Управление закупками товаров в торговом предприяии с использованием информационных технологий

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3

1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ  УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ И ПОСТАВКАМИ  В ТОРГОВОМ ПРЕДПРИЯТИИ……………………………..5

1.1 Управление закупками  как функция предприятия………………………….5

1.2 Информационное обеспечение  закупочной деятельности предприятия……………………………………………………………………...11

2.ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ  В УПРАВЛЕНИИ ЗАКУПКАМИ И ПОСТАВКАМИ……………………………………………………………….16

2.1 Логистическая система  как объект автоматизации………………………..16

2.2 Основные бизнес-процессы  в информационной системе предприятия….22

2.3 Использование информационных  технологий для повышения эффективности  управления бизнес-процессами организации………………..25

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….29

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………………..31

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Актуальность данной темы курсовой работы заключается в том, что Организация коммерческой деятельности и совершенствование оптовой торговли неразрывно связана с организацией снабжения товарами торговой сети, то есть с организацией закупок.

Коммерческая деятельность представляет, пожалуй, самое новое направление в работе предприятий, получившее развитие в связи с формированием рыночных отношений в экономической системе России, что в значительной мере определяет тот интерес, который проявляется к ней со стороны участников процесса производства товаров, поскольку этот интерес напрямую связан с возможностями работы предприятий и зачастую определяет дальнейшее его существование.

Цель курсовой работы  - изучить управление закупками и  поставками в торговом предприятии  при помощи информационных технологий.

Предмет исследования –  управление закупками и поставками.

Объект исследования – торговое предприятие.

Для достижения цели курсовой работы необходимо решить следующие  задачи:

1) рассмотреть теоретические  основы управления закупками и поставками в торговом предприятии;

2) изучить управление  закупками как функцию предприятия;

3) рассмотреть информационное  обеспечение закупочной деятельности  предприятия;

4) изучить информационную  технологию в управлении закупками  и поставками;

5) рассмотреть логистическую  систему как объект автоматизации;

6) изучить основные  бизнес-процессы в информационной  системе предприятия;

7) рассмотреть использование  информационных технологий для  повышения эффективности управления  бизнес-процессами организации.

Структура курсовой работы состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

Информационной базой  послужила современная научная  литература.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ И ПОСТАВКАМИ В ТОРГОВОМ ПРЕДПРИЯТИИ

1.1 Управление закупками как функция предприятия

 

Любое предприятие, как  производственное, так и торговое, в котором обрабатываются материальные потоки, имеет в своем составе  службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение предметов труда (служба снабжения): сырья, полуфабрикатов, изделий народного потребления.¹ Деятельность этой службы может быть рассмотрена на трех уровнях, так как служба снабжения одновременно является:

1) элементом, обеспечивающим  связи и реализацию целей макрологистической системы, в которую входит предприятие;

2) элементом микрологистической  системы, то есть одним из  подразделений предприятия, обеспечивающим  реализацию целей этого предприятия;

3) самостоятельной системой, имеющей элементы, структуру и самостоятельные цели.

Рассмотрим цели функционирования службы снабжения на каждом из выделенных уровней.

Как элемент макрологистической системы служба снабжения устанавливает  хозяйственные связи с поставщиками, согласовывая технико-технологические, экономические и методологические вопросы, связанные с поставкой товаров. Работая в контакте со службами сбыта поставщика и транспортными организациями, служба снабжения обеспечивает «ввязывание» предприятия в макрологистическую систему. Идея логистики - получение дополнительной прибыли от согласованности действий всех участников, требует, чтобы персонал службы снабжения добивался реализации целей собственного предприятия не как изолированного объекта, а как звена всей логистической макросистемы. Это означает, что служба снабжения, работая на собственное предприятие, в то же время должна преследовать цель повышения эффективности функционирования всей макрологистической системы. Собственное предприятие при таком подходе рассматривается как элемент всей макрологистической системы: улучшается положение всей системы - улучшается положение предприятия, как ее элемента.

Служба снабжения, являясь  элементом организовавшего ее предприятия, должна органически вписываться  в микрологистическую систему, обеспечивающую прохождение материального потока в цепи «снабжение - производство - сбыт». Обеспечение высокой степени согласованности действий по управлению материальными потоками между службой снабжения и службами производства и сбыта является задачей логистической организации предприятия в целом. Современные системы организации производства и материально-технического обеспечения (например, система МРП) обеспечивают возможность согласования и оперативной корректировки планов и действий снабженческих, производственных и сбытовых звеньев в масштабе предприятия с учетом постоянных изменений в реальном масштабе времени.²

Цепь «снабжение - производство - сбыт» должна строиться на основе современной концепции маркетинга, то есть вначале должна разрабатываться  стратегия сбыта, затем, исходя из нее, стратегия развития производства и уже затем стратегия снабжения производства. Следует отметить, что маркетинг намечает данную задачу лишь в концептуальном плане. Научный инструментарий маркетинга, нацеленный на всестороннее исследование рынка сбыта, не содержит методов, позволяющих решать задачи технологической согласованности с поставщиками в зависимости от соответствующих требований, выявленных при изучении рынка сбыта. Маркетинг не предлагает также и методов системной организации всех участников процесса продвижения материалов от первичного источника сырья вплоть до конечного потребителя. В этом плане логистика развивает маркетинговый подход к предпринимательской деятельности, нарабатывает методы, позволяющие реализовать концепцию маркетинга, существенно расширяет и дополняет саму концепцию.

