Шпаргалка по "Основы делопроизводства"

Понятие делопроизводства 
 
Подготовка любого документа заключается главным образом в знании правил оформления его реквизитов, т.е. информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, виза утверждения и согласования и др.). 
Весь объём документов, обращающихся в организации – это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу предприятия, принимать наилучшие решения. 
Делопроизводством называется отрасль человеческой деятельности по 
разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения.  
Документооборот – это движение и учёт документов (получение, 
обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка). 
В советское время был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме, структуре документов и составу их информационных элементов (реквизитов). Современное делопроизводство в России развивается с учётом специфики складывающихся рыночных отношений и массовой компьютеризацией. 
Документ и его функции  
В процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе 
управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами). Всё это может передаваться разными способами, в том числе машинным. Носителем информации является документ (в переводе с латинского «документ» означает «свидетельство», «способ доказательства»). 
Документ – это материальный объект с закреплённой на нём информацией для передачи её во времени и пространстве. Документ является информационной функцией, в нём фиксируются факты, события, явления практической мыслительной деятельности человека.

С помощью документа 
обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Коммуникативная форма документа обеспечивает внешние связи предприятия и организаций. 
Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления. 
Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации месту составления, степени сложности, степени секретности, срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, по происхождению, срокам хранения, степени унификации, характеру содержания. 
Организация документооборота  
Документооборот – это движение документа на предприятии, в 
учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.  
Основными принципами организации документооборота являются следующие: 
· Прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы 
сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно); 
· Каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов; 
·Порядок прохождения процесса обработки основных видов 
документов должны быть единообразными. По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).

Учёт объёма документооборота осуществляется с целью получения  данных для расчёта штатной численности  персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами. 
 
Документопоток входящих документов составляют: 
 
· Документы вышестоящих организаций, органов власти; 
 
· Документы подведомственных организаций, присылающих отчётно- 
 
учётную документацию и различного рода запросы; 
 
· Документы организаций-смежников и прочих организаций, 
 
обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных 
 
действий; 
 
· Жалобы и заявления граждан. 
 
В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции: 
 
· Приём входящих документов; 
 
· Первоначальная (экспедиционная обработка); 
 
· Предварительное рассмотрение и распределение; 
 
· Регистрация; 
 
· Рассмотрение документов руководством; 
 
· Исполнение резолюций; 
 
· Отправление. 
 
Регистрация и учёт поступающих в организацию документов  
 
В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и 
 
приняты по телетайпу, факсу, e-mail, доставлены курьером или посетителем. 
 
Делопроизводственные службы обязаны обеспечить учёт и контроль за движением таких документов. Учёт телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи, а затем передаваться в канцелярию. 
 
Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, спецсвязь, факс и др.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства. 
 
При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений. 
 
Неправильно адресованные и повреждённые документы возвращаются отправителю. Если в конверте находится служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. Вместе с документами необходимо сохранять конверты. 
 
Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных обо всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить их внутреннюю опись, дать любую справку о состоянии движения документов.

Учёт объёма документооборота осуществляется с целью получения данных для  расчёта штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами. 
 
Документопоток входящих документов составляют: 
 
· Документы вышестоящих организаций, органов власти; 
 
· Документы подведомственных организаций, присылающих отчётно- 
 
учётную документацию и различного рода запросы; 
 
· Документы организаций-смежников и прочих организаций, 
 
обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных 
 
действий; 
 
· Жалобы и заявления граждан. 
 
В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции: 
 
· Приём входящих документов; 
 
· Первоначальная (экспедиционная обработка); 
 
· Предварительное рассмотрение и распределение; 
 
· Регистрация; 
 
· Рассмотрение документов руководством; 
 
· Исполнение резолюций; 
 
· Отправление. 
 
Регистрация и учёт поступающих в организацию документов  
 
В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и 
 
приняты по телетайпу, факсу, e-mail, доставлены курьером или посетителем. 
 
Делопроизводственные службы обязаны обеспечить учёт и контроль за движением таких документов. Учёт телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи, а затем передаваться в канцелярию. 
 
Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, спецсвязь, факс и др.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства. 
 
При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений. 
 
Неправильно адресованные и повреждённые документы возвращаются отправителю. Если в конверте находится служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. Вместе с документами необходимо сохранять конверты. 
 
Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных обо всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить их внутреннюю опись, дать любую справку о состоянии движения документов.

Регистрация документов с применением  компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных обо всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить их внутреннюю опись, дать любую справку о состоянии движения документов

Вопрос 1: Нормативно-методическая база (НМБ). 
 
1-Состав НМБ. 
 
НМБ – это совокупность законов, нормативно правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др. 
 
НМБ включает в себя: 
 
 
1. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации. 
 
2. Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне. 
 
3. Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), как общеотраслевого, так и ведомственного характера. 
 
4. Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы делопроизводства. 
 
5. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий. 
 
6. Гос. Стандарты на документацию. 
 
7. Унифицированные системы документации. 
 
8. Общероссийские классификаторы технико-экономической информации. 
 
9. Гос. система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения. Этот документ ГСДОУ. 
 
10. Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда. 
 
11. Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Унифицированные системы  документации (УСД). 
 
Цель УСД: 
 
·Унификация производится с целью ¯кол-ва применяемых в деятельности предприятий док-ов; 
 
·типизации их формы;  
 
·снижения трудовых, временных и мат затрат на их подготовку и обработку;  
 
·достижения информ совместимости автоматизированных баз данных. 
 
В основе создания УСД лежит метод унификации – установления единообразия состава и форм, управленческих док-ов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач. 
 
Одновременно разрабатывают классификаторы технико-экон и социал инф-ии, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся В УСД. 
 
В наст время действует 8 УСД: 
 
1. Унифицированная система (УС) организационно-распорядит документации (УС ОРД); 
 
2. УС банковской документации; 
 
3. УС финансовой, учетной и отчетной бух документации бюджетных учрежедений и орг-ий; 
 
4. УС отчетно-статистической документации; 
 
5. УС учетной и отчетной бух документации предприятий; 
 
6. УС документации по труду; 
 
7. УС документации Пенсионного фонда РФ; 
 
8. УС внешнеторговой документации. 

Вопрос 6

 
Распорядительные документы 
 
Основное назначение их регулировать и координировать деятельность, что позволяет руководству осуществить постановленные перед ним задачи, получать максимальный эффект от своей деят-ти. 
 
Эти документы могут касаться совершенствования организационной структуры, определение или корректировки средств и способов осуществления основной деят-ти, обеспечение организации различными ресурсами. 
 
Они содержат решения идущие сверху вниз по системе управления. 
 
Их адресатом является конкретное учреждение, структурные подразделения, должностные лица или работники. 
 
Распорядит. Док-ты ИЗДАЮТСЯ по инициативе руководителя в пределах их полномочий и компетенции, чтобы выполнить задачи возложенные на организацию 
 
В СОСТАВ ВХОДЯТ: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения. 
 
Составление и оформление распорядительных документов 
 
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей  
- констатирующей 
и  
распорядительной 
. 
Констатирующая 
часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название, т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать. 
 
Основную нагрузку в распорядительных документах несет  
распорядительная 
часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: "постановляет" ('постановил") - в постановлении; ''решает" {"решил') - в решении; "предлагаю" - в распоряжении; "приказываю" - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. 
 
Постановление — это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. 
 
Решение — это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. 
 
Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой — на основе единоначалия. 
 
Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или муниципального образования), если организация имеет право на гербовый бланк, наименование вышестоящего органа, наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа. 
 
Текст постановления или решения состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», в решениях «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»), которое печатается прописными буквами.  
 
Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц. 
 
Различаются приказы по основной деятельности и личному составу. 
 
Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников. 
 
Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы. 
 
Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. 

а также представительными и  коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации  в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. 
 
Решение — это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. 
 
Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой — на основе единоначалия. 
 
Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или муниципального образования), если организация имеет право на гербовый бланк, наименование вышестоящего органа, наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа. 
 
Текст постановления или решения состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», в решениях «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»), которое печатается прописными буквами.  
 
Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц. 
 
Различаются приказы по основной деятельности и личному составу. 
 
Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников. 
 
Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы. 
 
Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов

Вопрос 9

 
складывается из следующих стадий:

1.  
   Изучение управленческого вопроса
2.  
   Подготовка проекта распоряд. докум.- это может быть поручено 1му лицу или нескольким исполнителям, возможно даже создание спец. Рабочей группы. ОСНОВНОЕ ТРЕБОВАНИЕ: достаточная компетентность, знание вопроса, профессионализм Подготовка проекта требует сбора необходимой информации, для этого используется информационно-справочн. док.- отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебная переписка.

 
Изучив эти материалы и получив  полную ясность по сущ-ву вопроса, четко  определив цель издания докум. Приступают к составлению его проекта . Самое трудное сформулировать основные положения конкретного решения.

3.  
   Согласование документа. Заинтересованными учреждениями, а также со структурными подразделениями или должностными лицами , кот. он касается. Осущ-ся путем визирования или проставляется грифом согласования. Согласования проводит структурное подразделение или лицо кот. готовило проект этого документа. Визы или гриф согласования проставляют на первом экземпляре док. В случае несогласия пишут мотивированное заключение.
4.  
   Подписание документа,перед этим докум. необходимо тщательно выбелить.
5.  
   ·регистрация распорядительного документа;
6.  
   ·доведение распорядительного документа до исполнителей.

 
 
Организационно-распорядительные документы (ОРД) условно подразделяются на три группы: 
 
· Организационные документы; 
 
· Распорядительные документы; 
 
· Справочно-информационные документы. 
 
Деятельность любой организации регулируется правовыми документами. Прежде всего – это организационные документы, которые разрабатываются самими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и другие. В целях решения основных задач организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа – распорядительные документы. Третья группа - справочно-информационные документы - включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др.

 
К информационно-справочным документам относят справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, протокол, телеграммы и др. Они имеют вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. 
 
Справка – это документ оперативной информации. Cоставляется справка с целью описания и подтверждения каких-либо фактов и событий. Жестких требований к написанию справки не существует, она составляется в произвольной форме, оформление справки осуществляется на листе форматом А4 либо на специальном бланке.  
 
Обязательными реквизитами справки являются: 
 
наименование адресата; наименование документа (Справка); дата и номер справки; 
 
место (город) составления справки; заголовок к тексту (для некоторых видов справок – о наличии материалов); текст справки; подпись. 
 
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе. Иногда докладная записка может носить просто информационный характер, т.е. информировать о завершении или ходе выполнения работ, задач. 
 
Пишется докладная записка либо по инициативе работника, либо по требованию руководства.  
 
Четких требований к оформлению докладной записки не существует. Докладная записка обычно состоит из двух частей: в первой описывается сложившаяся ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы, делаются конкретные выводы.  
 
Докладная записка содержит следующие реквизиты: 
 
адресат (наименование должностного лица, его ФИО); дата и номер документа; 
 
место (город) составления; наименование документа (Докладная записка); заголовок к тексту документа (начинается со слов «О …», «Касательно …»); текст докладной записки; 
 
личные данные составителя (должность, ФИО);подпись составителя. 
 
Служебная записка — это информ-справоч документ внутренней деловой переписки, принятый в компании. Написание служебных записок осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками, которые не находятся в прямом подчинении. Составляется с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного сотрудника. Оформление служебной записки осуществляется на листе формата А4, если в организации не ведется электронный документооборот. Служебная записка состоит из следующих частей: «шапка», где указывается, кому она адресована (должность, ФИО в дат п); 
 
дата составления и номер служебной записки; наименование документа (Служебная записка); 
 
заголовок к тексту документа (говорит о предмете служебной записки); текст документа; 
 
должность составителя, подпись и расшифровка подписи. 
 
Протокол – это распорядительный документ, который содержит в себе запись всего происходящего на собрании, заседании. За составление протокола и оформление протокола на заседании обычно отвечает секретарь или другое назначенное лицо.  
 
Протокол содержит в себе следующие реквизиты: 
 
наименование компании; наименование документа (Протокол); номер протокола; дата заседания; 
 
место заседания; заголовок к тексту документа; текст протокола; подписи. 
 
Основная часть текста протокола разбита на несколько составляющих. В каждом разделе могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Данные слова пишутся прописными буквами с нового абзаца. Протоколы могут краткие и полные. При написании краткого протокола необходимо указать фамилии докладчиков, темы докладов. Полный протокол содержит записи всех докладов. 
 
