информационной системы.

В самом обобщенном виде информационная система - это набор связанных между собой компонентов, который собирает, обрабатывает, сохраняет и распространяет информацию для поддержки деятельности коммерческой организации. На уровень информационных систем влияет два фактора: уровень научно-технического развития в организации; люди и существующая в организации культура.

Последний фактор является определяющим, поскольку именно от него будет завесить первый. Действительно, усложнение информационных систем растет пропорционально росту формализации культуры и увеличению размера организации. Основная задача информационной системы для менеджера - поддержка принятия решений и управление потоками входящей/исходящей информации.

Схема информационных систем представлена на рисунке 1.

 

Рисунок 1 - Схема информационной системы коммерческого предприятия

 

В разряд информационной системы входят и источники информации. Это могут быть различные справочники, разработки, в том числе и выполненные на лазерных дисках.

Но самый большой объем данных может предоставить лишь глобальная сеть Интернет. Федеральная служба компьютерных сетей США 24 октября 1995 года дала следующее определение термину Интернет: «Интернет относится к глобальной информационной системе, которая:

• логически связана между собой адресным пространством на основе Протокола Интернет (IP) или его производных;
• способна поддерживать связь с помощью протокола TCP/IP или его производных и/или совместимых с ним;
• предоставляет, использует или делает доступным публично или для ограниченного круга лиц высокий уровень услуг связанных с коммуникациями и смежными видами деятельности описанными выше».

Это - формально не определение.

В более упрощенном виде Internet можно описать так: это глобальная компьютерная сеть, отдельные части которой субсидируются различными государственными учреждениями.

Эта сеть поддерживает огромное количество информационных потоков. Так как Internet есть ни что иное, как объединение местных сетей, то говорить о некоем органе управления в нем нельзя - все в Сети равны между собой.

 

2. Средства административно-управленческой связи предприятия

 

В системах административного управления коммерческого предприятия информация передается как путем переноски/перевозки информационных документов курьером (или по почте), так и с использованием систем автоматизированной передачи информации по каналам связи.

Ручная и механическая перевозка документов - весьма распространенный способ передачи информации в учреждениях. Этот способ при минимальных капитальных затратах полностью обеспечивает достоверность передачи информации, предварительно зафиксированной на документах и проконтролированной непосредственно в пунктах регистрации Оперативность передачи очень низкая и может удовлетворить лишь очень непритязательного пользователя. Для оперативной передачи информации используют системы автоматизированной передачи информации - системы административно-управленческой связи.