Трудовые книжки

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ	3
ГЛАВА 1. ОФОРМЛЕНИЕ И ВЕДЕНИЕ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ	8
1.1 Подготовка к ведению трудовых  книжек и вкладышей к ним 1.2 Оформление титульного листа 1.3 Оформление сведений о работе	8            10            15
ГЛАВА 2. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ И ИСПРАВЛЕНИЙ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ	20
Оформление исправлений в трудовой книжке Особенности заполнения дубликата трудовой книжки Заполнение сведений об увольнении Выдача трудовой книжки при увольнении	20 22 25 27
ЗАКЛЮЧЕНИЕ	29
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ	31
Приложения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Трудовая книжка - один из важнейших личных документов гражданина в нашей стране. С 15 января 1939 г. до настоящего времени трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих.

Однако далеко не все  руководители негосударственных организаций  уделяют должное внимание этому документу, а многие молодые работники не знают о его роли при установлении трудового стажа и зачастую считают его необязательным. Кроме того, в небольших по штатной численности организациях, как правило, отсутствуют кадровые службы, и нет специалистов по ведению кадровой документации. Все это приводит к многочисленным ошибкам при ведении трудовых книжек, вплоть до их полного игнорирования или крайне небрежного оформления.

 Наряду с указанными  субъективными причинами есть  и причины объективные, связанные с несоответствием действующих нормативных документов по вопросам ведения трудовых книжек реальным жизненным ситуациям, возникающим в повседневной практике.

Трудовые правоотношения организации с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, пенсионным законодательством, инструкциями Министерства труда и архивной службы. Значение трудовой книжки определяется тем, что она является подтверждением прав граждан на труд, социальное обеспечение и т.п. Именно она определяет трудовой стаж при начислении пенсии.

 Работник каровой  службы несет ответственность  за ведение, хранение и выдачу  трудовой книжки, т.е. за записи, внесенные в период работы работника в данной организации.  За записи, сделанные в других  организациях, отвечающих их кадровые службы. Между тем работник может не понимать или не знать значения и важности трудовой книжки как основного документа о трудовой деятельности и трудовом стаже.

Документирование учета  движения кадров в нашей стране осуществляется на основе  нормативных  документов общегосударственного действия.

     Среди источников  Российской Федерации среди законов  о труде важнейшим является  Трудовой кодекс  РФ. Это кодифицированный источник российского трудового права, который охватывает все важнейшие институты. Первый КЗоТ был принят в 1918 году, он просуществовал четыре года. Второй КЗоТ  1922 года действовал пятьдесят лет. Третий КЗоТ  РФ был принят 9 декабря 1971 года и введен в действие с 1 апреля 1972 года. В него неоднократно вносились изменения и дополнения. Однако крупные изменения и дополнения вносились дважды: 5 февраля 1988 г. Указом Президиума Верховного Совета РСФСР и Законом РФ от 25 сентября 1992 года.  Ныне действующий кодекс введен в действие с 1 февраля 2002 года. «Целями трудового законодательства являются установление государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защита прав  и интересов работников и работодателей». (ст.1. ТК РФ)¹.  Кодекс содержит  нормы, которые условно можно подразделить на три категории: состав документов, сроки их  подготовки, функции кадровых служб.

В Трудовом кодексе отражены процессы документирования трудовых правоотношений, определены случаи и порядок составления документов, впервые включено описание содержания важнейших из них, в частности трудового договора. Оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо, прежде всего обращаться к соответствующим статьям ТК РФ. Работникам кадровой службы также полезно иметь комментарий к Трудовому кодексу, дающий разъяснение всех статей.

В ст. 66 Трудового кодекса  указывается, что «форма, порядок  ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации».

До апреля 2003 г. этот порядок устанавливался постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. № 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих" и "Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях", утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162 с дополнениями и изменениями, внесенными постановлениями Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. № 252; от 31 марта 1987 г. № 201 и от 19 октября 1990 г. № 412. Эта инструкция, проработавшая почти 30 лет, несмотря на внесение изменений и дополнений) конечно, устарела, и после принятия нового Трудового кодекса сразу же потребовался новый нормативный документ.

16 апреля 2003 г. вышло Постановление  Правительства Российской Федерации  № 225 "О трудовых книжках", которое утвердило форму трудовой книжки, форму вкладыша в трудовую книжку и "Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей".

Однако эти новые правила  не заменяли целиком ранее действовавшую  инструкцию. В п.4 Постановления Правительства  предписывалось Министерству труда и социального развития Российской Федерации утвердить инструкцию по заполнению трудовых книжек. Следовательно, инструкцию 1974 г. заменили два документа — "Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовлении бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей" и "Инструкция по заполнению трудовых книжек". Правила были утверждены Постановлением Правительства от 16.04.2003 г.

Инструкция была утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, С утверждением Инструкции старая инструкция 1974 г. со всеми дополнениями и изменениями признается не действующей на территории Российской Федерации. Трудовые книжки нового образца вводятся с 1 января 2004 года².

Однако, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого ТК, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, постановления Правительства РФ, законы и иные нормативные правовые акты субъектов федерации, на территории которого она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права. 

Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" регулирует правовые отношения, возникающие  при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления потребителю документированной информации.

При написании курсовой работы была использована литература следующих  авторов:

А.В.Печниковой «Документация отдела кадров предприятия». В учебном пособии  характеризуются основные нормы  и правила составления кадровых документов, приводятся сведения, необходимые  для правильного оформления на основе действующего стандарта. Подробно описана инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятии, в учреждениях и организациях;

М.Ю.Рогожина «Делопроизводство: документирование трудовой деятельности». Автор рассматривает общие требования к подготовке основных видов документов по персоналу, особенности их  содержания и порядка оформления.

Т.В.Кузнецова «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» Где  автор указывает на более распространенные ошибки при заполнении трудовой книжки, и правила их исправления.

          «Увольнение работников: правила оформления, образцы документов» под редакцией В.М.Прудникова. В книге приводятся правила оформления и образцы заполнения документов, составляемых при увольнении работников по всем основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом.

         «Прием и увольнение работников с учетом всех изменений законодательства» по редакцией Г.Ю.Косьянова. Издание содержит подробный анализ действующих правил приема и увольнения сотрудников. А также рассмотрены труды таких авторов как М.В. Стенюков, Т.В.Кузнецова, М.В.Кирсанова, Ю.М.Аксенов, С.П.Сабук.

При написании  курсовой  работы также использовались статьи из журналов «Секретарское дело», «Делопроизводство»  в частности статьи: В.И.Андреевой  «Документирование деятельности кадровой службы»³, где освещен ряд моментов касающихся заполнения наиболее распространенных документов, образующихся в деятельности кадровой службы; Т.В.Кузнецова «Изменения 2003 года в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления» где описаны новые "Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовлении бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей" и "Инструкция по заполнению трудовых книжек". Правила были утверждены Постановлением Правительства от 16.04.2003 г.⁴

Цель курсовой работы: изучение основных правил заполнения и ведения трудовых книжек предприятия.

Для достижения цели поставлены следующие задачи:

 

 

ГЛАВА 1. ОФОРМЛЕНИЕ И  ВЕДЕНИЕ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

1.1 Подготовка  к ведению трудовых книжек  и вкладышей к ним

Приступая к работе с трудовыми книжками, отвечающий за их ведение сотрудник должен прежде всего решить следующие основные вопросы.

Во-первых, принять по соответствующему акту трудовые книжки рабочих и служащих, имеющиеся  в наличии в кадровой службе.

Во-вторых, проверить наличие и правильность ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В этой книге должны быть зарегистрированы все трудовые книжки рабочих и служащих, полученные от них при поступлении на работу, а также оформленные им впервые.

В-третьих, проверить  наличие и сохранность трудовых книжек работников. При выявлении  фактов отсутствия отдельных трудовых книжек необходимо выяснить причины их отсутствия (прием граждан на работу по трудовому договору без трудовых книжек; утрата трудовых книжек работников по вине администрации предприятия; невозвращение трудовых книжек работниками, получившими их на руки для собственных нужд под расписку, и т. п.).

Для розыска отсутствующих  документов создается комиссия, результаты работы которой оформляются актом с указанием проведенных мероприятий и сделанных выводов.

В-четвертых, проверить  наличие в организации необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Количество бланков определяется потребностью организации в зависимости от текучести кадров и характеристик, принимаемых на работу граждан (например, прием на работу выпускников школ и вузов, которым трудовая книжка должна быть оформлена впервые).

Запасные бланки трудовых книжек и вкладышей к ним должны храниться не в кадровой службе, а в бухгалтерии (у кассира) и быть оприходованы как документы строгой отчетности в специальной приходно-расходной книге.

В приходно-расходную  книгу вносятся все операции, связанные  с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка.

Предъявление трудовой книжки при поступлении на работу является обязательным для рабочих и служащих, т. к. прием на работу без трудовой книжки не допускается. Если трудовая книжка у гражданина отсутствует, требуется "предъявить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной организацией..." Однако в современных условиях получение такой справки не всегда возможно, а "последним занятием" бывшего школьника, студента или военнослужащего может быть и длительный поиск работы по трудовому договору, и работа по гражданско-правовым договорам, не сопровождающаяся оформлением трудовой книжки, и работа у работодателей - физических лиц, которым не разрешено вести трудовые книжки лиц, работающих у них по трудовому договору.

В подобных случаях представляется вполне логичным предъявление гражданином любого имеющегося у него документа о трудовой деятельности вместо отсутствующей трудовой книжки или справки с места жительства. При этом трудовой стаж гражданина может подтверждаться: договорами подряда или договорами поручения; справками, расчетными книжками, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы, а также справками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, выданными соответствующими отделениями Пенсионного фонда (письмо Минтруда РФ от 04.02.97 № 28-6).

Таким образом, принимая граждан на работу, специалист кадровой службы сталкивается с двумя противоположными ситуациями: либо трудовая книжка есть и тогда необходимо проверить ее заполнение на соответствие установленному порядку, либо трудовая книжка отсутствует и тогда нужно ее оформить.