Современные программные средства электронного документооборота

Московская Финансово-Промышленная Академия

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Реферат

 

 

 

 

Современные программные средства электронного документооборота

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Подготовил студент:

Седов Дмитрий Леонидович,

СЛМ-511

Преподаватель:

Доцент Захаров Илья Владимирович

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва, 2005

Содержание

 

1. Концепция построения систем автоматизации документооборота…………………………….. 1
2. Понятие документооборота……………………………………………………………………….. 1
3. Общие требования к системе документооборота………………………………………………... 3
4. Обзор рынка программных средств………………………………………………………………. 4
5. Система электронного документооборота ДЕЛО……………………………………………….. 6
6. Система электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот………………………. 10
7. Система электронного документооборота Optima WorkFlow………………………………….. 11
8. Система электронного документооборота LanDocs…………………………………………….. 12
9. Система электронного документооборота БОСС-Референт……………………………………..12
10. Система электронного документооборота DIRECTUM………………………………………….13
11. Система электронного документооборота NauDoc……………………………………………… 14
12. Система электронного документооборота DocsVision………………………………………….. 16

Приложения

Список литературы

1. Концепция построения  систем автоматизации документооборота

Документ является основным способом представления информации, на основе которой функционирует любое предприятие. Информация бывает структурированная, предполагающая, что за ее хранение и управление отвечают базы данных и прикладные информационные системы, и неструктурированная - просто документы. Причем может существовать однозначная зависимость между структурированными и неструктурированными документами, например накладная на отпуск товара и транзакция в прикладной информационной системе о списании товара со склада, причем только накладная имеет юридическую силу в отличие от транзакции в базе данных. Сегодня пришло понимание необходимости автоматизации хранения и обработки неструктурированной информации, так как ее объемы такие, что обрабатывать ее вручную уже не представляется возможным. Однако подходы и концепции построения систем, предназначенных для автоматизации документооборота имеют некоторые различия.

 Резервы повышения общей  эффективности предприятия лежат  в уменьшении стоимости хранения  информации. За счет сокращения  площадей, на которых хранится  информация; уничтожения малоэффективных бумажных документов; более компактного хранения бумажных документов; переноса бумажных архивов в более дешевые по стоимости хранения, удаленные места, например за город; увеличения скорости поиска и доступа к необходимым документам.

Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на так называемую обеспечивающую функции, а именно на поиск необходимых для работы документов. Это проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально-распределенной. Соответственно существует возможность практически на порядок повысить эффективность сотрудников; сократить расходы на копирование, канцелярские принадлежности и т. п; сократить время на передачу документов между исполнителями.

Кроме того, немаловажно  отметить еще и фактор повышения  безопасности при работе с документами - организация глубокой системы защиты документов, в зависимости от операций и пользователей, позволяет защитить документы от несанкционированного доступа. Кроме того, запись всех операций с документов позволяет восстановить всю историю действий с ними.

2. Понятие документооборота.

Определимся сначала с тем, что  такое документ - это некая обособленная часть информации представленная на определенном носителе. Как правило, документы различаются по типам носителей информации, (рисунок 1). И основные резервы повышения эффективности работы с документами лежат именно в типах носителей. Если не говорить о клинописи на камне, надписях на заборах и тому подобном, то можно выделить три главных типа носителей информации.

 

 

 

 

Рисунок 1.  
Типы документов и их взаимодействие.

 

• Бумага.
• Микрофиши (практически то же самое, что и бумага с точки зрения поиска необходимого документа, но занимают меньше места (до 72 страниц на одной микрофише), соответственно меньше стоимость копирования информации) могут быть более тесно интегрированы с электронными средствами и доступны по компьютерной сети.
• Электронные носители информации, которые также внутри себя могут быть подразделены на ряд подтипов (жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски и т. д.). Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронном носителе информации.

Очевидно, что один и тот же документ может существовать в различных  ипостасях на различных носителях  информации и переходить с одного носителя на другой. Применение того или иного носителя информации определяется следующими факторами.

 

Стоимость хранения информации

  -прямо пропорциональна количеству документов и стоимости хранения одного документа. Очень часто приводится не для одной страницы документа, что было бы очевидно для бумажных документов, а к одному мегабайту хранимой информации.

Стоимость (время) поиска необходимой информации

определяется системой индексации документов. В том случае если система  индексации отсутствует, то скорость поиска также прямо пропорциональна количеству хранимых документов.

 

Применение простой системы  индексации (шкафы, папки и т. д.) позволяет  увеличить скорость поиска. Применение системы полнотекстового поиска, когда документ можно найти по любому

слову, содержащемуся в данном документе, позволяет резко увеличить скорость поиска, но надо помнить, что полнотекстовый поиск доступен только для электронных документов.

Стоимость коллективного  использования информации

- определяет количество копий документа, необходимых для коллективного использования при одновременном доступе.

