Автоматизация управления коммерческими предприятиями

Рисунок 2 - Воздействие информационных технологий

 

Новые технологии помогают коммерческим предприятиям изменить взаимоотношения с клиентами и найти новые средства для извлечения прибыли.

Компьютерные системы на сегодняшний день являются одной из самых быстро развивающихся областей прикладного сетевого программного обеспечения.

ГЛАВА 2. Автоматизация управления предприятия ООО фирма «рИКа»

 

2.1 Характеристика ООО Фирма «РИКА» как субъекта коммерческой деятельности

 

Общество с ограниченной ответственностью Фирма «РИКА», ОГРН № 1021900532268, именуемое в дальнейшем «Общество», учрежденное одним физическим лицом, создано путем реорганизации индивидуального частного предприятия Фирма «РИКА» и зарегистрировано Регистрационной Палатой за №1354 от 27 сентября 1993года, создано на основании ГК РФ и ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», на базе имущества Индивидуального частного предприятия Фирма «Рика» для осуществления хозяйственной деятельности.

Местонахождение Общества: 655017, г. Абакан, ул. Пушкина д.120. Учредителем Общества и его директором является гражданин Российской Федерации Иушин Александр Николаевич.

Общество создано с целью содействия наиболее полному удовлетворению потребностей в его продукции, работах, услугах и реализации на основе полученной прибыли социальных и экономических интересов членов трудового коллектива и участника Общества. Полное фирменное наименование - Общество с ограниченной ответственностью Фирма «РИКА». Сокращенное фирменное наименование Общества – ООО Фирма «РИКА». Данное Общество считается созданным как юридическое лицо с момента его государственной регистрации. Учреждено на неограниченный срок деятельности. Общество имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Общество имеет круглую печать, штамп, фирменные бланки, собственную эмблему, зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации.

Основными видами деятельности Общества являются:

• рекламная и редакционная издательская деятельность в соответствии с законодательством,
• производство и реализация полиграфической продукции (буклетов, бланков, визитных карточек, печатей, штампов и т.д.),
• граверные работы,
• коммерческая и посредническая деятельность,
• создание отдела охранной службы предприятия,
• торгово-закупочная деятельность с открытием торговых точек (промышленными, акцизными товарами),
• оптовая, розничная, коммерческо-коммиссионная, выездная торговля,
• внешнеэкономическая деятельность в соответствии с законодательством,
• открытие фирменных магазинов, салонов.

ООО «Фирма «РИКА» оказывает следующие услуги:

• изготовление печатей и штампов,
• изготовление визитных карточек,
• изготовление полиграфической продукции,
• изготовление металлических табличек на дверь,
• изготовление медалей,
• торговля канцелярскими товарами,
• ксерокопирование, ламинирование, брошюрование.

Уставной капитал в размере 100% принадлежит участнику Общества. Формируется из дополнительного имущественного взноса учредителя Общества. Общество в праве увеличивать или уменьшать свой Уставной капитал по решению участника Общества. За счет прибыли Общество формирует следующие фонды: фонд развития предприятия, фонд социально-культурного назначения, резервный фонд служит для возмещения непредвиденных расходов, связанных с деятельностью Общества. По решению участника Общества могут создаваться другие фонды и резервы.

Управление Обществом осуществляется путем принятия участником тех или иных решений по вопросам деятельности Общества. Текущее руководство деятельностью Общества осуществляется Директором.

Организационный процесс тесно связан с производственной структурой. А производственная структура связана с разнообразием деятельности на предприятии. К основным процессам относятся:

• финансы - самый важный ресурс, без которого не может существовать ни одно предприятие. У Общества они представляют собой собственный капитал, полученный своими силами;
• оборудование: компьютеры, станки, офисная мебель, резаки, ламинаторы, брошюраторы, принтеры, копиры;
• время выполнения работ: от 1 часа до 3-х дней, в зависимости от той работы (услуги), которую нужно выполнить,
• кадры: всего на фирме 12 человек. Из них:

- с высшим образованием - 40%, с техническим -60%

• сырье: фольга, бумага, калька, пленка, тонеры для ксерокса и принтера, полимер, резина, чернила и т.д.
• информация: Законы, ГОСТы, нормативная и инструктивная литература предприятия.

