Состав и система учетных документов в архивоведении

Содержание

 

 

Введение.........................................................................................................3

Глава 1.Место и роль основных учетных  документов государственного архива в системе архивных учреждений....................................................4

Глава2.Виды основных учетных документов в архивоведении...............6

2.1 Книга Учета поступления и выбытия документов..............................6

2.2 Список фондов........................................................................................8

2.3 Лист фонда..............................................................................................9

2.4 Опись дел..............................................................................................13

2.5.Дело фонда............................................................................................15

2.6.Паспорт архива.....................................................................................17

Глава3.Система учета документов............................................................19

Заключение.................................................................................................24

Список использованных источников.......................................................26

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Приложение 4

Приложение 5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Организация учёта архивных документов — важнейшая задача, от успешности, решения которой зависит эффективность работы всей системы архивных учреждений в целом. В данной работе рассмотрим роль основных учётных документов в деятельность системы архивных учреждений, приведём список этих документов, проанализируем их целевое назначение, а также вкратце коснёмся строения системы учёта документов.

Актуальность данной работы обусловлена тем, что список основных учётных документов является исчерпывающим и обязательным, а следовательно, знание его, равно как и понимание целевого назначения каждого учётного документа, являются необходимыми.

Целью данной курсовой работы является установление места и роли основных учётных документов в архивоведении. Для достижения поставленной цели в данной работе будут выполнены следующие задачи:

проанализировать роль основных учётных документов в архивоведении; уточнить список таких документов;

рассмотреть каждый документ в отдельности и проанализировать его целевое назначение;

рассмотреть структуру  и порядок работы системы учёта  документов.

Структура работы: 36 страниц, введение, три главы, заключение, использованных источников 13, 5 приложений. В первой главе рассматривается роль учётных документов в функционировании архивных учреждений. Вторая глава подробно рассматривает каждый вид основного учётного документа и завершается анализом строения системы учёта документов и особенностей её работы. В заключении делаются общие выводы на основании проанализированного материала. В третьей главе рассказывается о строение системы учета документов. Курсовая опиралась на учебник Алексеева Е. В. Архивоведение.

 

 

Глава 1. Место и роль основных учетных документов государственного архива в системе архивных учреждений

 

Государственные архивы — это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации.

Формируя, храня и организуя  использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом. Централизация архивного дела создала предпосылки для централизованного учета документов. Установлены единые требования к учетным данным (без чего было бы невозможно их суммирование и обобщение), единая методика учета и единые формы учетных документов.

Состав и объем почти любого комплекса документов (в особенности комплексов, в состав которых входят материалы действующих учреждений), не являются стабильными. Они изменяются по мере приема одних материалов, передачи и выделения к уничтожению других. Это требует от системы учета динамичности, т. е. способности оперативно отражать все изменения, как в объеме, так и в составе документов. Однако функции учета не ограничиваются вопросами обеспечения сохранности и использования архивных материалов. Учет способствует проведению планомерного комплектования государственных архивов в соответствии с их профилем, а также организации планирования работы архивов и их отчетности.

Вывод: Все документы, поступающие в государственные архивы, подлежат немедленному учету. В приказе «Основные правила работы государственных архивов»¹определено, что учет ведется по фондам, архивным коллекциям, делам, микрофотокопиям документов (негативы и позитивы), описям.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Виды основных учетных документов в архивоведении

 

Основными учетными документами  в архиве организации являются:

книга учета поступления  и выбытия документов, для учета  в архиве каждого поступления  и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранения и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания

 

2.1 Книга учета поступления и выбытия документов

Книга учета поступления  и выбытия документов — учетный документ, с помощью которого осуществляется первичный учет поступающих в архив материалов. Книга поступлений дает возможность узнать в каждом отдельном случае, когда, откуда и в каком состоянии были получены те или иные материалы; установить поступление в архив фондов и дел за каждый год; показать динамику роста архива за тот или другой отрезок времени; правильно вести отчетность о приеме архивных материалов. В книгу в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление первым по данному фонду или повторным. Кроме порядкового номера в книге поступлений указываются основные данные о каждом поступлении: когда, от кого и на основании какого документа материалы поступили, наименование, годы, объем и состояние этих материалов, какие номера фонда им присвоены (или к каким уже имеющимся в архиве фондам они присоединены). Каждое поступление получает порядковый номер, независимо от того, состоит оно из материалов одного или нескольких фондов. (См. Приложение 1)

Порядок заполнения книги  учета поступления и выбытия  документов:

- графа 1 «Номер по  порядку» - проставляется порядковый  номер записи, нумерация валовая в пределах одного года. Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер, независимо от того, является поступление первым или повторным. Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (название фонда, его номер и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером;

- графа 2  «Дата поступления  или выбытия документов» - дата  проставляется на момент осуществления  передачи дел в архив;

