Управление закупками товаров в торговом предприяии с использованием информационных технологий

Управление заказами включает сбор заказов, заключение и ведение договоров, определение сроков и условий поставок. Фактически это обеспечение работы распределительной сети предприятия или логистических посредников. Затраты в этой деятельности не столь велики, но важность ее существенна, так как именно она определяет конечный уровень обслуживания потребителей.

Операционный менеджмент (управление производственными процедурами) — это комплекс мер по снижению затрат и повышению, качества продукции, реализуемый в производстве путем управления потоками сырья и незавершенной продукции. При этом решаются частные задачи минимизации промежуточных запасов сырья и незавершенной продукции, прогнозирования потребности в сырье, сокращения производственного цикла и т.д.¹⁰

Ценообразование. Эта функция определяет уровень общих логистических издержек, составляющих базовую цену готовой продукции. Она определяется логистической стратегией фирмы-производителя. Важно, что отпускная цена для потребителей определится исходя из конъюнктуры рынка, уровня цен конкурентов, прогноза т. е. уже не логистическими, а маркетинговыми факторами.

Физическое распределение является комплексной функцией, предусматривающей все операции, связанные с движением готовой продукции в структурах торговых посредников и товаропроизводителей. Это  - планирование распределения, управление реализацией заказов, обслуживание потребителей, транспортировка.

Подбор тары и упаковки имеет большое значение для повышения рыночной привлекательности товара. Применение прогрессивных видов тары с улучшенными весогабаритными размерами снижает логистические затраты, типовая упаковка позволяет автоматизировать складские операции.

Послепродажный сервис обеспечивает возврат товаров некондиционного качества, а также снабжение запчастями и гарантийное обслуживание и ремонт.

Набор логистических  функций шире, чем просто набор  функций товародвижения, которое  лишь часть общей сферы действия логистики.

Организационная структура (служба) предприятия, отвечающая за формирование и эффективную работу логистической  системы, может врыть и централизованной, и распределенной, например, на уровне отделов. Необходимо четко понимать, что автоматизируется именно Деятельность этой службы, поэтому важно определение функций этой управляющей структуры (службы, подразделения). Служба (подразделение) должна выполнять следующие группы функций.

Развитие и формирование логистической системы. Изменение условий рынка и организационной и финансовой политики предприятия ведет к необходимости постоянного совершенствования или даже пересмотра действующей логистической системы. Отсюда и соответствующая система автоматизации обязана быть открытой, гибко реагирующей на изменения.

Выработка логистической  стратегии предприятия в связи с рыночной политикой предприятия. Управляющий логистикой отвечает за контроль и исполнение стратегических планов предприятия по всей линейке товарного движения: направлениям закупки, транспортировки, складских запасов, продаж и т.д. А эти действия определяются рыночной стратегией предприятия.

Администрирование и  координация. Почти вся организационная деятельность предприятия прямо или косвенно связана с логистикой. Поэтому служба логистики должна координировать деятельность других служб и подразделений, связанных с контролем наличия запасов и их движением, внутренним и внешним транспортом, управлением финансовыми потоками, размещением заказов.

 

2.2 Основные бизнес-процессы  в информационной системе предприятия

 

В последнее время  для разработки информационную систему  принято представлять в виде иерархической  совокупности бизнес-процессов. ИС разбивается  на крупные бизнес-процессы, которые  в свою очередь делятся на более  мелкие и т.д. Обычно разработчики сопоставляют бизнес-процессы информационной системы с подсистемами проектируемой системы автоматизации.

В ИСЛП такими основными  бизнес-процессами являются управление закупками, управление запасами, управление физическим распределением.

В горизонтальном направлении изображены бизнес-процессы, в вертикальном — виды менеджмента: логистический, финансовый, маркетинговый.

Управление закупками — это сбор, учет, обработка заказов на материальные ресурсы, выбор поставщиков, размещение заказов, оплата и контроль оплаты. В случае необходимости — возврат товаров поставщикам.

Процесс подразделяется на ряд этапов.

1. Обработка и учет заявок на материальные ресурсы от внутренних подразделений, в процессе чего заявки, поступающие от подразделений, группируются по типам и видам материальных ресурсов, срокам исполнения, потенциальным поставщикам и т.д. Формирование заявок выполняется в тесном контакте с финансовым менеджментом, в компетенцию которого входит согласование объемов и сроков исполнения с финансовыми планами предприятия.

2. Выбор выгодных поставщиков для размещения заказов на материальные ресурсы. Основными критериями здесь являются, во-первых, цена и качество продукции, во-вторых, длительность отношений с поставщиком, в-третьих — географическое расположение. Последний критерий для логистического менеджмента очень важен, так как непосредственно влияет на транспортные издержки, а также на скорость и своевременность доставки груза. Для торговых предприятий (магазинов) ключевой показатель — продуваемость товаров данного поставщика. Продуваемость относится к компетенции маркетингового менеджмента.

3. Учет договоров на поставку материальных ресурсов. В договорах определяются сроки поставок и платежей за ресурсы. Оговариваются особые условия поставок и оплаты (транспорт, тара, вид от грузки и оплаты) и т.д.

4. Учет и контроль исполнения поставок материальных ресурсов. Этот этап предусматривает учет поступающих как приходных товарных, так и расходных финансовых документов, контроль их соответствия договорным условиям. Менеджер по закупкам дает распоряжение на оприходования товара на склад, если приходные документы выполнены в соответствии с действующими договорами.

5. Учет возврата материальных ресурсов поставщикам. Этот этап выполняется в случае несоответствия поставленных ресурсов условиям договоров. На возвращаемые ресурсы оформляются возвратные товарные документы.

Управление запасами - определение оптимальных структур и объемов запасов, оперативные учет и контроль уровня запасов на складах материальных ресурсов и готовой продукции.¹¹

1. Осуществление складского учета. Регистрация карточек или записей складского учета, в которых фиксируются операции по оприходования и списанию материалов и товаров.

2. Учет и контроль внутреннего перемещения товарно-материальных ценностей по предприятию. Оформление внутренних приходно-расходных документов.

3. Инвентаризация товарно-материальных запасов. Оформляются ведомости инвентаризации, акты списания недостач и оприходования излишков.

4. Учет и контроль товарных запасов. Анализ динамики запасов товарно-материальных ценностей по их объему и структуре, определение как оптимальных, так и пороговых уровней запасов. Оперативная информация позволяет оценить объем замороженных в запасах финансовых средств. Снижение затрат на хранение товарных запасов объединяет усилия логистического, маркетингового и финансового менеджмента.

Управление физическим распределением — выбор каналов  распределения, контроль оплаты заказов  и контроль исполнения заказов, обеспечение, в случае необходимости, возврата готовой продукции от потребителей.  

5. Учет заказов на товары от потребителей. Определяются размеры партий товаров, виды оплаты, виды отгрузки, каналы распределения (собственные склады, дилерская сеть, оптовые посредники). Здесь объединяются усилия логистического (выбор каналов распределения), маркетингового (ценообразование, упаковка) и финансового (план поступления денег) менеджмента.

6. Учет договоров с потребителями на поставку товаров и оказание услуг. В договорах отражают план-графики отгрузки товаров и оказания услуг, графики поступления платежей, а также прочие условия отгрузки и оплаты (вид отгрузки, вид оплаты и т.п.).

7. Учет и контроль исполнения договоров по поставкам готовых товаров. Менеджером по продажам учитываются и контролируются отгрузочные товарные и приходные финансовые документы на соответствие заключенным договорам (проверка соблюдения сроков, объемов, комплектности и т.д.).

 

2.3 Использование информационных  технологий для повышения эффективности  управления бизнес процессами организации

 

Информационные технологии дают возможность рационально управлять  всеми видами ресурсов предприятия, работать предпринимателю-одиночке. Поскольку  ресурсы всегда ограничены, ключевым фактором успеха является принятие правильного  и своевременного управленческого решения о концентрации ресурсов для достижения сильнейшего эффекта. Именно предоставляемые посредством информационных технологий сведения позволяют осуществить концентрацию ресурсов в нужное время и нужном месте для решения главных задач. Знания, по замечанию Питера Друкера, не могут удлинить человеку руку, но помогают поднять человека на плечи предшественников. Организованные в систему знания повышают компетентность сотрудников и позволяют предприятию работать рациональнее, целенаправленно и экономно, более эффективно. На отечественных предприятиях, как правило, отсутствует корпоративная политика в области информационных технологий, нет и стратегий создания корпоративной информационно-управляющей системы (КИУС) предприятия.

Под ИТ-стратегией следует понимать формализованную систему подходов, принципов и методов, на основе которых будут развиваться все компоненты КИУС. Целью проекта по разработке ИТ–стратегии является организация интегрированного корпоративного процесса по развитию информационных технологий для обеспечения их соответствия основным целям и направлениям развития бизнеса предприятия.¹² Достижение указанной цели позволит обеспечить:

1) совершенствование  системы управления;

2) целенаправленное планирование и внедрение информационных технологий; 
3) ориентацию информационных технологий для решения проблем бизнеса; 
4) создание единого информационного пространства предприятия;

5) снижение совокупно  владения информационными технологиями;

6) сокращение сроков внедрения новых информационных технологий, получение быстрых и тиражируемых результатов;

7) повышение эффективности используемых информационных технологий и отдачи от инвестиции в информатизацию;

8) возможность быстро и экономично расширять информационную инфраструктуру в будущем;

Процесс разработки стратегии, в который необходимо вовлечь  высшее руководство и специалистов, должен быть нацелен на поиск явных  ответов на следующие вопросы:

1. как определена стратегия бизнеса?
2. Каково текущее состояние информационных технологий?
3. Как должно выглядеть их будущее?
4. Какие методологии и продукты должны использоваться?

Информационные технологии и системы (ИТ/С) — прежде всего  инструмент управления. Как и любой  другой, он служит для координации  и контроля хода бизнес-процессов  при достижении целей. Простое обладание этим инструментом, как и любым другим, не гарантирует успеха, но его отсутствие на крупном предприятии ведет к краху. Главное отличие зрелых ИТ/С от «недорослей» — не количество средств, затраченных на ИТ, а добавленная ими стоимость. Чтобы инвестиции приносили пользу, необходимо грамотно пользоваться ИТ, а не просто обладать капиталом. Обладание инструментом ИТ — необходимое, но не достаточное условие успеха в бизнесе.¹³

Подлинный ключ к ИТ —  это знания. Пользователи ИТ должны знать, что делать, когда и почему. Именно знания, а не деньги, являются главным условием возрастания  капитала. ИТ/С может быть разделена на три компоненты:

1. Аппаратное обеспечение  (Hardware). Это физическая структура  или логический макет, конфигурация  машин, систем и прочего оборудования. Это средства согласования задач производства (товаров и/или услуг) и управления с достижением заданного результата или цели.  
2. Программное обеспечение (Software). Оно представляет набор правил, руководящих принципов и алгоритмов, необходимых для функционирования технического оборудования. Сюда также относятся программы, соглашения, стандарты и правила пользования, направленные на координацию отдельных задач и процесса в целом. Это ноу-хау ИТ/С, так как оно отвечает на вопрос как. 
3. Алгоритмическое (интеллектуальное) обеспечение (Brainware). Оно, в зависимости от планируемых, ожидаемых результатов и целей, должно обосновывать целесообразность использования и развертывания технического и программного обеспечения, а также его конфигурацию в каждом случае. Эта часть отвечает на вопросы что и почему.

Все три компонента взаимозависимы и равнозначны. Они образуют ядро ИТ/С. Любая информационная технология и система (ИТ/С) четко идентифицируется по этим составляющим: техническому, программному и алгоритмическому обеспечению.

Существует и четвертый, самый важный аспект ИТ/С - сеть поддержки  ИТ/С, инфраструктура. Это необходимые  физические, организационные, административные и культурные схемы, включая рабочие  задания, требуемые навыки, объем работ, стандарты и критерии, стиль, культуру и организационные модели развертывания ИТ/С. Таким образом, ИТ/С — это единство аппаратного, программного, алгоритмического обеспечения и сети поддержки, направленное на достижение цели. Если отсутствует хоть один из компонентов или он неадекватен, невозможно получить эффект ИТ/С, по крайней мере, в сфере бизнеса, что бы ни утверждали по этому поводу специализированные журналы или эксперты.