Теория бюрократии

Умный секретарь  сам варьирует методы «укрощения»  грозного шефа в зависимости от ситуации и характера объекта. Но есть универсальный  прием для общения почти с  любым руководителем: «Вы гений, Ваше величество!», то есть нужно постоянно  хвалить его самого, его дело и  даже свои идеи выдавать за его. Это, как правило, приятно любому шефу вне зависимости от его образования, интеллекта и характера. Но делайте это артистично, не скатываясь на грубую лесть. Вашим профессиональным девизом должно быть: «Начальник всегда прав!», и даже в ситуации, когда, например, он опоздал или не пришел на переговоры, ваша задача придумать что-нибудь убедительное, чтобы не представлять своего шефа в невыгодном свете: «Михаил Александрович просил его извинить. Он задерживается из-за транспортных проблем. Будет в течение 20 минут» (не забудьте посетителям предложить чай-кофе и займите их беседой) [3]. 

Однако есть те профессиональные секретарские черты, которые ценят  все руководители. Главная из них - преданность своему руководителю. С этим не рождаются, это нужно  в себе воспитывать. Министерские «секретарши», над которыми мы зачастую иронизируем, этим свойством обладали вполне. Они  были беззаветно преданы своим начальникам. Большинство современных руководителей  мечтают о секретаре старой закалки, имея в виду их безграничную преданность  и надежность. Такому секретарю порой  даже прощаются профессиональные промахи  и ошибки. 

Секретарь – это  доверенное лицо руководителя. Только два человека в офисе владеют  конфиденциальной информацией о  шефе – секретарь и водитель. Руководитель оценит, если секретарь  ни словом, ни жестом не даст понять посторонним, что он в курсе его личных проблем. Ваше человеческое отношение к слабостям  своего начальника, забота и внимание найдут отклик у любого самого грозного шефа [8;10]. 

Взаимоотношения с  руководителем могут строиться  по-разному. Например, секретарь образовательного учреждения должен быть в курсе всех передвижений директора в течение  дня. Иногда случались такие моменты, что директор отлучался с рабочего места, не предупредив секретаря  о том, куда он пошел и когда  вернется. Подчас, такая ситуация ставила  секретаря в неловкое положение, потому что такие отлучки руководителя случались очень часто. Иногда, если руководителю звонили из Управления образованием, а его не было на месте  и дозвониться до него не представлялось возможным, разговоры переадресовывались заместителю директора по учебно-воспитательной работе. Однажды, при проведении расширенного совещания по гражданской обороне, директор где-то задерживался. Пришедшие  специалисты Управления образованием выказывали нетерпение, поэтому совещание  было начато без руководителя. Причину  его опоздания придумали уважительную, сказав, что он находится с документами  в земельно-кадастровой палате. А  так как там действительно  процедура принятия и рассмотрения документов очень затянута по времени, то такое опоздание простили, и  не сделали административного замечания. Во так складывались отношения секретаря и директора до недавнего времени. Но, в конце концов, работу такого руководителя признали неэффективной и его уволили.

§6 Взаимоотношения  в коллективе  

Постарайтесь с  первого же дня произвести благоприятное  впечатление не только на шефа, но и  на сослуживцев. Найдите общий язык с каждым сотрудником. Особенно сложны в этом плане люди с завышенной самооценкой, которые считают, что  общение с секретарем ниже их достоинства. Сделайте искренний комплимент такому человеку, попросите у него совета и лед растает. В каждом коллективе обязательно есть так называемый сплетник (причем, совсем необязательно  это женщина). Старайтесь контактировать с таким человеком в пределах рабочей компетенции, разговоров на другие темы тактично избегайте, сославшись на занятость. И не дай вам бог  выступать на той или иной стороне  конфликтной ситуации или поддерживать определенные коалиции. Вы за мир во всем офисе и за эффективную организацию  труда! [4] 

Важно с первых дней не противопоставлять себя коллективу, найти общий язык с каждым сотрудником  и ни в коем случае не входить  в какие-либо группы или коалиции. 

Через приемную, наверняка, проходят ваши коллеги, которые «впали в немилость». Найдите мужество сказать  им несколько ободряющих слов, выразите сочувствие, поддержите в трудную  для них минуту. Это не значит, что вы должны встать на сторону  потерпевшего и высказываться против своего руководителя. Просто нужно  проявить доброту и участие [10]. 

Во многих фирмах принято совместно отмечать юбилейные  дни организации, общепринятые праздники, устраивать спортивные дни или корпоративные  вечеринки, вплоть до коллективных выездов  в дома отдыха. Это прекрасный повод, чтобы расслабиться, почувствовать  себя царицей бала, красавицей, душой  компании. К сожалению, секретарь  и здесь должен быть начеку. Лишняя рюмка, пылкие, восхищенные взгляды  сотрудников могут вскружить  голову молодой девушке и заставить  ее забыть о профессиональной этике [4]. 

Профессия секретаря, пожалуй, самая близкая к профессии  актера. Специфика и сложность  работы секретаря связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения  с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, легкая походка, уверенные жесты и доброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу в офисе. Основы секретарского  дела можно освоит за сравнительно короткий период времени, а настоящее  мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами. Хороший секретарь  – это, прежде всего, профессионал. Методом проб и ошибок, с приобретением  необходимых наработок, постоянно  повышая свой профессиональный уровень, секретарь начинает чувствовать  тонкости своего дела. Это позволяет  ему свободно выходить из трудных  ситуаций, в частности, уметь хранить  конфиденциальные сведения и быть при этом самым информированным и общительным человеком [5;10]. 

Глава 1. Что должен знать и уметь секретарь. 

Секретарь-референт должен знать:

     Правовые  основы управления:

Административное, трудовое и хозяйственное право; законодательно-нормативные

акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;

     Основы  управления:

Систему органов  власти и управления в стране и  в своем регионе принципы

организации государственных, общественных, кооперативных и частных

организаций; отрасль в которой он работает, ее взаимосвязи функций, задачи,

структуру организации, в которой он работает, ее связи  по вертикали и

горизонтали; основы менеджмента; основы научной организации  управленческого

труда: нормативно-методические документы по информационно-документационному

обеспечению управленческой деятельности; вычислительную и организационную

технику; основы общей  социальной психологии; основы эстетики и этики;

делопроизводство: методы создания и оформления документов, организацию работы

с документами; бездокументное обслуживание; архивное дело.

     На  основе этих знаний секретарь  должен уметь:

Обеспечивать эффективную  работу руководителя оказать помощь в планировании

рабочего дня; организовать рабочее место руководителя; вести  сроковый

контроль за поручениями  руководства; организовывать информационное

обслуживание руководителя (фирмы); документное; бездокументное - уметь

работать с периодикой (подготавливать обзоры печати), организовывать прием

посетителей; устанавливать  контакты; организовывать и обеспечить работу

совещания; составлять и оформлять документы с помощью  ПЭВМ; использовать

ПЭВМ, уметь пользоваться базами данных, в т.ч. удаленными (с  использованием

ПЭВМ); оперативно размножать документы; обеспечивать быструю передачу

информации с помощью  средств связи (в т.ч. -факс, электронная почта); вести

работу с документами: прием, отправка, первичная обработка  документов,

распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа по

документам, текущее  хранение, уничтожение; вести архив.

То, что должен знать  и уметь секретарь излагается в квалифицированной

характеристике.

     Квалификационная  характеристика - это нормативный  документ,

устанавливающий, что  должен делать тот или иной работник на своей работе, что

он должен знать  и уметь для этого и каков должен быть уровень его подготовки.

    

Глава 2.  Должностные  обязанности. 

Выполняет технические  функции по обеспечению и обслуживанию работы,

руководителя предприятия (или подразделения). Получает необходимые

руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его

поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя,

принимает и передает телефонограммы, записывает в его  отсутствие принятые

сообщения и доводит  до сведения руководителя их содержание. Осуществляет

работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем - (сбор

необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте  и повестке дня

заседания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает

канцелярскими принадлежностями рабочее место руководителя, средствами

организационной техники, создает условия, способствующие его  эффективной

работе. Передает и  принимает информацию по приемно-переговорным устройствам,

печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет документационную

работу, принимает  поступающую на имя руководителя корреспонденцию,

осуществляет ее систематизацию в соответствии (принятым на предприятии

порядком) и передает после ее рассмотрения руководителям  подразделений или

конкретным исполнителям для использования в процессе их работы, либо для

подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений  руководителя по

личным заявлениям граждан. Организует прием посетителей, проявляя при этом

тактичность и внимание к ним, содействует оперативности  рассмотрения просьб и

предложений работников, формирует дела в соответствии с  утвержденной

номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и установленные сроки сдает в

архив, оформление (в  том числе печатание) и рассылка распорядительных

документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов и т.п., подготовка по

указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями  проектов

отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений  и других

документов; анализ справок и докладов структурных  подразделений с

заключениями и  предложениями по ним; подготовка и  своевременная рассылка

материалов к заседаниям, конференциям, семинарам, совещаниям, съездам;

контроль за исполнением решений дирекции; организация презентаций и

специальных приемов  гостей; контроль за праздничными и  юбилейными датами;

сбор деловой информации и ее реферирование по заданию руководителя; сбор

материалов для  докладов и речей руководителя; ведение  табеля учета рабочего

времени;

    

Глава 3. Имидж секретаря-референта. 

Имидж - это реальное или воображаемое представление  о фирме - складывает из

фирменного стиля, который, в свою очередь, включает оформительский и деловой

стиль. Разумеется, фирменный  стиль будет эффективно воздействовать на

клиентов лишь при  условии безупречности качества производимых фирмой товаров

работ, оказываемых  услуг. Но не в меньшей мере его  эффективность зависит от

дирекции и работников фирмы и в первую очередь - от секретаря.

     Специфика  секретарской работы состоит  в операциях с документами  и

многочисленных контактах с людьми, как непосредственных, так и по телефону,

телетайпу, с помощью  переписки. Причем, как правило, эти  функции приходится

осуществлять параллельно  с выполнением нескольких, подчас даже не связанных

между собой работ  и поручений. Это предполагает умение правильно распределять

внимание, быстро и  безошибочно переключаться с  одного объекта на другой,

оперировать с техникой и одновременно вести прием посетителей. И все надо

делать на высоком  профессиональном уровне, без нервозности, интеллигентно,