Методы совершенствования составления и оформления описей дел

Документы в ведомственный архив передаются из структурных подразделений через год после их завершения делопроизводством. В госархив дела из ведомственных архивов поступают по мере истечения их срока хранения в ведомственных архивах в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации.

 

Передача документов из ведомственных в государственные архивы происходит по согласованному между ними графику ежегодно. Передача производится по утвержденным госархивом описям с полистным просмотром каждого дела. Вместе с делами в госархив сдаются их описи и научно-справочный аппарат к ним.

На основе последней редакции примерных списков каждый государственный архив ведет в соответствии со своей зоной комплектования списки своих источников комплектования. Списки должны постоянно уточняться и пересматриваться. В современных редакциях списков источников комплектования архивов вместо Верховного Совета СССР значится Федеральное Собрание, вместо Совета Министров СССР – Правительство РФ,  вместо исполкомов – мэрии и префектуры. Но принцип составления списков остался прежним. Так, например, в 1992 г. Росархив направил на места новые примерные отраслевые списки учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов. Особое внимание было уделено изучению состава и содержания документов вновь образованных органов: Администрация Президента РФ, аппарата глав исполнительной власти (президентов республик в составе РФ), администраций краев, областей, автономных областей, автономных округов, местной администрации, представительств и представителей Президента РФ, мэрий, муниципалитетов, префектур, дум, департаментов и др.

 

Особого внимания требует отбор на государственное хранение документов о подготовке и проведении массовых политических кампаний (референдумов, выборов). Кроме того, весьма усилилась роль учреждений и организаций социально-культурной сферы, общественных организаций и творческих союзов. После пересмотра списков многие из этих учреждений стали самостоятельными источниками комплектования.

Такова система критериев и методика комплектования государственных архивов, которая сложилась к началу 1990-х гг. и вполне может быть использована при комплектовании архивов документами, созданными до 1991 г. Однако изменения в государственном аппарате, общественно-политической жизни страны, экономическом развитии привели к тому, что в комплектовании появился целый ряд новых проблем.

 

Во-первых, после распада СССР бывшие союзные республики, ставшие независимыми государствами, приняли собственное архивное законодательство, в связи с чем возникла проблема, связанная с претензиями бывших союзных республик на материалы, которые уже поступили на государственное хранение. Однако в соответствии с основным научным принципом архивоведения – «недробимости архивных фондов и комплексов фондов» – было принято нелегкое решение – не перемещать материалы.

Во-вторых, с изменением статуса архивных фондов (объекты федеральной собственности и собственности субъектов Федерации, муниципалитетов) уточняется профиль комплектования архивов: архивы федерального уровня, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы.

Архивисты предлагают способ решения этой проблемы на основе «принципа территориальности комплектования», т.е. где родился (архивный фонд), там и пригодился (принят на государственное хранение независимо от формы собственности и подчинения).

 

 В-третьих, в связи с распадом централизованной ведомственной системы во всех отраслях управления пересматриваются критерии определения источников комплектования. Так, например, особое внимание архивистов обращено на критерий места учреждения в отраслевой системе, поскольку уровень подчиненности учреждений уже не отражает реального значения его деятельности. Рост самостоятельности государственных учреждений приводит к тому, что все меньше их документации поступает на хранение в фонды вышестоящих органов. В связи с этим растет число государственных учреждений – самостоятельных источников комплектования.

В условиях реформирования экономики архивисты столкнулись также с неотложной проблемой приема на государственное хранение документов ликвидированных учреждений, которые не имеют правопреемников. Это создает для архивов «девятый вал» внепланового приема документов, вследствие чего они «тонут», не успевая обрабатывать поступающие документы временного и постоянного хранения. Особое внимание в данной ситуации следует обратить на документы по личному составу, срок хранения которых 75 лет; иногда они могут быть отданы на постоянное хранение. Сведения из этих документов порой могут решить судьбу человека. Прием этих документов в государственный архив в составе фондов ликвидированных учреждений – это один путь решения проблемы, другой – создание специальных межведомственных архивов по личному составу, особенно на районном и городском уровнях. Эти «промежуточные» архивы могли бы освободить Федеральную архивную службу РФ от большого количества социально-правовых запросов.

В-четвертых, в 1990-е гг. наблюдается устойчивая тенденция к «разгосударствлению» всех сфер управления. Роль государственных структур постоянно сокращается в таких отраслях как экономика, культура, общественно-политическая жизнь. Поэтому, если Федеральной архивной службой РФ не будут приняты меры по сохранению документов негосударственных структур, значительная часть ценных источников по истории современности будет утрачена. В связи с этим перед государственными архивами стоит двуединая задача:

Выявить негосударственные структуры, фонды которых относятся к профилю комплектования данного архива, и установить, какие из них являются источниками комплектования;

Установить «договорные отношения» с представителями этих структур.

В результате выявления негосударственных структур составляются списки потенциальных источников комплектования госархивов.

Источниками комплектования негосударственных архивов являются организации нового типа, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение (организации с государственной или муниципальной формой собственности) и на основе договора (с другими формами собственности).

Списки источников комплектования составляются на основе несколько видоизмененной системы критериев, которая активно обсуждается в современном архивоведении.

 

КРИТЕРИЙ	Пояснение
1.      Функционально-целевое назначение учреждения	Выполнение основных задач отрасли, уникальность деятельности, новизна товаров и услуг, стабильность существования, конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах
2.      Масштаб деятельности	Многопрофильность производства товаров и услуг; объем уставного фонда; состав учредителей и участников; межрегиональная деятельность; численность работников
3.      Вид организации	Сложившаяся структура и организация деятельности, наличие иностранного партнера, наличие уникальных или наиболее типичных структур
4.      Полнота отражения информации	Степень повторения ценной информации, в том числе в фонде других организаций

 

Среди источников комплектования особую группу составляют общественные организации – партии, союзы, движения, студии, клубы и др. Критерии определения источников комплектования отношении этой категории фондообразователей только разрабатываются. Однако, опираясь на опыт ЦАОДМа и других центров хранения современной документации и архивов общественных движений, можно наметить общие тенденции в отборе на постоянное хранение документов этих организаций. На основании изучения хроники общественно-политической жизни архивисты делят всю совокупность современных общественно-политических организаций по направлениям и характеру их деятельности на общественно-политические, религиозные, правозащитные, культурные, экологические и др.

Политические организации в свою очередь по ориентации подразделяются на национал-патриотические, марксистские, социал-демократические, либерально-демократические и др.

 

В каждой из этих групп выделяются, в свою очередь, лидирующие организации, в документах которых наиболее полно должна отразиться история того или иного общественно-политического направления. Далее, при непосредственном изучении архива организации вступает в силу критерий истории фонда, т.е. наличие в архиве организации документов, наиболее полно отражающих важнейшие события общественно-политической жизни страны и региона, а также деятельность самой партии и ее лидеров и различных движений, структуру региональных отделений движения.

 
2.3 Организация комплектования.

 

Рассмотрим процесс принятия документов на хранение в ведомственном и государственном архивах.

 

Передача дел на хранение в ведомственный архив. После оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

В процессе передачи дел необходимо проверить:

 

Правильность формирования и оформления дел;

 

Соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.

 

Проверка формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. Принципы формирования дел отражены в их заголовках, которые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения.

 

Дела, передаваемы в ведомственный архив, должны подвергаться в структурном подразделении полному оформлению. Это означает, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена, т.е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а также другие категории дел составляется внутренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номер листов дела, на которых находится документ.

 

Сопоставление количества дел в номенклатуре и в описи – очень ответственная задача. Если в описи дел постоянного и долговременного хранения меньше, чем было заведено в соответствии с номенклатурой, об этом следует составить справку и предпринять все меры к розыску недостающих дел.

Материалы долговременного хранения по личному составу (до 75 лет), по которым исполняется множество социально-правовых запросов граждан, поступают на хранение в объединенные межведомственные архивы. Сроки хранения документов в ведомствах, имеющих отраслевые фонды, определяются специальным соглашением между ведомством и Росархивом.

Ниже приводятся сроки хранения документов в архиве учреждения.

 

 

 

 

ВИД ДОКУМЕНТАЦИИ	Срок хранения, лет
Записи актов гражданского состояния; документы по личному составу; записи нотариальных действий и судебных дел; хозяйственные книги	75
Научная, технологическая, патентная документация	10
Конструкторская документация	15
Проектная документация по капитальному строительству	25
Телеметрическая документация	5
Кинодокументы, фонодокументы, видеофонограммы	3
Фотодокументы	3
Документы на машинных носителях	5

 

Передача дел на хранение в государственный архив. Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по акту приема-передачи.

В государственном архиве строго следят за соблюдением сроков передачи документов от источника комплектования в госархив. Ниже приводятся сроки передачи документов от источников комплектования в государственный архив.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ИСТОЧНИКИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ	СРОК ПЕРЕДАЧИ, ЛЕТ
Федеральные органы государственной власти; Генеральная прокуратура РФ; органы государственной власти и прокуратуры республик; отраслевые академии; государственные объединения; учреждения, организации, предприятия федерального и республиканского подчинения	15
Органы государственной власти и прокуратура краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов; прокуратура городов и районов, государственных учреждений, организаций, предприятий краевого, областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения	10
Органы местного самоуправления; учреждения, организации, предприятия городского и районного подчинения; предприятия сельского хозяйства	5
Совместные предприятия с участием государства; организации и объединения смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности	10