Работа с документами по личному составу

___________________________________

⁶ Об утверждении Примерной формы трудового договора: постановление Министерства труда Республики Беларусь, 27 дек. 1999 г. № 155. – Минск, 1999. – С. 14

⁷ О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины: Декрет Президента Респ. Беларусь от 26 июля 1999 г. № 29: с изм. и доп.: текст по состоянию на 28 мая 2008 г. № 9//Нац. Реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2008. - № 132. - 1/9728

определение понятия  «контракт» и установлены нормы, регулирующие его отношения.

Во исполнение Декрета  № 29 постановлением Совета Министров  Республики Беларусь от 26 сентября 1999 г. № 1476, с изм. и доп. по состоянию на 10 декабря 2007 г. № 1710 утверждено Положение о порядке и условиях заключения контрактов на нанимателей с работниками⁸. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 7 октября 2003 г. № 1271 г., с изм. и доп. от 10 октября 2008 г. № 1499 утверждено Положение о порядке и условиях заключения контрактов с государственными служащими⁹.

Декрет № 29 предоставил нанимателям право заключать с работниками контракты, а не обязанность «переводить» на контракты уже работающих у них работников по трудовым договорам с неопределенным сроком действия и принимать по контрактам всех трудоустраивающихся лиц.

Контракт – это трудовой договор, заключаемый в письменной форме на определенный срок, содержащий особенности по сравнению с общими нормами законодательства о труде и предусматривающий конкретную минимальную компенсацию за ухудшение правового положения работника.

Признаки, отличающие контракт от обычного трудового договора:

-  трудовой контракт  всегда заключается на определенный  срок, а трудовой договор может заключаться и на неопределенный срок;

- трудовой контракт  содержит особенности по сравнению  с общими нормами законодательства о труде. Особенности могут, как улучшать, так и ухудшать правовое положение работника по сравнению с общими нормами законодательства о труде;

- трудовой контракт  предусматривает, что работнику  выплачивается минимальная компенсация за ухудшение его положения при досрочном расторжении контракта из-за невыполнения или ненадлежащего выполнения его условий по вине нанимателя с работником;

- трудовой контракт  согласно п. 1 Декрета № 29 заключается  на срок не менее 1 года. По  общему правилу верхний предел контрактов не превышает 5 лет.

Однако в ряде случаев  наниматель независимо от профессионального  уровня подготовки, квалификации работников, продолжительности стажа работ в организации заключает с работниками контракт на срок не более одного года, что создает социальную напряженность в трудовых коллективах.

___________________________

⁸ Об утверждении Положения о порядке и условиях заключения контрактов нанимателей с работниками: постановление Совета Министров Респ. Беларусь от 25 сент. 1999 г. № 1476: с изм. и доп.: текст по состоянию на 10 дек. 2007 г. № 1710//Нац. Реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2007. - № 301. – 5/26348

⁹ Об утверждении положения о порядке и условиях заключения контрактов с государственными служащими: постановление Совета Министров Респ. Беларусь от 7 октября 2003 г. № 1271: с изм. и доп.: текст по состоянию на 10 окт. 2008 г. № 1499 //Нац. Реестр правовых актов Респ. Беларусь – 2008. - № 249. – 5/28514

В частности, предлагается определить срок действия контракта  при его заключении и переводе на контрактную форму найма работникам, добросовестно работающим, имеющим длительный стаж работы и не допускающим нарушения трудовой исполнительной дисциплины, продолжительностью не менее трех лет.

Отдельно выделяются работники с высоким профессиональным уровнем и квалификацией, с ними предлагается заключить контракт на срок не менее пяти лет.

С целью социальной защиты работников предпенсионного возраста и женщин, находящихся в отпуске  по беременности и родам и по уходу за ребенком в возрасте до трех лет предлагается заключить с ними контакты соответственно сроком до достижения пенсионного возраста и нахождения в указанном отпуске.

Важно обратить внимание, что заключение трудового контракта  с работником, работающим у нанимателя по трудовому договору с неопределенным сроком, есть изменения существенных условий труда  для работника. При этом изменения существенных условий труда – осуществляются в связи с обоснованными производственными, организационными и экономическими причинами, о чем работник должен быть предупрежден не позднее, чем за один месяц до заключения контракта.

Следует подчеркнуть, что  в письменном предупреждении работник не просто ставит личную подпись, а  выражает свое отношение к сделанному ему предложение заключить контракт словами: «Согласен» или «Не согласен» с указанием мотивов несогласия.

Если работник продолжает отказываться от заключения контракта  по истечению месячного срока, нанимателя вправе издать приказ о прекращении трудового договора, т.е. уволить работника по п. 5 ст. 35 ТК.

При этом работнику должно быть выплачено выходное пособие  в размере не менее двухнедельного среднего заработка (ст. 48 ТК).

Контракты оформляются  нанимателем в соответствии с  действующими примерными формами.

Разработаны следующие  примерные формы контрактов:

- примерная форма контракта  нанимателя с работником, утверждена  постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 2 августа 1999 г. № 1180, с изм. и доп. по состоянию на 10 декабря 2007 г. № 1710¹⁰

- примерная форма контракта  с гос. служащими, утверждена постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 октября 2003 г. № 1271, с

___________________________

¹⁰ Об утверждении Примерной формы контракта нанимателя с работником: постановление Совета Министров Респ. Беларусь от 2 авг. 1999 г. № 1180: с изм. и доп.: текст по состоянию на 10 дек. № 1710// Нац. Реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2007. - № 301 – 5/26348

изм. и доп. по состоянию  на 10 октября 2008 г. № 1499;

- примерная форма контракта  с рук. гос. предприятия, объединения, организации утверждена постановлением Министерства Труда Республики Беларусь.

Трудовые договоры (контракты) включаются в состав личных дел работников организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Приказы по личному составу

Приказы по личному составу  оформляют назначения, прием на работу, перемещение предоставление отпусков, меры поощрения, взыскания, командирование, увольнение и т.д.

Приказы по личному составу группируются в самостоятельное дело и имеют  самостоятельную нумерацию с добавление индекса «л.с.» (личный состав) или «к» (кадры). Заключение трудового контракта с работником не исключает издания приказа по личному составу о приеме на работу.

Приказы по личному составу оформляются  на общих бланках или обычной бумаге с указанием названия организации – автора документа.

Приказ, отражающий какое-либо действие в отношении одного или нескольких лиц, называются простыми. В заголовке к тексту такого приказа пишут «о приеме на работу», «о предоставлении отпуска», «об увольнении».

Если в одном  приказе отражены различные действия (прием, увольнение, перевод), то он называется сложным. В заголовке к тексту сложного приказа пишут «по личному составу». Если под одно действие приказа попадают несколько работников, то они следуют в алфавитном порядке.

Текст приказа по личному составу состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагают причины издания приказа. Эта часть может отсутствовать, если причина очевидна. распорядительная часть начинается словами «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ». Каждое слово оформляют на отдельной строке заглавными буквами. На следующей строке с абзацного отступа оформляют пункт приказа. Каждый пункт начинается с указания фамилии, имени и отчества работника (полностью). Далее указывается следующие сведения:

- в приказах о приеме на работу: вид приема, на какую должность принимается работник, в какое структурное подразделение, вид оплаты труда; дату приема;

- в приказах о переводе  на другую работу: прежнюю должность, новую должность и структурное подразделение, вид перевода, оплату труда, дату перевода;

- в приказах о предоставлении  отпуска: должность, структурное подразделение, вид отпуска, количество дней отпуска, дату начала и окончания;

- в приказах об увольнении: должность, структурное подразделение,  вид увольнения, дату, дают ссылку  на статью, на основании которой  производилось увольнение.

После каждого пункта приказа по личному составу оформляется  основание для его составления. Это может быть заявление работника, трудовой контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения и т.д.

Приказы о назначении, приема на работу, перемещении, длительных командировках (особенно за рубеж), освобождении и увольнении хранятся 75 лет. Срок хранения приказов об отпуске, краткосрочных командировках, мерах поощрения и взыскания и т.д. не превышает трех лет. Приказы по мере поощрения и взыскания оформляют, как правило, в индивидуальном порядке, учитывая их значение.

Проекты приказов по личному составу визируются юрисконсультом, должностным лицом, ответственным за работу с кадрами, руководителем структурного подразделения. Ниже виз проставляется отметка об ознакомлении с приказом самим работником (Приложение 1).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3. Личное дело

Документы, включаемые в состав личного дела согласно положениям гл. 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 должны быть надлежащим образом оформлены и удостоверены. Документы личного дела оформляются в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами и методическими документами по делопроизводству.

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Личные дела ведутся  на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

Формирование, ведение  и оперативное хранение личных дел  осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.

Личное дело работника  формируется после заключения трудового  договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

При формировании личного  дела документы включаются в него в следующей последовательности:

внутренняя опись документов личного дела;

дополнение к личному  листку по учету кадров;

личный листок по учету  кадров;

автобиография;

копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

заявление о приеме на работу;

копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность)¹¹.

При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:

декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);

________________________________________

¹¹Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников: утв. Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. №2 – Мн.: БелНИИДАД, 2004. – С. 2.

обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции (для  лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);

контракт (государственных  служащих);

справка-объективка;

анкета;

копия (выписка) протокола  заседания ученого совета (для  научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);

копия (выписка) протокола  общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность  трудовым коллективом);

копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;

договор о материальной ответственности (для материально  ответственных лиц);

направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь и др.)

В процессе ведения личного  дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника: