Шпаргалка по "Основы делопроизводства"

Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных  работников, а также на нештатных  работников при условии, если они  подлежат государственному и социальному страхованию. 
 
Лица, поступившие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется. 
 
Лица, поступившие на работу впервые обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту их жительства, а уволенные из рядов вооруженных сил – военный билет. 
 
Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. 
 
Приказ по личному составу  
 
Приказы по личному составу издаются по вопросам оформления приема на работу, перевода, увольнения, изменения условий оплаты труда, поощрения, по вопросам наложения взысканий, премирования конкретных работников, назначение, перемещение и увольнение которых осуществляется руководством предприятия, пенсионного обеспечения конкретных работников и другим вопросам.  
 
Приказ подписывается руководителем предприятия или лицом, его замещающим. 
 
Анкета кандидата  
 
Служба персонала организации при наличии вакансии составляет анкету кандидата, которая заполняется кандидатом до или в процессе собеседования. 
 
Характеристика  
 
Характеристика официальный документ, составляемый руководством предприятия или подразделения, для предоставления во внешние организации. 
 
Командировочное удостоверение - документ, который удостоверяет полномочия сотрудника, направляемого на временную работу в стороннюю организацию

 
Документооборот – это движение документов внутри предприятия с начала их написания или получения до завершения их обработки. Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Электронный документооборот - это различные компьютерные программы, которые позволяют эффективно вести документирование и документооборот. 
 
Организация документооборота включает всю последовательность докум. во время их движения и следующие операции: получение, рассмотрение, распределение, передача на исполение, организац. исполнение и отправка, регистрация, информационно-справочная работа, контроль за сроками исполнения. 
 
главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

•  
  максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);
•  
  исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.);
•  
  максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

 
Соблюдение этих правил позволяет  реализовать возможность централизованного  выполнения однородных технологических  операций, эффективного использования  средств оргтехники и персонала 

Вопрос 23

Характеристика документооборота

 
Документооборот это средство коммуникации, т.е. перемещаась докум. связывают  все звенья управленческой структуры  и разные учреждения. 
 
К качественным параметрам документооборота относят характеристику документооборота в зависимости от используемой системы информационного обеспечения: автоматизированного типа, традиционного, смешанного; разделение документооборота на входящие, исходящие и внутренние документопотоки; основные характеристики документооборота как пространственно организованного процесса: маршруты движения документов, этапы и инстанции их прохождения, стадии документооборота. Также относятся состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направленность движения документов, периодичность документопотока. 
 
К количественным параметрам документооборота относят показатели его объема и времени протекания. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за конкретный период. Выделяют и такие параметры, как физический объем конкретного документа, размер его текста. 
 
К временным характеристикам документооборота относят продолжительность документооборота, т.е. скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Эта характеристика определяется еще и как время, затрачиваемое на маршрут прохождения документа. например, время полного цикла обращения документа в учреждении или время прохождения на стадиях управленческого процесса. 
 
Документооборот делится на несколько составляющих частей- потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении 
 
Документопотоки различаются: 
 
По направлению- 1. горизонтальные 2. Вертикальные-от руководителя к подчиненным 
 
По отношению к управленческому аппарату-1. Внутренний 2. исходящий 3. Входящий 
 
Входящий документооб. Любой организации составляет: 1)Докум. вышестоящей организации. 
 
2)Докум. подведомственных организаций. 
 
3)Докум. от несоподчин-ных организаций, для согласование или побуждение к ним, консультирования 
 
Входящие документы образуют 
 
1) Руководство организаций 
 
2)Руководство структурных подразделений и непосредственно исполнителя 
 
Исходящий документопоток: 
 
Могут создаваться как инициативные документы (требующие или не требующие ответа) или как ответные на поступившые письменные или устные запросы. 
 
Внутренние документы- организационные докум. 
 
41.Объем документооборота и правила его учета. 
 
Объем документооборота, выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оргтехники. 
 
Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, то есть на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.  
 
Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе – количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным – многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем результате. Основное правило подсчета документов – однократность. 
.Характеристика основных документопотоков. 
 
Документопоток - это поток документов между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией и др.  
 
Основные документопотоки в организации:

•  
  поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
•  
  потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
•  
  поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

 
Основные характеристики документопотока:  
 
Содержание документопотока определяется составом документов, входящих в документопоток, и составом информации, содержащейся в этих документах.  
 
Структура документопотока описывается признаками, по которым могут быть классифицированы и индексированы входящие в документопоток документы, а также сформирована справочная система по документам организации.  
 
Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени информационной нагрузки документопотока. Изменения информационной нагрузки, как правило, связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, периодическим изменением деловой, политической и управленческой активности, внутренними режимами работы организации.  
 
Направление документопотока зависит от содержания конкретного этапа обработки документов :регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д., а также от способа удостоверения входящих в документопоток документов: согласование, утверждение, ознакомление и др.  
 
Объем документопотока измеряется количеством документов (подлинников и копий), который может быть дополнен объемом содержащейся в документах информации. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации

Порядок движения и обработки  поступающих документов 
 
Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам. Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан. Документы, адресованные руководству организации или неимеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения. На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям. Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время. Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение. При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Порядок движения и обработки отправляемых документов. 
 
Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляются централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами. 
 
Прохождение исходящих документов включает в себя:

•  
  составление проекта документа;
•  
  его изготовление;
•  
  согласование (визирование);
•  
  подписание;
•  
  утверждение (если необходимо);
•  
  регистрацию;
•  
  экспедиционную обработку;
•  
  сортировку по способам отправки;
•  
  отправку.

 
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в  день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.  
 
С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.  
 
Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем

.Организация контроля  исполнения документов. 
 
Контроль - неотъемлемая (основная) функция управления и необходимый элемент управленческой деятельности. Цель контроля - своевременное и качественное исполнение каждого поручения. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти. При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".  
 
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.  
 
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:  
 
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;  
 
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;  
 
по парламентским запросам - не позднее, чем через 15 дней со дня получения;  
 
по запросам членов Совета Федерации, депутатов ГосДумы (депутатскому запросу) - не позднее, чем через 30 дней со дня получения;  
 
по поручениям Правительства РФ- до 10 дней;  
 
по письмам Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями - в течении 15 дней, с согласованием - 30 дней;  
 
по обращениям граждан, поступившим в федеральный орган исполнительной власти и требующим дополнительного изучения и проверки - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.  
 
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.  
 
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель федерального органа или служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.  
 
Контроль исполнения по существу поставленных задач осуществляют руководители всех рангов. В контрольной деятельности службы ДОУ выделяют несколько этапов: 
 
1. Постановка документа на контроль, оформление отметки о контроле в документе и в регистрационной форме. Основанием для этого может являться:

1.  
   резолюция руководителя
2.  
   анализ содержания текста

 
Документ ставится на контроль в  том случае, если в тексте указаны  или предполагаются конкретные сроки  исполнения. 
 
2. Систематизация регистрационных форм по срокам исполнения. Систематизация проводится с целью выявления документов, срок исполнения которых истекает «сегодня», «завтра», «послезавтра». 
 
При журнальной форме регистрации предполагается ежедневная выборка и повторная фиксация журнальных записей. Компьютерные программы регистрации и контроля исполнения документов должны делать выборку по срокам исполнения автоматически. 
 
3. Сообщение и напоминание исполнителю о сроках исполнения (во время передачи документа на исполнение, за три дня до истечения контрольного срока, в день исполнения). 
 
4. Сообщение руководителю (контролеру) о сроках исполнения поручения (за один день до истечения срока исполнения, в день исполнения). 
 
5. Снятие документа с контроля или перенесение контрольных сроков. Основанием для этого должно являться только мнение руководителя, выраженное в письменной (подпись, гриф утверждения, резолюция) или устной форме. 
 
6. Составление периодической справки или сводки об исполнительской дисциплине. Предполагаемый состав информации: количество документов, взятых на контроль, количество исполненных (в срок, с нарушением срока) документов и находящихся на исполнении (в срок, с нарушением срока).  
 
50.Текущий и итоговый контроль исполнения документов. 
 
Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме -- секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов -- это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков -- докладывает об этом руководителю. 
 
К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации (фирме) и её структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий, т. е. контролируемых документов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является средством обеспечения решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих.

Номенклатура дел, ее виды и назначение. 
 
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых по установленной форме в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения. 
 
Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организовать работу с документами, не имея номенклатуры дел. Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам. 
 
Цели формирования номенклатуры дел:

•  
  распределения исполненных документов в дела;
•  
  систематизации дел;
•  
  закрепления индексов дел;
•  
  установления сроков хранения дел.

 
Кроме того, номенклатура дел:

•  
  - служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
•  
  - используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
•  
  -является основой для составления актов на уничтожение дел;
•  
  -может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

 
Виды номенклатуры дел 
 
Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная.  
 
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.  
 
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел. 
 
Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинается в организации в последнем квартале – так, чтобы номенклатура была завершена в декабре и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие. 
 
53.Требования к оформлению и составлению номенклатуры дел. 
 
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, документы вычислительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов. Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. 
 
Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (канцелярия, бухгалтерия). Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке организации. Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации. 
 
В первой графе номенклатуры – «Индекс дела»– проставляется индекс (номер) каждого включенного в номенклатуру дела. Этот индекс закрепляется за делом навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. 
 
Во второй графе – «Заголовок дела, тома, части»– указываются заголовки дел. 
 
Третья графа – «Количество дел, томов, частей»– заполняется в конце года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов.  
 
В графе четвертой – «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню»– проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. 
 
Основным перечнем является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000). 
 
Пятая графа – « Примечания» – заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:

•  
  о заведении дел;
•  
  о переходящих делах;
•  
  о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию
•  
  о выделении дел к уничтожению;
•  
  о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т.п.

 
 
Оформление дел 
 
Оформление дела - это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. 
 
Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др. 
 
Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе. 
 
Для учета количества листов в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» - число листов внутренней описи, если она есть. 
 
Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись.

Принципы формирования дел. 
 
ДЕЛО - это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. 
 
Правильное распределение документов в дела позволяет не только быстро находить нужные для работы документы, но и обеспечивает сохранность наиболее важных из них. 
 
Не меньшее значение имеет и то, как документы систематизированы или разложены внутри дел, то есть, как дела сформированы. 
 
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 
 
Работа по формированию дел состоит из следующих операций: 
 
распределение исполненных документов по делам; 
 
расположение документов внутри дела; 
 
оформление обложки дела. 
 
Поэтому при формировании дел, куда входят различные документы, должны соблюдаться общие требования, сформулированные в Основных правилах работы архивов организаций. Рассмотрим их подробнее.

•  
  Дела, по которым распределяются документы, должны точно соответствовать номенклатуре дел.
•  
  Если в течение года появляются новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел, из них формируют самостоятельное дело. Заголовок нового дела вносят в номенклатуру под резервным номером.
•  
  В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют его заголовку.
•  
  В дела должны помещаться только исполненные документы - неисполненные запрещается подшивать в папку.
•  
  Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела.
•  
  В дело включается по одному экземпляру каждого документа.

Организация хранения документов. 
 
Для четкой организации доу документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера - сохранены. Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам. 
 
в доу существуют два понятия - документальный фонд и архивный фонд. 
 
Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации: 
 
документы текущего управления; 
 
документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в государственный архивный фонд; 
 
собранные в справочных целях копии документов, в том числе и других организаций, присланные для сведения и исполнения. 
 
Архивный фонд - лишь часть документального фонда. Он не включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет стабильный состав, который должен только пополняться. Архивный фонд состоит из документов, имеющих политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.