Автор работы: Пользователь скрыл имя, 05 Января 2014 в 23:24, шпаргалка
Работа содержит ответы на вопросы для экзамена (зачета) по «Делопроизводству»
В-с 24. Экспертиза ценности док-тов
Принципы, критерии экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов партийности, историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и в соответствии с комплексно применяемыми критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
К критериям происхождения относятся:
- роль и место организации
(лица) в системе государственного
управления или конкретной
- время и место образования документов.
К критериям содержания относятся:
- значимость события (явления, предмета), отраженного в документах;
- значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа.
К критериям внешних особенностей документа относятся:
- юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);
- наличие резолюций, пометок;
- особенности передачи текста;
- особенности материальной основы документа;
- особенности физического состояния документа.
Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает следующие процедуры:
-проведение экспертизы ценности документов;
-оформление дел;
-составление описей дел;
-составление актов о
выделении к уничтожению
Под экспертизой ценности
документов понимается изучение документов
на основе принципов и критериев
их ценности в целях определения
сроков хранения документов и отбора
их для хранения. В число основных
принципов ценности включаются принципы
историзма, комплексности и всесторонности
оценки документов с точки зрения
их экономического, научно-технического
и социально-культурного
Экспертиза ценности документов
осуществляется на протяжении всего "жизненного
цикла документа", начиная с
определения схемы
Выделяются следующие этапы проведения экспертизы ценности документов:
-определение сроков хранения документов по перечню при составлении -номенклатуры дел;
-систематизация документов в дела соответствующих сроков хранения;
-корректирование сроков
хранения документов при
-корректирование сроков
хранения документов при
Экспертиза ценности документов проводится постоянно действующей экспертной комиссией учреждения, фирмы. В крупных учреждениях, фирмах формируется центральная экспертная комиссия, которая объединяет и координирует работу экспертных комиссий структурных подразделений. Персональный состав экспертной комиссии утверждается приказом первого руководителя учреждения, фирмы. В комиссию включаются наиболее квалифицированные работники, имеющие большой опыт работы в сфере деятельности учреждения, фирмы, а также руководители службы ДОУ, ведомственного архива и бухгалтерии. Комиссия состоит из трех-пяти человек и работает под председательством одного из заместителей первого руководителя.
Экспертная комиссия является
совещательным органом, которая
работает в постоянном контакте с
экспертно-проверочной
Положение об экспертной комиссии разрабатывается на основе типового положения, утвержденного Росархивом. Решения экспертной комиссии оформляются протоколами.
Основные функции экспертной комиссии:
-рассмотрение проектов
сводной номенклатуры дел
-организация ежегодного
отбора документов для
-рассмотрение годовых
разделов описей дел
-рассмотрение актов о
выделении к уничтожению
-организация рассмотрения
предложений об изменении
-участие в подготовке
и рассмотрении нормативно-
-рассмотрение актов о
неисправимом повреждении
-проведение инструктажей, консультаций, контроль за соблюдением требований инструкций об обработке, использованию и хранению документов и дел в учреждении, фирме;
-методическое руководство и контроль за деятельностью экспертных комиссий структурных подразделений и подведомственных организаций.
Экспертиза ценности проводится
путем полистного просмотра дел
и анализа фактического содержания
документов, степени их ценности. В
результате может потребоваться
переоформление дела и выделение
документов, срок хранения которых
резко увеличивается или
В результате проведения экспертизы ценности документов выделяются четыре категории дел:
1. Дела постоянного хранения,
подлежащие в последующем
2. Дела долговременного
хранения в ведомственном
3. Дела временного хранения (до 10 лет).
4. Дела, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
По окончании проведения
экспертизы ценности документов и отбора
дел с документами постоянного
и долговременного срока
Оформление дела - это подготовка
дела к хранению в соответствии с
установленными правилами. Дела оформляются
и готовятся к сдаче в
Экспертиза ценности конфиденциальных документов проводится ежегодно или при небольшом объеме документов 1 раз в несколько лет. Однако подвергать экспертизе целесообразно документы, изданные 3-5 лет назад, когда одновременно с подготовкой документов для архивного хранения возможны отбор их для уничтожения, т.к. значительное количество документов имеет срок хранения 3-5 лет, и снятие грифа конфиденциальности с существенной части документов.
Экспертизой ценности должны
быть охвачены все конфиденциальные
дела и документы выделенного
хранения за соответствующий период
времени, поскольку документы
Экспертиза ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого в дело вида документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела. Одновременно проверяется правильность формирования дела: соответствие видов и содержания документов заголовку дела, отсутствие в делах постоянного срока хранения документов временного срока хранения, а также определяется возможность снятия грифа конфиденциальности с отдельных документов или с дела в целом.
При уточнении сроков хранения
документов необходимо руководствоваться
"Перечнем типовых документов, образующихся
в деятельности госкомитетов, министерств,
ведомств и других учреждений, организаций
и предприятий с указанием
сроков хранения". Однако в этом перечне
не нашла отражение часть
При проведении экспертизы ценности научно-технических документов необходимо использовать "Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России".
Если на предприятии имеются
документы, не предусмотренные названными
перечнями и методическими
-содержание документа
(значимость отображенного
-происхождение документа (место и время издания);
-внешние особенности
Срок хранения дела в целом устанавливается по наивысшему сроку хранения документов, находящихся в деле. Экспертиза ценности документа выделенного хранения проводится путем изучения содержания документа и определения его срока хранения на основе перечней документов с указанием сроков хранения или критериев определения ценности документов.
Результаты экспертизы ценности документов целесообразно фиксировать в рабочей карточке (тетради) эксперта. В ней отражаются:
-номер дела (документа выделенного хранения), его заголовок;
-операции (с обоснованиями), которые необходимо произвести:
-какие документы и в какое дело перешить,
-какие документы подлежат уничтожению,
-с каких документов
можно снять гриф
-какими должны быть
уточненный заголовок, срок
По завершении экспертизы всех дел и документов выделенного хранения результаты работы всех экспертов рассматриваются на заседании ПДЭК и фиксируются в протоколе с отражением:
-какие дела и документы
выделенного хранения (с уточненными
заголовками, грифами
-какие документы из каких дел и в какие дела необходимо перешить;
-какие дела, документы
из дел и документы
-с каких дел, документов
выделенного хранения или
Протокол заседания
В-с 25. Хранение документов
Независимо от формы собственности, организация должна обеспечить физическую сохранность целого ряда документов. Для того чтобы раньше времени не лишиться важной документации, следует знать базовые правила хранения документов, а также порядок создания собственного архива.
Решая вопрос о создании архива,
руководство юридического лица должно
учитывать следующие
Для соблюдения порядка хранения
архивных документов предварительно необходимо
провести комплексный анализ всех особенностей
хранения. Только после этого можно
приступать к обсуждению предложений,
наиболее целесообразных с точки
зрения финансовых затрат, обеспечения
сохранности, режима хранения, организации
использования документов и оперативности
получения необходимой
Сегодня на рынке архивных
услуг появилось много
Архивные услуги существуют
на российском рынке относительно недавно,
поэтому у некоторых