Распорядительная документация: постановление, решение, указание, распоряжение, приказ

Деятельность представительств Национального Института имени  Екатерины великой осуществляется на основании правоустанавливающих документов Министерства образования и науки РФ, нормативных актов Института.

В современных условиях ускорения социально-экономического развития на основе НТП возрастают требования к качественным показателям протекания деловых процессов. В рамках ДОУ любой организации особые требования предъявляют к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех управления в целом.

Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположении их реквизитов путём использования  унифицированных форм и унифицированных языковых средств; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

В процессе управленческой деятельности внутри каждого АНО «НИЕВ» создают и оформляют документы, которые, исходя из своих функций, обеспечивают управленческий процесс в организации.

Функции регулирования  документирования (соблюдение правильности создания и оформления документов, рационализации работы с ними) осуществляет менеджер по делопроизводству. В своей деятельности менеджер по делопроизводству, как и все остальные сотрудники представительства руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами, Уставом «НИЕВ», Положением о представительстве «НИЕВ», инструкцией по делопроизводству, и т.д.

В любой организации  имеются в наличии различного вида документов:

I. Организационные документы.

II. Распорядительные документы.

III. Справочно-информационные документы.

I. Организационные (организационно-правовые) документы – это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления; установление режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда; порядок реорганизации и ликвидации. К ним относятся: устав, учредительный договор, положение об учреждении, положение о структурном подразделении, должностная инструкция, штатное расписание, инструкция... Рассмотрим некоторые из них.

Каждое высшее учебное заведение имеет устав и является автономным субъектом правовых отношений.

1) Устав  - правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица (предприятия, организации, учреждения).

В автономной некоммерческой организации «Национальный Институт имени Екатерины Великой» действует Устав (приложение Ж), который включает в себя следующие разделы:

1. Общие положения  - этот раздел включает наименование организации, ее организационно-правовую форму, юридический адрес.

2. Учредители Организации – включает наименование юридических и физических лиц, являющихся основателями Института.

3.Правовой статус Организации – раздел содержит данные о правовых нормах Института (в соответствии с действующим законодательством); о наличии представительств и филиалов НИЕВ (их местонахождение); о структуре Института в целом (наличие различного рода отделов –административного, учебного и др., аспирантуры, магистратуры и т.д.).

4. Предмет и цели деятельности Организации - включает перечисление целей, основных видов деятельности, для осуществления которых создается Организация (в данном случае, Институт).

5. Права и обязанности Организации – отражает то, какими правами обладает Институт в осуществлении своей образовательной деятельности; что он обязан выполнять для эффективной работы.

6. Органы управления Организации – в этом разделе указывается кем осуществляется управление Институтом, перечисляются основные функции органов управления.

7. Международная деятельность – устанавливает права НИЕВ в отношениях международного характера (подготовка кадров за рубежом, создание филиалов и представительств на территории других государств и т.д.).

8. Имущество и средства Организации - раздел содержит данные об источниках формирования имущества Института, о порядке осуществления контроля за его финансово-хозяйственной деятельностью.

9. Персонал Организации – предусматривает порядок и условия комплектования кадрового состава Института.

10. Порядок внесения изменений и дополнений в Устав – данный раздел отражает сведения о том, кто имеет право вносить изменения и дополнения в Устав НИЕВ.

11. Реорганизация и  ликвидация Организации – включает причины и порядок реорганизации и ликвидации Института.

12. Вступление в силу Устава Организации – отражает данные о моменте вступления Устава в силу, а именно с момента его государственной регистрации.

2) Положение об учреждении (структурном подразделении) – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.

В приложении К представлено типовое  положение о представительстве  «Национального Института имени  Екатерины Великой», предусматривающее описание основных разделов:

1. Общие положения  – в данном разделе даются официальное полное и сокращенное наименование организации, цели и основания его создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта; указывается, чем руководствуется представительство в своей деятельности и кем утверждается.

2. Функции представительства – перечисляются действия и виды работ, которые должно выполнять представительство для решения поставленных перед ним задач.

3. Управление представительством  – в разделе устанавливается, кем осуществляется руководство представительством; указываются функции, которые должно выполнять руководство представительства в управлении.

4. Работники представительства  – раздел содержит данные о регулировании трудовых отношений работников представительства, их прав и обязанностей; предусматривает сведения о заработной плате сотрудников представительства.

5. Ликвидация представительства – устанавливается, в каком порядке и кем осуществляется ликвидация представительства.

3) Должностная инструкция –  это правовой акт, издаваемый  в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Основные разделы должностной  инструкции директора представительства  «НИЕВ» (приложение Л):

1. Общие положения – этот раздел включает наименование должности; кем непосредственно назначается и освобождается от должности; содержит сведения, которые необходимо знать директору представительства.

2. Должностные обязанности – перечисляются виды работ, выполняемые директором представительства.

3. Права – данный раздел определяет полномочия директора представительства по выполнению возложенных на него обязанностей: право принимать определенные решения; давать указания по конкретным вопросам самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции; обращаться с предложениями к вышестоящему руководству; защищать интересы представительства во взаимоотношениях с другими организациями; запрашивать необходимую для работы представительства информацию; требовать от вышестоящего руководства выполнения определенных действий.

4. Ответственность – устанавливается критерии оценки работы и мера персональной ответственности директора представительства. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность директора представительства определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

II. Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы - это  документы, в которых фиксируются  решения административных и организационных  вопросов деятельности организации.

К распорядительным документам относятся: приказ, выписка из приказа, распоряжение, постановление, решение, указание…

1) Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

Различаются приказы  по основной деятельности и личному  составу.

В приложении Д представлен  приказ (по личному составу) АНО «Национальный Институт имени Екатерины Великой» «О графике отпусков».

Данный приказ применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом); отражает сведения о сроках использования отпусков; о лицах, кому поручено составление графика отпусков сотрудников, ознакомление и контроль за исполнением приказа. Приказ подписывается непосредственно руководителем организации, в данном случае ректором НИЕВ.

2) Выписка из приказа  – копия какой-либо части подлинного  документа (приказа).

В выписке из приказа  «О графике отпусков» АНО «НИЕВ» (приложение Е) представлена копия первого раздела приказа. Выписка заверяется проставлением реквизита «Отметка о заверении копии», который состоит из:

- слова «Верно»;

- наименовании должности лица, заверяющего копию (инспектор по кадра Н.А. Денисова);

- его подписи;

- даты заверения (22.12.2007).

3) Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа-управления в пределах предоставленной ему компетенции, а также руководителями организаций, действующими на основе единоначалия, в целях разрешения оперативных вопросов.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы, однако в текстах  распоряжений отсутствует ключевое слово (словосочетание), разделяющее водную и распорядительную части. Таким «ключевым словосочетанием», имеющемся в приказе «О графике отпусков» АНО «НИЕВ» и отсутствующем в распоряжении Института (приложение Г) является «О графике отпусков».

III. Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: протоколы, акты, справки, докладные записки, заявления, письма…

1) Акт – это документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

В приложении М представлен акт  состояния работы с документами  в представительстве АНО «Национальный Институт имени Екатерины великой» г. Барнаула, отражающий данные об основании издания акта, о лицах, включенных в комиссии по проверке состояния работы с документами, о результатах проведенной проверки. Данный акт заверяется председателем и членами комиссии  НИЕВ (по необходимости руководителем Института).

2) Докладная записка  – это документ информационно-справочного  характера. Может содержать изложение  какого-либо вопроса или факта,  выводы и предложения составителя,  адресована руководителю своей  организации или в вышестоящую инстанцию.

В данном случае докладная  записка  «О покупке компьютеров» (приложение Н) содержит изложение вопроса  о нехватке 2 (двух) компьютеров представительстве  АНО «НИЕВ» г. Барнаула и адресована директором этого представительства ректору Национального Института имени Екатерины Великой г-ну Чернавину Ю,А.

3) Заявление – документ, адресованный организации или  должностному лицу, с просьбой  о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска  и др.

В приложении П представлено заявление об увольнении (по собственному желанию) менеджера представительства НИЕВ г. Барнаула Кайзер  Н.Ю. Данный документ был подписан директором представительства Хвостовым Ю.В. (от 10.02.2009 г.) и передан вышестоящему руководству, непосредственно ректору Института Чернавину Ю.А.

Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы  по личному составу. Они отражают правовую, трудовую и служебную деятельность работников различного рода организаций.

Документы по личному  составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между работником и работодателем. К таким документам относятся: приказы (распоряжения) по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д.