Шпаргалка по «Делопроизводству»

д) законченные делопроизводством материалы, направленные другому учреждению в качестве следственных материалов или вещественных доказательств, могут оставаться в фонде последнего учреждения;

е) личные дела, если они передавались из одного учреждения в другое одновременно с переводом сотрудников, включаются в фонд последнего учреждения;

ж) материалы одного учреждения, переданные другому учреждению для  временного пользования, возвращаются в фонд первого учреждения.

133. Проверка правильности  включения документальных материалов  в состав фонда учреждения  осуществляется в процессе обработки  материалов после окончания их  делопроизводством, при приеме  документальных материалов в  архив учреждения, при проверке  их наличия и состояния, при  сдаче их в государственный  архив.

134. Если в процессе работы  по определению фондовой принадлежности  материалов будет обнаружена  документация, относящаяся к фонду  другого учреждения, то она подлежит  изъятию и присоединению к  фонду этого учреждения. В том  случае, если такое изъятие имело место после завершения обработки, оно оформляется актом (форма N 13), который подшивается в дело фонда (см. п. п. 135, 143), а из описей и других учетных документов эти единицы хранения списываются.

В-с 10. архивный фонд рф как часть документных ресурсов страны

Архивный фонд Российской Федерации в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации  об Архивном фонде Российской Федерации  и архивах представляет собой  исторически сложившуюся и постоянно  пополняющуюся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь людей, имеющих  историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, и  являющихся неотъемлемой частью историко-культурного  наследия народов Российской Федерации. 
В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на ее территории архивные фонды и архивные документы ² независимо от источника их образования, времени создания, вида носителя, места хранения и формы собственности, в том числе поступившие на законном основании из-за рубежа, а также архивные фонды и архивные документы государственных организаций Российской Федерации, находящихся за границей. Они подлежат постоянному (вечному) хранению на территории Российской Федерации. 
Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности в установленном порядке (см. п. 6.1.5). 
Хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляются на основе единых принципов и контроля за их соблюдением. В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются документы, находящиеся в федеральном ведении, и Архивные фонды субъектов Российской Федерации. 
Архивный фонд Российской Федерации представляет собой самостоятельную информационную систему, является составной частью национальных информационных ресурсов, он необходим для обеспечения растущих информационных потребностей общества, задач государственного управления, развития науки и культуры. Документы Архивного фонда Российской Федерации являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом. 
Правовой статус государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации 
Архивный фонд Российской Федерации в зависимости от собственности на его документы, состоит из государственной и негосударственной частей. 
Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации не подлежат приватизации и могут быть отчуждены не иначе как в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации. 
Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежат обязательному государственному учету. 
Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют документы, находящиеся в частной или иной негосударственной собственности. 
Органы и учреждения системы Федеральной Архивной службы России получают сведения о документах, которые должны быть отнесены к негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, с целью их государственного учета. 
Органы и учреждения системы Федеральной архивной службы России фиксируют смену собственника и/или места хранения документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации. 
Архивный фонд и приравненные к нему совокупности архивных документов как общее учетно-классификационное понятие 
Учетно-классификационной единицей Архивного фонда Российской Федерации является архивный фонд. Под архивным фондом понимается совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой и подлежащих постоянному хранению. К архивному фонду приравнивается архивная коллекция. 
Организация документов по архивным фондам (фондирование документов) осуществляется в установленном порядке (см. пп. 2.2–2.3). 
Государственный архив 
Государственный архив как государственное учреждение,  
обеспечивающее сохранность, учет, комплектование  
и использование архивных документов 
Государственный архив ³ является государственным учреждением, финансируемым из федерального бюджета, бюджета субъекта Российской Федерации. Архив выполняет социально-культурные и другие функции некоммерческого характера во взаимодействии с органами власти, государственными, общественными, научными, культурными и иными организациями, а также гражданами. В пределах, установленных законом, архив осуществляет правомочия по владению, пользованию и распоряжению частью документов Архивного фонда Российской Федерации, осуществляет их постоянное хранение в режиме охраны и использования, обеспечивающем целостность исторически сложившихся документальных комплексов, их доступность для пользователей. В этих целях архив на основе единых научно-методических принципов обеспечивает сохранность принятых документов, осуществляет комплектование и учет документов органов государственной власти, государственных и иных организаций, физических лиц, создает и совершенствует научно-справочный аппарат, обеспечивает условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства. 
Государственный архив как информационная система в структуре информационных ресурсов Российской Федерации 
Архив представляет собой информационную систему — упорядоченную совокупность архивных фондов, коллекций, документов и создаваемых и используемых справочников к ним. 
Архив в качестве субъекта информационных процессов участвует в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении документной информации. Документы и информационно-поисковые системы архива являются объектами права собственности, авторского и смежных прав, распределяются по категориям доступа к ним, подлежат защите в соответствии с законодательными и иными актами Российской Федерации. 
Обеспечение информационной безопасности архива. 
Под информационной безопасностью архива понимается состояние защищенности хранящихся в нем документов и документной информации, систем ее формирования, преобразования, распространения, использования, потребления, а также защищенности архивохранилищ и зданий архивов. 
Основными направлениями обеспечения информационной безопасности архива являются: 
– предохранение документов от повреждений, утрат или хищений; 
– пресечение незаконного вмешательства в информационные ресурсы архива как объектов собственности и авторского права; 
– недопущение несанкционированного копирования документов, утечки документной информации, а также ее искажения, подделки, уничтожения, блокирования, модификации; 
– защита конституционных прав граждан на неприкосновенность частной жизни, сохранение личной и семейной тайны; 
– защита сведений, составляющих государственную тайну, отнесенных к конфиденциальной информации; 
– своевременное рассекречивание документов и документной ин- 
формации; 
– соблюдение требований, устанавливаемых собственниками документов при передаче их на постоянное или временное, в т.ч. депозитарное хранение в архив; 
– предотвращение необоснованного отказа в доступе к открытым документам и документной информации, а также их сокрытия; 
– недопущение нарушений нормативных требований обработки первичной документной информации при создании вторичной; 
– предотвращение отказов технических средств хранения, обработки, транспортировки, копирования, защиты документов и документной информации, а также сбоев программного обеспечения информационно-поисковых систем архива, нарушений персоналом технологической, производственной дисциплины, профессиональных этических норм; 
– предохранение зданий и хранилищ архива от физических и иных воздействий, стихийных бедствий, катастроф, социальных катаклизмов. 
В целях обеспечения информационной безопасности архив: 
1) прогнозирует, выявляет и оценивает возможные угрозы информационной безопасности; 
2) разрабатывает план мероприятий, необходимых и достаточных для обеспечения информационной безопасности; 
3) реализует этот план с участием и в координации с органами го- 
сударственной власти, научными и общественными организациями; 
4) соблюдает установленный порядок доступа к документам; 
5) создает при необходимости структурное подразделение по защите документной информации с ограниченным доступом ее использования; 
6) соблюдает требования по ведению делопроизводства в архиве в соответствии с инструкцией по делопроизводству и номенклатурой дел; документирует свои действия с документами, ведет учет основных учетных документов и баз данных при персональной ответственности работников за их сохранность, состояние и использование. 
Архив обязан оповещать вышестоящий орган управления архивным делом, а также собственников негосударственной части хранимых им документов, владельцев авторских прав об угрозах информационной безопасности архива и фактах ее нарушения. 
Правовая база деятельности государственного архива 
Правовой базой деятельности архива является Конституция Российской Федерации; законодательство об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, которое состоит из федерального законодательства, законодательства субъектов Российской Федерации, а также иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации. 
Федеральное законодательство состоит из Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах и Положения об Архивном фонде Российской Федерации, которыми регулируются формирование, организация, хранение, учет, использование архивных фондов и архивов и управление ими в целях обеспечения сохранности документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства. 
К законодательству субъектов Российской Федерации об Архивных фондах и архивах относятся Законы, Положения и другие нормативные правовые акты об Архивных фондах и архивах субъектов Российской Федерации, принятые их органами государственной власти в соответствии с Конституцией Российской Федерации, с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Конституциями республик, Уставами краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов. 
В решении конкретных вопросов своей деятельности архив руководствуется также положениями Федеральных законов об информации, информатизации и защите информации, о государственной тайне, о вывозе и ввозе культурных ценностей, об авторском праве и смежных правах, о культуре, об участии в международном информационном обмене, о науке и государственной научно-техни- 
ческой политике, другими законами, имеющими отношение к деятельности архивов. 
Архив в своей деятельности применяет другие нормативные акты федеральных органов государственной власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации, а также ведомственные нормативные акты, если они не противоречат федеральному законодательству и законодательству субъектов Российской Федерации, имеют непосредственное отношение к деятельности архива и хранимой им документации (военной, картографической, актам гражданского состояния и т.п.). 
 
Профиль архива 
 
По своему профилю (составу документов, хранящихся и подлежащих хранению в архиве) архивы подразделяются на общие и специализированные, комплектующиеся и некомплектующиеся (исторические) архивы. 
 
Общие архивы хранят документы, относящиеся к определенной территории, вне зависимости от времени создания документов, способа и техники закрепления информации. 
 
Специализированные архивы хранят документы, ограниченные историческим периодом, тематикой содержания или способом и техникой закрепления информации. К специализированным архивам относятся федеральные архивы и архивы субъектов Российской Федерации, хранящие аудиовизуальные документы, документы по литературе и искусству, документацию общественно-политических организаций и движений, научно-техническую документацию, документы по личному составу и др. 
 
Архивы делятся на комплектующиеся и некомплектующиеся (исторические) в зависимости от того, пополняют они систематически или нет свои фонды современными документами, создающимися в их источниках комплектования.

В-с 11. Библиотечная сеть РФ

В этой сети хранится главным  образом опубликованная и тиражированная информация, представленная в виде различных отечественных и зарубежных изданий. Эти ресурсы обеспечивают максимальную ретроспективу и охватывают все направления, темы и отрасли  знаний. Библиотеки обеспечивают доступность  этой информации для массового пользователя. Библиотечная сеть РФ насчитывает свыше 150 тыс. библиотек и включает:

• публичные библиотеки всех уровней (федерального, регионального и муниципального);
• систему научно-технических библиотек и справочно-информационных фондов, входящую в российскую государственную систему научно-технической информации (ГСНТИ);
• информационно-библиотечную систему Российской академии наук (РАН);
• библиотечную систему высших учебных заведений;
• сеть муниципальных библиотек;
• сеть сельскохозяйственных библиотек;
• другие системы и сети.

При построении сетей сочетаются отраслевой и региональный принципы.

На федеральном уровне крупнейшими публичными библиотеками являются:

• Российская государственная библиотека (РГБ) — 38 млн единиц хранения;
• Российская национальная библиотека — 30 млн единиц хранения;
• Всероссийская государственная библиотека иностранной литературы.

На региональном уровне имеется 217 центральных библиотек всех 89 субъектов РФ и 49,7 тыс. публичных  городских и муниципальных библиотек.

Наряду с обслуживанием  индивидуальных пользователей библиотеки также ведут обслуживание организаций.

Сеть научно-технических  библиотек трехуровневая, включает 7 тыс. библиотек с фондом 10 млн единиц хранения (без координационного центра — ГПНТБ).

Библиотеки РАН объединены в четыре системы:

• система библиотек Сибирского региона, включающая 67 библиотек с фондом 13,5 млн единиц хранения;
• система библиотек Санкт-Петербургского региона, включающая 41 библиотеку с фондом 16,5 млн единиц хранения;
• отраслевая система библиотек по естественным наукам — 13 млн единиц хранения;
• отраслевая система библиотек институтов РАН гуманитарного и общественного направлений — 13 млн единиц хранения.

