Управлінське документознавство

Зміст

Вступ.

І. Історія розвитку та виникнення управлінського документознавства.

1.1. Поняття про документ. Матеріали доля виготовлення  документів.

1.2. Виникнення справочинства.

1.3. Радянське документознавство  та діловодство в Україні.

ІІ. Сучасне управлінське документознавство в Україні.

2.1. Підготовка до складання управлінських документів.

2.2. Складання та оформлення  службових документів.

2.3. Основні вимоги до організації сучасного діловодства.

Висновок.

Список використаних джерел та літератури.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вступ

Важливою галуззю діяльності суспільства є ділова сфера, яка  полягає у встановленні партнерських контактів між закладами, підприємствами, установами, державами, а також у налагоджуванні приватних стосунків між людьми.

Актуальність теми – управлінське документознавство, яке пов'язане з діловою документацією.

Об'єктом дослідження – історія розвитку діловодства, де послідовно розкривається його основні етапи від виникнення справочинства в Київській Русі і до проблем сучасного діловодства в Україні.

Предмет дослідження – документ, як основний носій інформації необхідний для стабільної діяльності організації.

Мета теми – системне уявлення про суть, структуру, функції  та призначення різних документів.

Завдання теми – подати документацій не забезпечення управління, його справочинство як узагальнення, системне явище, як вияв вищої потреби  об'єкта управління в певному рівні впорядкування.

Розбудова незалежної України  неможлива без духовного відродження  нації. А духовний прогрес народу неможливий без глибокого пізнання та засвоєння культурних надбань, створених ним упродовж багатьох століть.

Сотні років неволі, протягом яких жорстоко нищилася наша культура, десятиліттями, коли вся державна машина була запрограмована на нівеляцію різних націй, деформували всі сфери життя одного з найчисленніших народів Європи. Тривале фізичне та духовне насильство над усім, що стосувалося українців як нації, призвело до відчуження їх від власної культури. Забувалася мова, традиції, руйнувалися віками формовані норми.

Українську мову офіційно забороняли. Тому управлінське документознавство  в усіх галузях виробництва та суспільного життя велося російською мовою.

Спроба подати документацій не забезпечення управління, його справочинство  як узагальнене, системне явище, як вияв вищої потреби об'єкта управління в певному рівні впорядкування, необхідного учасникам виробничого процесу, як культуру операційної управлінської технології, що становить частку загальної культури нації.

Документ як основний носій  інформації необхідний для стабільної діяльності організації. На основі документів приймаються рішення управлінського, виробничого та господарського характеру.

При роботі з документами  слід керуватися виробленими в процесі  вітчизняної та світової практики методами і прийомами, що забезпечують ритмічну роботу закладу по організації діло виробничого процесу.

Документи мають правове  значення, оскільки є засобом засвідчення  та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці.

І. Історія розвитку та виникнення управлінського документознавства

1.1. Поняття про документ. Матеріали для виготовлення документів

За тлумаченням "Оксфордського  словника” "документ” – це текст  чи зображення, що має інформаційне значення. В перекладі з латинської мови "документ” – це доказ, підтвердження якого факту, що мав місце давніше чи має на даний час. Вперше в цьому значенні слово "документ” використали Цезар та Цицерон. В значенні письмового свідоцтва слово "документ” вживалося від середньовіччя о ХІХ століття. З латинської мови воно дійшло до наших днів завдяки більш широкому тлумаченню цього терміну бельгійським вченим, основоположником документації – науки про сукупність документів у галузі практичної діяльності – Полем Отле (1864-1944). Його основна праця, присвячена вивченню, систематизації та структуризації документа в сучасному його розумінні, називається "Трактат про документацію”. Очевидно, що документ виник майже одночасно з появою писемності у тих чи інших народів світу.

Сучасний документ, звичайно, відрізняється від документів стародавніх епох своєю стилістикою, способом написання, технікою та матеріалом виготовлення.

Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів у давнину була глина. До нас дійшли сотні тисяч клинописних текстів, які повідомляють науковцям про побут, природу, історію, науку та культуру стародавніх народів. Так, серед руїн палацу царя Атурбаніпала в Ніневії ареологи відкрили декілька кімнат, в яких, здавалося, хтось звалив тисячі клинописних табличок. Після підрахунку їх виявилося близько 30 тисяч. Ця бібліотека зберегла всю історію культури та соціальних стосунків населення Шумеру та Вавилону. Вавилонцям належить і слава першодруків. Один документ розмножувався в певній кількості і розсилався за призначенням. Відомі також клинописні документи з виготовлення синтетичних каменів.

В Стародавньому є Єгипті інформацію записували на папірусі. Найбільший відсоток інформації становлять державне листування, облікові та статистичні дані величезного бюрократичного управлінського апарату – фараонів усіх династій.

Великої популярності і поширення  набуває з часом і такий  матеріал для виготовлення документів, як пергамент. Пергамент, призначений для письма, - це за особливою технологією оброблена шкіра телят чи свиней. Пергаментні листи для запису інформації вперше стали використовувати у ІІ ст. до н.е.

На початку нашої ери  в Китаї був винайдений папір. Китайці дуже довго тримали технологію виготовлення цього матеріалу в  суворому секреті. Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів на Сході був тканини, зокрема шовк. По шовку писали чорною або червоною тушшю пензликами різної величини. Але зі збільшенням виробництва паперу шовк витіснився. Поступово і Європа в ранньому середньовіччі перейшла на папір як основний матеріал для виготовлення документів.

З удосконаленням виробництва і розповсюдження по всьому світу паперу він став найголовнішим матеріалом для виготовлення документів.

Різної щільності і фактури, папір використовувався і подекуди ще використовується у вигляді перфокарт та перфострічок, інформація на яких записується і зчитується з допомогою пристрою – перфоратора.

В сучасному діловодстві  не обминули увагою і такий вид  матеріалів для документування, як фотоплівка.

Документуються сьогодні видатні і важливі події на кіноплівці та магнітофонній стрічці – протокольні частини міжнародних урядових та науково-технічних контактів.

Містким і зручним у  користуванні матеріалом для виготовлення документів є комп'ютерна дискета.

Майбутнє технологій документування – у використанні природних та синтетичних матеріалів-мінералів, в першу чергу кварцу.

Входять у практику діло ведення і документи – голограми. Голограма – документ, який містить зображення, запис і відтворення якого здійснюється за допомогою лазерного променя без використання лінз. Голограма може бути пласкою та об'ємною. Голографічний документ можна зображати та відтворювати в трьох вимірах.

Різноманіття матеріалів для виготовлення документів дає змогу створювати їх для різних цілей і, відповідно, різного призначення.

Отож, документ – матеріальний об'єкт із інформацією, зафіксованого, створеного людиною певним способом для передачі її в просторі і часі (визначення дано за ДСТУ 3017-95).

1.2. Виникнення справочинства

З далеких часів дійшли до нас різновиди документів, з допомогою яких ми пізнаємо історію своєї країни.

Необхідність у складанні  документів виникає одночасно з  появою писемності. Саме нагальна потреба  в укладенні різноманітних документів (угод, договорів, тестаментів) і викликає появу писемності як засобу фіксації і збереження державної і приватної документації.

З розвитком писемності ділові папери стали засобом спілкування та передачі інформації.

Після створення давньоруської держави писемність стала необхідною для письмових зносин з іноземними діячами, укладання угод з іншими країнами. В умовах формування класового суспільства виникла потреба у складанні заповітів, записах боргів, укладанні торговельних купецьких контрактів, у написах на речах про їхнє призначення, приналежність. Важливі документи давньоруські князі зберігали пильніше, ніж коштовності. Відомо, що за князювання Ярослава Мудрого зібрання найдавніших грамот і договорі Русі з іншими країнами розміщувалися у Михайлівському приділі Софіївського собору. Вчені припускають, що саме тут були зосереджені і документи доволодитирівського часу. Одним з найбільш відомих сховищ ділових паперів був також Києво-Печерський монастир.

Через пожежі, княжі міжусобиці та монголо-татарську навалу більша частина пам'яток давньоруської доби загинула. Збереглися лише окремі з них – найдавніші рукописні книги, твори оригінальної давньоруської літератури. Всі вони сьогодні є не тільки пам'ятками писемності і літератури а й документами тогочасної епохи.

Важливими документами тогочасної епохи були княжі устави і "уроки”, а також церковні устави. Княжі  устави спрямовувалися на доповнення або зміну внутрішніх державних  норм і порядків. Під уроками розуміють постанови князів переважно фінансового характеру: про податки, донину на користь князя, судові поплатки. Церковні устави мали на меті впорядкувати правове становище церкви в державі, церковні суди, забезпечити церкву матеріально. Збереглися церковні устави князів Володимира і Ярослава. Перший відомий у копії ХІІІ ст., другий – ХІV століття.

Найважливішим історичним документом є наш найдавніший літопис  «Повість временних літ», який також  дійшов до нас не в оригіналі, а  у пізніших списках.

На території західних слов'янських земель (у Чехії та Польщі) актові книги як особлива форма  ведення діловодства виникли  у ХІІІ сторіччі. На західноукраїнських землях, як зазначали у своїх працях видатні українські історики О.І.Левицький і В.О. Романовський, актові книги з'явились у ІІ половині ХIV сторіччя.

Я.Р.Даткевич[1] вважає, що вивчаючи проблему генезису цієї форми діловодства, не можна ігнорувати наявність актових книг в італійських, західнонімецьких центрах, як можливих шляхах їх проникненню в Україну.

Величезний масив актових  книг відклався в результаті діяльності громадських і земських судів. В  кожному повіті функціонували три  судові установи: гродський, або адміністративний, земський і підкоморський суди.

Все, що відбувалося у судах, заносилося до актових книг. Більшість книг велося за подвійною системою: спочатку акти записувалися до чернетки – "протоколу” – за скороченою схемою, а потім переписувались у чистовик – індикту.

Свою подальшу реорганізацію і розвиток актове діловодство в судах дістало за Статутом 1566 року. В основному змісті документів простежується прагнення додержуватись канцелярської мови, хоч часто трапляються елементи живої розмовної мови, характерної для представників тодішнього феодального суспільства.

Актове діловодство проіснувало  на території Правобережної України  до 1840-х років.

До ХV століття у Московському князівстві система управління мала двірцево-вотчинний характер. Органами управління були так звані путі. Справочинство вели дяки, а при намісниках – писарчуки та піддячі. Створення Російської централізованої держави вимагало розвинутіших форм державного управління. У зв'язку з цим відбувалася поступова перебудова органів великокнязівського управління. На кінець ХV – початок ХVІ ст. склалася система приказів – центральних органів державного правління.

Усього приказів було близько 80, кожний з яких налічував від 3 до 400 показних людей. Канцелярії функціонували  при кожному державному, духовному чи громадському закладі. Документи в них складали та оформляли фахівці за певними загальними правилами, що наслідувалися згідно з традицією.

Діяльність канцелярії, роботу окремих службовців зі створення  офіційних текстів добре видно  з елементів створюваних документів. Так, на кожному документі, що надходив до приказу, ставили дату оформлення.

Писали на вузеньких (15-17 см) смужках паперу, які за необхідності склеювали. Зворотний бік залишали чистим.

У діяльності приказів ХV- ХVІІІ ст. виробився сталий процес роботи з документами, який і дістав назву приказного діловодства. Діловодство стало вимагати значного досвіду, якого нерідко не мав начальник приказу – суддя. Документи поділяли на законодавчі, які виходили від органів державної влади, та розпорядчі, які складали органи управління.

Територія Лівобережної України, що на той час увійшла до складу Росії. У травні 1710 року гетьманом став генеральний писар Пилип Орлик, автор "Пактів”, або так званої "Бендерської Конституції і вільностей Запорізького війська”. Вихідним положенням цього документа була теза про незалежність України.

Діловодство в установах  до ХVІІІ ст. велось згідно з канцелярськими традиціями і законодавством не регулювалося.

Застарілу систему приказів у 1717-1718 рр. змінили 12 колегій, кожна  з яких відала певною галуззю чи сферою управління і підпорядковувалося Сенату. Згодом 13-ю колегією став Синод, що відав церковними справами. Остаточно структуру колегій визначив підписаний 1720 року "Генеральний регламент” державних колегій, що заклав засади організації діловодства в державних установах.

У ”Генеральному регламенті”  докладно розкрито функції кожного  підрозділу колегії. Найважливіші документи складав секретар, інші, за вказівкою секретаря, - канцеляристи. Частину документів писали за "генеральним формуляром”, тобто за обов'язковими формами.