Стоимость (время) передачи документа  от одного рабочего места к другому 

Электронные документы, по сравнению с бумажными, представляют такой же прорыв, как, в свое время, печатные документы по сравнению с рукописными. Поэтому в последнее десятилетие наблюдается однозначная и устойчивая тенденция перехода от бумажных и микрографических документов к электронным. По данным исследовательских компаний, общая доля электронных документов постоянно возрастает и достигнет к 2001 году 60%. Поэтому в дальнейшем мы будем говорить о решении задач электронного документооборота - прежде всего для электронных документов, не забывая о том, что система должна пытаться решать смешанные задачи и управлять бумажными и микрографическими документами.

3. Общие требования к системе  документооборота

Первоначально рассмотрим общие требования к системе электронного документооборота.

Масштабируемость 

Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

Распределенность 

Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.

Модульность

Вполне возможно, что заказчику  может не потребоваться сразу  внедрение всех компонентов системы  документооборота,

 

а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач  документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных  между собой.

Открытость 

Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

4. Обзор рынка

Электронный документооборот постепенно входит в жизнь большинства российских компаний и государственных ведомств. Спрос, как известно, рождает предложение  и в настоящее время на рынке  представлены множество систем, как  отечественных, так и зарубежных. В данном материале рассмотрены исключительно российские разработки. Оставшуюся долю рынка занимает ряд малораспространенных продуктов, а также локализованные версии иностранных систем. Кроме того, существует довольно большое количество компаний, предлагающих проектные решения по реализации централизованного электронного документооборота.

Обязательные задачи, решение которых  должна обеспечивать любая система  электронного документооборота, - это  непосредственная работа с регистрационными карточками, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск, а также организация защищенной работы в сетевом режиме. Ниже приводится подробная классификация функций систем, по которым и производился сравнительный обзор. Эта классификация является устоявшейся и принята большинством экспертов по системам документооборота. Возможности систем были разделены на три группы: канцелярия, управление электронными документами и деловыми процессами, администрирование системы.

Группа "Канцелярия" объединяет в себе следующие функции:

• Регистрация документов - базовый процесс, начало существования документа. В системе должна быть реализована возможность изначального заполнения реквизитов документа, присоединения файлов различного типа и возможность их последующей модификации
• Ведение номенклатуры дел - функция поддержки стандартной номенклатуры (входящие, исходящие, внутренние документы), а также других потоков документов, определяемых пользователем
• Работа со словарями и справочниками - возможность добавления и редактирования пользовательских данных для ускоренного ввода в поля регистрационной карточки
• Сканирование - интерфейс к сканеру для перевода бумажных документов в электронную графическую форму и последующего присоединения к электронным документам
• Распознавание - оптическое распознавание текстовой информации по отсканированному графическому образу для последующей модификации данных
• Генерация отчетов - создание выходных документов в виде журналов регистрации, отчетов по исполнительской дисциплине и др.
• Средства просмотра и печати отчетов - наличие в системе встроенных средств для просмотра и печати выходных документов либо функция их экспорта (с возможным последующим редактированием) во внешние приложения

 

 

• Списание документа в архив - процедура передачи документа из оперативной базы данных в долговременный архив

См. приложение 1.

В группу "Управление электронными документами и деловыми процессами" входят:

• Сроки поручений - возможность задания временного, точного или бессрочного графика исполнения контрольных поручений по документу
• Маршрутизация - выбор очередности и относительного порядка прохождения документа по инстанциям
• Автоматические уведомления - генерируются системой для периодических или разовых напоминаний исполнителям и контролерам о текущих или просроченных заданиях
• Внутренняя почтовая служба - обеспечивает прохождение документов и поручений и позволяет сотрудникам компании обмениваться информацией между собой
• Работа с вложениями - функция поддержки нескольких выделенных частей (файлов) в одном документе и установление логических связей с другими документами
• Поиск по реквизитам - задание точных или частичных значений одного или нескольких известных реквизитов, набора или промежутка значений, задание номенклатуры, обеспечение корректного поиска и выдача списка результатов
• Поиск по форме документа - задание значений реквизитов непосредственно в форме, соответствующей регистрационной карточке, по выбранной номенклатуре дел
• Полнотекстовый поиск - индексация и последующий поиск по присоединенным файлам с текстовой информацией
• Поиск с учетом морфологии - приведение всех слов к нормальному виду как при индексации, так и после введения запроса. Данная функция значительно расширяет возможности поисковой системы

См. приложение 2.

Группа "Администрирование системы" включает в себя:

• Разграничение прав доступа - задание пользователю или группе пользователей прав на чтение или модификацию для каждого документа или для выбранной номенклатуры дел
• Роли - механизм, позволяющий задавать параметры и права работы в системе для условной роли (должности) а уже потом назначать на исполнение данной роли человека
• Протокол обработки - функция, позволяющая выяснить, где и на каком участке находится или находился документ, и каким изменениям он был подвергнут
• Шифрование - хранение и передача документов и информации о поручениях в зашифрованном виде
• Поддержка цифровой подписи - согласование и визирование документов личной цифровой подписью руководителей
• Дизайнер форм карточек - дает возможность настройки как самого набора реквизитов, так и размещения их в необходимом порядке в форме электронной регистрационной карточки
• Редактор отчетов - возможность задания запросов на выбор информации из базы данных и создания соответствующей этому запросу формы вывода итогового документа (отчета либо журнала)
• Веб-доступ - работа в системе через веб-интерфейс.