Результат деятельности фирмы основной и вторичный.

В конечном итоге результатом пользуются потребители, индивидуальные предприниматели и юридические лица - предприятия, организации.

Структура управления ООО «Фирмы «РИКА» является функциональной и состоит из 4-х уровней и 10-ти звеньев. Связь между первым и вторым звеном обратная, между остальными звеньями связь прямая. Количество работающих в фирме - 12 человек. Схема организационной структуры Фирмы «РИКА» представлена в Приложении А. Структура и штатная численность предприятия приведена в Приложении Б.

Социальные структуры фирмы определена в Приложении В и Г.

Внешняя среда включает в себя два вида факторов, оказывающих воздействие на организацию. К ним относятся факторы прямого воздействия и факторы косвенного воздействия. Факторы прямого воздействия оказывают более сильное влияние по сравнению с факторами косвенного воздействия.

В состав факторов прямого воздействия входят: капитал, трудовые ресурсы, потребители, поставщики, транспортные компании, конкуренты; законы, ГОСТы, налоги.

В состав факторов косвенного воздействия входят: политическое состояние страны, экономическое состояние, социальный фактор, погодные условия, сезонность, научно-технический прогресс.

В ООО Фирма «РИКА» используются следующие методы управления персоналом: экономические и административные. Методы воздействия:

• организационное воздействие: штатное расписание, должностные инструкции, устав предприятия, индивидуальный трудовой договор;
• распорядительное воздействие: приказы, контроль действия, распоряжения;
• дисциплинарная ответственность: замечание, выговор, строгий выговор, понижение заработной платы, увольнение.

 

2.2 Анализ управления коммерческой деятельностью в ООО Фирма «РИКА»

 

Организация как процесс представляет собой функцию, которая наиболее очевидно и непосредственно связана с систематической координацией многих задач и взаимоотношений людей, их выполняющих.

В ООО Фирма «РИКА» организован процесс, который позволяет людям работать вместе для достижения её целей.

В ООО Фирма «РИКА» функционируют основные направления организационного процесса. Организация делится на небольшие подразделения соответственно целям и стратегиям. Кроме того, существуют взаимоотношения, связывающие вместе руководство и низшие уровни работающих и обеспечивающие возможность распределения и координации задач. Средствами, при помощи которых устанавливаются отношения между уровнями полномочий в ООО Фирма «РИКА», следующие:

• делегирование - передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за выполнение конкретной задачи;
• ответственность - обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение.

В фирме длина цепи команд и обязанности, распределение между должностями в ней, соответствуют конкретным ситуациям. Здесь действует понятие единоначалия, т.е. подчинённый отвечает перед одним начальником и получает приказы только от одного начальника. Кроме того, действуют ограниченные нормы управляемости. Они устанавливаются посредством делегирования линейных полномочий. В ООО Фирма «РИКА» существует взаимозаменяемость сотрудников. Это - большая ответственность. Руководство фирмы создало систему стимулирования за успешное делегирование и полномочий в соответствии с целями организации.

Методы управления в ООО Фирма «РИКА» применяются для осуществления управленческого воздействия на персонал для достижения управленческих целей коммерческого предприятия: административные, экономические, социально-психологические. Административные методы управления в ООО «РИКА» базируются на власти, взысканиях. Организационное воздействие на персонал основано на внутренних нормативных документах (устав, штатное расписание).

На коммерческом предприятии ООО Фирма «РИКА» применяются распорядительные воздействия: приказы, целевое планирование, нормирование труда, координация работ.

Материальная ответственность и взыскания: ответственность за задержку трудовой книжки, бывает полная и частичная, индивидуальная и групповая.

Дисциплинарная ответственность и взыскания: замечания, выговор, строгий выговор, понижение в должности, увольнение.

Уголовная ответственность для сотрудников и руководства возникает за: превышение власти и полномочий, хищение имущества, клевета, оскорбления, самоуправство, злоупотребление полномочий, халатность, получение или дача взятки, должностной подлог, нарушение законов о труде, увольнение беременной женщины, хищение документов, подделка документов.

Экономические методы в ООО Фирма «РИКА» базируются на использовании экономических законов. Социально-психологические методы - объектом воздействия является коллектив предприятия и сотрудник. На предприятии Фирма «РИКА» применяются методы воздействия на коллектив: партнерство, соревнование, переговоры, управление конфликтом, а также способы психологического воздействия.