- графа 3 «Наименование  организации (структурного подразделения, лица архива), от которой поступили или выбыли документы» -  в этой графе следует указывать полное наименование сдатчика-фондодержателя (фондообразователя). Не всегда сдатчик-фондодержатель является фондообразователем, в этом случае указывают обоих;

- графа 4 «Название,  номер и дата документа, по  которому поступили или выбыли  документы» - в этой графе указывается  полное название документа. Например: акт о выделении к уничтожению  документов, не подлежащих хранению от 10.11.2010 № 1 или опись № 1 дел постоянного хранения за 2010-2013 годы;

- графа 5 «Название  и номер фонда, описи поступивших  или выбывших документов» - в  этой графе указывается название  и номер фонда, описи на момент  приема или выбытия документов. Название, номер фонда и номер  описи указываются в соответствии с титульным листом описи дел.   Архив организации может учитывать   поступление и выбытие документов каждого структурного подразделения, в этом случае в графе 5 проставляется номер и название структурного подразделения (по номенклатуре дел и (или) номер описи структурного подразделения;

- графа 6 «Крайние даты  поступивших или выбывших документов, включенных в опись» -  в этой  графе проставляются крайние  даты поступивших или выбывших  документов, включенных в опись.  Если поступили или выбыли неописанные документы, то в графе 6 делается отметка «не описаны», а сведения об объеме даются в графах 13 и 14;

- в графах 7-9 фиксируется  количество описанных документов;

- в графах 10-12 фиксируется  выбытие описанных документов.

Неописанные документы и дела учитываются в графах13-14.

Всего поступивших документов за год составляет сумма граф 7,8,9,13, в том числе по категориям (постоянного, временного, по личному составу, неописанных  документов). Количество выбывших за год  составляет сумма граф 10,11,12,14, в том числе по категориям. Обязательно кто составил итоговую запись, должность, Ф.И.О., расшифровка, дата.

Вывод: Ежегодно в книге  поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов. Если количество дел не изменилось, то делается соответствующая запись. Например «в 2010 году изменений в составе и объеме фонда не было».

 

2.2 Список фондов

Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы двух и более фондов. Архивный фонд вносится в список фондов при первом поступлении их документов в архив организации. Каждому фонду присваивается очередной номер  по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда подлежащего передаче на постоянное хранение добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим государственным архивом после  первой передачи ему части фонда. Например: 1/Р-1527, где 1 – номер фонда по списку фондов,     Р-1527 – номер, присвоенный в государственном архиве. (См. Приложение 2)

Порядок заполнения:

- графа 1 «№ фонда» - указывается порядковый номер  по списку фондов в хронологической  последовательности их поступлений.  Объединенному архивному фонду,  образованному из фондов, ранее  учтенных самостоятельно, присваивается  один из номеров фондов, включенных в состав объединенного. Если фонд содержит особо ценные документы, к его номеру добавляется индекс «ОЦ»

- графа 2 – «Название  фонда» - в соответствии с титульным  листом описи дел указывается  официально принятое название  учреждения-фондообразователя и официально принятое сокращенное название на момент записи.  Если название фондообразователя менялось,  указывается его последнее название на момент поступления фонда, для ликвидированной организации – последнее название. Все последующие переименования вносятся в лист фонда. Объединенный архивный фонд вносится под общим названием объединенного архивного фонда;

- графа 3 «Дата первого поступления документов фонда» - датой первого поступления фонда является дата первой сдачи дел в архив. Для созданного в архиве объединенного архивного фонда этой датой является дата его создания.

В графах 4, 5 указывается  название архива, в который переданы все документы фонда, а также  название, номер и дата документа, на основании которого он выбыл. Указывается название архива, в который переданы все документы фонда, а также название, номер и дата документа, на основании которого он выбыл.

В графе 6 «Примечание» делается отметка о выбытии фонда.

В случае передачи фонда  в другой архив, выбытия документов фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах 4-5 списка фонда («отметка о выбытии») указывается название архива, в который выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл. К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года, в которой указываются: количество поступивших и выбывших в течение года и общее количество хранящихся фондов; количество фондов содержащих ОЦ, и свободные номера в списке фондов, если такие имеются

Вывод: Список фондов должен быть подшит (прошнурован), заключен в твердую обложку, листы пронумерованы, составлен лист-заверитель.

 

2.3 Лист фонда

Лист фонда имеет  три раздела:

- общие сведения;

- учет неописанных  документов;

- учет описанных документов

Номер листа фонда  соответствует номеру фонда по списку фондов архива организации. Если хранится в архиве только один фонд, фонд самой организации, то номер листа фонда будет 1(См. Приложение 2). Лист фонда заполняется с соблюдением следующих основных требований: