Работа с документами по личному составу

Изменения записей  на первой странице (титульном листе) трудовой книжки (о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, об образовании, профессии, специальности) производятся нанимателем по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату. При этом одной чертой зачеркивается прежняя запись и над ней записывается новая, измененная. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки, заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя – печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя.

При этом на внутренней стороне  обложки делаются следующие записи:

Фамилия исправлена на "Полещук" на основании Свидетельства о браке серии II – ВН № 144225 от 13 января 2006 года.

Специальность "маркетолог" дописана на основании  Диплома серии АВ № 034552 от 23 июня 2006 года.

Внесение  изменений в записи трудовой книжки.

Исправление записей в разделе "Сведения о  работе" осуществляется следующим образом: в графе 1 пишется порядковый номер вносимой записи, в графе 2 – дата внесения записи, в графе 3 – "запись номер такой-то недействительна", и далее приводится правильный вариант сведений, в графе 4 – дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого вносится данная запись. Зачеркивание ранее внесенных неправильных или неточных записей, исправление их с указанием "Исправленному верить" либо "Исправленное верно" не допускается.

Если в период работы происходит передача организации из подчинения одному органу в подчинение другому, смена собственника имущества или реорганизация (слияние, присоединение, разделение, выделение, иное преобразование) организации, а трудовые отношения с согласия работника продолжаются, то об этом отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки производится соответствующая запись, а в графе 4 указываются номер и дата приказа (распоряжения), на основании которого указанные изменения произошли.

Необходимо  помнить, что исправления в сведения о работе, о награждениях и поощрениях за успехи в работе вносятся на основании подлинника приказа (распоряжения) нанимателя и должны полностью соответствовать приведенной в этом приказе (распоряжении) формулировке.

В случае утраты приказа (распоряжения) исправление сведений о работе может быть произведено на основании других документов, подтверждающих трудовую деятельность работника: лицевых счетов и ведомостей расчета и (или) выдачи заработной платы, приказов (распоряжений) о предоставлении отпусков, иных документов. При этом исправление записей допускается только за тот период времени, который подтверждается названными документами.

Записи в  трудовую книжку (вкладыш к ней) производятся аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, чернилами синего, фиолетового или черного цвета.

Записи о  датах приема на работу, переводах  на другую постоянную работу, увольнений, награждений, поощрений, о подготовке и переподготовке, о назначении пенсии производятся арабскими цифрами, при этом число и месяц указываются двумя цифрами, а год полностью. Например, если работник принят на работу 5 января 1997 г., то в графе 2 трудовой книжки, выданной после 1 января 1975 г., и образца 1995 г. записывается: "05.01.1997", а в трудовой книжке ранее установленного образца - "1997.05.01".

Сведения о работнике заверяются подписью нанимателя или специально уполномоченного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия (например, у индивидуального предпринимателя либо у гражданина, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора) – печатью исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию данного нанимателя.

Если в  трудовой книжке заполнены все страницы отдельных разделов, она дополняется вкладышем соответствующего образца.

В случае потери трудовой книжки (вкладыша к ней) работник вправе обратиться к нанимателю по последнему основному месту работы в течение года со дня увольнения. Не позднее 15 дней со дня обращения наниматель выдает работнику другую трудовую книжку (вкладыш к ней) с надписью "Дубликат". При потере трудовой книжки по истечении года со дня увольнения наниматель выдает справку о периоде работы у него данного работника, которая является основанием для заведения по новому основному месту работы другой трудовой книжки (вкладыша к ней), но также с надписью "Дубликат".

Трудовые книжки не заполняются  на лиц, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам. При наличии трудовой книжки записи о работе по гражданско-правовым договорам в них не вносятся.

Взыскания в трудовую книжку не записываются, за исключением увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания.

Записи о причинах увольнения должны осуществляться в  трудовой книжке в точном соответствии с формулировками ТК или соответствующего акта законодательства.

Трудовая книжка со всеми записями, внесенными в нее и оформленными в соответствии с предъявляемыми требованиями, выдается работнику в день его увольнения (в последний день работы). В соответствии со ст. 79 ТК при задержке выдачи трудовой книжки по вине нанимателя работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула, и дата увольнения при этом изменяется на день выдачи трудовой книжки.

Трудовые книжки (вкладыши, дубликаты) хранятся в специально оборудованном месте как документы строгой отчетности.

Трудовые книжки, их дубликаты, не полученные работниками  при увольнении, остаются в течение двух лет на хранении у нанимателя или уполномоченного должностного лица, но отдельно от трудовых книжек (их дубликатов) работающих работников. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет, а затем они могут быть уничтожены в установленном порядке¹⁵.

Нанимателем или  уполномоченным должностным лицом  ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

приходно-расходная  книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

книга учета  движения трудовых книжек и вкладышей  к ним.

В приходно-расходную  книгу вносятся все операции, связанные  с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга учета  движения трудовых книжек и вкладышей  к ним ведется кадровой службой или другим подразделением, лицом, оформляющим прием и

_________________________________

¹⁵Рахубо Т.В. Порядок ведения трудовых книжек работников: практические вопросы/ Т.В.Рабухо// Отдел кадров. – 2008. –

№ 12. – С. 95.

 

увольнение  работников. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам, поступающим на работу впервые.

Приходно-расходная  книга и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью нанимателя и печатью отдела кадров, в случае ее отсутствия - гербовой.

Порядок ведения, учета, хранения, изготовления трудовых книжек, обеспечения ими нанимателей регулируется постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10 декабря 1997 г. N 1635 (Собрание декретов, указов Президента и постановлений Правительства Республики Беларусь, 1997 г., N 35, ст. 1095; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., N 48, 5/1091) и Инструкцией.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Государственные органы, предприятия, учреждения и организации  независимо от форм собственности, политические партии и другие общественные объединения обязаны вести документацию по личному составу в целях обеспечения прав и личных интересов граждан.

Документы по личному  составу являются важной частью Национального архивного фонда Республики Беларусь. Необходимость их создания и хранения в соответствии с установленными требованиями закреплена в Трудовом Кодексе Республики Беларусь, Законе Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь», других актах законодательства.

Составление и оформление кадровой документации – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы  документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.

Таким образом, можно  сделать вывод, что документы по личному составу используются для подтверждения сведений о трудовой деятельности граждан, и таким образом обеспечивается соблюдение их законом прав и интересов при назначении пенсии, пособий, прочих социальных выплат и льгот. С помощью этих документов подтверждаются трудовой стаж, размер полученного вознаграждения за трудовую деятельность, присвоенная квалификация и др. Правила оформления, ведения и хранения документов по личному составу неоднократно изменялись в течение длительного периода времени, и изменяются на данный момент, но, не смотря на это, создание и хранение документации по личному составу ведется в соответствии с установленными требованиями.

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Дорофей К.И. Учись как нужно/ К.И.Дорофей//Секретарское дело.- № 7. С.45-47
2. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников: утв. Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. №2 – Мн.: БелНИИДАД, 2004. – 21 с.
3. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь/ М-во внутр. дел Респ. Беларусь, учреждение образования «Акад. М-ва внутр. дел Респ. Беларусь».- Минск: Акад. МВД, 2011.- 100  с.
4. Трудовой кодекс Республики Беларусь. С обзором изменений, внесенных Законом Республики Беларусь от 20 июля 2007 г. № 272-З. Текст Кодекса по состоянию на 20 июня 2008 г. / Авт. Обзора К.И. Кеник. – Минск: Амалфея, 2008. – 288 с.
5. Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь: Закон Республики Беларусь, 25 нояб. 2011 г. № 323-З. – Минск, 2011. – 25 c.
6. Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников: постановление Совета Министров Респ. Беларусь от 9 марта1998 г. № 30: с изм. и доп.: текст по состоянию на 29 июня 2006 № 76// Нац. Реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2006.  – 8/14699.
7. Об утверждении Положения о порядке и условиях заключения контрактов нанимателей  с работниками: постановление Совета Министров Респ. Беларусь от 25 сент. 1999 г. № 1476: с изм. и доп.: текст по состоянию на 10 дек. 2007 г. № 1710//Нац. Реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2007. - № 301. – 5/26348
8. Об утверждении положения о порядке и условиях заключения контрактов с государственными служащими: постановление Совета Министров Респ. Беларусь от 7 октября 2003 г. № 1271: с изм. и доп.: текст по состоянию на 10 окт. 2008 г. № 1499 //Нац. Реестр правовых актов Респ. Беларусь – 2008. - № 249. – 5/28514
9. О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины: Декрет Президента Респ. Беларусь от 26 июля 1999 г. № 29: с изм. и доп.: текст по состоянию на 28 мая 2008 г. № 9//Нац. Реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2008. - № 132. - 1/9728
10. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Респ. Беларусь: решение коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Респ. Беларусь от 30 апр. 1997 № 5: с изм. и доп.: текст по состоянию на 5 дек. 2007 г. – Минск, 2004. – 13 с.
11. Пешкова, Г.Д. Секретарское дело: учеб. пособие/ Г.Д.Пешкова. – 2-е изд., испр. – Минск: Выш. шк., 2010. – 318 с.
12. Рахубо Т.В. Порядок ведения трудовых книжек работников: практические вопросы/ Т.В.Рабухо// Отдел кадров. – 2008. - № 12. – С. 95.
13. Рыбаков А.Е. Изменения в правилах ведения первичных документов о труде (личной карточки формы Т-2)/ А.Е. Рыбаков//Отдел кадров. – 2008. - № 3. – С. 86.
14. Рыбаков А.Е. Основы делопроизводства. / А.Е. Рыбаков – Мн: РИПО, 2007. – 132 с.
15. Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: СТБ 6.38-2004. – Введ. 01.09.2004. – Минск: Госстандарт, 2005. – 19 с.
16. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм/ Рук. авт. Коллект. Н.А. Капмоле и др. -  Минск: БелНИИДАД, 2007. – 116 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

Унифицированная форма приказа по личному составу¹⁶

 

Наименование организации

 

ПРИКАЗ

 

00.00.0000 № _____

 

Место издания

 

По личному составу

1. ПРИНЯТЬ:

________________________________________________________________

(Ф.И.О)

на _____________________________________________________________

(наименование должности,  дата, срок, оклад)

____________________________________________________________________

 

2. ПЕРЕВЕСТИ

________________________________________________________________

(Ф.И.О)

__________________________________________________________________

(вид перевода)

на ______________________________________________________________

(наименование должности)

 

3. УВОЛИТЬ

________________________________________________________________

(Ф.И.О)

__________________________________________________________________

(наименование должности)

____________________ в связи  _______________________________________

     (дата увольнения)    (причина увольнения, п.., ст., ТК Республики Беларусь)

 

Руководитель организации  (подпись)        Расшифровка подписи

Визы

С приказом ознакомлены  (подпись)        Расшифровка подписи

      Дата

______________________________________________

¹⁶ Унифицированная система организационно-распорядительной документации: унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм/ Рук. авт. Коллект. Н.А. Капмоле и др. -  Минск: БелНИИДАД, 2007. – С. 86

Приложение 2

Форма обложки  личного дела¹⁷

 

 

________________________________________

наименование вышестоящей организации

________________________________________

наименование организации (структурного подразделения)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЛИЧНОЕ ДЕЛО № ____

_____________________________

(фамилия, имя, отчество)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Начато: ________________

Окончено: ______________

На _____ листах

Хранить ________________