Шпаргалка по «Делопроизводству»

Результаты научных исследований обнародуются в монографиях и  статьях, в диссертациях и выступлениях на научных конференциях, находят  отражение в учебно-методических пособиях, в методических рекомендациях  для органов управления и т. д. С середины 1990-х годов в России выходит специализированный информационно-практический журнал "Делопроизводство". Теоретические  и практические вопросы документоведения, исторические его аспекты находят  отражение также на страницах  журналов "Отечественные архивы", "Вестник архивиста", "Секретарское дело", "Служба кадров", "Управление персоналом" и некоторых других.

В-с 3. Хар-ка основных функциональных систем док-ции России  

Основные функциональные системы документации в Российской Федерации

1. Система организационно-распорядительной документации (ОРД)

Это одна из важнейших систем документации. Она включает документы, фиксирующие решения самых различных  вопросов управления и функционирования органов власти, учреждений, предприятий, организаций, отдельных должностных  лиц.

Система организационно-распорядительной документации состоит из двух подсистем, которые иногда рассматриваются  в качестве самостоятельных систем документации:

1. система организационной  (или организационно-правовой) документации

2. система распорядительной  документации.

Подсистема организационно-правовой документации представляет собой совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, учреждения, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности и т.д.

К организационно-правовым относятся такие виды документов, как:

1. устав (регулирует деятельность  организаций, учреждений, обществ,  граждан, определяет их права  и обязанности);

2. положение об организации;

3. штатное расписание;

4. должностные инструкции, а также некоторые другие.

В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие деятельность учреждений, организаций, предприятий: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание и др.

2. Система плановой документации

Фиксирует результаты планирования деятельности учреждения. Основные виды плановых документов: программа, план (перспективный, годовой и т.д.), а  также график, смета расходов и  некоторые другие.

3.Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации

Документы этой системы выполняют  подчиненную, обслуживающую роль по отношению к организационно-распорядительным документам. К информационно-справочной документации относятся: протокол, докладная  записка, объяснительная записка, заявление, служебное )деловое) письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение и некоторые другие. В состав информационно-аналитических документов входят: акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список.

4. Система отчетной документации

состоит из документов, содержащих сведения о результатах деятельности учреждений, организаций, предприятий  за определенный период времени. Основной вид документов этой системы - отчет. Достаточно широкого используется также, отчетный доклад.

5. Кадровая информационно-документационная система

состоит из широкого круга  документов, содержащих сведения о  работниках предприятия, учреждения, организации, а также о деятельности самой  кадровой службы. Основную массу документов этой системы составляют персональные документы, к числу которых относятся:

1. документы, выданные  гражданам соответствующими государственными  органами и юридически подтверждающие  сведения, сообщенные гражданами  о себе: паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство,  аттестат, листок нетрудоспособности, медицинская справка и др.;

2. документы, выдаваемые  предприятием, учреждением, организацией  своим работникам с целью подтверждения  тех или иных правовых фактов: ходатайство, характеристика, справка  (с подтверждением места работы, должности, заработной платы), удостоверение,  пропуск, командировочное удостоверение  и т.п.

3. документы, составляемые  гражданами и направляемые в  адрес администрации или профсоюзной  организации с целью установления, изменения или прекращения трудовых  или иных правоотношений: заявление,  автобиография, резюме, объяснительная  записка и др.;

4. служебные документы,  характеризующие деловые, профессиональные, личностные качества работника,  но не предназначенные для  передачи этому работнику: представление  к назначению на должность,  аттестационный лист, результаты  тестирования и анкетирования,  справка-объективка, докладные и служебные записки и т.п.

Кадровая информационно-документационная система имеет ответвления, которые  представляют собой во многом самостоятельные  специфические комплексы документов, выступающие по отношению к ней  как подсистемы кадровой документации:

- документация по получению  гражданином среднего и высшего  образования, специальности, рабочей  профессии (студенческий билет,  зачетная книжка, академическая  справка, диплом об окончании  учебного заведения и т.п.);

- документация по присуждению  учетных степеней и ученых  званий (стенограмма заседания диссертационного  совета, диплом доктора, кандидата  наук; аттестат профессора, доцента  и т.д.);

- документация по прохождению  воинской службы;

- документация по повышению  квалификации рабочих и служащих  и т.д. Степанов Е. Основные  функции управления. В чем заключается  информационное обеспечение работы  с персоналом? // Служба кадров. 2000. №11. С. 41.

6. Система научно-исследовательской документации

возникает в процессе проведения научных исследований и выполнения научно-технических разработок. К  основным видам этой системы относятся:

- отчеты о результатах  научно-исследовательских, опытно-конструкторских,  опытно-технологических и экспериментально-проектных  работ;

- отчеты, доклады о научных  экспедициях, научных и технических  командировках специалистов;

- программы научно-исследовательских  работ;

- технико-экономические обоснования,  обзоры, доклады, записки и др.;

- заключения, отзывы, рецензии, аннотации;

- монографии, диссертации  и авторефераты к ним, другие  научные публикации и отзывы  на них;

- депонированные рукописи;

- первичная документация, образующаяся в ходе проведения  научно-исследовательских работ  (результаты анализов, журналы записей  экспериментов и т.п.) Кузнецова  Т.В., Степанова Е.А., Филиппов Н.Т.  Делопроизводство и техническая  документация. М., 1991. С. 124-125; Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев, 2000. С. 328-331..

В-с 4. Стандарты, и патентная документация 
В соответствии с ГОСТ 1.0-85 стандарты в зависимости от масштаба применения бывают государственными, республиканскими, отраслевыми, местными (СТП). 
Стандарт — это особый вид технической документации юридического характера. Отдельные стандарты, в том числе и на унифицированные системы документации, могут носить организационно-методический характер. Примером такого рода могут служить международные стандарты на системы качества серии ИСО 9000-9004. 
Наиболее распространенными видами технической документации являются заявки на предполагаемые изобретения, патенты, удостоверения на рационализаторские предложения, обобщенные понятием патентная документация. 
Заявка на предполагаемое изобретение включает в себя заявление о выдаче патента на изобретение, техническое описание, расчет и чертеж общего вида конструкции. 
Заявление содержит: просьбу о выдаче патента на изобретение, его краткое название, фамилию, имя, отчество автора (авторов), место работы, занимаемую должность, образование, ученую степень и домашний адрес (с упоминанием факта предыдущего рассмотрения, если оно имело место).В заявлении приводятся сведения о наличии технической документации, об изготовлении опытного образца, его испытаниях и результатах: сведения о приложениях (число экземпляров и листов). 
Описание изобретения представляет собой технико-правовой документ, содержащий формулу (предмет) изобретения, иллюстрируемый чертежами. 
Патент — это документ, удостоверяющий авторство определенного лица (группы лиц) на данное изобретение, дающий этим лицам исключительное право изготовлять и продавать изобретенный ими объект. 
Патентная информация позволяет составить представление о научной школе, круге научных интересов отдельного автора или творческого коллектива, определить приоритет технического решения, создает благоприятные условия для создания критического уровня руководителя и специалиста в определенной отрасли науки и техники. 

Патентный документ

Патентный документ содержит информацию о результатах научно-технической  деятельности, заявленных или признанных в качестве объектов промышленной собственности, и о правах владельцев на изобретения.

Патентная документация -- это совокупность первичных и вторичных документов, составляемых в соответствии с патентным законодательством и устанавливающих официальное признание наличия изобретений, промышленных образцов и полезных моделей. Патентный документ подлежит юридической охране государства, подтверждается выводами государственной экспертизы и не может содержать непроверенных данных. В нем содержится информация научно-технического, юридического и экономического характера, служащая для фиксирования и защиты прав изобретателей, патентообладателей, а также для установления приоритета патентуемых и запатентованных изобретений.

Изобретение -- новое и обладающее существенными отличиями техническое решение задачи в любой области социальной деятельности, дающее положительный эффект.

Право на изобретение удостоверяется авторским свидетельством или патентом. Это основные охранные документы.

Патентная документация представлена описаниями изобретений, документацией  о промышленных образцах, полезных моделях и товарных знаках (первичные  документы); государственными библиографическими указателями (бюллетенями); патентными ведомствами (вторичные документы). Патентная документация является объектом изучения патентоведения.

Создание патентоспособных и патенточистых объектов техники предполагает обязательное изучение патентной документации, проведение патентных исследований на всех стадиях научно-исследовательских, проектных и конструкторских разработок. Практически на всех этапах разработки новой техники и технологии, при прогнозировании развития техники, при определении уровня технических решений, при экспертизе заявок на предполагаемые изобретения необходимо использовать и патентную документацию, которая особое значение имеет при проверке объектов техники на патентную чистоту.

В силу своей оперативности, достоверности и уникальности, патентная  документация является одним из основных источников научной информации. Только 5% данных, имеющихся в этих документах, попадает на страницы научных изданий.

По сравнению с другими  видами документов патентная документация имеет ряд преимуществ: её изучение дает наиболее надежные показатели уровня развития мировой техники и тенденций развития в конкретных областях; она содержит новейшую информацию, которая в других источниках может появиться лишь через несколько лет; сведения об изобретениях публикуются гораздо раньше, чем эти изобретения реализуются; в ней содержится самая полная и достоверная информация, прошедшая проверку и государственную экспертизу.

В то же время патентная  документация имеет и недостатки: она не определяет экономической  эффективности изобретения и  не содержит теоретического обоснования  изложенного результата. 

Авторское свидетельство  и патент

Авторское свидетельство (АС) -- документ, удостоверяющий право автора на изобретение.

АС -- это форма охраны изобретений, в которой сочетаются общественные и личные интересы. Оно закрепляет за автором право на авторское вознаграждение и другие льготы, предусмотренные действующим законодательством, а за государством -- исключительное право на использование изобретения.

АС действует бессрочно, автор не платит за него налоги и  пошлины, как это бывает при получении  патента. В Украине до начала 1990-х  годов выдавались только авторские  свидетельства, теперь за изобретение  автор получает патент.

Патент предоставляет право изобретателю или его преемнику на распоряжение изобретением. Это значит, что обладатель патента сам решает вопрос о том, как поступить с изобретением: продать ли его или выдать лицензию на его использование, либо не совершать ни того, ни другого.

Патент выдается государственным  патентным ведомством, и его действие распространяется на территории того государства, где выдан патент. Срок действия патента устанавливается  национальным патентным законодательством (обычно 15--20 лет).

В-с 5. Унифицированные системы док-ции

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей  страны, объединены в Государственную  систему стандартизации.

На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

Унификация - это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация — это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.

УСД - это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

В настоящее время действуют  следующие унифицированные системы  управленческой документации:

Унифицированная система  организационно-распорядительной документации

• документация по созданию, реорганизации, ликвидации предприятия, организации;
• документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий, 
  организаций;
• документация по распорядительной деятельности организации и др.