Управление закупками товаров в торговом предприяии с использованием информационных технологий

Для предприятий использующих систему «точно в срок» характерны следующие особенности:

1) стабильный выпуск  продукции; 

2) частые поставки  небольшими партиями;

3) поставки на основе долгосрочных заказов;

4) минимальный объем  сопутствующей документации;

5) объем информации  по поставкам фиксирован для всего объема, но может меняться от одной поставки к другой;

6) отсутствие поставок  товара с избытком или недостатком;

7) поставщиков ориентируют  на использование стандартной тары и упаковки.

Использование системы  «точно в срок» должна предшествовать дифференциация ассортимента (номенклатуры) поставляемых товарных или производственных ресурсов с целью выделения наиболее значимых позиций.

Резюмируем содержание параграфа и главы.

Любое предприятие имеет  в своем составе службу закупки. На макрологическом уровне служба снабжения  устанавливает связи с поставщиками.

На микрологическом - обеспечивает прохождение материального  потока в цепи «снабжение -производство - сбыт».

Для успешной деятельности службы закупки и всего предприятия  в целом необходимо определить следующее:

1) ассортимент закупаемой продукции,

2) количество закупаемой  продукции, 

3) поставщиков, 

4) условия закупки, 

5) организацию взаимодействия  с поставщиками и внутренними  службами предприятия. 

 

1.2 Информационное обеспечение закупочной деятельности предприятия

 

Информационное обеспечение закупочной деятельности на предприятия представляет собой деятельность по прогнозу, переработке, учету и анализу информации и является инструментом интеграции элементов системы логистического управления закупочной деятельностью.

Информационное обеспечение не возможно без информационных систем.

Информационные системы - это комбинация взаимосвязанных  компонентов, которые собирают, обрабатывают и хранят исходные данные и распределяют информацию так, чтобы с ее помощью  принимать решения, контролировать их выполнение и координировать деятельность предприятия. Информационные системы построены на основе инфраструктур информационных технологий, включающих компьютеры и программное обеспечение.⁵

Технологии информационных систем могут дать предприятию следующие основные преимущества:

1. Снижение затрат  и повышение эффективности за  счет упрощения процессов закупок  и высвобождения времени сотрудников  службы закупок, в результате  чего они могут заниматься  работой, добавляющей более высокую  ценность.

2. Быстрый и более  легкий доступ к наиболее важным  данным в режиме реального  времени помогает принимать обоснованные  решения.

3. Благодаря сокращению  времени на административную  и тактическую деятельность в  процессе поставок работники  могут уделять больше времени стратегическим инициативам и более сфокусированной работе с важными поставщиками и основными проектами по поставкам.

4. В масштабах всего  предприятия, системы позволяют  контролировать расходы. 

Переход с ручных систем на автоматизированные повышает точность информации. Вследствие чего могут быть снижены запасы (например, резервный запас), сокращение случаев дефицитов, снижение затрат на ускорение выполнения заказов и т.д.

Все информационные системы  основаны на электронном обмене данными (EDI) - это вариант, облегчающий проведение документации в стандартизированной электронной форме, осуществляемой непосредственно между компьютерным приложением в одной организации и аналогичным приложением в другой.

На российских и зарубежных предприятиях для информационного обеспечения закупочной деятельности используются следующие основные программные комплексы:

1. «Галактика». Комплексная  информационная система (КИС)  «Галактика» предназначена для  автоматизации всего спектра  финансово-хозяйственной деятельности  средних и крупных предприятий. Основные ее блоки: «Контур логистики», «Контур управления производством», «Финансовый контур» и др. Реализованные в системе функции позволяют автоматизировать:

1) определение объемов и направлений материальных потоков;

2) организацию складского хозяйства;

3) организацию перевозки, а также всех необходимых операций в пути следования грузов к пунктам назначения и т.д.

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1 - Схема единого информационного пространства.

       В составе «Контура логистики» все задачи решаются комплексно, это является основным преимуществом его использования для управления закупочной деятельностью. По мнению специалистов в области управления логистической деятельностью на предприятии, «Контур логистики» системы «Галактика» отличается функциональной полнотой и удобством эксплуатации.