Библиотечная сеть вузов  включает 500 библиотек — 300 млн единиц хранения.

Состояние библиотечной сети в период реформ резко ухудшилось. Практически прекратилось финансирование пополнения фондов со стороны государства.

В-с 12. МУЗЕЙНЫЙ ФОНД РФ

МУЗЕЙНЫЙ ФОНД РФ - Совокупность постоянно находящихся на территории Российской Федерации музейных предметов  и музейных коллекций, гражданский  оборот которых допускается только с соблюдением ограничений, установленных  Федеральным законом "О Музейном фонде Российской Федерации и  музеях в Российской Федерации".(О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации: Федер. закон от 26.05.1996 № 54-ФЗ.-В ред. от 22.08.2004.-Ст. 3) Музейные предметы и музейные коллекции, включенные в состав Музейного фонда Российской Федерации, являются неотъемлемой частью культурного наследия народов Российской Федерации и могут находиться в государственной, муниципальной, частной или иных формах собственности.(О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации: Федер. закон от 26.05.1996 № 54-ФЗ.-В ред. от 22.08.2004.-Ст. 5, 6) Музейный фонд Российской Федерации состоит из государственной и негосударственной частей Музейного фонда Российской Федерации.(О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации: Федер. закон от 26.05.1996 № 54-ФЗ.-В ред. от 22.08.2004.-Ст. 7) Включение музейных предметов и музейных коллекций в состав фонда, а также их исключение из его состава производятся Министерством культуры Российской Федерации в установленном им порядке после проведения соответствующей экспертизы.(Положение о Музейном фонде Российской Федерации: Утв. постановлением Правительства РФ от 12.02.1998 № 179.-В ред. от 08.05.2002.-П. 7) Музейные предметы и музейные коллекции считаются включенными в состав фонда и исключенными из него со дня регистрации соответствующего факта в Государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации. Собственнику музейных предметов и музейных коллекций, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации, выдается соответствующее свидетельство.(О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации: Федер. закон от 26.05.1996 № 54-ФЗ.-В ред. от 22.08.2004.-Ст. 8, 9) Решения об исключении музейных предметов и музейных коллекций из состава фонда могут быть приняты Министерством культуры Российской Федерации в следующих случаях: утрата и разрушение музейных предметов и музейных коллекций или обмен их на другие музейные предметы и музейные коллекции; ошибочность экспертного заключения о культурно-историческом значении, физическом состоянии и других особенностях указанных предметов и коллекций, на основании которого было принято решение об их включении в состав фонда; соответствующее судебное решение, вступившее в силу. (Положение о Музейном фонде Российской Федерации: Утв. постановлением Правительства РФ от 12.02.1998 № 179.-В ред. от 08.05.2002.-П. 9)

В-с 13.  Документные ресурсы научно-технической инф.

Государственная система научно-технической информации

 
Целью создания ГСНТИ является обеспечение  формирования и эффективного использования  государственных ресурсов научно-технической  информации, их интеграция в мировое  информационное пространство и содействие созданию рынка информационных продукции  и услуг. 
 
В состав ГСНТИ входят: 

•  
  федеральные органы научно-технической информации и научно-технические библиотеки;
•  
  отраслевые органы научно-технической информации и научно-технические библиотеки;
•  
  региональные центры научно-технической информации.

 
Органы научно-технической информации, научно-технические библиотеки и  центры обеспечивают сбор, хранение и  обработку отечественных и зарубежных источников научно-технической информации, формирование, ведение и организацию  использования федеральных, отраслевых и региональных информационных фондов, баз и банков данных, составляющих государственные ресурсы научно-технической  информации.

В-с 14. государственная система статистики  как документный ресурс

Государственные информационные ресурсы – это ресурсы, которые  как элемент имущества находятся  в собственности государства. Они  подразделяются на следующие группы:

1. федеральные ресурсы;
2. информационные ресурсы, находящиеся в совместном ведении РФ и ее субъектов;
3. информационные ресурсы субъектов РФ.

