Правовая основа работы ведомственных архивов

 

Содержание 

 

ВВЕДЕНИЕ   3

1. Понятие, сфера деятельности и статус ведомственного архива  5

1.1 Понятие «ведомственный архив»  и его виды  5

1.2 Основные задачи и функции  ведомственного архива  6

2. Правовая основа работы ведомственных архивов 9

1.3 Права и ответственность ведомственного  архива  9

1.4 Нормативно – правовая основа  работы ведомственных архивов   10

3. Современное состояние и перспективы развития  
ведомственных архивов  12

4. Организация работы ведомственных  архивов на примере Центрального  архива Министерства обороны  РФ (ЦАМО) 14

4.1 Архивы вооруженных сил Российской  Федерации и их задачи 14

4.2 Экспертиза ценности документов  в ЦАМО 16

4.3 Использование документов в  архивах 18

ЗАКЛЮЧЕНИЕ   22

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ  23

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Документы организации, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению. Архив – это научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.

Конечная цель организационной, методической и практической работы сотрудников архивных учреждений с организациями, учреждениями и предприятиями – это количество и качество документов, поступивших на государственное хранение. Документы, подлежащие приёму на государственное или муниципальное хранение временно, в течение установленных законодательством сроков, хранятся в ведомственных архивах. Таким образом, качественное комплектование государственных и муниципальных архивов напрямую зависит от сохранности документов на стадии ведомственного хранения.

Документы министерств, ведомств Российской Федерации, входящих в их состав комитетов и департаментов, а также подведомственных им государственных учреждений, организаций и предприятий, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации. В своей практической деятельности ведомственные архивы руководствуются законодательством, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, Росархива, правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят ведомственные архивы.

Под ведомственным  хранением архивных документов понимается хранение их в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами.

Для обеспечения  сохранности архивного наследия требуется слаженная работа архивных учреждений, архивных и делопроизводственных служб организаций. В связи с этим работе по взаимодействию архивистов и работников организаций уделяется особенно большое внимание.

Актуальность  данной работы заключается в том, что вся работа архива (комплектование, экспертиза ценности, учет) направлена в конечном счете на обеспечение всестороннего использования обществом информации архивных документов. Важно помнить - каждый, кто обращается в архив организации, имеет право на максимально полное, точное и исчерпывающее исполнение своих информационных запросов.

Целью курсовой работы является изучение современной  организации и перспектив развития ведомственных архивов в Российской Федерации.

На основе поставленной цели можно выделить ряд задач:

дать определение  понятию «ведомственный архив», рассмотреть  виды ведомственных архивов;

определить функции, задачи, права и ответственность  ведомственных архивов;

проанализировать  нормативно – правовую базу деятельности ведомственного архива;

При написании  курсовой работы были использованы федеральные  и республиканские законы в области  архивного дела, нормативно-методические документы, регламентирующие порядок  работы архивов организаций, а также журналы «Делопроизводство», «Секретарь-референт», «Справочник секретаря и офис-менеджера» и учебные пособия по архивоведению.

 

 

1. Понятие, сфера деятельности  и статус ведомственного архива

 

1.1 Понятие «ведомственный архив»  и его виды

 

Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. ГОСТ Р 51114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение: ведомственный архив – это часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входящая в систему государственной архивной службы.¹

В зависимости  от состава документов, которыми комплектуется  ведомственный архив, и государственных обязанностей организаций по осуществлению ведомственного хранения могут создаваться ведомственные архивы следующих видов:

архив организации, хранящий документы только данной организации;

центральный архив  министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, хранящий документы центрального аппарата министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, а также документы  организаций непосредственного  подчинения, и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;

центральный отраслевой архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации (при министерстве, ведомстве, центральном органе общественной организации), хранящий документы организаций отрасли (системы) всех уровней подчиненности (независимо от их территориальной расположенности) в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;

объединенный  ведомственный архив, хранящий документы  нескольких организаций министерства (ведомства), связанных определенной системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

объединенный  междуведомственный архив, хранящий документы  организаций нескольких отраслей (систем).

Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена  между организацией и государственным архивом. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников.

 

1.2 Основные задачи и функции  ведомственного архива

 

Основными задачами ведомственного архива являются:²

комплектование  архива документами, состав которых  предусмотрен положением об архиве;

обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и  использования документов, хранящихся в архиве, а также подготовка и передача документов на государственное хранение;

осуществление методического  руководства и проверок состояния  организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.

Ведомственный архив  в целях выполнения своих главных  задач осуществляет следующие основные функции:³

Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив  дел и документов;

Осуществляет  фондирование принятых в архив дел  и документов;

Составляет научно - справочный аппарат к хранящимся в архиве документам с учетом его преемственности с научно - справочным аппаратом к документам, переданным в государственный архив;

Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в  архиве, ежегодно представляет на рассмотрение организации годовые разделы  сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению  в связи с истечением сроков их хранения;

Осуществляет  или организует ежегодное составление  и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного  хранения;

Осуществляет  по согласованию с соответствующим  государственным архивом выявление  и учет особо ценных документов, организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов, ведет  учет данных копий;

Оказывает методическую и практическую помощь службе делопроизводства организации (канцелярия, секретариат) в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в ведомственный архив;

Представляет  ежегодно по утвержденным ЦСУ СССР формам в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве;

Осуществляет  использование документов, хранящихся в архиве: информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке документы или копии документов; исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально - правового характера, ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

Осуществляет  проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в организациях - источниках комплектования и в  соответствующих подведомственных организациях);

Участвует в разработке нормативно - методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;

Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации (центральный (центральный  отраслевой), объединенный ведомственный  или междуведомственный архивы проводят аналогичные мероприятия для работников организаций - источников комплектования и соответствующих подведомственных организаций).

Ведомственному  архиву для выполнения его задач  и функций предоставляется право:⁴

- Давать в  установленном порядке указания  структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам, входящим в компетенцию архива;

- Запрашивать  от структурных подразделений  организации и от архивов соответствующих подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива.

Архивы организаций  осуществляют прием электронных  документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а  также подготовку и передачу на государственное  хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций-источников комплектования архивов.

 

 

2. Правовая основа работы ведомственных архивов

 

2.1.Права и ответственность ведомственного архива

 

Для выполнения основных задач и функций архив  организации имеет право:

требовать от структурных  подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном  состоянии;

контролировать  правила работы с документами  в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;

запрашивать от структурных подразделений и  организаций - источников комплектования - необходимые для работы архива сведения;

участвовать в  мероприятиях, проводимых Федеральной  архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов  Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

Архив совместно  с руководителем организации  несет ответственность за:⁵

несоблюдение  условий обеспечения сохранности  документов;

утрату и несанкционированное  уничтожение документов;

необоснованный  отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному  составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;

нарушение правил использования документов и доступа  пользователей к документам, установленных законодательством.

 

 

 

2.2 Нормативно – правовая основа работы ведомственных архивов

Сегодня правовой основой создания архивов организации  является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», где говорится, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.⁶

В своей работе архив организации, расположенной  на территории Республики Башкортостан, руководствуется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Республики Башкортостан от 26.01.1996 № 278-з «Об архивном деле Республики Башкортостан» Принят Государственным Собранием - Курултаем - Республики Башкортостан 26 января 2006 года.⁷, распорядительными документами руководителя организации, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Главного архивного управления при Кабинете Министров РБ, научно-методическими разработками Национального архива РБ и др.