Правила нотариального делопроизводства

В этих целях Федеральной нотариальной палатой совместно с Департаментом по вопросам правовой помощи и взаимодействия с судебной системой Министерства юстиции Российской Федерации (исх. № 2475/07-17 от 13.12.2010) для оказания практической помощи нотариусам при составлении номенклатуры дел в нотариальные палаты субъектов РФ направлен проект Примерной номенклатуры дел нотариуса.

Отсутствие примерной номенклатуры дел является одной из основных проблем. Номенклатуры должны разрабатываться на основе «Примерной номенклатуры дел, утверждаемой Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой». Только такого документа пока нет, его еще предстоит разработать. Учитывая, сколько времени ушло на разработку самих «Правил», можно предположить, что появится этот документ не скоро. И тут нотариусов ожидает «засада»: пока не будет разработана и утверждена примерная номенклатура, они, возможно, не только не смогут устанавливать в своих номенклатурах сроки хранения документов, но и, что особенно неприятно, не смогут проводить уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Это повлечет за собой дополнительные затраты на обеспечение сохранности документов.

2.5. Контроль над исполнением нотариусами Правил

Также интересен и раздел XIII, в котором установлен четкий порядок контроля за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой.

Ранее приходилось руководствоваться только Основами законодательства Российской Федерации о нотариате, которыми определено, что контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляется территориальными органами федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции и функции по контролю и надзору в сфере нотариата, а в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой, в порядке, определяемом Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой.[18]

Таким образом, контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют органы юстиции субъектов Российской Федерации, а в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой, органы юстиции совместно с нотариальными палатами субъектов Российской Федерации.

И именно такая организация контроля за нотариальным делопроизводством позволяет обеспечить единообразие его ведения, а также реестра регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах.

Графика проведения проверок исполнения нотариального делопроизводства нотариусами, занимающимися частной практикой инструкцией не предусмотрено.

Из ответа Министерства юстиции Российской Федерации по данному вопросу следует, что до внесения соответствующих изменений при утверждении графика проведения проверок правил нотариального делопроизводства, рекомендуется использовать приказ Минюста России от 19.11.2009 № 403 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства».

Кроме того, в соответствии с п.5 Правил нотариального делопроизводства проверка исполнения нотариусами Правил проводится один раз в четыре года.

При этом, по мнению Федеральной нотариальной палаты, необходимо учитывать, что ведение делопроизводства является частью профессиональных обязанностей нотариуса, в связи с чем:

        проверка исполнения Правил может проводиться в рамках осуществляемой в соответствии со ст.34 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате проверки организации работы нотариуса;

        первая проверка исполнения Правил нотариусом, впервые приступившим к осуществлению нотариальной деятельности, должна быть проведена через год после наделения его полномочиями нотариуса (ч.2, ст.34 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате);

        проверка исполнения нотариусами Правил может проводиться в иные сроки, если законодательством субъекта Российской Федерации специальные сроки установлены для проведения проверок организации работы нотариуса (ч.4, ст.34 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате).[19]

Новые Правила нотариального делопроизводства изменили не только порядок планирования проверок, но и процедуру их проведения, установив, что члены комиссии проверяют «правильность ведения документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий, соблюдение форм нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей». Отдельно прописаны сроки составления справок по итогам проверки (не позднее семи дней со дня ее проведения), а также сроки рассмотрения справок (в течение тридцати дней с момента поступления в нотариальную палату). Кроме того, введены такие новые понятия как «повторная проверка» и «внеплановая проверка» и определено, при каких условиях и в какие сроки они назначаются.

Пожалуй, такого жесткого контроля за делопроизводством со стороны государства (чтобы регулярно проверять именно делопроизводство, да еще специальной комиссией) нет ни в одной другой отрасли в нашей стране. Очень интересен п.199 Правил, требующий в справке по итогам проверки указывать не только выявленные нарушения, но и отмечать положительные моменты работы с документами конкретного нотариуса: «При отражении в справке положительных моментов исполнения нотариусом Правил следует описать те из них, которые с целью обмена опытом могут быть рекомендованы другим нотариусам».

2.6. Использование символики Государственного герба Российской Федерации на печатях, штампах и бланках нотариуса

При оформлении документов (документировании) нотариусом и лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, занимающегося частной практикой, могут использоваться различные бланки, в том числе личные бланки нотариуса и бланки для совершения нотариальных действий. В соответствии с пунктом 42 Правил не использованные или испорченные бланки, предназначенные для совершения нотариальных действий нотариусы, занимающиеся частной практикой, должны передавать в  нотариальную  палату, а нотариусы государственной нотариальной  конторы  -  в  территориальный  орган Минюста.[20]

Правилами (пункт 36) предусмотрено заверение подписи нотариуса, проставляемой на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — оттиск гербовой печати).

Оттиск гербовой печати проставляется на нотариальных актах, а также на документах, для которых проставление оттиска гербовой печати предусмотрено Правилами (организационно-распорядительные документы, расписки и др.). В иных случаях вопрос об оттиске печати, проставляемой на документе – гербовой или без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации –решается нотариусом самостоятельно.

Правилами нотариального делопроизводства закреплено, что в ряде случаев печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации  передается в территориальный орган Минюста России. Приказом Минюста Российской Федерации от 23.11.2010 года № 360 уточнено, что печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации  передается в территориальный орган Минюста России именно в целях уничтожения, а также установлен срок передачи, который не должен превышать тридцати дней с момента наступления конкретных событий, перечисленных в п.38 Правил нотариального делопроизводства. А именно: при  сложении полномочий, освобождении от них нотариуса, занимающегося частной практикой, изменения наименования государственной нотариальной конторы или места нахождения нотариуса, занимающегося частной практикой.

Однако Правилами нотариального делопроизводства не учтены случаи, когда в процессе деятельности печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации может с течением времени прийти в негодность, или может быть повреждена. Также, не установлена процедура передачи печати, а только установлена форма акта сдачи личной печати нотариуса.

В соответствии с п. 35 Правил изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации». В п. 3 данного Постановления указано, что Комитету Российской Федерации по печати совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти необходимо ускорить разработку и представить в Правительство Российской Федерации предложения о порядке и условиях хранения, использования и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Однако вопрос использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации до сих пор не решен.

Заключение

Методы ведения нотариальной документации корректируется не впервые. Однако никогда ранее модернизационные инициативы Минюста РФ не носили столь радикальный и системный характер. Наряду с техническими и методическими трудностями есть один принципиальный момент, который беспокоит, пожалуй, большинство нотариусов, занимающихся частной практикой. Вводимые Правила нотариального делопроизводства максимально унифицируют документооборот нотариусов и государственных структур. Изначально документооборот государственных институтов и нотариата формировались по-разному. Иными были и мера ответственности за форму и содержание документа, и принципы контроля за соблюдением бюрократической дисциплины. Теперь же привычная нотариальная формализация процессов гражданского оборота, во многом обеспечивавшая эффективную защиту прав и законных интересов граждан, разбавляется чиновничьей формальностью.

Нотариальному сообществу, государственным служащим ясно, что от правильной постановки ведения делопроизводства в нотариальной конторе в значительной мере зависит надлежащая организация нотариусов, четкое и быстрое обслуживание граждан и организаций, культура оформления документов.

Значительные нормативные изменения в сфере регулирования нотариального делопроизводства, позволяют вывести порядок ведения делопроизводства в нотариальных конторах на более урегулированный уровень. Проблемы, которые остаются нерешенными на сегодняшний день, будут разрешены в процессе практического применения Правил нотариального делопроизводства. И, возможно, в Правила нотариального делопроизводства будут внесены изменения, которые усовершенствуют их, но уже то, что они приняты, вступили в силу и применяются в работе нотариусами, позволяет сказать, что нотариальное делопроизводство стало более унифицированным и единообразным.

Таким образом, введение единых правил делопроизводства для всех частнопрактикующих нотариусов России будет способствовать формированию единой практики документооборота. А это первый реальный шаг по выработке единой нотариальной практики, что в силу готовящихся изменений в законодательство представляется более чем разумным.

