Трудовые книжки

Еще большее количество ошибок допускается при заполнении основной, 3-й графы, куда вносится текст  записи. При приеме на работу сначала  в виде заголовка, без номера и даты, в 3-й графе должно быть указано полное наименование организации в соответствии с ее уставом. Наименование организации может быть проставлено специальным штампом или от руки. Ниже, без пропуска строки, пишется информация о приеме на работу под очередным порядковым номером, с соответствующей датой и ссылкой на приказ.

Запись о приеме на работу, как и все другие записи о работе, должна строго соответствовать  формулировке приказа и содержать  сведения о структурном подразделении, в которое принят работник (цех, отдел, участок, производство), и о поручаемой ему работе с указанием его профессии и присвоенного разряда или о занимаемой им должности. Наименования профессий и должностей должны соответствовать Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Типичной ошибкой при  внесении сведений о приеме на работу является неверное понимание некоторыми работниками кадровых служб требования о точном соответствии записей о приеме на работу тексту приказа. Это положение понимается иногда настолько буквально, что в трудовую книжку переписывается почти вся информация из приказа, в том числе и явно лишняя, так как Инструкция  требует внести в эту запись сведения, условно говоря, по формулам: "куда и кем" или "куда и зачем" принят работник, без указания отдельных особенностей и характера работы.

Вместе с тем в  определенных случаях запись в трудовой книжке обязательно должна быть дополнена некоторыми характеристиками процедуры приема на работу.В практике работы кадровых служб распространены и другие ошибки при внесении записей о приеме на работу:

• наименование организации не выделяется в виде заголовка, а включается в текст записи о приеме на работу;
• указывается сокращенное, а не полное наименование организации;
• наименование организации, внесенное в трудовую книжку, не вполне соответствует наименованию, закрепленному в Уставе;
• не указывается наименование структурного подразделения, в которое принят работник, а этот вид информации относится существенным условиям трудового договора;
• наименование структурного подразделения не соответствует наименованию, внесенному в штатное расписание;
• наименование профессии или должности не соответствует ОКПДТР;
• указанная в записи должность не соответствует должности в приказе о приеме на работу.

Оформление сведений о работе см. в приложении № 2. 

При оформлении приема на работу нового сотрудника кадровик должен использовать в своей работе следующие статьи Трудового кодекса Российской федерации.¹⁴ См. в приложении № 3.¹⁵  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ И ИСПРАВЛЕНИЙ  В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

2.1. Оформление исправлений в трудовой  книжке

 Правовое регулирование вопросов, связанных с внесением изменений и исправлений в записи, совершенные в трудовой книжке, а также с оформлением и ведением дубликата и вкладыша к ней, осуществляется на основании разделов 3 и 5 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей¹⁶ (утверждены постановлением РФ от 16апреля 2003 г. №225 « О трудовых книжках»).

Основания для  внесения в трудовую книжку изменений  и исправлений.

Причины внесения изменений (исправлений)	Основание (документ)	Примечание
Изменения в  личных данных работника (фамилия, имя, отчество, дата рождения)	Паспорт или свидетельство (о заключении или расторжении брака, о рождении)	Производится  работодателем по последнему месту  работы
Изменение в  данных об образовании  (профессии, специальности)	Диплом (свидетельство, удостоверение) о получении образования, профессии, специальности, о повышении квалификации	Производится  работодателем по последнему месту  работы
Исправление записей	На основании  документов(за исключением случаев, когда основанием для исправления  записей могут служить свидетельские  показания)	Производится работодателем, внесшим неверную запись. Может также производиться по последнему месту работы на основании соответствующих документов17

 

В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

     Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

    Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

     Свидетельские показания не могут  служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение.

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

В таком же порядке производится изменение  записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

Порядок внесения сведений о награждении следующий: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер. См.приложение №5

2.2. Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

      Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Особенно сложное положение  у граждан, переживших стихийные бедствия, аварии на производстве и дома, переезд в Россию из бывших союзных республик и т. п. Трудовые книжки у них могут быть утрачены в силу обстоятельств, а их восстановление крайне затруднено по многим не зависящим от человека причинам.

Оформление дубликата по последнему месту работы согласно требованиям Инструкции бывает возможно не всегда. Оказавшийся в такой ситуации гражданин, очевидно, не сможет предъявить ничего, кроме письменных объяснений своих жизненных обстоятельств (например, в форме заявления с просьбой оформить трудовую книжку и указанием причин ее отсутствия).

 

         При оформлении дубликата трудовой  книжки, в него вносятся:    

       а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

в)сведения о  работе владельца трудовой книжки по прежнему месту работы – при наличии  документального подтверждения соответствующих сведений.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника(п.32 Правил)¹⁸.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

При наличии в утраченной трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все раннее произведенные в трудовой  книжке записи,  за исключением записи,  признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется  в установленном порядке и  возвращается ее владельцу.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.).

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта  работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации  осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т. п.), а в случае их отсутствия — на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.

Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам  работы комиссии составляется акт, в  котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки. В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Записи, внесенные  в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности (оправдательный приговор либо постановление (определение) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью участия в совершении преступления) признаются недействительными (п.22 Правил)¹⁹.

При наличии  перечисленных в настоящем пункте Правил оснований, а именно – документального подтверждения незаконности осуждения работника (привлечения к ответственности), работодатель по письменному заявлению работника вправе выдать дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. См. приложение №4

2.3 Заполнение сведений об увольнении

Запись об увольнении (прекращении трудового  договора) в трудовой книжке работника  производится в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер  записи; в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.

Например, при прекращении  трудового договора с работником в связи с сокращением штата работников 10 октября 2003 г. определено последним днем его работы. В трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (10.10.2003), в графе 3 делается запись: «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»²⁰, в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении.

При прекращении трудового  договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.²¹