2. «1С-Логистика: Управление  складом». Данный программный продукт  предназначен для автоматизации  управления складским хозяйством  предприятия. При ее использовании  уменьшается количество ошибочных складских операций, повышается точной и оперативность учета товара, уменьшаются затраты на заработную плату складских работников и т.д. Система поддерживает работу с различными типами оборудования: принтерами этикеток, сканерами штрих-кода и др.⁶

3. «Фолио». Данный программный  продукт отличается большой функциональной  полнотой. Он включает в себя: «Фолио-WinСклад», «Фолио-ЛогистикСклад», «Фолио-ЗаказПоставка», «Фолио-Интернет-Заказ»  и т.д. Программный модуль «Фолио-ЗаказПоставка»  автоматизирует работу отдела закупки и отдела логистики. В функциональном смысле представляет собой систему, отслеживающую цепочку поставок от заказа поставщику до прихода на склад. Преимущества: поддержка полного цикла документооборота, подбор поставщиков по нескольким критериям (цена, сроки, качество, надежность), возможность консолидации и подачи заявок в разной форме.

4. «Oracle». В данной  системе находится модуль «Закупки»,  который представляет собой интегрированное  программное решение для учета  данных о поставщиках, ведения информации о заявках и заказах предприятия, а также для управления процессом поступления сырья и ресурсов. Данный модуль позволяет вести базу данных поставщиков, автоматизировать работу с заявками на приобретение, управлять процессом получения сырья и материалов.

Здесь рассмотрены только наиболее известные программные  продукты отечественных и зарубежных производителей, которые уже достаточно широко внедрены в бизнес-практику, а на самом деле их ассортимент  гораздо шире и продолжает увеличиваться.

На любом предприятии необходимо оценивать степень эффективности использования информационного обеспечения закупочной деятельности, также необходимо знать, какие программные продукты существуют и как, по возможности, внедрить их. От этого зависят отношения с поставщиками предприятия, а также целесообразный их поиск и выбор.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХОЛОГИЯ  В УПРАВЛЕНИИ ЗАКУПКАМИ И ПОСТАВКАМИ

2.1 Логистическая система  как объект автоматизации

 

Прежде чем рассматривать  автоматизацию такого сложного и комплексного объекта, как логистическая система предприятия, следует определить основные, необходимые для описания подходов к автоматизации понятия и оговорить особенности логистической системы как объекта автоматизации. Главная особенность данного объекта в том, что контур логистики связан с общей системой управления предприятием, управленческим и бухгалтерским учетом, финансовым менеджментом. При разработке автоматизации управления логистической системой работают не только традиционные приемы декомпозиции, но и комплексный синтетический подход.

Он сравнительно новый  в практике автоматизации, хотя определенные традиции автоматизации учета движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) за последнее десятилетие наработаны в практике автоматизации бухгалтерского учета.

Логистика — это системный инструмент управления, позволяющий управлять всеми материальными потоками и запасами, финансовыми и информационными потоками, сопровождающими движение материалов и услуг на предприятии. Главной целью использования логистических подходов является обеспечение эффективного в отношении снижения общих затрат и удовлетворения требований конечных потребителей управления.⁷

Данный инструмент системный, поскольку рассматривает стадии и операции товародвижения как единое целое на всем пути от поставщика к потребителю. Он единый, потому что рассматриваются совместно и материальные, и информационные потоки и отражаются общие затраты, так как в логистике затраты по всем стадиям и этапам учитываются не по отдельности, а во взаимосвязи.

Инструмент удовлетворяет  требования конечных потребителей, так  как главное в логистике —  удовлетворение потребностей клиентов в товарах нужного качества, в  нужное время, в нужном месте и  в нужном количестве.

Логистика используется при размещении и контроле материальных и финансовых ресурсов, так как рациональные управленческие решения в производстве, снабжении и сбыте снижают цену на готовую продукцию, что повышает конкурентоспособность, улучшает стратегическое положение фирмы на рынке.⁸

Чрезвычайная актуальность и быстрое развитие логистических подходов в управлении обусловлены превышением предложения над спросом — это общемировая тенденция. Чтобы удержаться на рынке, фирмы до предела используют привычные рычаги управления, работают на минимальных нормах прибыли. Кроме того, действует еще ряд факторов.

