Требования к формированию дел, принципы расположения документов в деле

При централизованном порядке дела формируются службой документационного обеспечения управления (в канцелярии, у секретаря руководителя организации). Такой порядок формирования дел используется в организациях с небольшим объемом документооборота. В организациях со сложной структурой и большим объемом документооборота формирование дел может осуществляться в децентрализованном порядке, в пределах каждой структурной части.

Применяя смешанную систему, документы формируют как в структурных подразделениях, так и в службе документационного обеспечения управления.

Следует иметь в виду, что в любом случае распорядительные документы и переписка с вышестоящими организациями по основной деятельности группируются в дела в службе документационного обеспечения управления. Организационно-методическое руководство и контроль за правильностью группировки документов осуществляет служба документационного обеспечения управления организации. В работе по контролю за правильностью формирования дел в структурных подразделениях организации принимает участие заведующий архивом (лицо, ответственное за архив).

Формирование дел в строгом соответствии с номенклатурой дел поможет заведующему архивом в последующем обеспечить прием документов в архив, их учет и составления описей дел постоянного хранения, временного хранения и по личному составу в соответствии с действующими требованиями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2 ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ: ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ И ИХ ПРАКТИЧЕСКОЕ ПРИМЕНЕНИЕ

 

2.1 Виды оформления дел

 

 

В течение делопроизводственного года исполненные документы, образующиеся в деятельности организации, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет включительно) хранения, в том числе дела по личному составу, подлежат передаче в архив организации. По окончании делопроизводственного года эти дела хранятся в структурных подразделениях еще один год, в течение которого происходит их подготовка к последующему хранению, что предполагает их полное оформление и описание.

Дела временного (до 10 лет) срока хранения в архив не передаются и подлежат частичному оформлению при их заведении в делопроизводстве. Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела временного хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются. [6, с. 284].

Оформление дел, принимаемых в архив организации, представляет собой комплекс работ по их технической обработке. Эта работа проводится в структурных подразделениях организации под непосредственным контролем заведующего архивом. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления и других структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел организации. Для этого в номенклатуре дел в графе 5 "Примечание" могут быть указаны фамилии лиц, ответственных за ведение дел.

Полное оформление дела предусматривает: нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов; подшивку или переплет дел; оформление реквизитов обложки дела и внесение соответствующих уточнений в реквизиты обложки дела; систематизацию документов дела.

Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке металлические предметы из документов удаляются.

Различают две формы брошюровки документов в скоросшиватели: правую и левую. При правой форме брошюровки документы располагают в порядке поступления, т.е. последний документ подшивают сверху. Эта форма брошюровки пригодна только для временного хранения, так как архивные правила запрещают расположение документов постоянного и долговременного хранения в порядке, обратном хронологическому.

Прямая хронологическая последовательность возможна при использовании левой формы брошюровки. В этом случае первый по времени поступления документ находится в начале, а документ, поступивший последним, — в конце подшивки. Такой способ брошюровки наиболее целесообразен. [3, с. 160].

Для брошюровки документов постоянного и долговременного хранения используют папки-регистраторы со специальными механическими замками, которые позволяют без затруднений вкладывать и изымать документы. Таким образом, появляется возможность «соединения» нескольких дел в одной папке. При подготовке к сдаче в архив остается только изъять документы из регистратора и подшить их в другие папки, а освобожденную от документов папку-регистратор можно вновь использовать в делопроизводстве.

 

 

 

2.2 Нумерация листов дела

 

 

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются. Листы дела нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, причем цифры не должны задевать текста документа. Нумеруют листы дела черным графитным карандашом или нумератором. Использование чернил или цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, также нумеруются отдельно по каждому тому.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне, в левом верхнем углу листа. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется, как один лист. Если в деле имеются листы, сложенные и подшитые за середину они нумеруются как два листа. Если к листу наклеены одним краем другие документы (вставка текста, переводы и др.), то они нумеруются отдельно. [5, с. 22].

Имеющиеся в деле листы с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т. д.) нумеруются как один лист. При этом в листе-заверителе дела указывается общее количество наклеенных фотографий и номера листов, на которых они расположены. Сложенные листы формат АЗ, А2  разворачиваются и нумеруются, в правом верхнем углу документа. Лист и наклеенный одной стороной документ к нему (чаще всего это бывает резолюция об исполнении документа) нумеруются как два самостоятельных листа.

Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются. В этом случае каждое вложение в конверте нумеруется очередным номером вслед за конвертом. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (доклады, отчеты и др.) нумеруются в общем порядке. Подшитый в дело документ с собственной нумерацией листов может сохранять эту нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле. Листы, служащие разделителями между группами документов, подшитых в деле, нумеруются, если на них имеются соответствующие отметки.

Чистые листы, служащие прокладками-разделителями в деле, не нумеруются. Например, если в одно дело подшито несколько личных дел уволенных сотрудников, то они нумеруются сквозной нумерацией, а чистые листы, отделяющие личные дела друг от друга, не нумеруются.

В тех случаях, когда при нумерации листов было допущено большое количество ошибок, листы дела нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом, ставится новый номер листа. В этом случае составляется новый лист-заверитель, который помещается в конце дела. Сведения о количестве листов в деле в прежнем листе-заверителе зачеркиваются, но этот лист-заверитель также сохраняется в деле. При наличии отдельных ошибок при нумерации листов допускается употребление литерных номеров. При нумерации таких дел на не занумерованных листах ставится номер предыдущего занумерованного листа с прибавлением букв: а, б, в, г и т. д. (литерные листы 5а, 10а,10б).

При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах к каждому номеру листа, начиная со второго, также прибавляются буквы а, б, в, и т.д. Например, если при нумерации листов в деле два из них имеют порядковый номер "10", то второй из них будет иметь порядковый номер "10а".

Иногда при нумерации листов дела отдельные листы оказываются пропущенными, то есть за номером 25 может быть помещен лист с порядковым номером 27. В этом случае номера пропущенных листов указываются в листе-заверителе дела. [1, с. 183].

 

 

 

2.3 Составление внутренней описи дела

 

 

К делам, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, судебные, следственные, личные дела, дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела), составляется внутренняя опись документов дела, в которой указываются порядковые номера документов в деле, даты, индексы, заголовки документов и номера листов, на которых расположен каждый документ.

Во внутренней описи дел с распорядительными документами по личному составу в качестве заголовка указываются предписываемые действия (прием, перевод, увольнение и др.) с указанием фамилий, имен, отчеств конкретных работников. Если в одном распорядительном документе по личному составу содержится несколько действий, каждое из них отражается во внутренней описи под самостоятельным порядковым номером.

Внутренняя опись документов личного дела составляется в процессе ведения личного дела. Если несколько личных дел уволенных работников подшито в одно дело, кроме внутренней описей каждого дела составляется дополнительная внутренняя опись включенных в него личных дел.

В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело листов документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале дела. Если дело подшито без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиям и др.) отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новые итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись. [3, с. 166].

 

 

 

2.4 Лист-заверитель дела

 

 

Лист-заверитель дела составляется в целях учета количества листов в деле по установленной форме. В заверительной надписи листа-заверителя дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела и физического состояния документов дела, наличие литерных номеров листов дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями (за исключением личных дел), номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов, а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Количество листов внутренней описи, которая нумеруется отдельно и помещается в начале дела, указывается в листе-заверителе дела после общего количества листов дела через знак плюс.

Последующие изменения состава и состояния дела (повреждения, недостача документов, замена подлинников копиями и др.) отмечаются в листе-заверителе дела со ссылкой на соответствующий акт. Отметки заверяются делопроизводственной или архивной службой организации с указанием даты. [1, с. 184].

Лист-заверитель дела помещается в конце дела и оформляется на бланке или чистом листе бумаги формата А4. Для дел по личному составу, не имеющих конвертов с вложениями, допускается оформление листа-заверителя на листе бумаги формата А5. В книгах заверительная надпись указывается на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Лист-заверитель дела подписывается составителем. Заверительная надпись в листе-заверителе дела должна быть написана разборчиво, с указанием должности, расшифровки подписи, личной подписи и даты составления. [5, с. 25].

Запрещается выносить лист-заверитель дела на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. В тех случаях, когда дело уже подшито или переплетено без бланка листа-заверителя или чистого листа формата А4, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела или может быть подшит в конце этого дела. [3, с. 162].

 

 

 

2.5 Оформление обложки дела

 

 

Оформление обложки дела – это оформление реквизитов обложки дела, содержащих сведения, необходимые для хранения, поиска и использования документов, в том числе о принадлежности документов дела к организации, их количестве, составе и содержании, времени происхождения, научной и практической ценности.