Процесс организации документационного обеспечения управления

-формирование  совещательных органов управления;

-регламентацию  деятельности аппарата управления.

Организационная деятельность учреждения выражается в  разработке  утверждении соответствующего комплекса организационных документов. Цель разработки организационных документов – рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками. Учреждение «Северянка» действует на основании устава. Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации учреждения [6, с 56].

Устав содержит набор обязательных  реквизитов: наименование организации, данные об организации, наименование вида документа (Устав), место издания, гриф (УТВЕРЖДЕНО), текст документа. Структура Устава состоит из следующих разделов:

-общие положения  (цели и задачи создаваемы организацией);

-организационная структура (состав, функции и взаимосвязь структурных подразделений);

-регламент организации  (система управления, права и обязанности  должностных лиц);

-финансово-материальная  база (источники финансирования, основные  и оборотные средства, порядок распоряжения средствами);

-отчетная и  ревизионная деятельность;

-порядок ликвидации  организации.

При прохождении  практики в спортивно-оздоровительном  комплексе мною был изучен Устав  этого учреждения. Он создан по всем параметрам, предусмотренным ГОСТом, все реквизиты составлены правильно и отвечают правилам.

2.1Ознакомление  с основными реквизитами предприятия.  Документооборот

 

При подготовке и оформлении организационно-распорядительной документации в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 используются следующие реквизиты:

01 – Государственный  герб Российской Федерации;

02 – Герб  субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема  организации или товарный знак

04 – код организации;

05 – основной  государственный регистрационный  номер юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП).

07 – код формы  документа;

08 – наименование  документа;

09 – справочные  данные об организации;

10 – наименование  вида документа;

11 – дата  документа;

12 – регистрационный  номер документа;

13 – место  составления или издания документа;

14 – адресат;

15 – гриф  утверждения документа;

16 – резолюция;

17 – заголовок  к тексту;

18 – отметка  о контроле;

19 – текст  документа;

20 – отметка  о наличии приложения;

21 – подпись;

22 – оттиск  печати;

23 – отметка  о заверении копии;

24 – отметка  об исполнителе;

25 – отметка  об исполнении;

26 – отметка  о поступлении;

27 – идентификатор  электронной копии документа.

Исходя из вышеизложенных реквизитов документов, мною были замечены следующие ошибки в оформлении документов. Рассмотрим их на примере приказа   [ 5, с.40 ]. В данном приказе отсутствует заголовок выражающий краткое содержание, которое должно начинаться с предлога «О….». Вместо этого сразу же следует констатирующая часть текста. Слово «приказываю» написано по центру, жирным шрифтом и прописными буквами, когда оно должно писаться с лево, обычным шрифтом и все буквы должны быть заглавными. Так же хочу отметить, что инициалы написаны не верно, так как следуя инструкциям ГОСТ Р 6.30 – 2003 сначала пишутся имя и отчество лишь потом следует фамилия.

Различают три  основных потока документации:

-документы,  поступающие из других организаций  (входящая документация);

-документы,  отправляемые в другие организации  (исходящая документация);

-документы,  создаваемые в организации, используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренняя документация).

Документооборот – движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения или отправления. Основные принципы документооборота:

-прохождение  документов должно быть оперативным;

-каждое перемещение  документов должно быть оправданным  необходимо исключить или ограничить  возвратные перемещения документов;

-порядок прохождения  и процесс обработки и основных  видов документов должны быть единообразны.

Регистрация документов на предприятии необходима для учета  количества документов, устранения потерь документов, обеспечение облегчения поиска документов в информационно-распорядительной справочной документации. Согласно ГС ДОУ регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования. Регистрируется отдельно входящие, исходящие и внутренние документы независимо от способа их создания, получения или отправки. Им присваивается регистрационный номер в пределах календарного года.

В управленческой деятельности исполнительная ранее  информация, содержащаяся в документе, является хранителем широкого спектра  сведений, памятью предприятия, в  обращении которой может возникнуть необходимость вновь через какое-то время. Как правило, таких документов накапливается много. Для более рационального поиска необходимой информации документы после их исполнения группируются в дела, представляющие собой совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности, подшитый в отдельную обложку.

В целях правильного  формирования дел, обеспечивающего  быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация  документов в текущей работе с  документами, Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел.

Номенклатура  дел – это систематизированный  перечень заголовков дел, с указанием  сроков их хранения, оформленный в  установленном порядке [6, с 213].

Номенклатура  дел служит для распределения  и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения дел, в качестве схем построения справочной картотеки на исполненные документы и является учетным документом в архиве предприятия для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура  дел подразделяются на индивидуальные, примерные и типовые номенклатуры. Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретного предприятия (структурного подразделения). Каждое предприятие должно иметь номенклатуру дел. Составлению номенклатуры дел должен предшествовать процесс изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в ходе реализации предприятия управленческих функций.

При составлении  номенклатуры дел используют: уставы и положения, планы и отчеты о  работе, штатные расписания, действующие перечни документов, классификаторы, номенклатуры дел за прошлые годы, список структурных подразделений и корреспонденции, описи дел постоянного и временного хранения.

 

Таблица 1 –  Сроки хранения организационно-распорядительных документов

 

Наименование  документов	Срок хранения
Устав	Постоянно до замены новым
Договор с учредителем	Постоянно
Приказы, инструкции вышестоящих организаций	До минования  надобности
Правила внутреннего  распорядка	1 год после  замены новым
Приказы и распоряжения директора	Постоянно
Исходящая и  входящая документация	Постоянно
Журнал исходящей  и входящей документации	3 года
Трудовые соглашения	75 лет

 

 

Служба документационного  обеспечения управления должна принимать  к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу. А так же присланные в полном комплексе при наличии приложения в противном случае документы возвращаются к автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

При формировании  и оформлении дел требуется строго соблюдать  объем дел, их принадлежность, содержание,  состав документов и так далее, которые должны помещаться в дело и находиться в архивах. В целом  документ – это результат коллективного творчества, определяющий статус предприятия и порядок их работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 ПОНЯТИЕ   КОНФЛИКТОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ И  СПОСОБЫ ИХ РАЗРЕШЕНИЯ

 

Рассматривая  психологические аспекты деятельности человека, мы не можем не обратить внимание на то, что она никогда не осуществляется изолированно от внешней среды. Объекты и явления внешней среды постоянно оказывают определенное  воздействие на человека и определяют условия осуществления его деятельности, причем часто их взаимодействие носит отрицательный характер, а именно конфликты. В психологии под конфликтами принято понимать столкновение противоположно направленных целей, позиций, взглядов, интересов, возникающих в процессе взаимодействия. Обычно конфликтные ситуации сопровождаются негативными эмоциями.

Структура конфликта:

-объект конфликта (вещь);

-предмет конфликта  – основное противоречие, служащее  источником раздора

-стороны конфликта  – люди;

-внешние условия:

-пространство  и время;

-психологическая  атмосфера в группе;

- социальные.

-образы конфликтной  ситуации:

-представление  сторон о самих себе;

-представление  о противоположных сторонах конфликта;

-представление  сторон о среде, в которой  протекает конфликт.

 По локализации конфликтов выделяют четыре типа. Внутренний конфликт протекает при участии одного человека в его внутреннем мире. Он может возникнуть, в случае если намечается некое противоречие между целями, мотивациями, желаниями, при котором достижения одних целей предполагает отказ от других. Конфликт между личностью и группой в данном столкновении участвуют личность с одной стороны и группа с другой. Группа рассматривается, как нечто целостное, имеющее общие цели или интересы. Такой конфликт возникает, если поведение одного человека не соответствует нормам поведения, установленных в группе. Межгрупповой конфликт. Участниками такого конфликта выступают группы преследующие достижение целей несовместимых с целями другой группы. Часто такой конфликт происходит между отделами одной компании, в связи с тем, что каждый отдел рассматривает производственный процесс только с точки зрения своего отдела и считает свою деятельность ведущей. И, наконец, межличностный конфликт, возникает между двумя и более людьми, каждый из которых имеет свои цели, задачи и установки, противоречащие целям и задачам другого. В ситуации такого конфликта конфликтующие стороны придерживаются несовместимых норм, ценностей или же моральных установок. Решение конфликта деструктивным способом ведет к ухудшению личностных отношений, эмоциональной атмосферы и эмоционального состояния участников. Зачастую он становится независимым от причин, по которым возник; участники переходят на личности, вовлекая в конфликт своих сторонников, возрастает уровень негатива друг к другу. Ситуация протекает горячо и стремительно, возникают многочисленные искажения смыслов. Конфликтующие стороны спешат напасть первыми и уходят в глухую защиту. Такой конфликт не способствует налаживанию отношений, не помогает найти выход из ситуации и заканчивается неприятием между людьми вплоть до полного разрыва.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 ПСИХОЛОГИЧЕСКИЙ  КЛИМАТ НА ПРЕДПРИЯТИИ

 

Кадры являются основой любой организации. Без  людей организации нет. Люди в  организации создают ее продукт, они формируют ее культуру и внутренний климат, от них зависит то, чем  является организация. Люди, работающие в организации, очень сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение и т.п. все эти отличия могут оказывать серьезное влияние как на характеристики работы и поведение отдельного работника, так и на действия и поведения других членов организации.

 

Методы социального  нормирования.	→	Разработка  и утверждение коллективом норм поведения (кодекс чести и т.п.).
Методы воспитания.	→	Понятие форм морали через агитации, убеждение и т.п.
Методы поведения  социально-трудовой активности.	→	Соревнование, обмен опытом, новаторство, критика, самокритика, пропаганда, агитация и  т.д.
Методы социальной преемственности.	→	Посвящение  в рабочие, чествование ветеранов, торжественные собрания, вечера, конкурсы на лучшего по профессии.
Методы социального  стимулировании.	→	Поощрения коллективов.

 

Рисунок 1 - Социально-психологические  методы управления.

 

Управление  персоналом связано с использованием возможности работников для достижения целей организации. Кадровая работа включает в себя следующие элементы:

-подбор и  расстановка кадров;

-обучение  и  развитие кадров;

-компенсация  за выполненную работу;

-создание условий  на рабочем месте;

-поддержание  отношений с профсоюзами и  разрешение трудовых споров.

 

Результаты  работы состоят из двух частей. Первая – то чего человек добился для себя, реагируя на стимулы, какие собственные проблемы, вызванные стимулирующими воздействиями он решил. Вторая – что он сделал для организационного окружения, для организации в ответ на стимулирующие воздействия, которое организация применяла по отношению к человеку.