Распорядительная документация

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2. Схема движения входящей документации

 

 

 

 

 

Рисунок 3. Схема прохождения  исходящих документов

Примечание:

1. подготовка текста
2. согласование
3. согласование
4. доработка по замечаниям
5. подписание
6. регистрация
7. отправка, списание копии в дело

 

 

 

 

 

Рисунок 4. Работа с внутренними документами

Примечание:

1. составление проекта текста документа, согласование
2. доработка по замечаниям
3. регистрация, тиражирование
4. передача на исполнение
5. контроль исполнения
6. контроль исполнения
7. списание исполненного документа в дело

 

Ландшафтное бюро «Деметра» движение исходящих документов осуществляется следующим образом:

1. Исполнитель (менеджер, секретарь)  готовит проект документа.

2. Документ переходит на согласование (визирование, подпись) к руководителю

3. Секретарь регистрирует документ, отправляет адресату, а копию подшивает в дело.

Отправка документа  должна производиться в тот же день или, в крайнем случае, –  на следующий день⁹.

В Ландшафтное бюро «Деметра» отправка документов осуществляется тремя способами: почтовым отправлением, курьерской службой (очень срочные), доставляется самим секретарем.

2.3 Порядок оформления и составления распорядительных документов в Ландшафтное бюро «Деметра»

 

Движение внутренних документов организации на стадии подготовки и оформления должно быть организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования – аналогично движению поступающих документов.

Типичным примером внутреннего  документа является приказ по основной деятельности. Рассмотрим этапы его  обработки.

1.Внутренние распорядительные  документы (например, приказы, решения или распоряжения) составляются и оформляются по указанию руководителя предприятия секретарем.

2. Затем приказы, при  необходимости, согласовываются  с юридической службой предприятия.

3. Согласованные приказы  подписываются руководителем.

4. Затем внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем (или в канцелярии) и направляются в структурные подразделения для исполнения.

Движение отдельных  видов документов (документопотоков) имеет свои особенности в процессе подготовки и исполнения, поэтому службы ДОУ разрабатывают схемы движения документов (маршрутные схемы), наглядно показывающие движение наиболее важных для деятельности организации видов документов.

Распорядительные документы  предназначены для регулирования и координации деятельности, позволяющие управляющему органу реализовывать поставленные перед ним задачи с максимальной эффективностью. От того, насколько правильно организована деятельность учреждения, зависят результаты работы всего учреждения.

Решения, изложенные в распорядительных документах, могут касаться организационной структуры учреждения в части ее усовершенствования, выбора средств и способов осуществления основной деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

С юридической точки  зрения распорядительные документы – это правовые акты, в которых выражены конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность предписаний проявляется:

- в разрешении возникающих в сфере управления проблем и вопросов;

- в адресованности документов конкретным учреждениям, структурным подразделениям, должностным лицам или работникам;

- в том, что они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

Основанием для издания распорядительного документа служит: необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации; и осуществление собственной исполнительно-распорядительной деятельности для реализации функций и задач организации.

В Ландшафтное бюро «Деметра» работа с организационно-распорядительными документами строится на основании номенклатуры дел.

Имеются дела: «Приказы по основной деятельности», «Журнал учеты выдачи командировочных удостоверений», «Журнал учета выдачи доверенностей».

Выводы по второй главе

 

Документационное обеспечение  управления осуществляется общим отделом, где за кадровое делопроизводство отвечает делопроизводитель, а за текущий  документооборот отвечает секретарь.

Распорядительные документы  предназначены для регулирования  и координации деятельности, позволяющие  управляющему органу реализовывать  поставленные перед ним задачи с  максимальной эффективностью. От того, насколько правильно организована деятельность учреждения, зависят результаты работы всего учреждения.

В Ландшафтное бюро «Деметра»работа с организационно-распорядительными  документами строится на основании номенклатуры дел.

 

ГЛАВА 3. НАПРАВЛЕНИЯ  СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

3.1 Использование распорядительной  документации в целях совершенствования  организационной структуры предприятия

 

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, компетенции, структуры и других факторов ее руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Назначение и состав распорядительных документов. Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся  в распорядительных документах, могут  касаться совершенствования организационной  структуры учреждения, определения  или корректировки средств и  способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения учреждения финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы  содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане  распорядительные документы относятся  к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления.

Конкретность таких  предписаний проявляется в следующем:

-с помощью распорядительных  документов разрешаются возникающие  в сфере управления проблемы  и вопросы;

-их адресатом являются  конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;

-они являются юридическими  фактами, вызывающими возникновение  конкретных административно-правовых  отношений. С учетом сферы своего  действия распорядительные документы  делятся на следующие виды:

-правовые акты правительственного уровня - акты, издаваемые Президентом России, Правительством России, органами исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

-правовые акты, действующие  на уровне субъектов России - республик, областей, автономных областей, а также их территориальных образований;

-правовые акты организаций,  учреждений, предприятий. Распорядительные  документы, издаваемые органами  исполнительной власти, относятся  к категории ведомственных нормативных  актов.

Их можно разделить на акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан России; акты межведомственного характера и акты, регулирующие отношения органов исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.

Подготовка нормативных правовых актов органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Кабинета Министров России.

Основанием для издания  распорядительного документа может быть необходимость:

-исполнения принятых  законодательных, нормативных правовых  актов и иных решений вышестоящих  органов и ранее принятых решений  данной организации;

-осуществления собственной  исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

-Распорядительные документы  могут издаваться совместно несколькими  органами управления.

С точки зрения порядка  разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы  делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях, во-первых, коллегиальности, во-вторых, единоличного принятия решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой  работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации.

На основе коллегиальности  действуют правительство, представительные органы и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных  органов особое место занимают совещательные  по своему статусу органы, например коллегии министерств, дирекции при  руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения.

На основе единоличного принятия решений действуют министерства, администрации субъектов России и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

Руководители органов  управления, действующих на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации - ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения, а при единоличном принятии решений - приказы, распоряжения, указания.

Процедура издания распорядительных документов. Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений - приказов, указаний, распоряжений - включает следующие стадии:

-Инициирование решения  (обоснование необходимости издания  распорядительного документа).

-Сбор и анализ информации  по вопросу.

-Подготовка проекта  распорядительного документа.

-Согласование проекта  документа.

-Доработка проекта  распорядительного документа по  замечаниям.

-Принятие решения  (подписание документа).

-Доведение распорядительного  документа до исполнителей. Процедура  документирования является организующим  началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным  планом или программой), по поручению  руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов.