Подготовка дел к
дальнейшему хранению и использованию.
Завершающим этапом процесса делопроизводства
является подготовка исполненных документов
к хранению и использованию. Основная
цель упорядочения и хранения исполненных
документов — создание условий для их
использования в справочной работе учреждений
и пополнение Государственного архивного
фонда РФ.
Подготовка исполненных документов к
хранению и использованию включает:
• экспертизу (оценку) научной и практической
ценности документов; Для' организации
и проведения экспертизы ценности документов,
отбора и подготовки их для передачи на
государственное хранение, а также для
контроля за правильностью отнесения
документов к различным делам создаются
постоянно действующие экспертные комиссии
(ЭПК). На экспертные комиссии кроме организации
ежегодного отбора документов на хранение
возлагается: рассмотрение годовых разделов
дела постоянного, долговременного (свыше
10 лет) хранения, в том числе и по личному
составу, актов о выделении к уничтожению
документов и дел, не подлежащих дальнейшему
хранению, о неисправимом повреждении
документов постоянного хранения и о необнаружении
дел, подлежащих передаче на государственное
хранение; вопросов о приеме на ведомственное
хранение документов личного происхождения;
подготовка и внесение на рассмотрение
ЭПК предложений об установлении и изменении
сроков хранения документов; рассмотрение
перечней документов, номенклатур дел,
инструкций по делопроизводству и т.п.
• оформление дел; это комплекс работ
по его переучету, нумерации листов, составлению
заверительной надписи, внутренней описи
документов; начинается оно с момента
заверения дела в делопроизводстве и завершается
в процессе подготовки его к передаче
в ведомственный архив после окончания
календарного года, в течение которого
дело было заведено. В зависимости от сроков
хранения производится полное или частичное
оформление дел. Полному оформлению подлежат
дела постоянного, долговременного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу.
• описание документов постоянного и долговременного
хранения;
• обеспечение их сохранности;
• передачу дел в архив учреждения,
т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным
называется архив, находящийся в непосредственном
подчинении соответствующей организации,
не входящей систему государственной
архивной службы, или являющийся структурным
подразделением организации.) Ведомственный
архив осуществляет хранение документов
организаций и предприятий до передачи
их на государственное хранение.
Читать
При оформлении обложек дел постоянного,
долговременного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу должны указываться
следующие реквизиты: наименование учреждения
и его непосредственная подчиненность;
наименование структурного подразделения,
индекс дела; аннотация к документам дела
(для дел постоянного хранения, содержащих
особо ценные документы); дата дела (тома,
части); количество листов в деле; срок
хранения дела; архивный шифр дела. Кроме
того, на обложках дел постоянного хранения
предусматривается место для наименования
государственного архива и учреждения.
Следует особо отметить, что архивный
шифр на обложках дел постоянного хранения
проставляется чернилами в ведомственном
архиве только после включения дел в годовые
разделы сводных описей дел, утвержденных
ЭПК соответствующего учреждения государственной
архивной службы (до этого он проставляется
карандашом). Архивные шифры на обложках
дел долговременного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу проставляются чернилами
после включения дел в годовые разделы
сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК)
учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего
учреждения государственной архивной
службы (для описей дел по личному составу)
и утвержденных руководителем учреждения.
При заполнении реквизитов обложки дела
необходимо соблюдать следующие требования:
название учреждения пишут полностью
с указанием подчиненности в именительном
падеже или указывают его официально принятое
сокращенное наименование; заголовок
и номер дела переносят на обложку из номенклатуры
(последний целесообразно проставлять
и на корешке дела для удобства поиска
дел при вертикальном способе их хранения).
В конце делопроизводственного года в
оформление обложки дела постоянного
или долговременного (свыше 10 лет) хранения
вносятся необходимые уточнения. Если
название учреждения (вышестоящего ведомства,
структурного подразделения) изменилось
или дело передано в другое учреждение
(структурное подразделение), на обложке
дописывают название этого учреждения
(структурного подразделения). Заголовок
дела на обложку переносится из номенклатуры
дел организации, согласованной с ЭПК
соответствующего учреждения государственной
архивной службы. В необходимых случаях
(например, если заголовок на обложке не
отражает содержания документов в деле)
в него вносятся дополнительные сведения
и уточнения.
В заголовках дел, содержащих копии документов,
должна указываться их копийность. Подлинность
документов дела в заголовке не оговаривается.
Если данные о копийности документов относятся
ко всем документам дела, то их помещают
за заголовком (в строку, после точки, с
прописной буквы), а если данные относятся
к части документов или к одному из них,
то их пишут после описания документов
(в скобках со строчной буквы). При наличии
в деле нескольких томов (частей) на обложку
каждого тома (части) выносятся общий заголовок
дела и заголовок каждого тома (части).
Важным реквизитом обложки дела является
дата дела, т.е. годы заведения и окончания
дела в делопроизводстве. Правильное датирование
дел зависит от всестороннего учета характера
и вида документов, которые в них сформированы.
Датой дела, содержащего распорядительную,
творческую и другую документацию (доклады,
стенограммы, письма и т.д.), для которых
точная датировка имеет важное значение,
а также дела, состоящие из нескольких
томов (частей), являются крайние даты
документов, т.е. число, месяц, год регистрации
(составления) самого раннего и самого
позднего из документов, включенных в
дело.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний
коллегиальных органов, комиссий и т.п.,
являются даты составления первого и последнего
протоколов или даты их утверждения (если
они утверждаются). Датой личного дела
являются даты подписания приказов о приеме
и увольнении лица, на которое оно заведено.
В конце каждого дела постоянного, долговременного
(свыше 10 лет) хранения для учета количества
и фиксации особенностей нумерации листов
на отдельном листе составляется заверительная
надпись, в которой цифрами и прописью
указывается количество пронумерованных
листов и отдельно через знак «+» (плюс)
— количество листов внутренней описи
(при ее наличии). Заверительная надпись
пишется разборчиво, с указанием должности
составителя, даты составления и подписывается
составителем с расшифровкой подписи.
Последующие изменения в составе и состоянии
дела (недостача документов, присоединение
новых, замена подлинных документов копиями
и т.д.) отмечаются в заверительной надписи
со ссылкой на соответствующий акт.
Для определенных категорий дел постоянного
и долговременного (свыше 10 лет) сроков
хранения, учет которых вызван спецификой
содержащейся в них документации (особо
ценные, личные, судебные и следственные
дела, дела о присуждении ученых степеней
и присвоении ученых званий, дела на авторские
свидетельства и патентные изобретения
и т.д.), а также сформированных по разновидностям
документов, заголовки которых не раскрывают
их конкретного содержания, составляется
внутренняя опись документов. По окончании
делопроизводственного года все завершенные
дела постоянного и временного хранения,
прошедшие экспертизу ценности, вносятся
в описи. Опись дел представляет собой
систематизированный перечень заголовков
дел, раскрывающий их состав и содержание,
закрепляющий систематизацию дел в пределах
фонда и их учет. Кроме этого, опись является
одновременно учетным документом и основным
видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим
оперативный учет дел и описей.
С момента заведения и до сдачи в ведомственный
архив дела хранятся в рабочих комнатах
или в специально отведенных для этой
цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся
шкафы, которые должны обеспечивать сохранность
документов, и ставят корешками наружу.
Изымать и выдавать документы из дел постоянного
хранения можно лишь в исключительных
случаях (например, по требованию судебно-следственных
органов) с разрешения руководителя учреждения.
При этом в дело обязательно вкладывают
точную заверенную копию документа и акт
о причинах изъятия подлинника. Копии
и выписки из документов для использования
в работе учреждения или в интересах отдельных
граждан делают с разрешения руководства
или должностных лиц, которым такое право
предоставлено соответствующими ведомственными
инструкциями.
В течение делопроизводственного года
из дела разрешается выдавать документы
для работы сотрудникам учреждения. При
выдаче документа на его место помещают
лист-заместитель, на котором указывают,
какой документ, кому и на какое время
выдан. После завершения делопроизводственного
года документы из дел не выдаются. При
необходимости выдают дело, в котором
находится документ. На выданное дело
заполняют карточку-заместитель, в ней
указывают структурное подразделение,
в которое выдано дело, номер дела, дату
выдачи и возвращения, фамилию и должность
лица, получившего дело, а также предусматриваются
графы для расписок в получении и приеме
дела.
За сохранность документов, находящихся
в стадии делопроизводства, несут ответственность
заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель
и т.д. Они должны обеспечивать контроль
за сохранностью документов в структурных
подразделениях и у отдельных исполнителей,
своевременно докладывать руководству
учреждения об имеющихся нарушениях.
Структурные подразделения учреждения
передают в ведомственный архив дела постоянного,
долговременного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу. Передача дел производится
только по описям. Вместе с делами в архив
передаются регистрационно-контрольные
карточки делопроизводственной службы
учреждения (канцелярии, секретариата,
общего отдела и т.п.). Заголовок каждой
картотеки включается в опись.
Передача дел в ведомственный архив осуществляется,
как правило, по графику, составленному
заведующим ведомственным архивом (или
лицом, ответственным за архив), предварительно
согласованному с руководителями структурных
подразделений и утвержденному руководителем
учреждения.
Дела временного (до 10 лет включительно)
хранения передаче в ведомственный архив
не подлежат и должны храниться централизованно
в канцелярии, секретариате или другой
службе делопроизводства учреждения или
в структурных подразделениях. В исключительных
случаях по решению руководителя организации
они могут быть переданы в ведомственный
архив по описям или номенклатуре дел,
что определяет ведомственный архив.
Правильность формирования и оформления
дел, соответствие их количества описи
и номенклатуре дел проверяется сотрудником
архива предварительно, на стадии подготовки
дел к передаче в ведомственный архив
структурными подразделениями. Если в
формировании и оформлении дел установлены
недостатки, работники структурных подразделений
обязаны их устранить.
Дела принимает заведующий ведомственным
архивом (специальный сотрудник архива)
или лицо, ответственное за архив, в присутствии
работника сдающего структурного подразделения.
Передача дел производится по описи, и
в обоих ее экземплярах против каждого
передаваемого дела делается отметка
о его наличии. В конце описи в каждом ее
экземпляре цифрами и прописью указывается
количество фактически принятых в архив
дел, дата приема-передачи дел, а также
ставятся подписи сотрудника ведомственного
архива и лица, передавшего дела. При приеме
особо ценных дел проверяется количество
листов в деле.
|