Содержание
Введение
1. Понятие архива. Основные
задачи и функции архива. Виды
архивов. Права и ответственность
архива
1.1 Понятие архива
1.2 Виды архивов
1.3 Права и ответственность
архива
2. Анализ комплектования
архива и требования к оформлению
дел, принимаемых в архив
3. Методы совершенствования
составления и оформления описей
дел. Организация документов в
пределах архивного фонда: порядок
построения схемы систематизации
документов в фонде
3.1 Составление и оформление
описей дел
3.2 Организация документов
в пределах архивного фонда: порядок
построения схемы систематизации
документов в фонде
3.3 Систематизация документов
коллекций
3.4 Систематизация документов
по личному составу
Заключение
Список использованных источников
Приложение
Введение
Архивный фонд Российской федерации
в соответствии с Основами законодательства
Российской Федерации об Архивном Фонде
Российской Федерации и архивах представляет
собой исторически сложившуюся и постоянно
пополняющуюся совокупность архивных
документов, отражающих материальную
и духовную жизнь людей, имеющих историческое,
научное, социальное, экономическое, политическое,
культурное значение, и являющихся неотъемлемой
частью историко–культурного наследия
народов Российской Федерации.
Для отражения материальной
и духовной жизни общества существует
исторически сложившаяся и постоянно
пополняющаяся совокупность архивных
документов, которые образуют Архивный
фонд РФ. Архивные документы представляют
собой материальные носители с зафиксированной
на них информацией.
Наиболее ценная часть Архивного
фонда Российской Федерации объемом около
41,0 млн. единиц хранения сконцентрирована
в 14 федеральных архивах. Свыше 129 млн.
единиц хранения Архивного фонда Российской
Федерации хранится в 201 государственном
архиве субъектов Российской Федерации
и более 43,0 млн. единиц хранения - в 2,5 тыс.
муниципальных архивах
В состав Архивного фонда Российской
Федерации включены все документы, представляющие
ценность для общества независимо от формы
собственности.
Работа по распределению документов
между архивами и их упорядочиванию внутри
каждого архива называется организацией
документов в пределах архивного фонда.
Объектом изучения является – Методика
составления схем систематизации документов
в пределах архивного фонда.
Предметом изучения курсовой является
процесс документирования (документационного
обеспечения), составления схем систематизации
документов в пределах архивного фонда.
Цель работы: раскрыть роль и значение составления
схем и организации документов архивов
Российской Федерации.
Актуальность выбранной темы объясняется
тем, что архивные документы, представляя
материальную и духовную жизнь общества,
имея историческое, научное, социальное,
экономическое, политическое и культурное
значение, являются одним из символов
российской государственности, отражают
правовые и организационные основы ее
становления и развития. Архивные документы
содержат сведения по политической истории
страны, истории ее экономики, науки, культуры,
социального развития населяющих Россию
народов и народностей
На современном этапе все больше
архивов, как государственных, так и негосударственных
организаций содержат документы личного
происхождения и коллекции, а их систематизация
имеет некоторые особенности.
Разработка схемы систематизации
дел фонда является важным шагом для практического
осуществления научной организации документов.
Кроме того, схема — это основа структуры
описи.
Практическое осуществление
систематизации документов фонда может
проводиться двумя способами: непосредственной
группировки и расположения единиц хранения
в соответствии со схемой систематизации
или карточным способом.
При непосредственной систематизации
единицы хранения физически группируются
по разделам и другим, более мелким делениям
схемы и последовательно располагаются
с учетом указанного в схеме порядке.
1. Понятие архива.
Основные задачи и функции архива. Виды
архивов. Права и ответственность архива
1.1 Понятие архива
Документы Архивного фонда
Российской Федерации, отнесенные к государственной
собственности, до передачи на постоянное
хранение, временно, в пределах сроков,
установленных Федеральной архивной службой
России, хранятся в организации.
В соответствии с Положением об Архивном
фонде Российской Федерации (1994) для архивных
документов ряда федеральных органов
власти и иных организаций на основании
соглашений, заключаемых указанными органами
с Федеральной архивной службой, устанавливаются
специальные сроки и порядок временного
и депозитарного хранения документов. Об утверждении Положения
об Архивном фонде Российской Федерации
и Положения о Государственной Архивной
службе России (с изменениями на 19 ноября
2003 года) (утратил силу на основании Указа
Президента РФ от 26.01.2007 N 68)
В данном случае создаются
центральные архивы организаций или отраслевые
фонды на правах юридического лица, в своей
деятельности они руководствуются основными
правилами работы государственных архивов.
В целях своевременного приема архивных
документов от структурных подразделений
или других источников комплектования,
обеспечения их учета, сохранности, упорядочения
и использования в соответствии с настоящими
Правилами и подготовки к передаче документов
на постоянное хранение в организации
создается архив. В зависимости от объема
документов архив создается как самостоятельное
структурное подразделение организации
или подразделение в составе службы документационного
обеспечения управления (делопроизводства),
осуществляющее прием и хранение архивных
документов с целью использования. Организация
обеспечивает архив необходимым помещением,
оборудованием и кадрами. Должностные
лица организации несут ответственность
за нарушение норм, установленных настоящими
Правилами.
Основными задачами архива
организации являются:
· комплектование архива документами,
состав которых предусмотрен положением
об архиве;
· учет и обеспечение сохранности
документов;
· создание научно-справочного
аппарата к документам архива; использование
хранящихся в архиве документов;
· подготовка и передача документов,
относящихся к Архивному фонду Российской
Федерации, на постоянное хранение в соответствии
со сроками и требованиями, установленными
Федеральной архивной службой России
и органами управления архивным делом
субъектов Российской Федерации.
Для организаций, осуществляющих
временное депозитарное хранение документов
Архивного фонда Российской Федерации,
основные задачи архива определяются
в соответствии с соглашениями и договорами,
заключенными ими с учреждениями Федеральной
архивной службы России.
В целях выполнения основных
задач архив осуществляет следующие функции:
· ведет списки организаций
и (или) структурных подразделений организаций
- источников комплектования архива;
· принимает упорядоченные
документы структурных подразделений
организации и организаций - источников
комплектования архива;
· учитывает и сохранность
принятых в архив документов
· создает и поддерживает в
актуальном состоянии научно-справочный
аппарат к документам архива;
· организует информационное
обслуживание руководителей к структурных
подразделений организации, осуществляет
использование документов по запросам
организаций и частных лиц, в том числе
социально-правовым запросам граждан,
ведет учет и анализ использования;
· проводит экспертизу ценности
и осуществляет комплекс организационных
и методических мероприятий по передаче
документов ни постоянное хранение,
· осуществляет проверку правильности
формирования и оформления дел в структурных
подразделениях организаций и других
организациях - источниках комплектования;
· организует работу по составлению
номенклатуры дел организации:
· оказывает методическую и
практическую помощь структурным
подразделениям в работе с документами;
· участвует в разработке нормативных
и методических документов
по архивному делу и документационному
обеспечению управления;
· участвует в проведении мероприятий
по повышению квалификации работников
архива и службы документационного обеспечения
управления, в том числе в организациях
- источниках комплектования архива.
Архивы организаций осуществляют
прием электронных документов (ЭД), обеспечивают
их сохранность, учет, отбор и использование,
а также подготовку и передачу на государственное
хранение. На хранение передаются ЭД в
составе фондов организаций - источников
комплектования архивов. Все операции,
осуществляемые с ЭД при передаче на архивное
хранение и в процессе хранения (перезапись,
конвертирование в новые форматы, сжатие
и др.), должны быть документированы для
обеспечения аутентичности ЭД.
1.2 Виды архивов
В зависимости от компетенции
(функций) организации могут создаваться
следующие виды архивов:
· центральный архив федерального
органа власти или органа власти субъекта
Российской Федерации, хранящий документы
аппарата органа власти, документы организаций
непосредственною подчинении и других
организаций, включенных в список источников
комплектования архива, утвержденный
руководителем органа власти,
· центральный отраслевой архив,
хранящий документы всех организаций,
отнесенных к определенной отрасли, всех
уровней подчиненности и независимо от
их территориального расположения;
· объединенный архив, хранящий
документы нескольких организаций отрасли,
связанных системой соподчиненности или
однотипных по профилю деятельности;
· архив организации, хранящий
документы только данной организации
и ее предшественников.
В зависимости от состава документации,
подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:
· научно-технический архив;
· аудиовизуальный архив;
· архив документации на электронных
носителях.
Архивы, состав документов которых
обусловлен способом записи информации
и носителем, могут создаваться как самостоятельные
единицы или как структурные подразделения
в составе архива организации.
1.3 Права и ответственность
архива
Для выполнения основных задач
и функций архив организации имеет право:
· требовать от структурных
подразделений своевременной передачи
в архив документов в упорядоченном состоянии;
· контролировать правила работы
с документами в структурных подразделениях
и организациях - источниках комплектования
архива;
· запрашивать от структурных
подразделений и организаций источников
комплектования необходимые для работы
архива сведения;
· участвовать в мероприятия);
проводимых Федеральной архивной службой
России, органами управления архивным
делом субъектов Российской Федерации,
федеральными архивами Российской Федерации,
по вопросам архивного дела и документационного
обеспечения управления.
Архив совместно с руководителем
организации несет ответственность за:
· несоблюдение условий обеспечения
сохранности документов:
· утрату и несанкционированное
уничтожение документов;
· необоснованный отказ в приеме
на хранение документов постоянного хранения
и по личному составу подведомственных
организаций, при ликвидации организации
или изменении формы собственности;
· нарушение правил использования
документов и доступа пользователей к
документам, установленных законодательством.
2. Анализ комплектования
архива и требования к оформлению дел,
принимаемых в архив
2.1. Понятие и содержание
комплектования архива.
Комплектование архива организации
- это систематическое пополнение архива
документами структурных подразделений
организации, а также других организаций,
являющихся источниками комплектования
архива.
Комплектование архива включает:
· определение источников комплектования
архива;
· определение состава документов,
подлежащих приему в архдв;
· организация передачи документов
в архив.
· Источники комплектования
архива.
Основными источниками комплектования
архива организации являются:
· структурные подразделения
организации;
· подведомственные организации
· физические лица
Источник комплектования – юридическое или физическое лицо, чьи
документы поступают или могут поступить
на хранение в архив. Если фондообразователь
создает в своей жизнедеятельности весь
документальный фонд, то источник комплектования
передает на хранение в архив только архивный
фонд, поэтому понятие «фондообразователь»
шире понятия «источник комплектования».
Критериями источников комплектования являются:
- Функционально-целевое назначение учреждения;
- Масштаб его деятельности;
- Вид организации;
- Полнота отражения в ее документах ценной
информации.
Для документов личного происхождения
учитываются:
- Значимость творческой и общественной
деятельности фондообразователя:
- Степень сохранности его фонда;
- Взаимосвязь его фонда с другими фондами.
Для ведомственных архивов источниками
комплектования являются:
- Структурные подразделения организации;
- Подведомственные организации;
- Физические лица.
Ведомственные архивы комплектуются
документами постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения, документами личного
состава.
Дела временного (до 10 лет) хранения в
архив не передаются, оставаясь на хранение
в структурных подразделениях организации.
По истечении сроков хранения они уничтожаются
в соответствии с архивным законодательством
после проведения экспертизы их ценности
и оформления актов на уничтожение.
В архив передаются документы физических
лиц, имеющие государственное значение.
В ведомственном архиве хранятся также
документы организаций-предшественников
и документы ликвидированных подчиненных
организаций.
В основе комплектования ведомственных
архивов лежит преемственность архивных
и делопроизводственных документов, проявляющаяся
в преемственности делопроизводственной
номенклатуры дел и архивной описи дел.
Номенклатура является основой для составления
архивных описей и используется для учета
дел временного (до 10 лет) хранения.