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА - документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату и номер, заголовок к тексту, текст, подпись. 
 
Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, действия или события.  
 
Доверенность– документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. 
 
Телеграмма– вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. 
 
Телефонограмма. Телефонограммой передаются несложные тексты в 20–30 слов, чаще всего, приглашения, напоминания и т.п., указания от имени должностного лица. 
 
Факсограмма(факс) удобна тем, что воспроизводит все особенности документа. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы и любую графическую информацию. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. 

 
Распорядительные документы 
 
Основное назначение их регулировать и координировать деятельность, что позволяет руководству осуществить постановленные перед ним задачи, получать максимальный эффект от своей деят-ти. 
 
Эти документы могут касаться совершенствования организационной структуры, определение или корректировки средств и способов осуществления основной деят-ти, обеспечение организации различными ресурсами. 
 
Они содержат решения идущие сверху вниз по системе управления. 
 
Их адресатом является конкретное учреждение, структурные подразделения, должностные лица или работники. 
 
Распорядит. Док-ты ИЗДАЮТСЯ по инициативе руководителя в пределах их полномочий и компетенции, чтобы выполнить задачи возложенные на организацию 
 
В СОСТАВ ВХОДЯТ: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения. 
 
Составление и оформление распорядительных документов 
 
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей  
- констатирующей 
и  
распорядительной 
. 
Констатирующая 
часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название, т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать. 
 
Основную нагрузку в распорядительных документах несет  
распорядительная 
часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: "постановляет" ('постановил") - в постановлении; ''решает" {"решил') - в решении; "предлагаю" - в распоряжении; "приказываю" - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. 
 
Постановление — это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. 
 
Решение — это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. 
 
Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой — на основе единоначалия. 
 
Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или муниципального образования), если организация имеет право на гербовый бланк, наименование вышестоящего органа, наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа. 
 
Текст постановления или решения состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», в решениях «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»), которое печатается прописными буквами.  
 
Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц. 
 
Различаются приказы по основной деятельности и личному составу. 
 
Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников. 
 
Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы. 
 
Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. 

Документооборот – это движение документов внутри предприятия с начала их написания или получения до завершения их обработки. Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Электронный документооборот - это различные компьютерные программы, которые позволяют эффективно вести документирование и документооборот. 
 
Организация документооборота включает всю последовательность докум. во время их движения и следующие операции: получение, рассмотрение, распределение, передача на исполение, организац. исполнение и отправка, регистрация, информационно-справочная работа, контроль за сроками исполнения. 
 
главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

•  
  максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);
•  
  исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.);
•  
  максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

 
Соблюдение этих правил позволяет  реализовать возможность централизованного  выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала

 
К документам по личному составу  относятся документы, которые составляются службой персонала организации  и регламентируют отношения работодателя и сотрудников организации. Заявление о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры, приказы по личн. Сост., увольнения, характеристики, автобиографии, резюме, личные карточки, лицевые счета по заработной плате.  
 
Личная карточка. 
 
На всех сотрудников, принятых на работу заводится личная карточка (форма Т-2), являющаяся основным учетным документом. Личная карточка используется для анализа состава и учета движения кадров. 
 
Личная карточка заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке. 
 
Карточка ставится в алфавитную картотеку работающих.  
 
Личное дело. 
 
Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. 
 
Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу. 
 
Прием на работу. 
 
Трудовой договор 
 
Трудовой договор имеет типовую форму в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. 
 
Трудовой договор есть соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуется выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон. 
 
Увольнение. 
 
Увольнение работника отражается в документах: заявлении или служебной записке или приказе об увольнении. 
 
На основании личного заявления или служебной записки составляется проект приказа. 
 
Приказ подписывается и регистрируется. 
 
Увольняемый работник знакомится с приказом и ставит свою визу. 
 
Одна копия приказа помещается в личное дело, другая передается в бухгалтерию. 
 
Трудовая книжка. 
 
Трудовая книжка является основным документов о трудовой деятельности работника. 
 
Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному и социальному страхованию. 
 
Лица, поступившие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется. 
 
Лица, поступившие на работу впервые обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту их жительства, а уволенные из рядов вооруженных сил – военный билет. 
 
Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. 
 