Государственные информационные ресурсы, являясь важнейшим фактором, влияющим на выполнение всех функций  государства, обеспечивают выполнение следующих основных задач:

• задача государственного управления;
• обеспечение прав и безопасности граждан;
• поддержка социально-экономического развития страны, развития культуры, образования и т.д.

Ряд федеральных органов  управления можно назвать чисто  информационными, поскольку их главной  задачей является формирование государственных  информационных ресурсов. В число  этих органов входят Министерство культуры РФ, Государственный комитет по статистике (Госкомстат), Государственный комитет  РФ по стандартизации, метрологии и  сертификации (Госстандарт), Министерство природных ресурсов РФ, Федеральная  служба по гидрометеорологии и мониторингу  окружающей среды (Росгидромет). 
Особое место среди универсальных информационных ведомств занимает ФАПСИ, формирующее информационные ресурсы для высших органов власти. ФАПСИ генерирует более 40 баз данных по широкому тематическому спектру и на основе разнообразных источников, включая данные Госкомстата, СМИ, ведомственных и региональных источников, а также на основе деятельности собственных информационных служб. 
Государственные информационные ресурсы делятся на две группы:

1. предназначенные для решения задач конкретного органа управления;
2. ориентированные на внешнего пользователя.

Ресурсы второй группы формируются, как правило, информационными или  информационно-аналитическими структурами. Если они имеют общее методическое руководство, схожие задачи, решаемые на основе единых нормативных документов, то они могут быть названы государственными информационными системами. 
К таким системам, имеющим межведомственный универсальный характер, могут быть отнесены:

1. библиотечная сеть РФ;
2. архивный фонд РФ;
3. государственная система статистики;
4. государственная система научно-технической информации.

В-с 22. производство документов как вид документной деятельности

Документационное  обеспечение управленческой деятельности 
 
1.1Основные понятия 
 
Терминологический стандарт определяет «делопроизводство» как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство», по ГОСТ Р 51141-98, синонимичен термину «документационное обеспечение управления», который вошел в научный оборот более 10 лет назад [2]. 
 
Документоведение — научная дисциплина, изучающая закономерности 
 
формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления (ДОУ). 
 
Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, 
 
называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» возник в России во 2-й половине XVIII в. Он образован от сочетания слов «производство дела». Его значение становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» обозначал первоначально вопрос (судебный или административный), решаемый органом управления. Следовательно, под делопроизводством понималось, прежде всего, рассмотрение (производство) дел или, иначе говоря, — деятельность, связанная с принятием решений по какому-либо вопросу. Значение термина «дело» как собрания документов — более позднего происхождения. 
 
Документационное обеспечение управления предполагает, прежде 
 
всего, создание имеющих юридическую силу документов, или документирование, т. е. запись информации на бумаге или ином носителе 
 
по правилам, установленным правовыми нормативными актами или выработанным традицией. Документирование может осуществляться на естественном языке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы — документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой - 
 
звукозаписи. Текстовый письменный документ — это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма, т. е. его изображение на экране монитора. 
 
При создании документов используются средства документирования. 
 
Ими могут быть: 
• простые орудия (ручки, карандаши и др.); 
 
• механические и электромеханические средства (пишущие машины, 
 
магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника и др.); 
 
• компьютерная техника. 
 
Результатом документирования является документ — зафиксированная 
 
на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель — это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. 
 
В течение многих веков наиболее распространенным носителем 
 
документной информации является бумага. Наряду с ней сейчас широко используются и новые носители, позволяющие использовать для документирования вычислительную технику. 
 
Как уже говорилось, документирование предполагает соблюдение 
 
установленных правил записи информации. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа [10]. 
 
Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, 
 
обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране. Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной информации. Документы являются носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется - 
 
впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации — книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию. 
 
Любой документ является элементом системы документации более высокого уровня. Поэтому в ходе курсовой работы необходимо рассмотреть понятие и значение системы документации.