Современные программные средства электронного документооборота

См. приложение 3.

Сравнение систем

Учитывая высокую стоимость Lotus Domino/Notes при создании полноценной  конфигурации, реализующей полный набор  функциональных характеристик, системы на ее базе ("БОСС-Референт", "ЭСКАДО", OfficeMedia/CompanyMedia) можно выделить в отдельный класс. Внедрение таких систем не рекомендуется предприятиям с уже сложившейся информационной системой, имеющей в основе механизмы обмена электронной почтой от Microsoft. Сильно отличающийся от Outlook интерфейс Lotus потребует полностью переучивать персонал.

Территориально-распределенным организациям с большим количеством  отделов и подразделений стоит  задуматься над самыми дорогими системами - LANDOCS и OPTIMA-Workflow, которые при внедрении в полной комплектации могут быть настроены практически на любые способы организации механизмов управления.

К системам средней ценовой  категории можно отнести "ДЕЛО" и "ЕВФРАТ-Документооборот". Причем внедрение системы "ДЕЛО", последовательно поддерживающей все стандарты российского делопроизводства, и, соответственно, имеющей ограниченные возможности адаптации, видится оптимальным при наличии в организации СУБД Oracle или MS SQL Server. Последний вариант может быть менее надежным и масштабируемым, но несколько более дешевым.

Продукт "ЕВФРАТ-Документооборот" является более гибким и более  масштабируемым за счет использования  объектно-ориентированной СУБД "НИКА" (разработка Cognitive Technologies), и объединяет в себе простоту внедрения и использования (внедрение возможно без привлечения специалистов разработчика). Система обладает наиболее развитой функциональностью в стандартной комплектации и в настоящее время ориентирована не только на относительно небольшие организации, но и на крупные предприятия и государственные учреждения.

См. приложение 4.

Настройка и поддержка  системы 

Выше уже были рассмотрены  функциональные возможности наиболее распространенных на рынке систем электронного документооборота и их ценовой анализ систем (стоимость лицензий + стоимость СУБД), в котором не учтены затраты на настройку и поддержку нормальной работы СЭД. По этому критерию системы очень сильно различаются в зависимости от того, какой степени участия разработчика требует настройка системы, обучение персонала, поддержка функционирования систем. Наиболее важен этот критерий для предприятий, которые не обладают большими бюджетами на внедрение информационных технологий (малый и средний бизнес).

В крупных компаниях  и государственных учреждениях  стоимости владения системой также уделяют большое внимание. Необходимо также понимать, что, если система не обладает развитым функционалом (необходимость использования некоторых функций может возникнуть в ходе использования), то для их реализации разработчики предложат проектное решение за дополнительные деньги, что тоже отразится на стоимости владения системой.

 

5. Система электронного  документооборота ДЕЛО

Исторически в учреждениях  России и стран СНГ сложилась  единая и строго регламентированная методика организации работы с документами. Современные технологии электронного документооборота позволяют существенно расширить её возможности. «ДЕЛО» – это программная система, позволяющая создать в организации полноценный электронный документооборот и одновременно автоматизировать работу с бумажными документами.

 

 

 

 

Это комплексное решение, реализующее смешанный, бумажно-электронный  документооборот и автоматизирующее все аспекты документационного  обеспечения управленческой деятельности современных предприятий и организаций.

«ДЕЛО»  успешно используется для автоматизации документационного обеспечения управления предприятиями и организациями различных сфер деятельности, а также в государственных органах власти и местного самоуправления.

• позволяет автоматизировать документооборот в соответствии с отечественными нормативами, с учетом сложившейся практики делопроизводства
• позволяет реализовать современный электронный документооборот с сохранением процессов обработки бумажных документов
• предоставляет возможность организации потока работ (workflow) с осуществлением контроля за движением и исполнением документов
• масштабируемо – система может быть установлена на одном компьютере, в учрежденческой сети или в различных структурных подразделениях с самостоятельным делопроизводством
• поддерживает централизованную и децентрализованную схему организации делопроизводства
• поставляется как в готовом, так и в заказном варианте.

