Процесс организации документационного обеспечения управления

Свести, сделать  соответствующими друг другу ожидания человека и ожидания организации  очень трудно, так как они складываются из множества отдельных ожиданий, для стыковки которых нужно обладать искусством управления высокого класса.

Группу основных ожиданий индивида составляют ожидания по поводу:

-содержание, смысла  и значимости работы;

-оригинальности  и творческого характера работы;

-увлекательности  и интенсивности работы;

-степени независимости, прав и власти на работе;

-степени ответственности  и риска;

-престижности  и статусной работы;

-степени включенности  работы в более широкий деятельный  процесс;

-безопасности  комфортности условий на работе;

-признания и  поощрения хорошей работы;

-заработной  платы и премий;

-социальной  защищенности и других социальных  благ, предоставляемой организации;

-гарантии роста  и развития;

-дисциплины  и других нормативных аспектов, регламентирующих поведения на  работе;

-отношений между  членами организации;

-конкретных  лиц, работающих в организации;

Для каждого  индивида комбинация этих отдельных  ожиданий, формирующая его обобщенное ожидание по отношению к организации, различна. Причем структура ожидания, и относительная степень зависимости  отдельных ожиданий от индивида сама зависит от множества таких факторов, как его личностные характеристики, цели, конкретная ситуация в которой он находится, характеристики организации и т.п.

Организация ожидает  от человека, что он проявит себя как:

-специалист  в определенной области, обладающий определенными знаниями и классификацией;

-член организации,  способствующий ее успешному  функционированию и развитию;

-человек, обладающий  определенными личностными и  моральными качествами;

-член организации,  способный коммуницировать и поддерживать хорошие отношения с коллегами;

-член организации,  разделяющий ее ценности;

-работник, стремящий  к улучшению своих исполнительских  способностей;

-человек, преданный  организации и готовый отстаивать  ее интересы;

-исполнитель  определенной работы готовый осуществлять ее  с должной отдачей и на должном качественном уровне;

-член организации,  способный занять определенное  место в нутрии организации  и готовый взять на себя  ответствующее обязательство и  ответственность;

-сотрудник,  следующий принятым в организации нормам поведения, распорядку и распоряжениям руководства;

Комбинация  ожидания организации по отношению  к человеку, а также степень  значимости для организации каждого  отдельного ожидания могут отличаться у разных организаций. Поэтому нельзя предложить единой универсальной модели ожидания организации по отношению к человеку, а также нельзя предложить аналогичной модели ожидания человека по отношению к организации.

Вступая в организацию, человек должен уяснить для себя, каким нормам он должен следовать в общении с коллегами, как следует интерпретировать деятельность организации, в какой форме и по каким вопросам обращаться к руководству, в каком виде принято ходить на работу, как принято распоряжаться рабочим временем, а так же временем, отведенным для отдыха.

Если член организации  успешно выполняет свою роль, если при этом он сам лично удовлетворен характером, содержанием и результатами своей деятельности в организации  и своего взаимодействия с организационным  окружением, то не возникает конфликтных противоречий подрывающих взаимодействие человека и организации.

Ясность роли предполагает, что человеку, ее исполняющему, известно и понятно не только содержание роли, т.е. содержание его работы и способы  ее осуществления, но и связь ее деятельности с целями и задачами организации, ее место в совокупности работ, выполняемых коллективом.  Для выполнения своей роли работник наделяется правами, он берет на себя определенные обязательства перед организацией и получает определенный статус в организационном окружении.

Важными для  эффективного управления и установления хороших отношений в организации  являются три типа расположения:

-удовлетворенность  работой;

-увлеченность  работы;

-приверженность  организации.

То, насколько  у работников развиты эти расположения, существенно определяет результаты их работы, количество прогулов, текучесть кадров и т.п.

Стабильность  в поведении человека играет большую  роль в установлении его взаимоотношений  с окружением. Если человек стабилен, ответственен и в челом предсказуем, то окружение воспринимает его положительно. Если же он постоянно не уравновешен, капризен и склонен делать непредсказуемые шаги, то коллектив негативно реагирует на такого человека.

В любой организации  человек работает в окружении  коллег, товарищей по работе. Он является членом формальных и неформальных групп. И это оказывает на него исключительное большое влияние, либо помогая более полно раскрываться его потенциалу, либо подавляя его способности и желание работать производительно, с полной отдачей. Группы играют очень важную роль в жизни каждого члена организации.

Отношения между  коллегами образуют сложную, изменяющуюся, взаимосвязанную систему, в которых в исследовательских целях можно выделить несколько видов отношений. Каждый из них не существует абсолютно независимо от другого, их самостоятельность относительна, и точных границ между ними нет. Тем не менее, они качественно различаются.

Отношения в  коллективе могут быть:

отношения по вертикали  — это межличностные связи, образующиеся между руководителями и подчиненными, лидерами и остальными членами коллектива, в целом между людьми, занимающими во внутриколлективной официальной должностной иерархии разное положение;

отношения по горизонтали  — это межличностные связи  членов коллектива, занимающих одинаковое официальное и неофициальное положение (коллеги);

официальные —  отношения, возникающие на должностной  основе. Они устанавливаются законом, регулируются уставами, положениями, утвержденными  правилами;

неофициальные — складываются на базе личного отношения человека к человеку. Для них не существует общепринятых законов и норм, твердо установленных требований и положений;

деловые межличностные  — это отношения, которые возникают в связи с совместной работой людей или по ее поводу;

личные отношения складываются независимо от выполняемой работы. В слаженном коллективе формируется система деловых и личных взаимоотношений, которые хорошо дополняют друг друга и играют различную роль в удовлетворении потребностей и интересов членов коллектива.

Личные отношения относятся к разряду неофициальных, но 
при этом все официальные следует держать в уме. Личные отношения иногда имеют любопытные синонимы, такие как "честь мундира", "дух коллектива", "лицо команды" и пр. В чрезвычайных или критических ситуациях, в отсутствие или при разрушении официальных отношений на первый план выходят личные. Рассмотрим некоторые их проявления:

— лояльность: члены коллектива могут ссориться и спорить друг с другом, вот для внешнего окружения они составляют единый фронт. Можно критиковать друг друга, но твердо отмечать внешнюю критику;

— уважение: члены коллектива признают превосходство коллег, их особые познания в некоторых областях и считаются с ними, несмотря на личные пристрастия;

— терпимость: члены коллектива мирятся с недостатками друг друга. Кто-то из них может иметь раздражающую привычку, но другие скорее стерпят это, чем станут работать с кем-то посторонним;

— полное доверие: члены коллектива знают, что получат помощь от любого другого, потому что сами всегда оказывают ее любому другому, когда это необходимо.

Как пишет американский психолог Дж. Морено, известны четыре типа поведения людей в коллективе, которые отражают отношение члена  группы к ее задачам, целям и обеспечивающим их нормам поведения:

1. внутригрупповая внушаемость — бесконфликтное, неосознаваемое принятие членом группы мнения группы. Происходит как бы гипнотизирование: принятие мнения группы происходит совершенно некритично;

2. конформность  — осознанное внешнее согласие  с мнением группы при внутреннем расхождении с ним. Человек осознанно меняет собственные оценки, под давлением группы внутренне оставаясь несогласным с этим (голый король);

3. негативизм  — человек во всем противится  мнению группы, демонстрируя на  первый взгляд крайне независимую  позицию; он "привязан" к групповому мнению, но всегда с обратным знаком;

4. коллективизм  — это тип поведения личности  в коллективе, для которого характерно избирательное отношение к ее любым влияниям, к мнениям группы, продиктованное сознательным следованием ее общественно значимым целям и задачам.

Большое психологическое  значение для взаимоотношений в  коллективе имеют особенности слов, мимики, жестикуляции, действий коллег в зависимости от отдельных ситуаций и условий. Все это составляет источник дополнительной информации.

Важен также  способ передачи информации, например, кто, передает информацию, сообщает решение: руководитель, его заместитель или технический работник. Сообщение информации наедине, перед коллективом или публично увеличивает или уменьшает ее ценность.

Социально-психологический  климат представляет собой специфическое  явление, которое слагается из особенностей восприятия человека человеком, взаимно испытываемых чувств, оценок и мнений, готовности к реагированию определенным образом на слова и поступки окружающих. Он оказывает влияние на самочувствие членов коллектива; на выработку, принятие и осуществление совместных решений; на достижение эффективности совместной деятельности.

Таким образом, социально-психологический климат — это преобладающий в группе или коллективе относительно устойчивый психологический настрой его членов, проявляющийся в отношении друг к другу, к труду, к окружающим событиям и к организации в целом на основании индивидуальных, личностных ценностей и ориентации.

Как известно, социально-психологический климат может быть благоприятным или неблагоприятным.

Признаки благоприятного социально-психологического климата:

— доверие и высокая требовательность друг к другу;

— доброжелательная и деловая критика;

— достаточная информированность членов коллектива о его задачах и состоянии дел при их выполнении;

— свободное выражение собственного мнения при обсуждении вопросов, касающихся всего коллектива;

— удовлетворенность принадлежностью к фирме:

— терпимость к чужому мнению;

— высокая степень эмоциональной включенности и взаимопомощи;

— принятие на себе ответственности за состояние дел в группе каждым из ее членов...

 

 

 

 

5 СТРУКТУРА  РАБОТЫ НА ПЕРСОНАЛЬНОМ КОМПЬЮТЕРЕ  И ОРГТЕХНИКЕ

 

В современном  делопроизводстве в настоящее время используется большое разнообразие оргтехники. В соответствии с назначением все технические средства можно разбить на следующие группы:

-средства для  создания документов;

-копировальная  и множительная техника;

-средства обработки  документов;

-средства хранения, поиска и передачи документа;

-техника управленческой  связи.

Каталоги, проспекты. Реклама, специализированные профессиональные издания в этой области предлагают технические характеристики средств  механизации и автоматизации. Наиболее важным техническим средством оргтехники являются средства для составления документов. Оргтехника – это технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве [6, с. 227]. Технические средства, используемые для составления документов, классифицируют по способу создания документов. Черновые варианты документов составляют рукописным, машинописным способом и на персональных компьютерах. Перечислим основные возможности технологий в делопроизводстве на примере учреждения «Северянка»:

-помощь в  создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);

-передача документов  на данном предприятии производится  на расстояние любому адресату, которого также есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет);

-регистрация  документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа;

-контроль над  исполнением документа (в электронной  карточке дается отметка о  контроле, и это автоматически  позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);