Как и во многих коммерческих организациях, в ООО Фирма «РИКА» некоторые работники не стремятся проявлять инициативу и творчество в своей деятельности. Имеется два вида привлечения человека к выполнению определенной работы - принуждение и мотивация. Но, как известно, что принуждение малоэффективно в решении задач и достижении результатов, поэтому уже последние годы организация стремится развить мотивационный механизм, что благоприятно сказывается на результатах деятельности коммерческого предприятия.

За достойный труд персонала фирмы полагается вознаграждение, в качестве которого выступает все, что человек считает для себя ценным. В исследуемой организации имеют место следующие виды внешнего поощрения: повышение заработной платы, выплата премий за хорошую работу отдельных сотрудников, за высокие результаты деятельности, социальные гарантии, служебный рост. Нематериальные вознаграждения имеют также большое значение, оказывающие положительное воздействие на результаты деятельности работников. В связи с этим руководство обычно осуществляет подведение итогов работы каждого работника за определенный период времени и организует обмен опытом между отдельными сотрудниками, отслеживает соответствие карьерного роста каждого сотрудника достигнутым результатам.

Проанализировав влияние действующих в ООО Фирма «РИКА» мотивационных инструментов, можно сделать вывод, что их применение положительно сказывается на функционировании всей фирмы. А периодические материальные поощрения только подстегивает работников к лучшей работе.

Управления коммерческой деятельностью коммерческого предприятия ООО Фирма «РИКА» - это эволюция, а не изобретение. Изучение процесса управления позволяет установить объёмы работ по каждой из функций, определить потребность в трудовых ресурсах фирмы.

Функции управления в ООО Фирма «РИКА» целенаправленно воздействуют на организацию, учитывая реальную ситуацию с целью получения конкретного результата коммерческой деятельности. Они охватывают без исключения все аспекты деятельности фирмы: экономические, организационные, социальные, технологические.

Совокупность управленческих решений в ООО Фирма «РИКА» сведена к ограниченному перечню относительно локализуемых функций, составляющих замкнутый цикл управления: принятие управленческого решения, реализация решения, контроль. Функции управления представлены на рисунке 3.

 

Рисунок 3 - Функции управления в ООО Фирма «РИКА»

 

Функции управления в ООО Фирма «РИКА» подразделяются: по деятельности - организационная; по управляемому объекту - предприятие; по однородности; общие, по содержанию труда - подготовка продаж, финансы, бухгалтерский учёт, управление кадрами; по характеру задач - планирование, организация, контроль, учёт, анализ, стимулирование, мотивация; по периодичности решения - постоянно.

Для успешного управления коммерческой деятельностью, как известно, проводятся маркетинговые исследования. В данной фирме нет единицы маркетолога, редко, но компания проводит самостоятельные маркетинговые исследования, поручая их проведение специалистам. Основные направления маркетинговых исследований следующие: исследования рынка сбыта; исследование инструментариев маркетинга; исследование внешней среды; исследования внутренней среды; исследование рынка производительных сил; исследование мотивов; маркетинговая разведка; бенчмаркетинг. Форма анкеты для проведения исследования приведена в Приложении Д данного курсового проектирования.

Одна из основных целей маркетингового исследования - определение рыночных возможностей компании для ведения успешной коммерческой работы. Руководство правильно оценивает и предсказывает размер рынка, потенциал его роста и возможную прибыль. Прогнозы продаж используются для привлечения оборотных средств, для определения планируемой производительности, для выполнения закупок в соответствии с потребностями. Исследования коммерческой среды необходимы. Ведь если прогноз оказывается далеким от реальности, фирма затратит денежные средства на формирование избыточных запасов и производственных мощностей либо, не сумев удовлетворить потребности рынка, упустит прибыль. Фирма проводит критические оценки маркетинговой эффективности в целом, переоценивать свой общий подход к рынку, пользуясь ревизией маркетинга с целью выявления возникающих проблем, открывающихся возможностей и выдачи рекомендаций относительно плана действий по совершенствованию маркетинговой деятельности фирмы. Оценка сильных и слабых сторон фирмы при SWOT-анализе изображена на рисунке 4.