Управлінське документознавство

 

Довіреності видаються тільки на той термін, який вказаний в документі. Довіреність може бути недійсна, якщо в ній відсутній який-небудь реквізит. Довіреності зберігаються, як правило, не більше 3 років.

 

Квитанція – фінансовий документ, який має важливе громадське, службове та побутове значення. На сьогодні всі квитанції є документами  суворої фінансової звітності і мають різноманітні стандартні трафаретні форми, виготовлені друкарським способом.

 

 

 

 

2.3. Основні вимоги до організації сучасного діловодства.

 

Організація діловодства  істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу.

 

Розглянемо основні поняття  діловодства, які стосуються установ  усіх форм власності.

 

Діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами  у процесі виконання управлінських  дій.

 

Діловодство в установі являє  собою повний цикл обробки та руху документів з моменту їх створення  до завершення виконання і відправлення.

 

Документування – це створення  документів, тобто їх підготовка, складення, оформлення та виготовлення.

 

Організація роботи з документами  є створення умов, які забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві.

 

Документообіг – рух документів в установі з моменту створення до відправлення. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів.

 

Швидкість документообігу залежить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від  системи організації діловодства.

 

Повну централізацію діловодства  рекомендується застосовувати в  установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік і невеликою кількістю структурних підрозділів.

 

Загальні правила документування управлінської діяльності викладені  в Примірній інструкції з діловодства  в Міністерствах та Відомствах України, місцевого та регіонального самоврядування.

 

Правила і рекомендації про  порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України.

 

Загальне керівництво  організацією діловодства в установах  здійснює її керівник. Фактори, які  визначають організаційну побудову служби діловодства, є її основні  функції, обсяг робіт по кожній з  них.

 

У практиці управління існують  такі види служб діловодства:

 

- управління справами  – в міністерствах, відомствах, корпораціях;

 

- загальний відділ –  у виконкомах та органах управління  громадськими організаціями;

 

- канцелярія – в об'єднаннях, організаціях, фірмах, на підприємствах.

 

У своїй роботі служба діловодства має керуватися законами України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади.

 

До складу служби діловодства  можуть входити: секретаріат, підрозділи з обліку та реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами; експедиція; копіювально-множильне бюро; архів.

 

Відповідно служба діловодства  родить:

 

- розробляє інструкції  з діловодства для установи  та підвідомчої мережі, номенклатури та описи справ установи і типові номенклатури для підвідомчої мережі;

 

- організовує за дорученням  керівництва підготовку проектів документів, забезпечує документацій не й організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

 

- організовує роботу з  пропозиціями, заявами і скаргами  громадян;

 

- організовує друкарське  виготовлення, копіювання і тиражування  документів;

 

- здійснює уніфікацію  систем документації і документів  з урахуванням можливості їх  матинної обробки, вживає заходів  до скорочення кількості форм  і видів документів;

 

- контролює якість підготовки і оформлення документів, їх своєчасне виконання в установі, вживає заходів до скорочення строків проходження і виконання документів, узагальнює і аналізує дані прохід і результати цієї роботи;

 

- здійснює приймання.  Реєстрацію, облік, зберігання, оперативний пошук, доставку документів, інформування за документами;

 

- реалізує єдиний порядок  відбору, обліку, збереження, якості обробки та використання документів, що утворюються у діяльності установи і підвідомчої мережі, для передачі на державне зберігання;

 

- удосконалює форми і  методи роботи з документами  в установі і підвідомчій мережі завдяки використанню організаційної техніки і засобів обчислювальної мережі;

 

- здійснює організаційно-методичне  керівництво роботою з документами  у підрозділах і підвідомчій мережі;

 

- організує підвищення кваліфікації працівників установи щодо роботи з документами;

 

- впроваджує державні  стандарти, уніфіковані системи  документації та інші нормативи  в установі та підвідомчій мережі;

 

- завіряє печаткою документи  в усіх випадках, передбачених  інструкцією щодо роботи з  документами в установі.

 

Згідно з Типовим положенням про службу діловодства її керівник мусить мати вищу або середню спеціальну освіту. Особа, відповідальна за роботу з документами в установі без служби діловодства, повинна мати досвід роботи у службі діловодства не менше трьох років.

 

Керівник служби діловодства призначається і звільняється наказом керівника установи. На керівника служби діловодства покладається персональна відповідальність за забезпечення встановленого порядку роботи з документами, виконання вказівок і доручень керівництва чи власника підприємства, плану роботи, дотримання необхідних умов праці співробітників, а також додержання ними трудової і виробничої дисципліни.

 

 

 

 

Висновок

 

Сучасне діловодство –  система життєвою важливих дій організації, пов'язаних, в першу чергу з  діловою документацією, яка необхідна  для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.

 

Документи, в більшості  випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Він є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору.

 

Діло виробничий процес передбачає не тільки правильне оформлення та функціонування документів, а й наявність знань з організації окремих ділянок роботи, що повинні документуватися, а саме організації ділових масових заходів, що сприяють розвитку і вдосконаленню діловиробничого потенціалу установи.

 

Багато документів, які  доводиться показувати представникам  державних структур, котрі ревізують  діяльність організацій, повинні бути оформлені належним чином з усвідомленням всієї відповідальності, викладеної в ділових паперах.

 

Моя робота відкривається  розділом з історії розвитку діловодства, де послідовно розкриваються його основні етапи від виникнення справочинства в Київській Русі і до проблем сучасного діловодства в Україні.

 

Наведено розгорнуті характеристики основних нормативних положень щодо створення документів, які мусить знати управлінський персонал для  оперативної орієнтації у виборці  управлінських рішень. Велику увагу приділено підготовці та оформленню документів що виникають у процесі діяльності будь-якої установи. Вичерпно розглянуто склад загальної документації, необхідної для реалізації її функціональної мети, а також оптимальний перелік реквізитів, які допомагають користувачам оперативно підготувати документ.

 

Детально описано технологію, порядок контролю за виконанням документів за строками і з суті питання, організацію  роботи апарату управління з оперативного пошуку та роботі з необхідною інформацією.

 

Таким чином, знання основ  діло ведення на сучасному етапі  дозволить спеціалістам працювати  з найменшими зовнішніми і внутрішніми  видатками, допоможе уникнути непорозумінь і конфліктів.

 

 

 

 

Список використаних джерел та літератури

 

1. Блощинська В.А. Сучасне  діло ведення. Навч. посіб. – Ів.-Франкіськ. Інст. менедж. та економіки, 2000. – 270 с.

 

2. Головач А.С. Оформлення  документів. – К.; Донецьк: Вища  школа, 1983. – 352.

 

3. Віденко А.Н. Сучасне  діловодство. – К.: Вища школа, 1998. – 157 с.

 

4. Документи і діловодство:  Довідковий посібник. – М.: Економіка, 1991. – 245 с.

 

5. Губенко Л.Г., Нємцов  В.Д. Ділові папери в менеджменті:  Навч. посібник. – К.: ТОВ "УВПК "ЕксОб”, 2002. – 272 с.

 

6. Кірочок О.Г. Правила  складання та оформлення організаційно-розпорядчих  документів. – Рівне.: "БМ-ТУР”, 199.- 532 с.

 

7. Кірочок О.г., Корбутяк  В.І. Документування у менеджменті: Підручник. – Київ: Центр навч.л-ри, 2003. – 216 с.

 

8. Палеха Ю.І. Документацій  не забезпечення управління: Підручник. – К.: МАУП, 1997. – 344 с.

 

9. Фельзер А.Д., Миссерман  М.А. Делопроизводство: Справочное  пособие. – К.: Вища школа, 1988 –  558 с.