Теория бюрократии

 Секретарь XXI века  берет на себя организационное  и информационное обслуживание  остальных сотрудников, освобождая  тем самым своего начальника  от нерациональной траты времени.  Секретарь  XXI века  - это лицо  фирмы, которое всегда поддержит  на высоком уровне авторитет  руководителя и компании в  целом. Именно секретарь встретит  нас в каждой фирме и вежливо  ответит на наши вопросы по  телефону.  

 Можно сказать,  что компания начинается с  секретаря.

 Труд секретаря  весьма разнообразен, необычайно  сложен и интересен. Он формируется  из многообразных творческих, логических  и технических операций.  

«Бизнес — это  не маркетинг, менеджмент, стратегическое планирование и работа с кадрами. Это творчество, творчество и еще  раз творчество» (Юрий Мороз).  

 Работа секретаря  – это творчество, без которого, как это не странно звучит. Не продержится бизнес руководителя.

 Опытный секретарь  обеспечивает устойчивую связь  между руководителем и внешним  миром, и прочими сотрудниками  фирмы, организует прием будущих  партнеров и посетителей, ведет  телефонные переговоры и принимает  звонки, организует совещания, оформляет  и хранит необходимые документы,  организует сбор и обработку  информации, необходимой для руководителя.  

 Основные обязанности  секретаря в современной организации  можно разбить на несколько  важных групп:  

1) Работа с документами  или делопроизводство.

 Данный вид  деятельности включает в себя  целый комплекс работ, связанных  с делопроизводством, а именно: оформление документов ( например, приказы и распоряжения начальника),  направление документов в различные стpуктуpные подразделения компании, контроль за сроками исполнения документов, прием и подготовка документов на подпись руководителю, налаживание системы регистрации и хранения исполненных документов  

2) Работа со средствами  связи. 

 В эту группу  обязанностей входят телефонные  переговоры, ответы на вопросы  звонящих, соединение их с начальником  или нужным отделом, запись  фамилии имени отчества звонившего  и суть его проблемы, в отсутствии  руководителя, прием и отправка  факсов, составление электронных  писем и прием сообщений по  электронной почте. 

 Секретарь должен  также следить за исправностью  всех, находящихся в его ведении  средств связи (телефонов, факсов, мини – АТС), и незамедлительно вызывать ремонтные службы в случае их поломки или неисправности.  

3) Работа с посетителями.

 Настоящая группа  обязанностей включает в себя  прием посетителей, помощь обратившимся  к секретарю другим сотрудникам  предприятия, оказание помощи  командированным, например, в заполнении  их путевых документов, бронирование  гостиниц и организации встречи  с начальством. 

 Секретарь организовывает  встречу с партнерами, прием чиновников  из различных государственных  организаций.

 Помимо прочего  секретарь отвечает за ведение  записи всех сотрудников и  иных лиц, записанных на прием  к руководителю фирмы.  

4) Подготовка и  проведение совещаний.

 Эта группа  отношений отличается повышенной  важностью. Секретарь должен своевременно  проинформировать лиц, приглашенных  на совещание по распоряжению  руководителя, составить список  всех участников, с указанием  личных данных, должности и т.д., подготовить все необходимые  информационные материалы, составить  и оформить доклада руководителя.

 Перед днем  совещания следует обзвонить  всех участников и еще раз  напомнить им о времени проведения  совещания, подготовить переговорную  комнату или кабинет руководителя, обеспечить всех участников ручками  и бумагой, стаканами и емкостью  с водой. Во время самого  совещания секретарь принимает  в нем непосредственное участие  и ведет протокол. 

Работа с документами

Секретарь участвует  в процессе документационного обеспечения  управления. Работа с документами - важнейшая составляющая обязанностей любого секретаря. Квалифицированный  секретарь должен уметь самостоятельно подготавливать и оформлять документы  по заданию руководителя. Секретарь  организует работу руководителя с документами, поскольку именно к нему попадает поступающая корреспонденция. В  работе с документами секретарь  опирается на инструкцию по делопроизводству организации. 

Чаще всего секретарь  складывает поступившие документы  в папку и передает ее для рассмотрения руководителю, а затем, в соответствии с резолюцией руководителя, передает документы на исполнение. Если секретарь  обладает необходимой квалификацией  и пользуется доверием руководителя, этот процесс может быть организован  по-иному. В этом случае секретарь  берет часть задач руководителя на себя: просматривает почту, отмечает в документах самое важное, готовит  проект резолюции и даже предлагает вариант ответного письма. Такой  секретарь может сортировать  документы по степени важности и  срочности, определять приоритеты в  работе с документами, предлагать исполнителей документов и определять сроки их исполнения, организовывать контроль за исполнением документов. 

Секретарь организует также работу с внутренними и  исходящими документами в соответствии с инструкцией.

В процессе работы у  секретаря накапливается свой информационный массив. Он состоит прежде всего из документов, которые организуются в дела. Каждое дело должно занять свое место в информационном массиве и при этом получить индекс, заголовок и другие поисковые признаки. Лучше всего, если секретарь сразу составит номенклатуру дел, где под соответствующими индексами обозначаются заголовки заводимых в секретариате дел. При должной аккуратности номенклатура дел служит прекрасным навигатором секретаря в море документов. 

Другая часть информационного  массива находится в памяти компьютера. Компьютер - незаменимый современный  помощник в работе, однако он способен одновременно как облегчить выполнение служебных обязанностей секретарю, так и осложнить их. Отдельные  документы, файлы могут так затеряться в директориях и форматах памяти компьютера, что на их поиск уйдет  слишком много рабочего времени. Чтобы избежать этого, необходимо соблюдать несколько элементарных правил: во-первых, не забывать сохранять файлы, правильно называть их и организовывать в папки и каталоги; во-вторых, своевременно переводить потерявшие оперативное значение файлы с жестких дисков на отдельные диски и дискеты, которые следует хранить в систематизированном виде отдельно от компьютера, не забывая отмечать на их ярлыках содержание и формат хранения информации.

Очень важная часть  информационного массива секретариата включает в себя справочники телефонов, интернет-адресов, персонала, а также городские справочники и планы, международные справочники, языковые словари и т. п. 

Для того чтобы секретарь  мог поддерживать современные информационные коммуникации, необходимо оснастить  его рабочее место организационной  техникой. Кроме компьютера с выходом  в сеть, на рабочем месте секретаря  должны быть телефон (телефонная станция), телефакс, копировальный аппарат/сканер; в необходимых случаях секретарь  должен владеть оборудованием для  проведения презентаций и конференций. 

Таким образом, секретарь, являясь звеном информационной инфраструктуры организации, занимает в ней далеко не последнее место. Обеспечивая  и поддерживая информационно-документационные процессы, секретарь помогает своей  организации и своему руководителю добиться полноценного обеспечения  управления релевантной информацией. 

6.

Офисная работа –  трудоемкий и скрупулезный процесс, правильная организация которого предопределяет успешность бизнеса. Чем лучше он систематизирован, тем качественнее результат. Безусловно, профессионализм  и опыт кадров – это основное условие любой предпринимательской  деятельности. Однако необходимо также  учитывать множество второстепенных нюансов, которые при их комплексной  реализации позволят оптимизировать уровень  работы в офисной структуре. 

Во-первых, следует  обратить внимание на рабочие места  сотрудников, особенно тех, кто принимает  клиентов. Помещение офиса должно быть комфортным, структурированным  из расчета минимум 2,5 кв. м. на человека, оснащенным мебелью и оборудованием  так, чтобы сотрудники могли свободно взаимодействовать между собой, не нарушая внутреннее пространство личной рабочей зоны друг друга. 

Во-вторых, необходимо систематизировать документооборот. Правильное хранение и своевременное  списание документов обеспечивают порядок  и быстрый доступ к информационной базе. Как правило, в крупных организациях для этого существуют специалисты-архивариусы. В малых – соответствующие  обязанности равномерно распределены между сотрудниками либо возможен вариант  партнерского взаимодействия с архивными  компаниями. 

Кстати, покупка такого рода услуг решает еще одну важную проблему, такую как утилизация документов. В данном случае архивные компании обеспечат соблюдение формальных требований и сохранение конфиденциальности. Вы же при этом значительно экономите  время. 

В-третьих, оптимизация  работы офиса невозможна без качественного  программного обеспечения компьютеров. Поскольку сфера деятельности каждого  из сотрудников в зависимости  от его профессиональных обязанностей индивидуальна, необходимо учитывать  этот момент при установке компьютерных программ. Использование современных  технологий облегчит рабочий процесс  и ускорит получение результата. 

Опять же вернемся к  профессиональной подготовке персонала. Насколько бы высокой она ни была, необходимо учитывать временной  фактор: день ото дня появляются новые информационные источники. Многочисленные тренинги и обучающие семинары повысят  квалификацию сотрудников и руководителей, позволят всегда быть в курсе событий. Не следует забывать и об эмоционально-психологическом  климате в группе. Чем дружней  и сплоченнее коллектив, тем выше результат взаимодействия, а следовательно  деловой эффект и успешность бизнеса.