Распорядительные документы и их виды. Правовые основания, подготовки распорядительных документов

 

2.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации

Подготовка и оформление проектов актов (ПОСТАНОВЛЕНИЙ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Правительства РФ производится федеральными органами исполнительной власти в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством РФ.

Проект постановления  или распоряжения Правительства  РФ печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом размером № 14. Проект акта имеет следующие реквизиты: наименование вида акта – постановление Правительства РФ или распоряжение Правительства РФ.

Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.

Индекс (номер) печатается арабскими цифрами и состоит  из знака «№» и порядкового  номера документа. К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р», например: № 153-р. Место издания – отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.

Порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента РФ.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 – 36 пт и печатается шрифтом размером № 14 с интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и  постановляющую часть (в распоряжениях – распорядительную).

Преамбула в  проектах постановлений Правительства  РФ завершается словами «Правительство Российской Федерации постановляет», последнее слово печатается полужирным шрифтом в разрядку.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства РФ, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии  приложений к постановлению (распоряжению) Правительства РФ в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Председатель  Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства РФ. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства РФ печатаются у правой границы текстового поля.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы  при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства РФ аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента РФ.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

Если в  тексте проекта акта Правительства  РФ упоминаются ранее принятые акты Президента РФ или Правительства РФ, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 3, ст. 6.

Если подготавливаемый акт Правительства РФ влечет за собой  внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства РФ, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Проект акта Правительства РФ по организации  исполнения федерального закона или акта Президента РФ должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента РФ.

2.4. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти

При подготовке организационно-распорядительных документов работники федеральных органов исполнительной власти оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом 2000 г. «О Государственном гербе Российской Федерации»⁶.

Наименование  федерального органа исполнительной власти должно соответствовать его наименованию, указанному в положении об этом федеральном органе. При наличии сокращенного наименования его помещают в скобках ниже полного.

Над наименованием  федеральной службы или федерального агентства, находящихся в ведении федерального министерства, указывается полное или сокращенное наименование федерального министерства, в ведении которого они находятся.

Справочные  данные о федеральном органе исполнительной власти включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению федерального органа исполнительной власти (номера факсов, телексов, адрес электронной почты).

Наименование  вида документа, создаваемого федеральным  органом исполнительной власти, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации⁷.

Дата документа  проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Дату документа  оформляют арабскими цифрами  в последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, например:

14.03.2007г.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

14 марта 2007г.

Регистрационный номер документа состоит из его  порядкового номера, который можно  дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях. В случае составления его несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Место издания документа  указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании  документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Допускается центрировать все строчки реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

Министерство  культуры

и массовых коммуникаций

Российской  Федерации

Административно-правовой

департамент

 

При направлении  документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном, например:

Министерство  образования и науки 

Российской Федерации

Департамент управления делами

Ведущему  специалисту

        А.И. Петрову

 

При адресовании  документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному  директору

         объединения «Ростекстиль»

В.Д. Иванову

 

В состав реквизита  «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании  письма в организацию указывают  ее наименование, затем

почтовый  адрес.

 

 

Например:

     Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт  документоведения

и архивного  дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

 

При адресовании документа  физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем – почтовый адрес, например:

Бельдовой М.В.

Новоясеневский  просп., д. 12, кв. 32 Москва, 117574

 

При адресовании документа  должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу – после нее.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

Гриф утверждения  оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель  Федерального

архивного агентства

                       И.И.Иванов

(личная подпись)

Дата

 

При утверждении  документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Росархива

от 16.03.2007 N 1505

 

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение  дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной  исполнитель и соисполнитель  вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составления  текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («владеете», «были», «находились» и т.д.).

Графы и строки таблицы  должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, рекомендации.

Если текст  содержит несколько решений, выводов, его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах организаций, действующих  на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В письмах используют следующие формы изложения: от первого  лица множественного числа («просим предоставить...», «направляем в Ваш адрес»); от первого лица единственного числа («прошу выслать», «считаю необходимым»); от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»).

Если письмо имеет  приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:  1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.

2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если приложение направляют не во все указанные в  документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные  органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем федерального органа или, по его поручению, первым заместителем руководителя.

В случае их направления  подчиненным и другим организациям, гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ.