Управлінське документознавство

Для відносин між вищою владою і владою на місцях встановлювалися відповідні види документів залежно від місця станови за ієрархічною градацією.

Для полегшення знаходження  документів складали арфі віти установ  та осіб, які мали до них якесь відношення. Були вироблені засади організації обліку, проходження та зберігання документів. Тоді є з'явилася назва "архів”.

Законодавчі та розпорядчі акти державної влади оформляли  указами, регламентами, інструкціями, протоколами. До 1775 року важливу роль у житті українського народу відігравала  Запорізька Січ.

Чергові реформи центрального державного апарату відбулися у 1810-1812 роках. 1810 року було затверджено вищий державний законодавчий орган – Державну Раду, а 1811 року створені центральні органи державного правління – міністерства з багатоступеневою структурою.

Постанова "Загальна установа міністерств” передбачала єдність  форми складення документів за наведеними зразками. Ділові папери складного  змісту мали три частини: вступ з викладом змісту справи, обґрунтування з посланнями на законодавство чи нормативні акти, клопотання або прохання.

 

Багато уваги цілісності діловодства і звітності приділяв один з видатних державних діячів того часу М.М.Сперанський. Його праці  зробили великий внесок у те, що ми нині називаємо уніфікацією документів.

 

Виникла практика створення  різноманітних "письмовників”, що надалі стало традицією. Вони вміщували зразу всіх видів документів (розпорядження, рішення, реляції, вказівки, накази, ділові листи).

 

15 березня 1917 року Тимчасовий  уряд прийняв постанову "Про  вдосконалення форм офіційних  відносин та паперів”. Мовний ритуал у практиці складання ділових документів залишався.

 

 

 

 

1.3. Радянське документознавство  та діловодство в Україні

 

Після більшовицького перевороту на колишній території царської імперії утворилося 13 країн. П'ять з них стали незалежними. В інших, у тому числі й в Україні після ліквідації УНР, сформувалась і утвердилась радянська форма державності.

 

Вже 2 березня 1918 року Рада народних комісарів прийняла постанову "Про форму бланків державних установ”, якою встановила новий єдиний формуляр ділового документа.

 

І Московська ініціативна  конференція з нормалізації техніки управління (вересень 1922 року) розглянула питання про стандартизацію документів.

 

У 1969-1971 рр. було розроблено і затверджено серію загальносоюзних  стандартів управлінської документації. З 1972 р. в СРСР почали діяти єдині правила підготовки та оформлення організаційно-розпорядчих документів і єдині правила роботи з документами.

 

Постановою від 04.09.73 Державний  Комітет СРСР по науці і техніці ввів у дію основні положення Єдиної державної системи документування. В 1975 р. було прийнято ГОСТ 6.15.1-75 "Унифицированные системы документации. Система органызационно-распорядительной документации. Основные положения».

 

На початок 1984 р. було розроблено і затверджено 16 УСД загальносоюзного значення, 27 державних стандартів на УСД та 26 загальносоюзних класифікаторів техніко-економічної інформації. Всього було уніфіковано понад 4,5 тис. форм документів.

 

У 1984-1986 рр. сформувалася цілісні  система документаційного забезпечення управління, що відповідала тодішнім вимогам діловою російською мовою  і стилю складання офіційних  документів.

 

Незважаючи на ряд позитивних чинників: створення системи в  роботі з документами, прискорення  діловодного процесу, раціоналізація документообігу, введення Єдиної державної  системи діловодства для установ, організацій та підприємств.

 

Лютневу буржуазно-демократична революція викликала пожвавлення  національно-політичних рухів у  різних національних регіонах Російської імперії, в тому числі й в Україні. Вперше за багато століть з'явилася можливість утворення української незалежної держави.

 

17 березня 1917 р. представники  різних партій і рухів утворили всеукраїнську загальногромадську представницьку організацію – Центральну Раду, головною якої обрали М.С. Грушевського.

 

Центральна Рада та її уряд – генеральний секретаріат залишили значну документальну спадщину, яка  налічує 49 фондів Центрального державного архіву влади та управління України. Серед цих документів найвагоміші мають Універсали Центральної Ради.

 

Названі документи свідчать про поступальний розвиток політичної свідомості молодих українських  політиків, що рухались від вимоги автономії  України у складі демократичної Росії до повної незалежності і самостійності.

 

У жовтні 1918 року в результаті розвалу австро-угорської монархії до влади в Галичині прийшла Українська Національна Рада. Утворилась Західно-Українська Народна Республіка.

 

В Україні нову владу очолила  Директорія УНР, яка рішенням трудового Конгресу 22 січня 1919 р. проголосила акт соборності, тобто об'єднання УНР із Західноукраїнською Народною Республікою.

 

Наприкінці 1920 р. було встановлено  радянську владу. 1 серпня 1923 р. було прийнято декрет про українізацію.

 

Активне здійснення українізації розпочав комісар освіти О.Шумський (1925-1927), продовжив М.Скрипник (1927-1933). По всій Україні на різних курсах організовувалося обов'язкове вивчення української мови. У 1925 році українська мова була офіційно введена у діловодство. У 1927 році Л.Кагатович оголосив, що все партійне діловодство також вестиметься українською мовою.

 

У січні 1933 р. секретарем ЦК КП(б)У став П.Постишев, який розпочав боротьбу з проявами так званого українського буржуазного націоналізму. Майже 10-річний період українізації штучно припинився. В державному і громадському житті відновилася практика русифікації. Політика де українізації призвела до ліквідації всіх здобутків українського відродження.

 

Система радянського діловодства  на багато років поширилась на всій території України.

 

Виявляючи волю й прагнення  українського народу, Верховна Рада України 16 липня 1990 р. прийняла Декларацію про  державний суверенітет України, в якій проголосила невід'ємне право  української нації на самовизначення, верховенство і самостійність, повноту  і неподільність влади уряду  республіки в межах її території.

 

Після спроби державного перевороту в Росії 19 серпня 1991 р. Верховна Рада України, виходячи з права на самовизначення, передбаченого Статутом ООН та іншими міжнародно-правовими документами, здійснюючи Декларацію про державний суверенітет України, 24 серпня 1991 р. проголосила незалежність України та створення самостійної української держави – України.

 

Новим господарським структурам сучасної України, вільної від адміністративно-командної системи, необхідно критично проаналізувати організацію діловодства в минулому. Взяти з неї все цінне, обмежитись необхідним мінімумом документів та справ, не роздуваючи їх до непотрібних розмірів; вдосконалити управління.

 

 

 

 

ІІ. Сучасне управлінське документознавство 

 

в Україні

 

2.1. Підготовка до складання управлінських документів

 

Управління суспільством, галуззю народного господарства чи підприємством являє собою з погляду технології процес отримання, обробки і передачі інформації. Переважна частина інформації, яка використовується в управлінні, фіксується. Це обов'язковий елемент управлінської діяльності, оскільки в сучасних умовах отримувати, зберігати і передавати інформацію можна, лише зафіксувавши її попередньо.

 

Документ – це засіб  закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

 

Сукупність документів, оформлених відповідно до певних правил і які  використовуються в управлінській  діяльності, називаються управлінською  документацією.

 

Під стилем ділового письма розуміють сукупність прийомів використання мовних засобів при складанні управлінської документації.

 

У службових документах реалізується офіційно – діловий стиль. При складанні тексту документів мають виконуватись певні вимоги, найголовніші з яких такі:

 

- достовірність і об'єктивність  змісту;

 

- точність;

 

- повнота інформації;

 

- максимальна стислість;

 

- переконливість.

 

Стиль і зміст тексту визначаються видом документа. Однак у практиці сучасного діловодства склалися загальні вимоги, які застосовують до текстів більшості сучасних ділових документів.

 

Текст службових документів є його найважливішим реквізитом. Він поділяється на логічні елементи, кожен з яких має певне значення. Текст будь-якого документа складається  з таких частин:

 

- вступ – адресат готується до сприйняття теми;

 

- доказ – викладається  суть питання;

 

- закінчення – формулюється  мета, заради якого складено документ. Закінчення може бути активним  чи пасивним. Активне закінчення  точно зазначає, яку дію має виконати адресат. Пасивне закінчення інформує про якісь події, обставини, факти.

 

За способом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії:

 

1) документи з високим  рівнем стандартизації (ВРС);

 

2) документи з низьким  рівнем стандартизації (НРС).

 

Документи з ВРС складаються  за затвердженою формою. Уніфікація як один з напрямків раціоналізації документів втілюється в розробці і  застосуванні на практиці типізованих  і трафаретних текстів.

 

Типізація текстів – це процес створення тексту-зразка, тексту-стереотипу, на основі якого можуть бути побудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути якнайточніше збережені основні конструкції і формулювання тексту-зразка.

 

Трафаретизація – це процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну з наступним включенням постійної інформації до бланку документа. Отже, трафаретні тексти – це дослівне відтворення постійної інформації з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

 

У документах з НРС добір слів і словосполучень кожний раз залежить від конкретної ситуації і за способом викладу документи з НРС прийнято поділяти на: розповіді, описи, міркування.

 

У розповіді йдеться про  події, явища, факти в тій хронологічній  послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності.

 

В описі характеризуються явища, люди, події з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей.

 

Міркуванням називають вид  тексту в якому логічні визначення, думки і умовиводи розкривають  внутрішній зв'язок явищ і, як правило, доводять визначену тезу.

 

Важливе місце в документознавстві  посідають правила оформлення документів. Згідно з ними документ повинен:

 

- надходити від установи  чи юридичної особи, які мають  на це право;

 

- бути юридично правильно  оформленим;

 

- подавати об'єктивні  відомості про події, які висвітлює, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

 

- бути максимально стислим,  але не за рахунок зменшення  інформації; без повторень та  вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;

 

- бути грамотним і зрозумілим  кожному, хто його читає. Неграмотно складний документ ускладнює його зрозуміння;

 

- оформлятися за встановленою  формою згідно з реквізитами;

 

- бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;

 

- складатися на відповідних  бланках або папері стандартного формату.

 

Усі формати паперу поділяють  на три ряди – А, В, С, Ряд А - основний, В і С – додаткові, що використовуються для встановлення паперових виробів.

 

Всі службові документи, як правило, повинні оформлятись на бланках установ. Бланки виготовляються згідно з вимогами чинних стандартів з обов'язковим додержанням ряду правил. Зокрема, встановлюється два види бланків: банк для листів та загальний для інших управлінських документів.

 

Бланки кожного виду документів повинні виготовлятися на основі кутового або повздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовкової частини розміщуються центрованим або прапоровим способом. Друкуються бланки у друкарні на білому папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.

 

Деякі внутрішні документи  та документи, створювані від імені  двох або кількох організацій, оформляються не на бланках.

 

Важливе значення має зовнішній  вигляд документа, що унаочнює стиль  роботи апарату управління, дисципліну та особисту культуру його працівників.

 

Оформлення сторінок документа. Для зручності користування документом та його обробки з усіх боків сторінки залишають вільні місця – так  звані поля. Там з лівого боку становить 35 мм. Праворуч залишається  поле не менше 8 мм. Це зберігає текст  від пошкоджень. Поле верхнього кінця  сторінки – 20 мм. На ньому розміщуються відмітки діловода. Знизу сторінки поле не повинно бути меншим за 19-16 мм.

 

Нумерація сторінок. У документах, що оформляються на двох і більше аркушах паперу, другий і наступний за ним аркуші нумеруються. Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, парні – у лівому верхньому кутку аркуша.

 

Членування тексту. Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відділення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації. Складність рубрикації залежить від змісту документа, його обсягу, тематики і призначення.