Требования к формированию дел, принципы расположения документов в деле

ВВЕДЕНИЕ

 

 

В учреждениях, организациях, на предприятиях ежегодно образуются документы, которые используются, как справочный материал либо для поиска необходимой информации в качестве доказательства тех или иных фактов, событий, действий. Как же упорядочить документы, создаваемые в делопроизводстве организации?

На помощь приходит номенклатура дел. Номенклатура дел обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации. Однако документами пользуются не только в текущем делопроизводстве, но и спустя многие годы после их создания. Как же обеспечить оперативный поиск необходимых документов и в процессе текущей деятельности, и через много лет? Для этого, прежде всего, документы приводят в определенную систему. В этих целях их сначала формируют в дела.

Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Если документы последовательно день за днем не приводить в определенную систему, не формировать в дела по определенным признакам, то при необходимости разыскать нужные будет крайне трудно. Это происходит и в тех случаях, когда дела формируются по принципу "так удобно в практической работе". При этом забывают, что такой подход влечет за собой неразбериху в формировании дел, затрудняет поиск и учет документов не только в делопроизводстве, но и в архиве организации.

Актуальность данной курсовой работы  обусловлена необходимостью повышения эффективности деятельности организаций, путем совершенствования способов и методов формирования и оформления дел, а также производить контроль за исполнением  документа. Несвоевременная обработка нужного документа может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Так же за ненадлежащее оформление, нарушение порядка составления, утрату или незаконное уничтожение документов Кодексом Республики Беларусь об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность. Так, нарушение законодательства в организации и ведении делопроизводства, проявившееся в несоблюдении государственных стандартов в оформлении документов; несоблюдении требований, предъявляемых к порядку работы с документами, их обработки, движения и хранения, согласно ст.89-3 «Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях»  влечет предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц в размере от 15 до 20 минимальных заработных плат. В соответствии со ст.89-1 «Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях» утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или долгосрочного хранения, причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа на граждан в размере от трех до пяти минимальных заработных плат и на должностных лиц - от пяти до 20 минимальных заработных плат.

Цель данной курсовой работы – изучить и проанализировать признаки заведения дел, используемые при формировании документов в дела, основные требования к формированию дел, принципы расположения документов в деле.

Поставленная в работе цель предопределила комплекс задач:

Изучить признаки заведения дел;

Изучить общие требования к формированию дел;

Понять основные принципы систематизации документов в делах;

Изучить правила приема в дела отдельных групп документов;

Изучить оформления дел.

Объектом данной работы является сам процесс оформления дел. Предмет – формирование дел.

При написании курсовой работы были изучены и использованы законодательные, нормативные и методические материалы, регламентирующие порядок формирования и оформления дел в организациях Республики Беларусь.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ: ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ И ИХ ПРАКТИЧЕСКОЕ ПРИМЕНЕНИЕ

 

1.1 Признаки заведения дел

 

 

Признаки заведения дел представляют собой основные элементы формуляра документа, то есть совокупность составных частей, реквизитов документа. Знание элементов формуляра документа, таким образом, важно не только для правильного составления документов, но и для формирования их в дела. Признаки заведения дел отражаются, прежде всего, в заголовках дел, состоящих из комплекса документов.

Документы формируются в дела по следующим признакам:

1) Номинальный - соединение  в дела документов, имеющих одно  и то же название вида (приказы, протоколы, отчеты, акты и др.). Например: "Приказы директора предприятия по основной деятельности", "Протоколы заседания экспертной комиссии предприятия", "Акты проверок кассы".

2) Предметно-вопросный - объединение  в дело документов одного содержания, то есть при формировании документов  в дело за основу берут их  содержание. Например: "Документы  по инвентаризации материальных ценностей (инвентарные описи, акты, сличительные ведомости и др.)", "Анализы финансово-хозяйственной деятельности предприятия".

3) Авторский - формирование  в деле документов одного автора. Например: "Протоколы заседаний  квалификационной комиссии предприятия", "Протоколы заседаний аттестационной  комиссии предприятия", "Правила  внутреннего трудового распорядка  предприятия", "Планы предприятия  по труду". [6, с. 208].

4) Хронологический - формирование  в деле документов за определенный  период. Например: "Отчеты предприятия  о работе с кадрами за 2012 год", "Штатное расписание предприятия на 2011 год".

5) Корреспондентский - объединение  в одном деле переписки с  определенным корреспондентом (или  с несколькими корреспондентами). При этом необходимо учитывать  некоторые требования.

При переписке с несколькими разнородными корреспондентами (как правило, более трех) их названия в заголовке дела не перечисляются. "Переписка о резерве кадров на выдвижение по должности и о замещении вакантных должностей", "Переписка по вопросам основной деятельности".

При переписке с группой однородных корреспондентов их названия в заголовке дел указываются обобщенно: "Переписка с иностранными фирмами о сотрудничестве", "Переписка с финансовыми органами о ведении оперативно-бухгалтерского учета".

При формировании в деле переписки с одним - тремя корреспондентами они все перечисляются в заголовке: "Переписка с Министерством по налогам и сборам Республики Беларусь о применении налогового законодательства".

6) Географический - формирование  в одном деле переписки или  другой группы документов, содержание, авторы, корреспонденты которых  связаны с определенной территорией: "Отчеты предприятий Брестской  области о работе с кадрами  за 2012 год", "Документы об участии  в торгово-промышленной выставке  в г. Москве (переписка, программы, обзоры  и др.)".

Дело, сформированное по одному какому-либо из вышеназванных признаков, будет ограничено только обозначением этого одного признака. В практике при формировании дел пользуются, как правило, не одним, а несколькими признаками. [7, с. 189].

В организации в дело сформированы такие документы, как отчеты. Сразу же возникают вопросы: чьи отчеты? о чем они? за какой период?

Если при формировании документов в дела используется авторский признак (чьи отчеты?), предметно-вопросный (о чем?), хронологический (за какой период?), то сформированное дело и его заголовок позволят получить более полное представление о составе и содержании этих отчетов.

Так будет выглядеть заголовок дела, сформированного по номинальному признаку в сочетании с корреспондентским, предметно-вопросным и географическим признаками: "Переписка с филиалом предприятия в г. Мозыре об утверждении и уточнении балансов и отчетов".

Чем больше вышеназванных признаков используется при формировании документов в дела, тем легче и результативнее вся последующая работа с документами не только в делопроизводстве, но и в архиве организации. Это связано с тем, что в архив передаются дела структурных подразделений, сформированные с соблюдением требований номенклатуры дел. Сформированные в делопроизводстве дела в последующем включаются в архиве в соответствующие описи дел без дополнительной работы по проведению экспертизы их ценности.

 

 

 

1.2 Общие требования к формированию дел.

 

 

При формировании дел в делопроизводстве организации необходимо также соблюдать и определенные правила.

1) Помещать в дело документы, которые по своему содержанию  соответствуют наименованию дела  по номенклатуре.

Если документы, образующиеся в течение делопроизводственного года, не могут быть включены в имеющиеся дела, необходимо заводить новые дела с внесением их в номенклатуру дел. Для этих целей в номенклатуре дел предусматриваются в каждом структурном подразделении резервные индексы.

2) Документы постоянного  и временного хранения формируются  в отдельные дела.

Наиболее наглядно это требование прослеживается на примере формирования дел с приказами. В номенклатуру дел организации, как правило, включается несколько дел с приказами в зависимости от сроков их хранения. Так, предусматривается отдельное формирование дел с приказами руководителя по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам. Например: "Приказы директора предприятия по основной деятельности" - постоянно, ст. 16.1 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы  управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38 (далее - Перечень 2001 г.), "Приказы директора предприятия по административно-хозяйственным вопросам" - 5 л., ст. 16.2 Перечня 2001 г. [13].

Это требование относится и к приказам по личному составу (срок хранения которых 75 лет или 3 года). Например: "Приказы директора предприятия по личному составу (прием, перемещение, увольнение, поощрение, премирование, длительные и зарубежные командировки)" -75 лет, ст. 16.4 Перечня 2001г., "Приказы директора о предоставлении отпусков, взыскания, назначении дежурных, командировках" -3г. после проведения налоговой проверки, ст. 16.3 Перечня 2001 г. Приказы по личному составу разных сроков хранения должны в этих целях регистрироваться в отдельных регистрационных формах, им присваиваются порядковые номера отдельно по каждой группе приказов в пределах делопроизводственного (календарного) года. При этом к их порядковым номерам добавляются буквенные обозначения: "К" - для приказов, срок хранения которых 75 лет (1 -К, 2-К) и "Л" - для приказов, срок хранения которых 3 года (1-Л, 2-Л).

В этих же целях при формировании приказов, распоряжений, указаний, поступивших от вышестоящих организаций, рекомендуется отдельно группировать документы, относящиеся непосредственно к деятельности данной организации, и те, которые присланы для сведения. [13].

С учетом данного требования подлинники документов необходимо формировать в дела отдельно от их копий. В связи с этим при составлении номенклатуры дел предусматриваются самостоятельные дела для этой категории документов. Если, например, в отделе кадров предусмотрено формирование подлинников приказов по личному составу, то в бухгалтерии может быть заведено аналогичное дело с копиями этих приказов: "Приказы директора предприятия по личному составу. Копии".

Это правило относится и к приказам по основной деятельности. Так, например, в канцелярии организации может формироваться дело с подлинниками приказов (их срок хранения - "постоянно" или " 10 лет"), а в структурных подразделениях номенклатурой дел предусматривается формирование дел с копиями этих приказов: "Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии" - 3 г. ст. 16.1 Перечня 2001г.

В порядке исключения допускается временное формирование в течение делопроизводственного года в одном деле документов с различными сроками хранения, если они связаны с решением одного вопроса. В этом случае по окончании года документы расформировывают в отдельные дела по срокам хранения согласно номенклатуре дел.

3) Рабочие проекты документов  формируются в самостоятельные  дела отдельно от их подлинников.