Приказ по личному составу  
 
Приказы по личному составу издаются по вопросам оформления приема на работу, перевода, увольнения, изменения условий оплаты труда, поощрения, по вопросам наложения взысканий, премирования конкретных работников, назначение, перемещение и увольнение которых осуществляется руководством предприятия, пенсионного обеспечения конкретных работников и другим вопросам.  
 
Приказ подписывается руководителем предприятия или лицом, его замещающим. 
 
Анкета кандидата  
 
Служба персонала организации при наличии вакансии составляет анкету кандидата, которая заполняется кандидатом до или в процессе собеседования. 
 
Характеристика  
 
Характеристика официальный документ, составляемый руководством предприятия или подразделения, для предоставления во внешние организации. 
 
Командировочное удостоверение - документ, который удостоверяет полномочия сотрудника, направляемого на временную работу в стороннюю организацию

Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному и социальному страхованию. 
 
Лица, поступившие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется. 
 
Лица, поступившие на работу впервые обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту их жительства, а уволенные из рядов вооруженных сил – военный билет. 
 
Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. 
 
Приказ по личному составу  
 
Приказы по личному составу издаются по вопросам оформления приема на работу, перевода, увольнения, изменения условий оплаты труда, поощрения, по вопросам наложения взысканий, премирования конкретных работников, назначение, перемещение и увольнение которых осуществляется руководством предприятия, пенсионного обеспечения конкретных работников и другим вопросам.  
 
Приказ подписывается руководителем предприятия или лицом, его замещающим. 
 
Анкета кандидата  
 
Служба персонала организации при наличии вакансии составляет анкету кандидата, которая заполняется кандидатом до или в процессе собеседования. 
 
Характеристика  
 
Характеристика официальный документ, составляемый руководством предприятия или подразделения, для предоставления во внешние организации. 
 
Командировочное удостоверение - документ, который удостоверяет полномочия сотрудника, направляемого на временную работу в стороннюю организацию

 
К документам по личному составу  относятся документы, которые составляются службой персонала организации и регламентируют отношения работодателя и сотрудников организации. Заявление о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры, приказы по личн. Сост., увольнения, характеристики, автобиографии, резюме, личные карточки, лицевые счета по заработной плате.  
 
Личная карточка. 
 
На всех сотрудников, принятых на работу заводится личная карточка (форма Т-2), являющаяся основным учетным документом. Личная карточка используется для анализа состава и учета движения кадров. 
 
Личная карточка заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке. 
 
Карточка ставится в алфавитную картотеку работающих.  
 
Личное дело. 
 
Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. 
 
Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу. 
 
Прием на работу. 
 
Трудовой договор 
 
Трудовой договор имеет типовую форму в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. 
 
Трудовой договор есть соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуется выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон. 
 
Увольнение. 
 
Увольнение работника отражается в документах: заявлении или служебной записке или приказе об увольнении. 
 
На основании личного заявления или служебной записки составляется проект приказа. 
 
Приказ подписывается и регистрируется. 
 
Увольняемый работник знакомится с приказом и ставит свою визу. 
 
Одна копия приказа помещается в личное дело, другая передается в бухгалтерию. 
 
Трудовая книжка. 
 
Трудовая книжка является основным документов о трудовой деятельности работника. 
 
Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному и социальному страхованию. 
 
Лица, поступившие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется. 
 
Лица, поступившие на работу впервые обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту их жительства, а уволенные из рядов вооруженных сил – военный билет. 
 
Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. 
 
Приказ по личному составу  
 
Приказы по личному составу издаются по вопросам оформления приема на работу, перевода, увольнения, изменения условий оплаты труда, поощрения, по вопросам наложения взысканий, премирования конкретных работников, назначение, перемещение и увольнение которых осуществляется руководством предприятия, пенсионного обеспечения конкретных работников и другим вопросам.  
 
Приказ подписывается руководителем предприятия или лицом, его замещающим. 
 
Анкета кандидата  
 
Служба персонала организации при наличии вакансии составляет анкету кандидата, которая заполняется кандидатом до или в процессе собеседования. 
 
Характеристика  
 
Характеристика официальный документ, составляемый руководством предприятия или подразделения, для предоставления во внешние организации. 
 
Командировочное удостоверение - документ, который удостоверяет полномочия сотрудника, направляемого на временную работу в стороннюю организацию