Сохранность фонда

2.           Организация как совокупность процессов и операций, обеспечивающих функционирование фонда (прием, учет, техническая обработка, размещение и хранение документов).

см . Инструктивно-технологическую документацию: Хранение фондов, Сохранность фондов, Формирование фондов, Путь издания в ГПНТБ СО РА)

Как правильно хранить документы?

Способы хранения самым непосредственным образом отражаются на состоянии  документов и соответственно на сроке  их службы. Переполненные хранилища, плохое оборудование, бессистемные условия хранения способствуют быстрому износу и повреждению документов.

Замедление процесса естественного  старения материалов документов и предупреждение их повреждения при хранении возможно при выполнении норм, определенных стандартом 7.50 «Консервация документов. Общие требования». Неоднородность документов вызывает необходимость использования библиотеками разных форм консервации – превентивной, стабилизирующих обработок, реставрации. Внутри каждой формы существуют различные способы и технологические приемы, используемые по отдельности и в комплексе.  В мировой практике приоритет отдается форме консервации, позволяющей максимально повысить сохранность возможно большего количества документов с минимальным вмешательством консерватора в структуру документа. Такой формой признана превентивная (профилактическая) консервация как совокупность действий в целях защиты изданий от внешних воздействий. Помимо соблюдения температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режима хранения сюда входит применение фазовой консервации – временного хранения документов в контейнерах из специальных материалов, разрешенных к использованию. Назначение фазовой консервации состоит в предохранении документов от механических повреждений и воздействия агрессивных факторов окружающей среды на определенный период времени. Документы помещают в коробки из бескислотного картона или другого материала, безвредного для объекта хранения. В тех же целях для листовых документов используют инкапсулирование – заключение документа в полимерную инертную пленку.

Стабилизация документов – специальная обработка, замедляющая старение и предотвращающая повреждение документов. Это, в первую очередь, нейтрализация кислотности бумаги, создание щелочного резерва, защита от биоповреждений с пролонгированным эффектом.

Реставрация документов – наиболее трудоемкий и дорогостоящий процесс консервации документов. Реставрация может быть ручной и механизированной.

Превентивные меры: 1) просмотр фонда. Выборочный просмотр проводится весной и осенью. Сплошной просмотр – не реже 1р./3года, а также в случае аварий и стихийных бедствий, 2) сухая пылеочистка с помощью пылесоса, 3) химическая фумигация – обработка 5 % фильтрованным раствором тимола или 5 % водным раствором ортофенилфенола, 4) создание контролируемой газовой среды. Для реализации способа используется комплекс из двух основных элементов: генератора инертной смеси и герметичных емкостей (витрин и фондохранилищных камер большого объема). Контролируемая среда создается при пропускании воздуха помещения через генератор инертной смеси. Техника экологически безвредна и проста в эксплуатации. С применением этой технологии при постоянном содержании кислорода (2 %) без обработки химическими препаратами и реставрационных вмешательств восстанавливаются и сохраняются (повышается эластичность, уменьшается желтизна бумаги, коробление кожаных обложек и проч.) как документы на основе бумаги, так и кожи, пергамена, дерева и др. материалов, чувствительных к действию среды. Важным результатом является также полное очищение от плесени и личинок насекомых.

Размещение документов

Для сохранности документов важно правильное размещение их на стеллажах и, конечно, состояние самих стеллажей. Стеллажи и полки должны быть прочно закреплены. Во избежание выпадения документов с полок надо следить, чтобы полки находились в горизонтальном положении. Нижние полки стеллажей должны быть установлены так, чтобы расстояние до пола было не менее 15 см (во избежание намокания во время аварий и при влажной уборке помещения).

Ни в коем случае нельзя допускать  перегрузки полок, когда под тяжестью документов они прогибаются и давят на стоящие ниже документы. По этой же причине нельзя класть книги на верхние обрезы стоящих книг.

Хранителям необходимо следить  за тем, чтобы документы не стояли плотно, потому что их очень трудно снять с полки, не повредив. При  подборе книги чаще всего берут за головку корешка и с усилием вынимают; в результате корешок отрывается.

Если документов на полке мало, они не всегда могут стоять вертикально, принимают наклонное положение, что приводит к необратимым деформациям даже при наличии твердого переплета. В этом случае надо использовать книгодержатели, которые должны иметь гладкую поверхность и широкие края, чтобы не наносить повреждений.

В зависимости от размеров и типов документов их хранят в  вертикальном или горизонтальном положении; при вертикальной расстановке размещают так, чтобы расстояние от документа до верхней полки было не менее 2 см.

Книги и журналы в  твердом переплете, не превышающие  по высоте 0.41 м, хранят вертикально на нижнем обрезе. В последнее время в целях экономии места и для облегчения очистки от пыли во многих библиотеках начали ставить книги на передний обрез. Блоки, особенно большие и тяжелые, со временем провисают, корешок становится вогнутым и, в конце концов, блок отрывается от переплета. Желательно большие книги не хранить рядом с маленькими, так как малогабаритные книги не обеспечивают для них необходимую поддержку.

Документы большого или  нестандартного размеров, хранят горизонтально. Допустимая высота стопы не более 15 см; рекомендуют соблюдать такое же (не менее 15 см) расстояние до верхней полки, чтобы облегчить под бор и расстановку документов, особенно большого формата (карт, планов, чертежей и др.).

Необходимо следить, чтобы документы  не выступали за пределы полок в проходы, чтобы не подвергаться ударам. В противном случае их легко задеть при хождении между стеллажами во время подбора и расстановки и уронить на пол. При падении книги, как правило, рвутся.

Брошюры, листовые документы и другие документы небольшого формата хранят в контейнерах разного вида, но изготовленных из безвредных материалов и не привлекающих насекомых и грызунов.

Недопустимо хранить  документы в транспортной таре, в  пачках и штабелях на полу, складывать на подоконниках и в других, не предназначенных для этих целей местах.

Как правильно использовать документы?

Правильное обращение  с документами сохраняет библиотечный фонд, способствует продлению срока его службы и, соответственно, позволяет экономить финансовые средства на приобретение изданий для замены поврежденных, на ремонт и реставрацию документов в будущем.

Выполнение рекомендованных правил использования, копирования, экспонирования и транспортирования документов является недорогим, но весьма эффективным способом обеспечения длительной сохранности библиотечного фонда.

Использование документов

Все библиотекари должны аккуратно  и бережно обращаться с документами на всех этапах обработки, хранения и использования. Маркировку документов (штампы, шифры, инвентарные номера) выполняют водостойкими красителями или мягким карандашом. Для наклейки ярлычков и кармашков используют только безвредные клеи; ни в коем случае нельзя пользоваться силикатным клеем, так как он сильно повреждает бумагу из-за высокой щелочности.

Нельзя вкладывать в книги, журналы, подшивки газет посторонние вещи, например, закладки из бумаги с лигнином или из красящих тканей, засушенные растения.

Нельзя «из добрых побуждений»  выполнять мелкий ремонт книг с помощью липких лент, медицинского пластыря, скрепок. Желательно, чтобы работники отделов хранения и обслуживания могли правильно сделать небольшой ремонт документов: вклеить выпавший лист, тетрадь, укрепить корешок или присоединить оторвавшуюся переплетную крышку. Эта работа не занимает много времени, но надолго продлевает срок службы документов.

Выдавать читателям документы  в плохом состоянии, с явными признаками повреждений ни в коем случае нельзя. Использование поврежденных документов с оторванными корешками и крышками книг, с выпадающими листами и расколотым блоком приводит к быстрой их утрате.

При выдаче документов читателю библиотекарь обязан проверить наличие иллюстративного материала: таблиц, карт, схем, художественных иллюстраций. В случае отсутствия чего-либо библиотекарь делает отметку в формуляре о дефектности издания. При приеме документов от читателей библиотекарь обязан проверить физическое состояние документа, сверить название документа на обложке и титульном листе с записью в читательском требовании, отметить соответствие названия документу, сверить количество иллюстраций с записью в формуляре; лишь после этого делается отметка в контрольном листке о сдаче документов.

Все читатели при записи в библиотеку должны быть ознакомлены с правилами работы с документами (желательно выдавать под расписку «Памятку читателя»). Библиотекари, работающие в читальных залах, должны контролировать поведение читателей, чтобы предупредить кражу и порчу документов.

И сотрудники, и читатели обязаны аккуратно обращаться с  документами:

•      не раскрывать книги более чем на 180°,

•      не применять усилия для полного раскрытия блоков (особенно при 
,    бесшвейном переплете),

•      не опираться на документы,

•      не загибать листы,

•      не класть раскрытые документы друг на друга,

•      не делать пометы на текстах и полях документов,

•      не вкладывать в книгу посторонние предметы,

•      не калькировать карты и иллюстрации,

•      не писать на листах, положенных на читаемый документ,

•      не оставлять документы под солнечным светом.

Выносить документы в помещения, не предназначенные для работы с  ними (столовые, буфеты и др.), категорически  запрещено, как и вносить пищевые продукты в книгохранилища и читальные залы, тем более принимать здесь пищу.

Копирование документов

Копирование документов на аппаратах Xerox в последние годы все более активно используется читателями, как простой и быстрый способ при обретения информации. Однако следует помнить, что во время копирования документы подвергаются очень интенсивному, хотя и кратковременному, воздействию ультрафиолетового излучения. Оно равносильно облучению солнцем в зените при безоблачном небе. При этом общая освещенность более чем в 22 раза превышает нормативную.

Научными исследованиями доказано, что уже после пятикратного копирования  резко изменяется белизна бумаги; снижаются физико-механические показатели материалов. В дальнейшем при хранении у ксерокопированной бумаги происходит более значительное снижение прочности и белизны, чем у бумаги, не подергавшейся облучению.

Ксерокопирование влияет практически на все виды средства записи информации. Аналогичным образом воздействует на документы и сканирование.

Ксерокопирование документов должно быть ограничено. Допустимо копировать документы на книжно-журнальной бумаге, содержащей древесную массу, не более 2-х раз, а без древесной массы - не более 3-х раз. Нельзя ко пировать документы с текстом и пометами, выполненными железо-галловыми чернилами, так как под действием ультрафиолетового излучения бумага под чернилами разрушается. Копировать редкие документы на тряпичной бумаге можно лишь один раз в исключительных случаях, так как облучение провоцирует ускоренное старение бумаги.

Непосредственно после ксерокопирования негативное действие ультрафиолетового излучения не выражено; оно проявляется лишь со временем. Однако физическое повреждение переплетенных документов может происходить сразу в процессе копирования на аппаратах плоскостного типа, потому что переплет испытывает сильную механическую нагрузку. Наиболее частое и характерное повреждение – раскол книжного блока, особенно при бесшвейном переплете: разрывается корешок, выпадают листы и тетради. Известны случаи и насильственного нарушения крепления книжного блока при большом объеме книги (разрезание ниток), когда возникают трудности при копировании текста около корешка.

Решение о возможности копирования  документов принимается для каждого из них индивидуально. Следует вести учет количества ксерокопий, изготовленных с каждого документа.

Если известно, что какой-то документ будет пользоваться активным спросом  и многократно копироваться, следует  сделать одну копию хорошего качества, с которой в дальнейшем можно  выполнять копирование для читателей.

Сотрудники, работающие на копировальных  аппаратах, должны пройти обучение и уметь правильно обращаться с документами при выполнении копии, строго вести учет копируемых документов и уметь объяснить читателям причины ограничения ксерокопирования.

Экспонирование документов

Главная опасность для документов при экспонировании - свет. Часто  в выставочных помещениях помимо искусственного освещения есть естественный свет. Норма освещенности документов на выставках - 150 люкс в момент осмотра экспозиции. К сожалению, иногда это требование нарушается, свет не отключается в течение всего времени открытия выставки, окна бывают не зашторены, используются люминесцентные лампы.

Не допускается установка осветительных  приборов внутри витрин. В свободное  от посетителей время документы хранят в темноте Для этого витрины зарывают светонепроницаемыми тканями

На выставках необходимо особенно внимательно следить за режимом  температуры и влажности воздуха. В течение дня возможны значительные и с большой амплитудой изменения  параметров климата в зависимости от посещаемости выставки, тогда надо принимать меры к регулированию числа посетителей. Контроль окружающей среды важен при экспонировании документов в витринах, чтобы исключить создание внутри них такого микроклимата, который был бы опасен для документов.

При устройстве витрин нельзя использовать материалы, привлекающие насекомых и обладающие высокой гигроскопичностью.

При длительном экспонировании используют специальные материалы для уплотнения витрин, непроницаемые для пыли, не препятствующие воздухообмену и безвредные для документов (ткань ФП).

Переплетенные документы  раскрывают, как правило, на одних  и тех же страницах; чтобы сохранить это положение, применяют разные способы за крепления листов, не всегда безвредные (скрепки, липкие ленты, придавливание стеклом, и др.). Делать так нельзя ни в коем случае!

Одни и те же документы не должны долго экспонироваться. Если есть потребность  выставлять экспонаты более месяца, их надо заменять копиями (факсимильные издания, фотографии, муляжи).

Прежде чем предоставлять документы  для экспонирования хранители фондов должны удостовериться в безопасности условий на выставке.