Процесс организации документационного обеспечения управления

СОДЕРЖАНИЕ.

 

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………..... 3

1. Проведение  анализа организационной структуры  предприятия………... 5

1.1. Знакомство с деловыми отношениями и должностными

инструкциями………………………………………………………………….. 6

2. Процесс организации документационного обеспечения управления…. 12

2.1. Ознакомление с основными реквизитами предприятия.

Документооборот …………………………………………………………… 14

3. Понятия конфликтов на предприятии и способы их разрешения……... 20

4. Психологический климат на предприятии………………………………. 23

5. Структура работы на персональном компьютере и оргтехнике……….. 33

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………… 36

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………… 38

ПРИЛОЖЕНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В данной работе будут рассматриваться основные вопросы построения и развития структуры предприятия. Рассматривая такую тему, можно выделить следующее:

-улучшение деятельности  предприятия;

-разработка  делопроизводства на предприятии;

-условия хранения  и обработки документов;

-деловые отношения  в коллективе;

          Актуальностью данной темы является приобретение и развитие навыков работы и организации делопроизводства – как сферы деятельности человека связанной с оформлением и разработкой документов. Актуальность темы заключается в том, что изучается наиболее рациональная организация и управление производством, документооборотом, коллективом. Основные функции делопроизводства – организация и оформление на предприятии документаций.         

Целью данной работы является изучение организационной  структуры документационного обеспечения управления на предприятии.

Для достижения данной цели необходимо решить следующие  задачи:

1.Провести анализ  организационной структуры предприятия.

1.1.Знакомство  с деловыми отношениями и должностными  инструкциями.

2.Рассмотреть  процесс организации Документационного Обеспечения управления.

2.1.Ознакомление  с основными реквизитами предприятия.  Документооборот.

3.Изучить понятия  конфликтов на предприятии и  способы их разрешения.

4.Изучить психологический  климат на предприятии.

5.Рассмотреть  методику работы на Персональном компьютере и оргтехнике.

          Объектом данного научного исследования является документационное обеспечение управления на предприятии  Муниципального загородного стационарного учреждения отдыха и оздоровления «Северянка».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 ПРОВЕДЕНИЕ АНАЛИЗА ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ ПРЕДПРИЯТИЯ

 

Структура предприятия  будет рассмотрена на примере  учреждения отдыха и оздоровления «Северянка», которое осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией РФ, Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом «О некоммерческих организациях», другими законодательными актами Российской Федерации, решениями учредителя и настоящим уставом. Оно не преследует цели получения прибыли. Но вправе оказывать платные услуги и заниматься предпринимательской деятельностью, соответствующей цели его создания. Полученная в результате предпринимательской деятельности прибыль реализуется только для достижения целей создания учреждения.

Организация создана  для достижения следующих целей:

-отдых и оздоровление  населения;

-пропаганда  здорового образа жизни;

-организация  активного отдыха и досуга  в целях укрепления здоровья  населения.

Основными задачами данной учреждения являются:

-обеспечение  гражданам возможности отдохнуть,  улучшить свое здоровье;

-реализация  федеральных и окружных целевых программ, федеральных и окружных законов и нормативных актов, направленных на создания условий для развития физической культуры и спорта;

-улучшение качества  процесса физического воспитания  и образования населения, занимающегося  физической культурой и спортом, особенно детей и молодежи;

-формирование  у населения особенно у детей  и подростков, устойчивого интереса  и потребности в регулярных  занятиях физической культуры  и спорта и навыков здорового  образа жизни;

-организация  физкультурно-оздоровительной и спортивной работы среди людей среднего, старшего и пожилого возраста  с целью укрепления здоровья и творческого долголетия;

Предметом деятельности предприятия является:

-организация  летнего труда, отдыха и оздоровления  детей и подростков;

-привлечение  подростков в спортивные, досуговые  мероприятия с целью профилактики  преступности и безнадзорности  в подростковой среде;

 

1.1 Знакомство  с деловыми отношениями и должностными  инструкциями

 

Общее оперативное  руководство «Северянки» осуществляет директор Ананко Ирина Анатольевна. Обязанности директора:

 -осуществляет общее руководство административно-хозяйственной и экономической деятельностью, несет ответственность за все направления его деятельности;

-организует  оздоровительную работу;

-решает все вопросы, связанные с подготовкой и проведением всех спортивно-массовых  мероприятий;

-организует  спортивно-массовую и оздоровительную  работу среди населения, рекламу  и пропаганду спорта;

-решает все  вопросы в пределах предоставленных  ему прав по расходованию финансовых и материальных ресурсов;

-организует  своевременный капитальный и  текущий ремонт зданий, сооружений  и оборудования;

-определяет  условия и заключает договоры ,организует контроль над их  выполнением;

-открывает в  банках расчетные и иные счета;

-издает приказы  и дает указания, обязательные  для всех работников;

-подбирает работников  и делегирует им часть своих  полномочий;

-утверждает  внутренние документы (приложение 1).    

Далее директору  подчиняется Филиппова В.М. заместитель  директора по учебно-воспитательной работе. Она руководит работой тренеров-преподавателей; проводит семинарские занятия с тренерами и инструкторами; предупреждает возникновение случаев применения допингов; ведет систематический учет и анализ результатов работ секций; осуществляет методическое обеспечение и координацию спортивных секций; контролирует выполнение учебных программ по видам спорта.

Главный инженер  Куликов И.Г. по эксплуатации технически сложного, уникального оборудования и транспорта, в обязанности которого входит:

-внедрять государственные  стандарты безопасности труда;

-своевременно  расследовать несчастные случаи  и аварии, пожары, производственные  неполадки в «Северянке»;

-обеспечивать  своевременный ремонт и безопасность  оборудования;

-проводить профилактические работы по обеспечению соблюдения правил техники безопасности;

-возглавляет  работу квалифицированной цеховой  комиссии;

-обеспечивает  наличие, полноту и правильность  ведения технической документации  по эксплуатации и ремонту  оборудования;

 -участвует в обследовании состояния охраны труда и техники безопасности.

Главный энергетик  Кузнецов С.И., относящийся к категории  руководителя, но подчиняемый главному инженеру и директору. На должность  главного энергетика назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж работы по специальности не менее трех лет. Назначают на эту должность и освобождают от нее приказом директора учреждения «Северянка», по согласованию с главным инженером.

Для выполнения возложенных на него функций главный  энергетик «Северянки» осуществляет следующие обязанности:

-организует  технически правильную эксплуатацию  и своевременный ремонт энергетического  и природоохранного оборудования  и энергосистем;

-руководит организацией  и планированием работы энергетических  служб;

-обеспечивает  составление заявок и расчетов к ним;

-дает заключение  по разработкам проекта, участвует  в испытаниях и приемке энергоустановок  и сетей в промышленную эксплуатацию.

Делопроизводитель Андреева С.П. принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителя учреждения, организации, предприятия. Передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки. Ведет карточку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполнительную документацию адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы  текущего архива. Подготавливает и сдает в архив учреждения, организации, предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, и регистрационную картотеку. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

Делопроизводитель должен знать:

-положения и  инструкции по ведению делопроизводства в учреждении,  организации и предприятии;

-основные положения  Единой государственной системы  организационно-распорядительной документации;

-структуру учреждения, организации, предприятия и его  подразделений;

-порядок контроля  над прохождением служебных документов;

-правила внутреннего  распорядка;

-основы организации  труда.

В учреждении отдыха и оздоровления «Северянка» три  администратора: Третьякова Е.А., Строганова И.В., Егорова В.И.

Администратор обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию отдыхающих, созданию для них комфортных условий. Организует расселение отдыхающих: проверяет удостоверение личности, правильность заполнения анкет, проводит инструктаж по технике безопасности с электроприборами и противопожарной безопасности, ведет журнал регистрации отдыхающих.

Бронирует места  по средствам почтовой, телефонной и иной связи с записью в  журнале. Эффективно использует номерной фонд учреждения. Информирует отдыхающих о графике работы столовой, спортивного  зала, бани-сауны, прокате спортивного инвентаря. Консультирует отдыхающих по вопросам предоставляемых платных услуг. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием отдыхающих и проводит соответствующие организационно-технические мероприятия.

Осуществляет  контроль за сохранностью материальных ценностей. Участвует в оформлении актов порчи имущества учреждения отдыхающими. Информирует руководство  учреждения о фактах нанесения материального ущерба, об имеющихся недостатках в обслуживании отдыхающих, принимает меры к их ликвидации.

Своевременно  сдает выручку и отчеты в централизованную бухгалтерию Комитета по делам молодежи, физической культуре и спорту.

В случае экстренной ситуации вызывает представителей соответствующих служб, организует эвакуацию отдыхающих и обслуживающего персонала, сообщает администрации учреждения.

Администратор должен знать: нормативно-правовые акты Думы Белоярского района, постановления, распоряжения главы Белоярского района, приказы и другие нормативные акты Комитета по делам молодежи, физической культуре и спорту, касающихся работы учреждения, приказы директора учреждения; структуру управления учреждения, режим работы учреждения, режим работы работников учреждения; перечень предоставляемых услуг, основы эстетики и этики; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, противопожарной безопасности и производственной санитарии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 ПРОЦЕСС ОРГАНИЗАЦИИ  ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  УПРАВЛЕНИЯ

 

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами соответствующей информации, то есть в создании документов.

Документы требуются  для того, чтобы в течение определенного  времени можно было пользоваться необходимой управленческой информацией для самых разных целей. Документы классифицируются по таким признакам, как способность фиксации, содержание (виды деятельности), способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение,  степень гласности, юридическая сила и назначение. Организационные документы определяют статус предприятия, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой. Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

-создание организации,  включая выбор ее организационно-правовой  формы; установление ее структуры;

-определение штатной численности и ее состава должностей – руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по единой тарифной сетке;

-регламентацию  деятельности структурных подразделений  и работников;