Сохранность фонда

Лекция: СОХРАННОСТЬ  ФОНДА 

 

СОХРАННОСТЬ ФОНДА  – собирательное понятие для обозначения состояния его целостности и адекватности целям и задачам формирования и использования, а также неизменности  физического состояния, обеспечивающееся комплексом мер управленческого, организационного, социального, технологического и профилактического характера, включающих: проведение целенаправленной государственной политики в сфере сохранения и обеспечения безопасности фондов;  создание нормативной базы и методического обеспечения всех направлений библиотечной деятельности, связанных с сохранением библиотечных фондов; создание единой системы фондов страны и единого общегосударственного учета; поддержание нормативного физического и санитарно-гигиенического  состояния зданий и помещений хранилищ, режима хранения и использования документов; внедрение новейшей техники и технологий в процессы работы с библиотечными фондами (микрокопирование и оцифровка, создание страховых фондов); привлечение научного и производственно-технического потенциала страны; подготовку и переподготовку кадров хранителей и реставраторов; формирование общественного мнения по проблемам сохранности фондов.

Основные понятия и их определения

Архивный фонд- комплекс   документов, образовавшийся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия, общества или отдельного лица (семьи, рода). Обладает свойствами уникальности и неделимости.

Библиотечно-информационный фонд Российской федерации – совокупность документных собраний книжных палат, архивов, музеев, библиотек, органов научно-технической информации, формируемых путем распределения ответственности за собрание, хранение и использование документов, раскрываемых в системе сводных каталогов и взаимосвязанных системой депозитарного хранения и перераспределения документов.

Вторичный отбор  документов – это отбор, осуществляемый в имеющемся фонде на основе результатов изучения его состава, развития и использования, для перманентного регулирования основных параметров  фонда  и повышения его информационной емкости. Вторичный отбор осуществляется с целью: - внесения изменений в структуру фондов: а) для изданий, выходящих за рамки сроков хранения в оперативных фондах и претерпевших снижение интенсивности читательского спроса, - перевод на другой уровень хранения, б) для изданий, обладающих особой информационной или историко-культурной значимостью, - выделение в самостоятельный элемент фонда, (перевод в специализированный фонд); - извлечения из фонда: а) непрофильных документов либо предназначенных узкому кругу читателей –  перераспределение в отраслевые библиотеки-депозитарии и другие библиотеки для формирования фондов по их профилю, б) излишне дублетных, устаревших по содержанию,  малоценных, дефектных и т.п. документов - для исключения. Работа с библиотечным фондом при проведении вторичного отбора включает в себя: а) сопоставление фонда с его моделью, зафиксированной в ТТПК и других документах - выявление непрофильных, а также изменивших сроки хранения документов, б) анализ СПА Библиотеки - выявление  документов, имеющих многочисленные переиздания, в) сплошной просмотр фонда - выявление излишне дублетных, а также дефектных, не подлежащих реставрации изданий.

Депозитарий – библиотека, орган НТИ, иное учреждение или организация, получающие обязательный бесплатный экземпляр документов по установленному профилю и обеспечивающие полноту формирования и постоянное хранение фонда в соответствии с данным профилем.

Депозитарный  фонд – часть национального библиотечно-информационного фонда, сохраняемая на постоянной основе депозитарием в соответствии с его профилем.

Движение фонда – процесс поступления и исключения документов, отражаемый в библиотечной учетной документации.

Действующий фонд – фонд, предназначенный для удовлетворения запросов пользователей библиотеки.

Докомплектование фонда – разновидность текущего комплектования библиотечного фонда – пополнение фонда недостающими документами.

Документ – материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, в том числе в машиночитаемой форме, предназначенной для распространения во времени и пространстве.

Единица учета  фонда – понятие единичного элемента библиотечного фонда, применяемое для учета документов и определения их совокупной численности. Основными единицами учета фонда для всех видов документов (кроме газет) являются – название и экземпляр; для газет – название и годовой комплект.

Исключение  документов из фонда – изъятие из фондов библиотеки и снятие с учета документов, хранение которых признано нецелесообразным (ветхих, дублетных, непрофильных и т.д.), а также утраченных по каким-либо причинам.

