Методы совершенствования составления и оформления описей дел

К. законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.

Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.

В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме. Порядок заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку.

Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЦЭК (ЭК) организации, а затем утверждается ее руководителем.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу имеет установленную форму. Порядок заполнения граф, формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с у ютом следующей последовательности:

·   приказы (распоряжения) по личному составу;

·    списки личного состава;

·    карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи тайных дел);

·    личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел)(.приложение А, Б, В, Г, Д, Е);

·   лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате

·   невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи),

·    акты о несчастных, случаях.

Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в 'самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточка) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на постоянное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров (инспектором по кадрам) и представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации. После одобрения раздела ЦЭК (ЭК) он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждению руководителем организации.

Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения.

Порядок составления и оформления описи на каждую разновидность специфических для данной организации документов (научные отчеты, тексты программ радио- и телепередач и т.п.), а также на служебные ведомственные издания определяется в зависимости от сроков их хранения по аналогии с порядком составления и оформления описей дел постоянного и временного хранения. Дела систематизируются в годовых разделах сводных описей с учетом специфики документов.

Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел.

Для организаций, сдающих дела на постоянное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период архивным учреждением.

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделен, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

 

3.2 Организация документов  в пределах архивного фонда: порядок  построения схемы систематизации  документов в фонде

 

В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

Единицы хранения систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов фонда проводится в делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов к передаче в государственный архив. В государственном архиве систематизация проводится при составлении и переработке описей.

Схема систематизации единиц хранения является основанием для внутренней организации документов архивного фонда и закрепляется описью (описями).

Схема систематизации архивного фонда организации может отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, его функций.

Признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.

Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются разные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемом их документов. Для фондов однородных организаций используется общая схема систематизации.

 

 

3.3 Систематизация документов  коллекций

 

Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам, исходя из объема и состава документации.

При распределении дел в соответствии со схемой систематизации необходимо иметь в виду следующее:

·   дела относятся к тому году, в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения);

·    планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления;

·   многолетние планы относятся к начальном} году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

·    дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены (при этом название первого подразделения берется в скобки и пишется название последнего);

·   в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

 

 

 

3.4 Систематизация документов  по личному составу

 

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

Регистрационно-учетные формы документов по личному составу (книги, журналы учета приказов о приеме, переводе, увольнении, личных карточек, личных дел, соглашений, контрактов и др.) включаются в опись документов по личному составу.

Личные дела, если они передавались из одной организации в другую в связи с переводом сотрудников, включаются в документальный (архивный) фонд получившей их организации

На личные дела уволенных сотрудников может составляться отдельная опись.

Дела по личному составу, как правило, систематизируются по хронологическому признак. В архивах крупных организаций с большим количеством работников может использоваться структурно-хронологический принцип систематизации личных дел,

В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени важности - приказы о зачислении на службу (в учебное заведение и т.д.), перемещении,

увольнении (окончании учебного заведения и т. д.), личные счета, списки, журналы учета документов по личному составу, другие регистрационно - учетные документы, личные дела, личные карточки.

Личные дела и личные карточки уволенных сотрудников относятся к году увольнения и систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий.

Систематизацию дел в пределах фонда осуществляют постоянно не только в архиве, но и непосредственно в текущем делопроизводстве при составлении номенклатуры дел при формировании дел и подготовке дел к передаче в архив.

Систематизация дел обычно соответствует схеме систематизации, по которой построена номенклатура дел организации, и зависит от объема документооборота и количества заводимых ежегодно дел.

При выборе схемы систематизации дел необходимо учитывать делопроизводственную и смысловую связь между делами фонда организации. Схема систематизации должна быть наиболее удобной для последующего поиска информации по находящимся в делах документам.

Наиболее приемлемой и широко применяемыми в настоящее время в архивной практике являются хронологически-структурная и хронологически- функциональная схемы систематизации дел. Данные схемы систематизации являются основанием для внутренней организации документального фонда, т.е. для составления описей дел фонда.

Таким образом, в архиве организации самой крупной классификационной единицей является фонд, а в пределах фонда за единицу систематизации применяют дело.

В соответствии с принятой схемой систематизации все поступающие в архив документы размещаются в хранилищах на стеллажах или в шкафах. Для каждой организаций дела хранятся в одном месте, в соответствии с описями. А документы ликвидационных организаций хранятся отдельно.

Материалом данного раздела являются реальные документы, рассказывающие об истории коллективизации в устье дельты волги, о возникновении и развитии сельскохозяйственных и рыболовецких коллективных хозяйств в Астраханском крае с 1918 по 1936 годы (протоколы, постановления и резолюции, прежде всего партийных, а также профсоюзных, комсомольских и советских органов).

Ведущей отраслью в Астраханской области в эти годы являлось рыбное хозяйство, в котором было занято основное трудоспособное население. Значительная часть продукции этой отрасли отправлялась за пределы области. Скоропортящаяся продукция (рыба – сырец) в процессе обработки требовала определенной категории людей, ставших посредниками между рыбаками-добытчиками и потребителем. Эго приводило к образованию значительной прослойки торговцев, извлекавших при наличии частной собственности на средства производства и свободы частной торговли большие доходы.

Благоприятные природные условия способствовали здесь и развитию товарной сельскохозяйственной продукции. На базе развитых рыночных отношений в годы нэпа образовалась сильная прослойка буржуазии. Сильное сопротивление этих "капиталистических" элементов затрудняло процесс кооперирования.

Специфика деятельности астраханской парторганизации состояла и в том, что ей пришлось решать одновременно вопросы социалистического строительства среди народов различных национальностей (русских, татар, казахов, украинцев, калмыков, туркмен), находящихся на разных уровнях социального развития, с различными традициями, обычаями, религиями. Одни из них вели оседлый образ жизни, другие - кочевой. Кочуя со стадами в степи, они сохранили пережитки родового строя.

Нельзя забывать о том, что здесь живучим оказалось и сословное деление общества, хотя сословия, их привилегии юридически были устранены еще в 1917-1918 гг. Особенно ярко выражены были следующие сословия: купечество, казачество, мещанство.

Многообразие отраслей хозяйства (рыбный промысел, животноводство, овощеводство, технические культуры), одна из которых для отдельных районов, даже сел, являлась основной отраслью хозяйства, еще более осложняло процесс коллективизации, требуя от парторганизации правильно определить основную отрасль для коллективного хозяйства, обеспечив этим самым успех его развития.

Все вышеуказанное отличало Астраханский край других областей Поволжья и от других районов страны, отнесенных к группе районов очереди коллективизации,

Итак, Астраханской партийной организации, в отличие от других округов Нижневолжского края, да и многих областей страны, пришлось одновременно осуществлять коллективизацию в двух отраслях народного хозяйства - рыбопромысловой и сельскохозяйственной, имеющих большое значение не только в экономике края, и страны.

Первые документы повествуют о том, как с первых месяцев установления Советской власти батраки, бедняки, трудящееся крестьянство почувствовали необходимость создания социалистических хозяйств, в которых они могут избавиться от социального гнета.

В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.