Требования к формированию дел, принципы расположения документов в деле

Так, например, проекты приказов (распоряжений) формируются в самостоятельные дела. В соответствии со ст. 20 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденного 15 августа 1988г. начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР (далее - Перечень 1988г.), предусмотрен срок хранения проектов приказов - 1 год. Например: "Проекты приказов директора предприятия по основной деятельности" — 1 г. ст. 20.

Вместе с проектами приказов в дело подшиваются и отдельные листы, на которых излагаются все замечания, дополнения, предложения к проектам приказов. Это требование относится и к формированию других категорий дел.

4) В дело формируется  только по одному экземпляру  каждого документа.

Не допускается включение в дело не относящихся к нему документов, а также черновиков, размноженных копий.

5) В деле формируются  документы только одного делопроизводственного года.

Исключение составляют так называемые переходящие дела. Такие дела могут вестись в течение нескольких делопроизводственных лет. К ним относятся учетно-регистрационные книги, журналы, которые ведутся до окончательного их заполнения. Например: "Журнал регистрации входящих документов", "Книга учета проверок (ревизий)", "Книга учета инструктажа по технике безопасности" и др.

Переходящими могут быть дела и с инструктивно-методическими документами, если они имеют небольшой объем, а также дела, в которые формируются документы за несколько лет до разрешения данного вопроса. Переходящими являются и личные дела работников, формирующиеся в течение всего периода работы данного лица в организации.

При формировании переходящих дел по окончании делопроизводственного года в номенклатуре дел в графе "Примечания" делается отметка "переходящее". Количество таких дел учитывается затем при заполнении по окончании года/итоговой записи о количестве и категориях заведенных дел. Заведующий архивом должен при приеме дел в архив организации учесть количество заведенных переходящих дел. Эти данные затем будут необходимы для включения таких дел в описи дел, так как переходящие дела включаются в описи дел по году заведения.

Так, если дело было сформировано в делопроизводстве за период с 2013 по 2014 год, оно должно быть включено в годовой раздел описи дел за 2013 год.

6) В каждом деле должно  быть сформировано не более 250 листов. Допустимая толщина дела - 30-40 мм. В том случае, если включенное  в номенклатуру дело будет  иметь более 250 листов, заводится  второй, третий, а при необходимости - и последующие тома этого  дела. При этом все тома данного  дела будут иметь один и  тот же индекс по номенклатуре  дел. [14, с. 9].

По окончании делопроизводственного года в номенклатуре дел в графе "Количество дел (томов, частей)" указывается количество томов заведенного дела (2 тома; 3 тома и т.д.).

7) Приложения к документам, независимо от их дат, присоединяются  к документам тех дел, к которым  относятся.

Приложения большого объема могут составлять отдельный том. В этом случае на документе, подшитом в деле, делается отметка, что приложение к нему сформировано в отдельное дело.

8) Каждый документ, помещенный  в дело, должен быть оформлен  в соответствии с действующими  в стране правилами оформления  документов, в том числе СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов", который введен в  действие с 1 июля 2005 г.

Заведующий архивом организации при приеме дел в архив проверяет правильность оформления документов, наличие подписей, даты и других необходимых реквизитов документов. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для оформления в соответствии с действующими требованиями. [1, с. 177].

9) В дела должны формироваться  только исполненные документы.

Для этого на каждом документе в соответствии с СТБ 6.38-2004 оформляется реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Эта отметка проставляется исполнителем документа на нижнем поле первого листа документа слева.

В том случае, если вопросы, изложенные в документе, решены в ходе личных или телефонных переговоров, об этом также делается на документе соответствующая отметка об исполнении.

При формировании документов в деле следует учитывать, что документы внутри дел располагаются в определенном порядке.

 

 

 

1.3 Основные принципы систематизации документов в делах

 

 

Документы в деле систематизируются по следующим принципам или их совокупности:

1) Вопросно-логический принцип  предусматривает систематизацию  документов в соответствии с  их содержанием или сферой  деятельности, к которой они относятся.

В связи с этим в деле вначале помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологической последовательности располагаются документы, возникающие по мере решения вопроса. Так, например, в деле с перепиской вначале помещается документ-запрос, а затем - документ-ответ. [15, с. 104].

Нередко в организациях данный принцип формирования дел нарушается, формируются дела с такими заголовками, как "Входящие документы" или "Исходящие документы". При этом не учитывается то, что в деле группируются и запросы, и копии исходящих ответов на эти запросы, так как все документы данного дела - по одному вопросу и одного срока хранения.

2) Хронологический. При соблюдении  этого принципа в деле формируются  документы, относящиеся к определенному  хронологическому периоду по  датам поступления документов, их  исполнения, подписания. Как говорилось  выше, в деле группируются, как  правило, документы одного делопроизводственного  года, за исключением переходящих  дел.

Этот принцип применяется чаще всего в том случае, если дело формируется по номинальному принципу (например, приказы, протоколы). При хронологическом порядке расположения документов постоянного хранения наиболее ранние документы помещаются в начале дела. Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов в делах постоянного хранения.

3) Нумерационный. Данный  принцип используется в том  случае, когда в деле группируются  однородные документы, имеющие порядковую  нумерацию (приказы, протоколы, квитанции, накладные и др.).

Поскольку регистрация документов осуществляется в течение делопроизводственного года, в наступившем году заводятся дела, в которых документы вновь располагаются с первого номера.

Особо следует обратить внимание на формирование документов, в основном приказов (распоряжений), протоколов, состоящих из нескольких томов. В заголовках таких дел указываются номера документов, сформированных в данном томе. [15, с. 105].

4) Алфавитный. При использовании этого принципа документы в деле группируются в алфавитном порядке - по фамилиям авторов документов, наименований объектов и др. Этот принцип применяется при формировании в дела прежде всего лицевых счетов работников на выдачу заработной платы, обращений граждан.

Так, обращения граждан могут располагаться в делах в алфавитном порядке по фамилиям заявителей. Повторные обращения или дополнительные документы подшиваются к данной группе документов. В течение года дела с обращениями граждан можно формировать и по фонологическому принципу. По окончании года их переформировывают по алфавитному принципу, что облегчает в дальнейшем поиск документов, поступивших от конкретного заявителя. [1, с. 178].

При формировании лицевых счетов в алфавитном порядке по фамилиям работников может быть заведено несколько томов этого дела.

Говоря о принципах систематизации документов в деле, следует учитывать, что эти принципы, как правило, комбинируются.

Например, в делах с приказами, протоколами сочетаются нумерационный и хронологический принципы; в делах с обращениями граждан - алфавитный и хронологический; в делах с перепиской - вопросно-логический и хронологический.

 

 

 

1.4 Правила группировки в дела отдельных групп документов.

 

 

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и др.) формируются в дела по видам и по хронологическому принципу с относящимися к ним приложениями.

Приказы и распоряжения по основной деятельности и по личному составу группируются в отдельные дела.

Приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения: о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, установлении надбавок, длительных и зарубежных командировках, заключении и продлении трудовых договоров; о предоставлении отпусков.

Так, если приказами были утверждены инструкции, положения, правила, они формируются в деле с приказами руководителя по основной деятельности вслед за этими приказами. Протоколы заседаний располагаются в делах в хронологическом порядке, по номерам. Документы к заседаниям, являющиеся приложениями к протоколам, при значительном их количестве формируются в отдельные дела и систематизируются в деле по номерам протоколов заседаний.

Планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от расчетов к ним. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Например, план на 2014 год, составленный в 2013 году, или отчет за 2014 год, составленный в 2015 году, должны быть отнесены к 2014 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по  начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Дела с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним – документ-ответ. Переписка формируется в дела за период делопроизводственного года. [3, с. 147].

Документы личного дела систематизируются в соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 номер два.

В процессе ведения личного дела документы включаются в него в хронологической последовательности. При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, индексов, дат и других необходимых реквизитов документов. В личное дело материально ответственного работника включается договор о материальной ответственности. В личное дело не включаются копии приказов о предоставлении отпуска, о наложении взысканий, справки о местожительстве, медицинские справки и др., так как они группируются отдельно от личных дел и хранятся три года. [7, с. 277].

Обращения граждан и документы по их рассмотрению группируются в самостоятельные дела и систематизируются в хронологическом или алфавитном порядке. Обращения граждан, содержащие предложения по улучшению деятельности государственных органов, иных организаций (должностных лиц), совершенствованию правового регулирования отношений в государственной и общественной жизни, решению вопросов экономической, политической, социальной и других сфер деятельности государства и общества, группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. Повторные обращения и документы по их рассмотрению систематизируются в деле вместе с предыдущими.

Личные карточки работников (форма Т-2) группируются в отдельной картотеке и систематизируются по алфавиту. После увольнения работников их личные карточки из картотеки изымаются и систематизируются в отдельном деле в алфавитном порядке по фамилиям уволенных работников. Например: "Личные карточки уволенных работников (форма Т-2) с буквы "Д" по букву "Ю"". [1, с. 179].

В инструкции по делопроизводству  организации должен отражаться существующий порядок формирования дел - централизованный, децентрализованный, смешанный.