Консервация документов  - обеспечение сохранности документов посредством режима хранения, стабилизации, реставрации и изготовления копии.

Микроформа – документ, кадры которого содержат микроизображения.

Музейный фонд – совокупность постоянно находящихся на территории государства музейных предметов и музейных коллекций, гражданский оборот которых допускается только с соблюдением ограничений, установленных Федеральным Законом «О музейном фонде Российской Федерации».

Недействующий фонд – фонд, поддерживающий формирование и функционирование системы действующих фондов (например, обменный и резервный фонды).

Обработка документов – комплекс операций по подготовке документов к хранению и использованию. Научная обработка изданий включает: составление библиографической записи, систематизацию документов, предметизацию документов и др., техническая обработка включает штемпелевание, проставление инвентарного номера и шифра, оформление формуляров, наклеивание кармашков либо листков возврата и др.

Организация фонда -  1 - форма существования, структурное состояние фонда, характеризующее его не как произвольный набор документов, а как упорядоченное целое, готовое к предоставлению в общественное пользование в соответствии с его задачами, предъявляемыми к нему требованиями  и местом системе (фондов отдельной библиотеки, территории, ведомства, государства); 2 – совокупность процессов и операций, обеспечивающих функционирование фонда (прием, учет, техническая обработка, размещение и хранение документов).

Основной фонд – часть библиотечного фонда, содержащая наиболее полный комплект документов по профилю Библиотеки, предназначенных для постоянного хранения и удовлетворения запросов пользователей.

Отбор документов – определение соответствия документов профилю комплектования и целесообразности их приобретения для фонда или хранения уже имеющихся документов в фонде. К примеру, разрабатывая понятие библиотечной селекции документов (термин, используемый для обозначения совокупности всех видов отбора как системы), В.И. Терешин включает в нее:

- фондокомплектующий отбор первичный  – выявление и извлечение из  мирового документального потока  информационных материалов для  включения в фонд конкретной  библиотеки;

- фондокомплектующий отбор вторичный, осуществляемый в уже сформированном фонде библиотеки для оценки всех имеющихся в фонде документов с точки зрения их дальнейшего использования, выявления и извлечения из фонда непрофильных, ненужных библиотеке документов;

- классификационный отбор документов, поступивших в библиотеку – при их распределении по разделам фонда, расстановке и размещении в фондохранилище, отражении в каталогах в соответствии с принятыми схемами внутренней организации фонда;

- поисковый отбор документов  в фонде библиотеки при его использовании читателями и библиотекарями;

- библиографический отбор документов  в фонде библиотеки при составлении  библиографических указателей и  их использовании библиотекарями, работниками справочно-библиографической  службы библиотеки и абонентами.

Перераспределение фондов – основанный на вторичном отборе процесс взаимодействия структурных элементов совокупного фонда библиотеки / библиотек в системе библиотечного комплекса (территориального, ведомственного) по формированию фонда в соответствии с задачами библиотеки, ее местом в библиотечной системе, а также структурой информационных запросов клиентов. Перераспределение рассматривалось и рассматривается библиотековедами с разных точек зрения: -как процесс, способствующий рациональному размещению библиотечных ресурсов на определенной территории; -как фактор интеграции библиотек в создании единого фонда страны (региона, системы); -как фактор сохранности книжных фондов; - как процесс очистки фондов от дублетной, непрофильной и малоспрашиваемой, но не потерявшей научной, практической либо исторической ценности литературы …

Повреждение документа – частичная утрата эксплуатационных свойств.

Подсобный фонд – фонд, предназначенный для оперативного удовлетворения запросов пользователей на наиболее актуальную литературу.

Проверка фонда – определение наличия зарегистрированных в учетной документации изданий и других документов в библиотечном фонде. Осуществляется сличением записей в учетной документации с фондом по карточкам топографического каталога, описи инвентарных номеров и т.д.

Размещение  фондов – пространственное расположение фондов (структурных элементов совокупного фонда) на территории страны, региона, входящих в ЦБС, по подразделениям и помещениям отдельной библиотеки и проч. с целью обеспечения: оптимального хранения и сохранности документов, оперативного и полного удовлетворения запросов читателей и абонентов.

Расстановка фонда – порядок размещения документов на полках, определяемый объемом фонда, его назначением и составом документов. Различают два основных вида расстановок – логические (систематическая, тематическая, предметная) и формальные (алфавитная, географическая, инвентарная, крепостная, нумерационная, форматная, хронологическая, языковая). Виды расстановок могут применятся в различных сочетаниях.

Режим хранения документов – нормативные условия хранения документов (санитарно-гигиенический режим, гигиеническая обработка, микологический надзор, энтомологический надзор, истребительные меры, температурно-влажностный режим, световой режим).

Репозитарный  фонд – собрание малоиспользуемых документов группы библиотек, предназначенное для длительного или постоянного хранения в репозитарии.

Репозитарий – хранилище, предназначенное для хранения и организации использования документов эпизодического спроса.

Сохранность документа – состояние документа, характеризуемое степенью удержания эксплуатационных свойств.

Специализированный  фонд – библиотечный фонд, состоящий из документов, отобранных по функциональному и (или) читательскому назначению.

Старение документа – естественный процесс, протекающий в материалах документа во времени и приводящий к изменению и (или) утрате эксплуатационных свойств: частичной (повреждение) или полной (разрушение).

Страховой фонд – фонд, создаваемый на наиболее ценную в научном, культурном, историческом и информационном аспектах часть библиотечного фонда на случай утраты документами их эксплуатационных свойств в процессе использования либо чрезвычайных ситуаций.

Структура фонда – функциональная организация фонда, которой предусматриваются взаиморасположение и взаимосвязи подразделений фонда библиотеки; определяется объемом фонда, отраслевым и языковым составом, наличием различных видов документов, потребностями дифференцированного обслуживания читателей. Основная задача структурирования фонда – обеспечение единой целостной системы управления им, позволяющей формировать и использовать его наиболее рациональным и эффективным способом.

Управление  фондом – постоянное, объективно-целесообразное и системное упорядочение, изменение (при сохранении качественной специфики) состава, величины, структуры и движения библиотечного фонда, его приведение в соответствие с задачами библиотеки и информационными потребностями абонентов.

Учет фонда – комплекс операций, обеспечивающих получение точных сведений об объеме, составе и движении фонда, а также его сохранность.

Фонд книжных  памятников – представительное специализированное собрание книжных памятников, оформленное в целях оптимизации их сохранения, изучения и популяризации и рассматриваемое как объект культурного наследия.

Формирование  фонда – совокупность процессов, направленных на создание и развитие библиотечного фонда.

Хранение фонда – комплекс мероприятий, обеспечивающих наиболее рациональное размещение фонда и его длительную сохранность с целью использования.

Введение

Библиотеки приобретают, сохраняют  и предоставляют в общественное пользование документы разных типов. Обеспечение сохранности документного фонда - одна из основных функций, без надлежащего выполнения которой библиотеки со временем не только не смогут в полной мере удовлетворять запросы читателей, но и реально столкнутся с угрозой частичной или полной их утраты.

По современным данным библиотечно-информационный фонд РФ включает примерно: 2 млрд. ед. хранения – в библиотеках, 480 млн.- в архивах и 80 млн. – в органах НТИ. Ежегодная книговыдача – примерно 1 млрд. 400млн. При этом, если, по данным ЮНЕСКО, к примеру, в США 20 % фондов находятся на стадии разрушения, то в России – около 40 %.

Обеспечить сохранность библиотечных фондов как части культурного наследия и информационного ресурса страны возможно лишь при развитии следующих направлений деятельности:

-Поддержание нормативного физического  и санитарно-гигиенического состояния  зданий, инженерных коммуникаций, помещений  хранилищ.

- Расширение площадей хранилищ  в соответствии с ростом библиотечных  фондов, строительство и реконструкция  библиотечных зданий.

- Оборудование библиотек современными  комплексами технических средств  безопасности, их постоянное совершенствование  и обеспечение бесперебойной работы.

- Постоянное совершенствование  материально-технической базы библиотек  для обеспечения нормативного  режима хранения документов, их  стабилизация и реставрация.

- Обеспечение процессов защиты, хранения и использования библиотечных  фондов достаточным количеством квалифицированных кадров.

- Создание единого страхового  фонда документов библиотек.