1. Достижение предела в снижении  производственных затрат. Как правило,  в этом направлении фирмой  уже выбраны резервы, а использование  логистики открывает неожиданные  новые возможности. 

2. Неправильное распределение товарных запасов. Обычное распределение товаров — 50% у производителя и дистрибьюторов, а 50% в розничной торговле. Использование логистики позволяет снизить долю торговцев до 10% (высвободив омертвленные 40%).

3. Непрерывное повышение транспортных издержек. Это общая тенденция, например из-за подорожания горючего. Альтернативные перевозкам приемы (продуктовые линии, запасы, и т.д.) позволяют уменьшить затраты на перевозки.

4. Осознание важности  обработки информационных потоков  до уровня определения местонахождения каждой единицы продукции в данный момент предопределило потребность в обработке громадных объемов данных. Современные информационные технологии уже позволяют реализовать такую обработку. В частности, информационные технологии дают возможность для сравнения качества услуг; различных поставщиков, оценки эффективности товародвижения. Наконец, приходит понимание, что обрабатывать информационные потоки не менее необходимо, чем материальные. В любом случае использование логистики позволяет фирме получить дополнительные конкурентные возможности для сбыта товаров за счет снижения общих издержек.

В литературе принято  выделять логистическую структуру  как систему сложную, объединяющую звенья в единый процесс управления материальными и сопутствующими им финансовыми и информационными потоками.

Логистическая система  предполагает, что эти виды при  принятии решений объединяются, так  как принятие решений по отдельным  видам деятельности нерационально  в отношении общих затрат.

Но самое существенное — это то, что логистическая система увязывает в едином экономическом процессе материальные и соответствующие им финансовые потоки, объединяющие отдельные звенья системы в единое целое. Примеры логистических систем — промышленные и торговые предприятия, корпорации, финансово-промышленные группы, дилерские сети и т.д.

Логистическая система  предполагает реализацию специфических  логистических функций, обеспечивающих наличие на рынке:

1) нужного продукта;

2) в необходимом количестве;

3) требуемого качества;

4) в нужном месте; 

5) в установленное  время; 

6) для конкретного  потребителя; 

7) с наименьшими затратами. 

Рассмотрим наиболее важные логистические функции.

Обеспечение качества обслуживания потребителей требует от фирм постоянных усилий, в частности, по обеспечению требований стандартов ISO-9000 Международной организации по стандартизации. Общепринятая концепция управления качеством на всех этапах процесса производства и распределения естественно увязывается с логистических подходом, который играет определяющую роль в обеспечении доставки товаров нужного качества в нужное место и в, нужное время, в доведении услуг до потребителя.

Управление закупками обеспечивает решение комплекса задач по определению потребностей, стратегическому и оперативному: планированию поставок, выбору поставщиков, выбору оптимальных объемов и сроков поставок, заключению договоров, определению вида транспорта и т.д. Эта функция весьма важна, так как объемы и условия поставок, размещение поставщиков непосредственно влияют на логистические издержки.

Транспортировка — это реализация материального потока. Затраты на транспортировку в некоторых видах деятельности достигают более 2/3 логистических издержек. В логистике транспортировку определяют как совокупность перевозки, погрузки-разгрузки экспедирования, промежуточного складирования и т.п. Управление перевозкой включает в себя выбор транспорта, перевозчика и экспедитора, маршрута доставки и т.п.⁹

Управление запасами. Всегда есть необходимость иметь запасы для обеспечения бесперебойного производства, исключения неудовлетворенного спроса. Однако превышение минимально необходимого объема запасов приводит к омертвлению средств, снижению оборачиваемости. Затраты на обеспечение запасов могут достигать 20 — 60% всех логистических издержек. Поэтому решение оптимизационной задачи достижения минимума затрат на обеспечение запасов при ограничениях объема запасов снизу, обеспечивающих бесперебойную работу — важнейшая функция логистического менеджмента.