Основные функции системы  автоматизации делопроизводства и  электронного документооборота

Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив. 

 

Работа над проектами документов

Функционал подготовки документов позволяет автоматизировать весь процесс  создания документа. Работа с проектами документов подразумевает выполнение следующих действий:

1. создание РК проекта документа,  в том числе и «во исполнение»  распорядительного документа;

2. изменение проекта с сохранением  предыдущих версий;

3. согласование проекта документа;

4. утверждение проекта документа;

5. регистрация документа, созданного  на основе проекта.

При работе с проектом выполняется  последовательная или параллельная маршрутизация, контролируются сроки  рассмотрения и срок подготовки проекта  в целом.

Регистрация документов

Для каждого документа в системе  «ДЕЛО»  формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, распоряжения, договоры, акты и прочее.

 

Состав реквизитов РК: корреспондент, краткое содержание, дата создания, регистрационный номер документа, подпись, тематика, гриф доступа, отметка  о наличии приложений, номенклатура, состав документа, резолюция и др. Некоторые реквизиты, например, резолюции и отчеты об их исполнении, адресаты, корреспонденты могут иметь множественное значение.

Контроль исполнения

В системе «ДЕЛО» реализован контроль исполнения документов. На контроль может  ставиться как исполнение резолюций, так и исполнение документа в целом. При этом автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Возможно формирование напоминаний исполнителям и сводок об исполнении контрольных документов. 

 

Обработка и хранение документов	К карточке может быть «прикреплено» любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, факсимильное изображение бумажного документа, текст, аудио- или видеоматериал и т. д.). Эти файлы могут поступать по линиям связи или создаваться в организации с использованием текстовых редакторов, например, MS WORD, сканеров, микрофонов или других устройств, подключаемых к компьютеру.
Расширение состава реквизитов карточки документа	Карточка содержит состав реквизитов, полностью отвечающий требованиям  делопроизводства. Для отражения  ведомственной или отраслевой специфики  состав полей карточки может быть расширен за счет дополнительных реквизитов. Новые поля могут создаваться  пользователями самостоятельно без какого-либо программирования. Дополнительные реквизиты могут быть разных типов: строковые, числовые, даты.  Также обеспечивается возможность контроля данных, вводимых в созданные реквизиты.
Поточный ввод документов	Поточноый ввод документов позволяет решить проблему массового ввода в систему документооборота электронных образов бумажных документов. При регистрации документов на первых листах или на отдельных чистых листах (листах разделителях) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. В процессе сканирования и распознавания на отдельном рабочем месте, оборудованном высокопроизводительным сканером, система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. В результате электронные образы документов, полученные в заданном формате, автоматически прикрепляются к соответствующим РК.
Движение документов	В системе существует несколько механизмов организации  движения документов. Каждый механизм обеспечивает оптимальное выполнение того или иного делопроизводственного процесса. При работе над проектом документа карточка автоматически пересылается по последовательному или параллельному маршруту между заранее определенными согласующими или утверждающими должностными лицами. В процессе пересылки проекта учитывается характер вынесенных виз, контролируются сроки рассмотрения. После вынесения  резолюции готовый документ доводится до сведения исполнителей, и контролируются сроки исполнения поручений.  В системе «ДЕЛО»  реализовано также множество других механизмов движения документов: внутренняя адресация, пересылка электронных документов внешним организациям, полный контроль всех видов движения бумажных документов и прочее.
Обеспечение юридической полноценности	В процессе согласования или утверждения проекта документа пользователь может заверить рассматриваемый документ электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Это позволяет обеспечить юридическую правомочность созданных электронных документов. Для хранения сертификатов ЭЦП могут использоваться сторонний удостоверяющий центр и внутрикорпоративный центр управления ключевой системой (ЦУКС), созданный на базе программных продуктов ЭОС и сертифицированных криптосредств.
Отправка документов	Система позволяет формировать  реестры рассылки для экспедиции учреждения, осуществлять надпечатку конвертов, отправлять документы с помощью систем электронной почты. Документы, отправляемые с помощью электронной почты, могут быть защищены шифрованием и заверены ЭЦП. С этой целью в системе используется сертифицированные криптосредства.
Справочно-аналитическая работа	По мере функционирования системы в ней накапливается  информационная база документов учреждения. Система обеспечивает поиск документов в этой базе по сочетанию любых  реквизитов РК, а также поиск по тексту документа. При необходимости сложный поисковый запрос может быть сохранен и использован неоднократно. Отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.
Полнотекстовый поиск по содержанию документа	Реализован комбинированный  поиск: одновременно по сочетанию реквизитов регистрационных карточек и полнотекстовый поиск по содержанию самих документов.
Работа с взаимосвязанными документами	Поддерживается возможность  установления ссылок между РК документов или проектов документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга и т. д. Это позволяет просматривать цепочки взаимосвязанных документов. Ссылки могут устанавливаться и на документы, хранящиеся вне системы документооборота (ссылка по URL). Таким образом, документ системы «ДЕЛО» может ссылаться на внешние информационные материалы или документы, хранящиеся в других информационных системах.
Регламентация прав доступа	Права пользователя в  системе регламентируют как доступ к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т. д.)

 

 

6. Система электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот

Система ЕВФРАТ-Документооборот помогает в решении следующих задач:

• повышение эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач, анализа организационно-распорядительной деятельности;
• сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и издержек на расходные материалы;
• создание единого информационного пространства предприятия;
• обеспечение надежности учета и хранения документации;
• организация эффективной защиты информации.

ЕВФРАТ-Документооборот позволяет:

1. осуществлять регистрацию, хранение и мгновенный поиск документов в единой базе данных;
2. организовывать контроль исполнения поручений;
3. формировать различные журналы и отчеты.

Для обеспечения конфиденциальности работы с документами всем сотрудникам даются права доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации. 
В системе можно формировать пользовательские роли и указывать их вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим. 
Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП при согласовании документов полностью исключает вероятность несанкционированного доступа.

Поиск документов возможен не только по любому из полей регистрационной карточки, но и по тексту присоединенных к карточке файлов.

Система контроля исполнения позволяет полностью воспроизвести порядок прохождения документа в организации. Это достигается за счет создания параллельных (имеющих нескольких соисполнителей) и последовательных (исполняющихся не одновременно, а друг за другом) поручений, а также подпоручений, исходящих от ответственного исполнителя. Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает сотрудникам правильно организовать свою работу и улучшить исполнительскую дисциплину в организации. Все основные действия по каждому поручению (начало работы над поручением, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений, особые отметки) фиксируются в поле "Ход исполнения", что упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения.

При помощи поручений особого вида в новой версии стало намного проще проводить процессы согласования документов.

В состав системы входят следующие модули:

• АРМ Пользователя;
• АРМ Администратора;
• Модуль "Графический дизайнер маршрутов" дает возможность спроектировать типовые маршруты движения документов в организации;
• Дизайнер форм - средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
• Менеджер журналов и отчетов - средство настройки отчетов;
• Средства настройки ЭЦП и протоколов действий пользователей;

Дополнительно в систему могут входить:

• "НТТР-сервер", который дает возможность пользователям получать доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира;
• "Архивариус", предоставляющий средства автоматизации процессов списания и хранения документов

Основными функциями системы являются:

• Регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки), присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;
• Постановка документов на контроль;
• Возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;
• Возможность проектирования типовых маршрутов движения документов;
• Слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;
• Поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;
• Разграничение прав доступа к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;
• Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП;
• Подготовка и печать журналов и отчетов;
• Рассылка документов, переписка между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы.
• Возможность автоматизации процессов хранения и списания документов в архив;
• Доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира