Распорядительная документация

Порядок разработки, принятия, введения в действие, ведения и  применения общероссийских классификаторов  в социально-экономической области  устанавливается Правительством Российской Федерации.

УСД состоит из совокупности взаимосвязанных унифицированных  форм документов, обеспечивающих документированное  представление данных в определенных видах экономической деятельности; средств их ведения; нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Требования к УСД изложены в стандартах серии "Унифицированные системы документации". В государственных стандартах закреплена терминология в области делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 51141-98), установлены требования к потребительским форматам бумаги (ГОСТ 9327-60). Требования к гербовым печатям установлены в ГОСТ Р 51511-2001. В комплексе стандартов "Информационная технология" регламентированы многие вопросы создания автоматизированных информационных систем (ГОСТ 34.201-89; ГОСТ 34.602-89; ГОСТ 34.003-90 и др.), защиты информации и использования электронной цифровой подписи (ГОСТ Р 34.10-2001, ГОСТ Р 34.11-94 и др.).

Основой для систематизации унифицированных форм документов в  информационно-поисковых системах служит Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 30 января 1993 г. № 299. Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД. Разделы ОКУД ведутся с различной оперативностью и полнотой. Формы документов, указанные в ОКУД, приводятся в альбомах унифицированных форм документов.

На основании Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) в организации должны быть разработаны нормативные акты, регламентирующие деятельность службы документационного обеспечения управления (секретариата).

Организационное обеспечение  применения ЕГСД включает в себя:

1. Разработку положений  о структурных подразделениях, занимающихся делопроизводством.

2. Разработку должностных  инструкций для всех категорий  работников делопроизводства.

3. Подготовку и утверждение  инструкции по делопроизводству.

Подготовка нормативных  актов, регламентирующих оформление документов в организации, осуществляется в  соответствии с действующим законодательством, на основе типовых и примерных  инструкций, правил, унифицированных форм и других нормативных и методических разработок, с учетом особенностей сложившейся в организации системы делопроизводства. Порядок подготовки и оформления управленческой документации в организации может закрепляться в таких нормативных актах, как: "Инструкция по делопроизводству", "Регламент", "Правила оформления документов", "Табель унифицированных форм документов", "Альбом бланков", "Альбом унифицированных форм документов". В зависимости от состава и содержания этих нормативных актов и распределения положений по делопроизводству между ними, в организации может быть принят весь комплекс перечисленных нормативных актов или отдельные из них. Количество, наименования и последовательность разделов, степень детализации, характер примеров, состав приложений определяются их разработчиками.

Основным нормативным  документом по делопроизводству в компании является инструкция по делопроизводству⁶, устанавливающая единые правила составления, оформления документов и работы с ними. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении. В этой инструкции должно быть описано, как будут оформляться документы в организации и минимальные маршруты их движения. Кто занимается регистрацией, куда документы передаются. Инструкция может быть составлена с разной степенью детальности. Если она недостаточно детализирует какие-либо вопросы, то помимо нее дополнительно составляются конкретизирующие инструкции.

Все сотрудники в обязательном порядке должны быть ознакомлены с этой инструкцией.

1.3 Составление и оформление распорядительной документации

 

Процедуру составления  и оформления распорядительного  документа желательно описать в  инструкции по делопроизводству. В  ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивают юридическую полноценность документа⁷.

Подготовка распорядительного  документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических сотрудников.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают, прежде всего, к изучению законодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительным документам по данному или аналогичным вопросам.

Изучение законодательных  актов и правительственных документов обеспечит не только правовую основу документа, но и его направленность, государственную постановку проблем. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит поставить в случае необходимости вопрос об их замене, отмене отдельных пунктов и т.д. подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную явность по предмету изучения, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.

 Завершающим этапом  работы с проектами распорядительных  документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или постановления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются финансовыми органами или службами.

 Виза юрисконсульта  свидетельствует о соответствии  документа законодательным и  нормативным актам, а так же о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляют на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение проекта. Перед подписанием проект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

Полностью подготовленные проекты представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются  руководителем или его заместителем.

 Постановления и  решения имеют две подписи  - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указывается в самом документе.

 

 

Выводы по первой главе

 

История управленческих документов началась еще ранних стадиях  развития Древнерусского государства  и в период феодальной раздробленности. Это были договора или соглашения. Позже, во времена Петра I, появились такие документы, как грамоты, отписки, доклады, наказы, памяти. В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых управленческих документов указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями. Для министерской системы характерны такие документы, сношения (или отношения); реестры,  протоколы, ведомости, описи, отчеты, официальные письма; записки; выписки. На современном этапе к управленческим документам относят: приказы, распоряжения, постановления, указания, служебные письма, протоколы, акты, докладные записки, договора.

В настоящее время  законодательство регламентирует процесс  создания и оформления распорядительной документации. Кроме того, основным нормативным документом по делопроизводству в компании является инструкция по делопроизводству, устанавливающая единые правила составления, оформления документов и работы с ними.

Подготовка распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических сотрудников.

 

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В ООО Ландшафтное бюро «Деметра»

2.1 Система управления и система  Ландшафтное бюро «Деметра»

 

Полное наименование общества: Общество с ограниченной ответственностью Ландшафтное бюро «Деметра».

Основной вид деятельности:  Ландшафтное проектирование и строительство.

Фирма обладает собственной  садовой техникой, средствами малой  механизации, которые позволяют  быстро и эффективно выполнять работы по созданию архитектурно-ландшафтных комплексов.

Ландшафтное бюро «Деметра»  выполняет работы комплексно и осуществляет сдачу объекта заказчику под  ключ. Выполнение всего цикла от проекта до строительства и последующего обслуживания дает Заказчику шанс получить высококачественный объект архитектурно - ландшафтного искусства.

Являясь одной из старейших  в области благоустройства и  озеленения в Рязанской области, организация имеет сильнейший кадровый состав: архитекторы, агрономы, художники, инженеры, биологи. Все сотрудники имеют высшее образование, высокую квалификацию и опыт. Их отличает доброжелательность, общительность, инициативность, дисциплинированность. Они грамотно сочетают творческий подход с четким соблюдением технологий. Администрация фирмы заботится о постоянном повышении квалификации своих коллег.

Фирма работает по следующим  направлениям:

• Ландшафтное проектирование;
• Благоустройство;
• Озеленение;
• Системы полива и орошения;
• Системы освещения;
• Системы дренажа;
• Фитодизайн;
• Создание букетов из живых и искусственных цветов;
• Поставки искусственных растений, натурального камня, посадочного материала.

Организационная структура  управления на предприятии выглядит достаточно просто (рис.1).

 

 

Как видно из схемы, Ландшафтное бюро «Деметра» имеет принцип единоначалия и распределение функций управления между структурными подразделениями. Поэтому можно утверждать, что на этом предприятии используется линейно-функциональная структура.

Это позволяет:

- распределить работу по профессиональному принципу;

- обеспечить возможность широкого контакта специалистов;

- обеспечить общность процесса работы, целей и оценок;

- создать стабильная атмосфера и чёткие направления формирования карьеры.

По итогам каждого  месяца, квартала и всего года составляются отчёты подразделений и предприятия в целом, оцениваются сильные и слабы стороны, проводится анализ недоработок.

Планирование и координация  текущей деятельности предприятия, а также текущий контроль за деятельностью сотрудников осуществляют руководители подразделений. Общий контроль работы предприятия осуществляет директор.

Документационное обеспечение  управления осуществляется общим отделом, где за кадровое делопроизводство отвечает делопроизводитель, а за текущий документооборот отвечает секретарь.

2.2 Процедура издания распорядительных документов

 

Рационально организованный документооборот повышает оперативность  прохождения документов в аппарате управления, равномерно распределяет нагрузку на подразделения и должностных  лиц, оказывает положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Различают три основных потока документов: входящие, исходящие и внутренние⁸. Движение потоков документов должно быть прямоточным, т.е. исключающим возвратные, зигзагообразные и другие маршруты. Для оптимизации документооборота следует реализовывать принцип однократного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя.

При проектировании рациональных документопотоков составляют схемы  движения основных групп и видов  документов, что позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов, определить этапы их обработки, порядок обработки, установить на этой основе единый порядок работы с документами в учреждении.

Главное условие рациональной организации документооборота – грамотное разделение функций в аппарате управления и документальное его закрепление.

Рассмотрим схемы документооборота в Ландшафтное бюро «Деметра» (рис.2-4).