Работа с документами по личному составу

С приобретением независимости  белорусское законодательство о  труде практически не регулировало порядок ведения этих документов, что позволяло нанимателям достаточно свободно определять объем первичных кадровых документов, порядок их оформления (заполнения). Некоторые наниматели ограничивались заполнением на работников личных листов по учету кадров или карточек формы Т-2 (по содержанию эти бланки очень близки). Законодательная основа для ведения первичных кадровых документов появилась c принятием Трудового кодекса Республики Беларусь, в ст.52 которого определено, что правила ведения первичных документов о труде устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом. Данная норма закона была реализована лишь в начале 2004 г., когда была принята Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларсь от 26.03.2004 № 2.

Личная карточка работника  — основной документ системы учета  личного состава. Правила учета  личного состава были определены еще в 1973 году Государственным комитетом по труду СССР.

В  кадровом делопроизводстве для учета личного состава организации и предприятий Республики Беларусь в настоящее время используют два варианта личных карточек формы № Т-2, утвержденных еще во времена СССР.

Личная карточка, утвержденная постановлением Государственного комитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 включает 5 разделов: 1) общие сведения; 2) сведения о воинском учете; 3) назначения и перемещения; 4) отпуска; 5) дополнительные сведения.

Личная карточка, утвержденная постановлением Государственного комитета СССР по статистике от 28.06.1990 № 94 «О дополнении Постановления Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций», состоит из 8 разделов: 1) общие сведения; 2) сведения о воинском учете; 3) назначения и перемещения; 4) повышение квалификации; 5) переподготовка; 6) отпуска; 7) аттестация; 8) дополнительные сведение.

Следует отметить, что несмотря на то, что оба варианта карточек давно  устарели и не соответствуют современным требованиям государственной кадровой политики, они все же используются в практической деятельности, потому что другой формы пока не предложено.

Личная карточка заполняется работником кадровой службы на основании представляемых гражданином документов:

■    паспорта;

■    трудовой книжки;

■    военного билета;

■    документа(ов) об окончании учебного(ых) заведения(ий);

■    других документов, предусмотренных Трудовым кодексом Республики Беларусь.

Личные карточки с момента введения их типовых форм велись на все категории работников: служащих и рабочих, постоянных и временных работников, совместителей и работников, для которых работа является основной.

Также произошли изменения  в правилах ведения трудовых книжек.

Форма трудовой книжки образца 1938 г. была утверждена Постановлением СНК СССР от 20.12.1938 N 1320 "О введении трудовых книжек". При этом данным документом не был предусмотрен вкладыш в трудовые книжки.

Трудовые книжки образца 1938 г. принимались работниками кадровых служб или лицами, ответственными за кадровое делопроизводство, для внесения в них предусмотренных трудовым законодательством записей о трудовой деятельности работника.

Постановлением  Совмина СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 N 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих" были утверждены образцы трудовой книжки и вкладыша к ней, которые были введены в действие с 1 января 1975 г.

Пункт 12 Постановления N 656 предусматривал возможность заполнения трудовых книжек и вкладышей к  ним на двух языках: на языке союзной, автономной республики, автономной области, автономного округа, на территории которых расположено предприятие, учреждение, организация, и на официальном языке СССР.

В связи с  введением нового образца трудовой книжки и вкладышей к ней была разработана Инструкция о порядке  ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденная Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 N 162.

Трудовая книжка колхозника, предъявляемая работником, принималась в целях подсчета его страхового стажа.

 

Трудовые книжки старого образца не нужно переоформлять на трудовые книжки нового образца. Однако выдача новых трудовых книжек, а также дубликатов (при утрате), вкладышей к трудовой книжке должна производиться только по новому образцу, в противном случае трудовая книжка будет считаться недействительной.

При назначении пенсии по возрасту, пенсии за выслугу лет, а также пенсии по инвалидности и по случаю потери кормильца, которые назначаются пожизненно, в трудовой книжке образца 1995 года органами по труду и социальной защите в разделе "Сведения о назначении пенсии" ставится штамп "Пенсия назначена". В трудовой книжке ранее установленных образцов, не содержащих такого раздела, указанный штамп ставится на первой странице.

Таким образом, можно  сделать вывод, что требования, предъявляемые к формированию, ведению и хранению личных дел работников, распространяются лишь на работников, принятых на работу после вступления в силу Инструкции. До этого момента подобных требований в законодательстве Республики Беларусь не было. Ряд изменений произошел и в ведении, хранении трудовых книжек работников. Вместе с тем продолжают действовать и советские трудовые книжки (образца 1938 и 1974 годов, а также трудовая книжка колхозника).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТОВ

ПО ЛИЧНОМУ  СОСТАВУ

 

2.1. Трудовой договор и контракт

Прием на работу может  осуществляться в соответствии с  трудовым договором или контрактом.

Трудовой договор –  соглашение между работниками и  нанимателем, в соответствии с которым  работник обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату (ст. 1 ТК).

Иногда наниматели должны соблюдать определенные условия, предшествующие заключению трудового договора. Так, ст. 24 ТК устанавливает, что в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иным законодательством о труде, заключения трудового договора могут предшествовать проведение конкурса, избрание на должность и иные мероприятия, позволяющие определить профессиональную пригодность претендующего на соответствующую работу, должность.

Заключая трудовой договор, наниматель обязан (ст. 54 ТК):

- потребовать от работника  документы, установления законодательствам;

- ознакомить работника  под роспись с порученной работой, условиями и оплатой труда, с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренней трудовой распорядок, разъяснить его права и обязанности;

- провести вводный  инструктаж по охране труда;

- завести (заполнить)  на работника рудовую книжку;

- оформить заключение  трудового договора приказом (распоряжением)  и объявить его работнику под  роспись³.

При заключении трудового  договора наниматель обязан потребовать, а устраивающийся на работу должен предъявить:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Лица в возрасте от 14 до 16 лет представляют свидетельство о рождении;

_____________________________________________

³Трудовой кодекс Республики Беларусь. С обзором изменений, внесенных Законом Республики Беларусь от 20 июля 2007 г. № 272-З. Текст Кодекса по состоянию на 20 июня 2008 г. / Авт. Обзора К.И. Кеник. – Минск: Амалфея, 2008. – С. 65.

 

- документы воинского  учета (для военнообязанных и  лиц, подлежащих призыву на  военную службу). Такими документами  являются военный билет и приписное свидетельство;

- трудовую книжку (кроме  лиц, впервые поступивших на  работу);

- диплом или иной  документ об образовании и  профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы;

- направление на работу  в счет брони для отдельных категорий работников в соответствии с требованиями законодательства. Например, по направлениям государственной службы занятости;

- заключение медоко-реабилитационной  экспертной комиссии (МРЭК) о состоянии здоровья (для инвалидов). Работника кадровой службы должно интересовать, является ли поступающий на работу инвалидом. При положительном ответе необходимо требовать заключение МРЭК, чтобы иметь возможность трудоустроить гражданина в соответствии с состоянием его здоровья;

- декларацию о доходах и имуществе. Ее должны представлять претенденты на должности государственных служащих в соответствии со ст. 23 закона от 14 июля 2003 г. № 204-З «О государственной службе в Республике Беларусь» с изменениями и дополнением от 2 мая 2012 г. № 354-З⁴;

- медицинское заключение  о состоянии здоровья. Его должны  представлять лица, которые обязаны проходить предварительный при поступлении на работу медицинский осмотр;

- другие документы  подтверждения иных обстоятельств,  имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами.

Так, наниматели имеют  право требовать при приеме на работу предъявления свидетельства социального страхования, а в случае его отсутствия – сведений, необходимых для регистрации застрахованного лица в органах, осуществляющих персонифицированный учет. Из других документов, которые можно требовать, следует назвать: характеристику с последнего места работы при участии в конкурсе для замещения должностей научных работников и профессорско-преподавательского состава; справку о характере и условиях труда по основному месту работы при приеме совместителей на тяжелую работу или работу с вредными условиями труда.

Трудовой договор заключается  в письменной форме. При этом любые  трудовые договоры: срочные, временные, с совместителями и другие. Исключение составляют домашний работники, трудовой договор с которыми не заключается, если работа носит краткосрочный характер (ст. 309 ТК)⁵.

_________________________________________

⁴ О государственной службе в Республике Беларусь: Закон Респ. Беларусь от 14 июля 2003 г. № 204-З: с изм. и доп.: текст по состоянию на 2 мая 2012 г. № 354-З. – Минск,2012. – С. 16.

⁵Трудовой кодекс Республики Беларусь. С обзором изменений, внесенных Законом Республики Беларусь от 20 июля 2007 г. № 272-З. Текст Кодекса по состоянию на 20 июня 2008 г. / Авт. Обзора К.И. Кеник. – Минск: Амалфея, 2008. – 199 с.

Содержание и условия  трудового договора определяются ст. 19 ТК и при необходимости дополняются  соглашением нанимателя и работника.

Согласно ст. 17 ТК трудовые договоры могут заключаться на:

- неопределенный срок;

- определенный срок  не более пяти лет (срочный  договор);

- время выполнения  определенной работы;

- время выполнения  обязанностей временно отсутствующего  работника, за которым в соответствии с ТК  сохраняется  место работы;

- время выполнения сезонных работ.

Верхний предел срочного трудового договора определен пятью  годами. Следует иметь в виду, что если срочный трудовой договор  заключен на срок свыше 5лет, то по  истечению  пятилетнего срока трудовые отношения считаются продолжительными на неопределенный срок. Нижний предел срочного трудового договора в законодательстве не указан. Из толкования норм трудового законодательства можно сделать вывод, что нижней границей является 2 месяца, а для замещения отсутствующего работника – 4 месяца.

По истечении установленного срока трудовой договор может  быть:

- прекращен по инициативе  любой из сторон;

- продолжен на неопределенный  срок, если трудовые отношения  фактически продолжаются и ни одна из сторон не требует их прекращения;

- продлен либо перезаключен  на новый срок.

Форма трудового договора как письменного документа разрабатывается  нанимателем. В нем учитываются правовой статус организации, возможности по стимулированию труда работника, требования ст. 19 ТК, другие обстоятельства. Примерная форма трудового договора утверждена постановлением Министерства труда от 27 декабря 1999 г. № 155⁶.

После заключения трудового  договора прием оформляется приказом  (распоряжением) нанимателя. Такое требование содержится в п. 5 ст. 54 ТК.

Приказ (распоряжение) объявляется  работнику под роспись.

Если приказ (распоряжение) не издан, то это не влияет на действительность заключенного трудового договора.

Возможность заключения контрактов установлена Декретом Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999  г. № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» с изм. и доп. от 28 мая 2008 г. № 9⁷. В нем содержится