Состав и система учетных документов в архивоведении

- в графе «Местонахождение фонда» указывается название организации, в архиве которой он хранится;

- в графе «Дата первого  поступления фонда» указывается  дата первого поступления дел  фонда в  архив организации;

- в графе «Крайние  даты каждого названия фонда»  указываются начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период;

- в графе «Название  фонда» в хронологической последовательности  перечисляются все названия и  подведомственность организаций-фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости  от наличия документов за этот период. Все последующие изменения в названии и подведомственности организации-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.

В разделе «Учет неописанных документов»:

- графа 1 «Дата записи»  - проставляется дата записи;

- графа  2 «Название,  номер и дата документа, по  которому поступили или выбыли  документы» - указывается полное  название документа, по которому  поступили или выбыли документы. Прием документов осуществляется по сводной номенклатуре дел организации, выписке из сводной номенклатуры дел организации, сдаточным описям структурных подразделений, актам. Например: Номенклатура дел на 2010 год;

- в графах 3, 4  указывается количество и крайние даты поступивших документов. При учете россыпи может быть указано количество дел в условных единицах из расчета 150 листов в одной условной единице хранения. Графы 5,6 заполняются аналогичным способом, фиксируется выбытие документов;

- графа 7 «Наличие (остаток)»  - в этой графе указывается  количество неописанных дел, оставшихся  в фонде после описания или  выбытия их из архива. Если  дела в архив организации поступают  в упорядоченном виде, то раздел  не заполняется.

В разделе II «Учет описанных документов»:

- графа 1 – «Дата  записи» - указывается дата записи;

- графа 2 – «Номер  описи дел»  - указывается номер  описи, по которой поступили  дела;

- графа 3 «Крайние даты  дел описи» - указываются крайние  даты дел по описи;

- графа 4 «Название описи или аннотация документов» - записывается название описи, по которой поступили дела, или краткая характеристика состава включенных в опись документов (аннотация документов). Аннотация на документы составляется при необходимости раскрытия содержания отдельных документов или группы документов, наличие которых нельзя определить по названию описи (особо ценные документы, документы организаций - предшественников);

- графа 5 «Поступило  дел» - указывается количество дел,  поступивших на хранение в  архив организации;

- графы  6-9 «Выбытие»:

- графа 6 «Дел» - указывается  количество выбывших дел;

- графа 7 «Основание  выбытия (название, дата, № документа)»  - указывается полное название  документа, на основании которого  выбыли дела, его дата и номер;

- графа 8 «Ед.хр.» - указывается количество выбывших единиц хранения (дел), включенных в описи, раздельно по каждой описи;

- графа 9 «Крайние даты»  - указываются крайние даты дел  в описи, по которой выбыли  документы.

Графы 10-16 «Наличие (остаток)»:

- графа 10 «Ед.хр.» - указывается общее количество дел, оставшихся в наличии;

- графа 11 «Дел» - указывается  общее количество дел постоянного  хранения, оставшихся в наличии  после выбытия по каждой описи  и фонду в целом;

- графа 12 «Крайние  даты дел» - указываются крайние  даты дел постоянного хранения;

- графа 13  «Ед.хр.»  - указывается количество  дел  постоянного хранения по описям, утвержденных ЭПК;

- графа 14 «Крайние  даты» - указываются крайние даты  дел постоянного хранения, внесенных  в описи дел, утвержденных ЭПК;

- графа 15 «Ед.хр.» - указывается количество дел по личному составу, оставшихся в наличии;

- графа 16 «Крайние  даты» - указываются крайние даты  дел по личному составу. Дела  временного срока хранения (свыше  10 лет) хранения вносятся в  лист фонда по аналогии с  документами постоянного хранения и по личному составу в графы 1-9, и количество дел входит в общее количество ед. хр., указанных в графе 10 сведений «наличие (остаток)»;

- графа 17 «Микрофильмировано  дел постоянного хранения» - заполняется  архивами организаций самостоятельно проводящих выявление особо ценных дел их микрофильмирование.

Изменения, связанные  с техническими ошибками, вносятся в годовой раздел сводной описи  дел в законченную опись,  а  затем в лист фонда в соответствии  с актом проверки наличия и  состояния дел фонда только после утверждения его руководителем организации, а изменения, связанные с необнаруженными и неисправимо поврежденными делами постоянного хранения вносятся только после согласования акта с ЭПМК² Главного архивного управления. Лист фонда пересоставляется в исключительных случаях - если он неисправимо поврежден. В случае пересоставления листа фонда старый лист помещается в дело фонда. В верхнем правом углу старого и нового листа фонда делается отметка «Лист пересоставлен» и указывается дата пересоставления.  Если на листе фонда не остается места дл очередных записей, заводится лист-продолжение, в правом верхнем углу которого указывается «продолжение, ф. №   лист № 2».  Листы-продолжения подкладываются за основным листом. Листы фондов хранятся в неподшитом виде в порядке номеров фондов в папке с клапанами.

Вывод: Этот документ является важнейшей формой учета архивных материалов, так как содержит суммированные сведения о составе фонда в целом и происходящих изменениях. Листы фондов выполняют не только учетные, но и информационные функции, поскольку содержат важные сведения о содержании фондов.

 

2.4. Опись дела

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел архивного фонда.

На  основании описи определяется архивный шифр дела, представляющий собой совокупность сведений о его местонахождении: сокращенное обозначение архива, номера фонда, описи, дела. Архивный шифр является адресом каждого дела, его поисковым образом, на который даются ссылки при использовании архивных материалов.

Так как использование  материалов происходит на всех этапах их существования, начиная с момента  возникновения в системе делопроизводства, то в описях имеются сведения об изменении поисковых данных. С этой целью в специальной графе указывается делопроизводственный или прежний инвентарный номер, а в случае переработки описей составляются переводные таблицы. (См. Приложение 4)

Для учета архивных материалов особое значение имеют итоговые записи, которые делаются в конце каждой описи или в конце каждого тома, если опись состоит из нескольких томов, и содержат сведения о количестве дел, внесенных в опись. При наличии в архиве большого количества описей ведется реестр описей, в котором указываются: номера по порядку, номер фонда, описи, название описи, крайние годы материалов, внесенных в опись, количество дел, количество листов в описи, количество экземпляров описи, отметка о выбытии, примечание. Документы, образующиеся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия, частного лица, как правило, не являются обособленными объектами хранения, а входят в состав первичных комплексов — дел. Поэтому учет состава дел ведется путем нумерации листов и имеет важное значение, поскольку обеспечивает сохранность отдельных документов внутри дела. В архивной практике установился твердый порядок проведения нумерации листов, обеспечивающий учет и сохранность не только отдельных документов, но и каждого листа документа, поступающего в государственный архив.

Нумерация листов проводится черным графитным карандашом или  нумератором в правом верхнем  углу листа, не задевая текста. Обороты  листов не нумеруются, имеется в  виду, что при ссылке на оборотные  стороны листа документа будет  проставляться номер листа с добавлением букв “об”.

Если проводится перенумерация  листов дела, то старый номер листа  зачеркивается косой чертой, но так, чтобы его можно было прочитать. Не разрешается нумерация листов цветными карандашами, поскольку они  неустойчивы при хранении, а при проведении микрофильмирования или фотографирования документа надпись цветным карандашом не всегда пропечатывается. В конце каждого дела на отдельном чистом листе делается заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния документов дела.

Для обеспечения сохранности  наиболее ценных документов в делах  могут составляться внутренние описи, в которых перечисляются все документы дела с указанием их делопроизводственных номеров, заголовков, дат и номеров листов. Внутренняя опись помещается в начале дела и заверяется составителем. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию.

В заверительной надписи  дела листы внутренней описи указываются через знак +. Например: в деле №25 пронумеровано 230 (двести тридцать) листов с №1 по №230+3 листа внутренней описи.

Вывод: Опись дел – это справочник по содержанию дел и учетный документ одновременно. Данный документ состоит из отдельных годовых разделов. Опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

 

2.5. Дело фонда

Дело фонда — дело, заводимое в архиве для хранения документов по истории и состоянию архивного фонда.

Для правильной организации работы с документами необходимо хорошо знать не только историю фондообразователя (учреждение или лицо, в результате деятельности которого образуется его  документальный фонд), но также историю  самого фонда.

Когда было создано учреждение, какие  функции оно выполняло, как менялись его название и подчиненность, в  каких условиях находились его материалы, как проводились их обработка, экспертиза, использование—все это чрезвычайно  важно для организации комплектования и хранения документов, осуществления всех форм их использования. Эти сведения в виде официально оформленных документов (подписанные или заверенные справки, утвержденные акты и т. д.) можно почерпнуть из дела фонда, которое заводится на каждый хранящийся в архиве фонд. В дело фонда помещаются: историческая справка о фондообразователе; схема систематизации дел фонда; рабочая инструкция по обработке материалов; акты о приеме материалов; акты о выделении материалов к уничтожению, как не подлежащих хранению; акты проверки наличия и состояния материалов; акты о неисправимом повреждении материалов; копии характеристик фонда, составленных для путеводителя; обзоры фонда; справки об использовании материалов фонда и др. Если документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в делопроизводстве архива, то в дело фонда помещается справка с перечислением этих документов и указанием их местонахождения.

Каждому делу фонда присваивается  номер и название данного фонда. Дела фондов хранятся в порядке их номеров.

Документы о поступлении  и выбытии материалов фонда, о  переименовании фондообразователя  и об изменениях в справочном аппарате фонда включаются в дело фонда  только после отметки на этих документах о произведенных записях в списке фондов, листе фондов, в описях, реестре описей. Выполнение  этого    требования обеспечивает контроль за своевременным отражением в учетных документах всех происходящих с фондом изменений. Все листы фонда должны быть подшиты и пронумерованы; на документы дела фонда составляется внутренняя опись.

Вывод: Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись.  По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляется. Дело фонда должно быть подшито, пронумеровано, заключено в твердую обложку.

 

 

 

2.6. Паспорт  архива

Паспорт архива — учетный  документ периодической отчетности, содержащий сведения об условиях хранения, объеме хранящихся в архиве документов, составе научно-справочного аппарата к ним и кадрах архива.

Паспорт архива составляется ежегодно на 1 января наступившего года в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, а второй направляется в архивное управление (отдел), где паспортные данные суммируются по всем подведомственным архивам. Далее составляется сводный паспорт по архивам республики, содержащий сведения о количестве архивов и количестве находящихся у них на хранении дел.

В Росархив поступают  паспорта центральных, государственных  архивов и сводные паспорта. Таким образом, создается сводная статистическая отчетность по комплексам материалов отдельных архивов и групп архивов, объединенных в определенные регионы.

Учет архивных материалов ведется не только в государственных  архивах, но и в архивных управлениях (отделах). Архивные управления республик, архивные отделы краев и областей создают фондовые каталоги из карточек фондов, которые представляются государственными архивами сразу же после первого поступления документов по каждому фонду и составления на него листа фонда. Карточка фонда представляет собой сокращенный вариант листа фонда. В карточке указываются номер и название фонда с указанием всех переименований и дат этих переименований, название архива, в котором хранится фонд, и вышестоящего архивного органа, дата первого поступления карточки фонда в архивный орган, объем фонда (включая описанные и неописанные дела) на 1 января наступившего года, состав фонда с указанием крайних дат структурных частей фондообразователя или групп документов (См. Приложение 5).В карточке указывается также прежний номер фонда в другом архиве, откуда фонд поступил. Карточка заверяется подписью сотрудника, ее составлявшего.

Карточки фондов составляются государственными архивами республик, краев и областей в 2-х экземплярах, из которых один направляется в областной  архивный отдел республики, края, области, второй – в Росархив. Форма карточки фонда позволяет отражать все изменения, происходящие в его составе и объеме. Записи об этих изменениях делаются в архивных управлениях (отделах) на основании ежегодно получаемых от государственных архивов «Сведений об изменениях в составе и объеме архивных фондов». В сведениях приводятся: номер и название фонда, в котором произошли изменения, название структурной части или групп материалов с указанием года документов, которые поступили в архив или выбыли из него. Карточки в фондовом каталоге располагаются по алфавиту названий архивов, а внутри - по номерам фондов. Для быстрого нахождения карточек в фондовом каталоге к нему составляется карточный указатель по образцу указателя к листам фондов. Центральный фондовый каталог (ЦФК) включает фондовые карточки на все фонды, хранящиеся в государственных архивах, в архивах Академии наук и академий наук союзных республик, в рукописных отделах музеев и библиотек. ЦФК позволяет представить фондовый состав всего архивного фонда Российской Федерации.