Бюджетирование в торговой организации

Первый этап финансового бюджета - составление бюджета капитальных затрат.

Определение направлений капитальных вложений и получение инвестиционных ресурсов является комплексной задачей всего управленческого учета. Необходимо решить, какие долгосрочные активы приобрести или построить на основе выбранного критерия, что связано с определением рентабельности инвестиций. Информация, касающаяся долгосрочных капиталовложений, влияет на бюджет наличности, затрагивает вопросы выплаты процентов за кредиты, прогнозный бухгалтерский баланс. Все решения по капитальным расходам должны планироваться и включаться в общий бюджет.

На рассматриваемом предприятии финансовые вложения в приобретение или строительство долгосрочных активов не планируются.

Второй этап финансового бюджета - бюджет денежных средств, который представляет собой план поступления денежных средств и платежей на будущий период. В нем суммированы все потоки денежных средств на всех фазах формирования общего бюджета. Этот бюджет показывает ожидаемое конечное сальдо на счете денежных средств и финансовое положение для каждого месяца или периода, на который он рассчитывается.

Бюджет денежных средств  состоит из двух частей:

- ожидаемых поступлений  денежных средств;

- ожидаемых платежей.

В организациях любых  масштабов и форм собственности  все решения всегда связаны с  деньгами. Для организаций, действующих  в условиях рыночной экономики при жесткой конкуренции, проблема движения денежных средств является наиболее важной, поскольку от ее решения зависит возможность продолжения деятельности организации. Периодическая нехватка денежных средств может привести к срыву контрактных обязательств, а в особо тяжелых случаях и к банкротству.

Поскольку денежные средства считаются важнейшим ресурсом любой  организации, бюджет денежных средств  можно рассматривать в качестве одного из основного финансового  бюджета, его главная цель – обеспечить постоянную платежеспособность субъекта, а также избежать кассовые разрывы и кризис неплатежей.

Состав показателей  и общее количество форм отчетности для составления бюджета денежных средств может меняться в зависимости  от возникновения новых задач при управлении финансовыми потоками.

Приступая к разработке проекта бюджета в рамках системы  бюджетирования, следует решить некоторые  ключевые моменты.

Во-первых, необходимо определить насколько часто требуется составлять новый плановый документ. Временной горизонт и периодичность планирования должен соответствовать общему регламенту бюджетирования организации. Практически у всех организаций платежная активность имеет недельный цикл, причем этот цикл можно начинать в любой день в соответствии с особенностями деятельности. Если у предприятия пик продаж приходится на конец недели, то цикл можно начинать с пятницы. В особых случаях (торговая деятельность крупных компаний) проект бюджета движения денежных средств необходимо составлять с разбивкой не по неделям, а по календарным дням, дабы избежать крупных финансовых затруднений и проблем с отслеживанием финансовых потоков.

Во-вторых, поступления и выплаты организаций складываются из множества статей. Даже у малых предприятий обороты по расчетному счету могут формироваться до тысячи в месяц. По этой причине необходимо выделить группы платежей в отдельную статью плана движения денежных средств, с учетом организационной структуры организации. При разработке плана движения денежных средств можно руководствоваться ПБУ 4/99, в котором приведена содержательная классификация. Но поскольку план денежных средств является внутренним учетным документом, нет необходимости в точности следовать этой классификации, ее адаптация должна удовлетворять потребностям текущего планирования конкретного предприятия.

Для целей полного  контроля целесообразно учитывать  и структуру самого предприятия, выделив денежные поступления и  выплаты по видам деятельности, структурным  подразделениям, видам продукции  и т. д. Очень часто руководители предприятия отдельно выделяют статьи поступлений и выплат. Большинство малых торговых предприятий не имеют собственных торговых площадей и оборудования, следствием является высокая сумма арендной платы, которая составляет существенную часть расходов, по этой причине следует выделить ее отдельной строкой в проекте бюджета.

На практике малые  и средние предприятия выделяют следующие статьи поступлений: от коммерческих дебиторов, от продажи внеоборотных активов, кредиты и займы, полученные проценты, дивиденды от участия в других организациях, платежи арендаторов.

Планируя выплаты, можно  выделить следующие статьи расходов: платежи поставщикам, платежи в  бюджет и внебюджетные фонды, оплата труда сотрудников, плата за аренду, приобретение активов, инвестиции, коммерческие и административные расходы, оплата займов и кредитов, прочие платежи. При этом необходимо учесть, что не все статьи имеют одинаковую значимость для организации. При выделении статей возможны два подхода в отражении величин: в процентах к общей сумме поступлений и выплат и в абсолютных суммах.

Внутри перечисленных  статей также возможна детализация: выделяются поступления и выплаты  крупнейших дебиторов и кредиторов, выплаты по разным видам налогов, поступления от разных источников, расходы по различным проектам и т. д.

Также важным моментом в  разработке плана движения денежных средств является определение среднего остатка денежных средств предприятия, которое включает в себя операционный и страховой остаток денежных активов.

Потребность в операционном остатке денежных активов характеризует минимально необходимую сумму для осуществления текущей деятельности. Рассчитывается сумма операционного остатка путем деления планируемого объема денежного оборота (суммы расходования денежных средств) по операционной деятельности предприятия на количество оборотов среднего остатка денежных активов в плановом периоде. Расчет планируемой суммы остатка может быть осуществлен и на основе отчетного показателя, если в процессе анализа было установлено, что он обеспечил своевременность осуществления всех платежей, связанных с операционной деятельностью организации.

Потребность в страховом остатке денежных активов определяется произведением суммы операционного остатка денежных активов и коэффициента вариации поступления денежных средств на предприятие по отдельным месяцам предшествующего года.

Общий размер среднего остатка денежных активов в плановом периоде определяется путем суммирования рассчитанной потребности в отдельных видах:

 

 

ДАо — средняя сумма операционного остатка денежных средств в плановом периоде,

ДАс – средняя сумма страхового остатка в плановом периоде,

ДАк – средняя сумма компенсационного остатка в плановом периоде (планируется в размере, определенном о банковском обслуживании),

ДАи — средняя сумма инвестиционного остатка денежных средств в плановом периоде.

Так же может быть составлен  график денежных поступлений, который  составляется с учетом предполагаемых поступлений, которые могут изменяться на сумму ожидаемой дебиторской  задолженности. Сводный план денежных поступлений позволяет в итоге сформировать расходную часть бюджета предприятия на плановый период.

Сведения для составления  бюджета движения денежных средств  поступают из разных источников: выручка  – из бюджета продаж, закупки  материалов – из бюджета закупок материалов и накладных производственных расходов.

При разработке бюджета  движения денежных средств важно  различать момент возникновения  права на получение денежных средств  и момент фактического их поступления. В бухгалтерском учете общепринятым является принцип начислений, сущность которого заключается в том, что выручка признается не в момент поступления денежных средств, а в момент совершения сделки. Поэтому в отчете о прибылях и убытках и бухгалтерском балансе чаще всего отражаются именно права получения или выплаты средств, тогда как в отчете о движении денежных средств– реальные поступления и выплаты.

Рассмотрим пример бюджета  денежных средств торговой организации  «Нижегородец»:

 

Таблица 8. Бюджет движения денежных средств, тыс. руб.

Наименование статей	1квартал	2квартал	3квартал	4квартал	Всего
Денежные средства на начало периода	5070	8180	14425	28500
Поступление денежных средств, всего	151170	73019	117887	160506	502582
В том числе: От продажи продукции	134267	62637	107768	148356	453028
От продажи ОС	-	-	-	-	-
От продажи НМА	-	-	-	167	167
От продажи прочих активов	-	1120	-	-	1120
От дебиторов	950	1550	356	1345	4201
От операций с ценными  бумагами	345	-	-	-	345
От сдачи имущества  в аренду	4260	4260	4296	4960	17776
Прочие поступления	11348	3452	5467	5678	25945
Итого денежных средств	156240	81199	132312	189006	558757
Платежи за период, всего	40764	59111	155339	102989	358203
В том числе: На покупку продукции	17980	48645	144567	95345	306537
На выплату з\пл	856	965	946	1029	3796
На перечисление налогов	1563	2456	4567	1365	9951
На управленческие расходы	3453	6578	2581	3910	16522
На покупку оборудования	13456	-	-	-	13456
Прочие выплаты	3456	467	2678	1340	179411
Избыток денежных средств	115476	22088	-23027	86017	200554
Финансирование	-	-	-	-100	-100
Получение кредитов и  займов	-	-	-	-	-
Возврат кредитов и займов	-	-	-	100	100
Остаток денежных средств  на конец периода	115476	22088	-23027	85917	230354

 

Бюджеты движения денежных средств позволяют выявить периоды, когда свободные денежные средства могут быть направлены на приобретение активов или подготовить к выплате крупных кредитов.

У небольших организаций  это практически основной документ. Информация о ликвидности и платежеспособности жизненно важна для таких компаний, так как они не имеют возможности привлечения дополнительных финансовых ресурсов, а дефицит платежных средств может привести к фатальному исходу деятельности.

Бюджет можно детализировать не только по статьям затрат, но и  по поставщикам, покупателям и банковским счетам. В некоторых случаях можно составлять бюджет, указывая в нем только денежные потоки: поступления и выплаты. Если у компании разветвленная организационная структура, но в ней довольно большое число самостоятельных подразделений и при этом пользуются единым банковским счетом, то бюджет движения денежных средств может разрабатываться для каждого подразделения отдельно, а бюджет головной компании будет выглядеть как совокупность чистых денежных потоков отдельных подразделений.

Бюджетный баланс. Составление бюджетного баланса является завершающим этапом мастер-бюджета. Для его разработки требуются данные функциональных бюджетов, бюджета движения денежных средств и бюджетного отчета о прибылях и убытках, поэтому составление бюджетного баланса возможно только когда все документы будут готовы.

Бюджетный баланс почти  никогда не профилируют, поскольку  он показывает моментальный «финансовый  портрет» организации на определенную дату, в то время как функциональные бюджеты имеют динамический характер.

Баланс из всех форм отчетности наименее полезен для принятия оперативных управленческих решений. Этот документ показывая имущественную и финансовую картину компании, не дает никакой информации ни о процессе достижения такого состояния, ни о выполнении соответствующих целей организации.

Для определения изменения  в статьях баланса используется информация из плана прибылей и убытков и бюджета денежных средств в соответствии с формулой:

 

Сальдо на конец периода = сальдо на начало периода + начисления (из плана прибылей и убытков) + поступления (из бюджета денежных средств) – выплаты (из бюджета денежных средств).

 

Дебиторская задолженность  на конец периода определяется по формуле:

 

Дебиторская задолженность  на конец периода = дебиторская задолженность  на начало периода + стоимость отгруженной, но не оплаченной продукции – поступления денежных средств за ранее отгруженную продукцию.

 

Таблица 9. Бюджетный баланс торгового предприятия «Евросеть»

Наименование статей	Сумма, тыс. руб.
Актив
Основные средства	2564
Прочие внеоборотные активы	1349
Запасы	215751
Дебиторская задолженность	25400
Денежные средства	136500
Итого	381564
Пассив
Капитал	113000
Нераспределенная прибыль	256390
Долгосрочные кредиты  и займы	-
Краткосрочные кредиты  и займы	-
Кредиторская задолженность	12174
Итого	381564

 

Составлением прогнозируемого  баланса заканчивается работа над  генеральным бюджетом и начинается его предварительный анализ. Бюджет обсуждается руководством компании и если в результате составления  бюджета выявляются проблемы, то плановая работы начинается заново. Первый вариант генерального бюджета редко оказывается окончательным. После изменения планов действий отдельных подразделений и предприятия в целом в генеральный бюджет вносятся изменения и процесс анализа повторяется. В результате процесс планирования и составления бюджета объединяются в единый процесс управления.

По окончании периода, на который разрабатывался бюджет, проводится детальный анализ достигнутых результатов: фактические показатели сопоставляются с плановыми, выявляются причины отклонений. На основании полученной информации дается оценка деятельности всего предприятия и отдельных центров ответственности, устраняются недостатки, определяются резервы повышения эффективности, после чего составляется бюджет на следующий период.

 

 

Заключение

 

Бюджетирование – это система согласованного управления подразделениями предприятия в условиях динамично изменяющегося, диверсифицированного бизнеса. С его помощью принимаются управленческие решения, связанные с будущими событиями, на основе систематической обработки данных. Но бюджетное планирование до сих пор остается слабым местом управления бизнесом российских предприятий промышленности, торговли, банковской сферы, страхования. Необходимость научиться управлять финансами в условиях нестабильности, организовать производство конкурентоспособной продукции, обеспечивая эффективное развитие предприятия, ставит перед руководством предприятия сложную задачу: овладеть методикой формирования бюджета как основного финансового плана и экономического регулятора отношений как между бизнес–единицами предприятия, так и предприятия с внешней средой.