Эффективность функционирования службы снабжения, возможность реализации перечисленных целей, как на уровне предприятия, так и на уровне макрологистики в существенной степени зависит  от системной организации самой службы снабжения.

Для успешного обеспечения  предприятия необходимыми материалами  отдел снабжения должен иметь  готовые ответы на следующие вопросы:

1) что закупать;

2) сколько закупать;

3) у кого закупать;

4) на каких условиях  закупать;

5) как системно увязать закупки с производством и сбытом;

6) как системно увязать  деятельность предприятия с поставщиками.

Рассмотрим два варианта организации снабжения, принципиально  отличающиеся друг от друга возможностями  реализации системного подхода к  управлению материальными потоками в процессе обеспечения предприятия сырьем.

В первом случае перечисленные  выше задачи распределяются между различными функциональными подразделениями. Например, задачи что закупить и  сколько закупить решаются дирекцией  по производству. Здесь же выполняются и работы по складированию закупленных предметов труда. Задачи, у кого и на каких условиях закупить решаются дирекцией по закупкам. Здесь же выполняются и перечисленные работы по снабжению, то есть заключаются договоры, контролируется их исполнение, организуется доставка закупленных предметов труда. В результате функция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия сырьем и материалами разделена между различными службами и ее эффективная реализация затруднена.

Другой вариант предполагает сосредоточение всех функций снабжения  предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально-техническому снабжению. Такая структура создает  широкие возможности логистической  оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.³

Задача «что закупить»  заключается в принятии одного из двух альтернативных решений - делать комплектующее изделие самим (если это в принципе возможно) или же покупать у другого производителя. В англоязычной литературе эта задача встречается под названием Make-or-Buy Problem (задача «сделать или купить»), или сокращенно - задача MOB, решение которой зависит от ряда внешних факторов, а также от условий на самом предприятии.

Решение в пользу закупок  комплектующих и соответственно против собственного производства должно быть принято в случае, если:

1) потребность в комплектующем  изделии невелика;

2)отсутствуют необходимые  для производства комплектующих  мощности;

3) отсутствуют кадры  необходимой квалификации.

Решение против закупок  и в пользу собственного производства принимается в том случае, когда:

1) потребность в комплектующих  изделиях стабильна, и достаточно  велика;

2) комплектующее изделие  может быть изготовлено на  имеющемся оборудовании.

После того, как решена задача «делать или покупать» и предприятие определило, какое сырье и какие материалы необходимо закупить, решают задачу выбора поставщика. Перечислим и охарактеризуем основные этапы решения этой задачи.

1. Поиск потенциальных  поставщиков.

При этом могут быть использованы следующие методы:

1) объявление конкурса;

2) изучение рекламных  материалов: фирменных каталогов,  объявлений в средствах массовой  информации и т. п.;

3) посещение выставок  и ярмарок;

4) переписка и личные  контакты с возможными поставщиками.

В результате перечисленных мероприятий формируется список потенциальных поставщиков, который постоянно обновляется и дополняется.

2. Анализ потенциальных  поставщиков.

Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется  на основании специальных критериев, позволяющих осуществить отбор приемлемых поставщиков.

Количество таких критериев  может составлять несколько десятков. Однако зачастую ограничиваются ценой  и качеством поставляемой продукции, а также надежностью поставок, под которой понимают соблюдение поставщиком обязательств по срокам поставки, ассортименту, комплектности, качеству и количеству поставляемой продукции.

К другим критериям, принимаемым  во внимание при выборе поставщика, относят следующие:

1) удаленность поставщика  от потребителя;

2) сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

3) наличие резервных  мощностей;

4) организация управления  качеством у поставщика;

5) психологический климат  у поставщика (возможности забастовок);

6) способность обеспечить  поставку запасных частей в  течение всего срока службы поставляемого оборудования;

7) финансовое положение  поставщика, его кредитоспособность  и др.

В результате анализа  потенциальных поставщиков формируется  перечень конкретных поставщиков, с  которыми проводится работа по заключению договорных отношений.

3. Оценка результатов работы с поставщиками.

На выбор поставщика существенное влияние оказывают  результаты работы по уже заключенным  договорам.

Наиболее эффективной  системой управления поставками является применение логистической системы  «точно в срок». Использование данной системы позволят добиться больших успехов при неустойчивости рынка конечной продукции, а также при освоении новой продукции.

Применение системы  «точно в срок» предусматривает работу потребителей с гораздо более низким запасом сырья и материалов, чем в условиях традиционного снабжения.⁴ Вследствие этого, повышаются требования к надежности всех участников логистического процесса, в том числе и к транспортникам. Если в условиях традиционного снабжения при выборе перевозчика в первую очередь обращают внимание на перевозочные тарифы, то при использовании системы «точно в срок» предпочтение отдается перевозчику, способному гарантировать надежность соблюдения сроков доставки.