Литература

1. Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. N 4462-1 // Ведомости съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации. - 11 марта 1993 г. - N 10

2. Приказ Минюста РФ от 19.11.2009 № 403 «Об утверждении правил нотариального делопроизводства» в ред. Приказов Минюста РФ от 08.04.2010 N 81,от 23.11.2010 N 360

3. Приказ Минюста России от 08.04.2010 № 81 «О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19.11.2009 № 403»

4. Приказ Минюста России от 15.03.2000 № 91 "Об утверждении методических рекомендаций по совершению отдельных видов нотариальных действий нотариусами РФ"

5. Приказ Минюста России от 10.04.2002 № 99 (ред. от 16.02.2009) "Об утверждении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах"// "Российская газета", N 74 от 24.02.2002

6. Приказ Минюста РФ от 26.04.1999 N 73 "О признании утратившей силу Инструкции о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР"// Бюллетене Министерства Юстиции Российской Федерации, 1999 г., N 7

7. Приказ Минюста РСФСР от 19.08.1976 № 32 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР"

8. Б.М. Гонгало, Т.И. Зайцева, П.В. Крашенинников, В.В. Ярков, Е. Ю. Юшкова. Настольная книга нотариуса [Электронный ресурс]. - Режим доступа:  http://av-ue.ru/nnn-0.php?d=nnn-5.htm. Дата обращения: 01.06.2012.

9. Новые «Правила нотариального делопроизводства». - URL:  http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=008063. Дата обращения: 10.06.2012.

10. Новые Правила нотариального делопроизводства. - URL: http://territoriaprava.ru/ topics/4459. Дата обращения: 03.06.2012.

11. Нотариусам изменили правила делопроизводства. - URL:   http://pravo.ru/news /view/44040/ . Дата обращения: 12.06.2012.

12. Нотариусы не в восторге от изменений Минюстом Правил нотариального делопроизводства. - URL: http://pravo.ru/news/view/44611/. Дата обращения: 12.06.2012.

13. О.С.Борисова. Справка по делопроизводству. - URL: http://penza-notariat.ru/Справка-по-делопроизводству.html. Дата обращения: 10.06.2012.

14. ФНП разъяснила нотариусам порядок применения новых Правил делопроизводства. - URL: http://pravo.ru/news/view/46575/. Дата обращения: 10.06.2012.

[1] Новые «Правила нотариального делопроизводства». - URL:  http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=008063. Дата обращения: 10.06.2012.

[2] Приказ Минюста РФ от 19.11.2009 № 403 «Об утверждении правил нотариального делопроизводства» в ред. Приказов Минюста РФ от 08.04.2010 N 81,от 23.11.2010 N 360

[3] Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. N 4462-1 // Ведомости съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации. - 11 марта 1993 г. - N 10

[4] Приказ Минюста РФ от 26.04.1999 N 73 "О признании утратившей силу Инструкции о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР"// Бюллетене Министерства Юстиции Российской Федерации, 1999 г., N 7

[5] Приказ Минюста России от 15.03.2000 № 91 "Об утверждении методических рекомендаций по совершению отдельных видов нотариальных действий нотариусами РФ"

[6] Приказ Минюста РСФСР от 19.08.1976 № 32 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР"

[7] Приказ Минюста РФ от 19.11.2009 № 403 «Об утверждении правил нотариального делопроизводства» в ред. Приказов Минюста РФ от 08.04.2010 N 81,от 23.11.2010 N 360

[8] Приказ Минюста России от 10.04.2002 № 99 (ред. от 16.02.2009) "Об утверждении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах"// "Российская газета", N 74 от 24.02.2002

[9] Приказ Минюста России от 08.04.2010 № 81 «О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19.11.2009 № 403»

[10] Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. N 4462-1 // Ведомости съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации. - 11 марта 1993 г. - N 10

[11] Приказ Минюста России от 10.04.2002 № 99 (ред. от 16.02.2009) "Об утверждении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах"// "Российская газета", N 74 от 24.02.2002

[12] Б.М. Гонгало, Т.И. Зайцева, П.В. Крашенинников, В.В. Ярков, Е. Ю. Юшкова. Настольная книга нотариуса [Электронный ресурс]. - Режим доступа:  http://av-ue.ru/nnn-0.php?d=nnn-5.htm. Дата обращения: 01.06.2012.

[13] Б.М. Гонгало, Т.И. Зайцева, П.В. Крашенинников, В.В. Ярков, Е. Ю. Юшкова. Настольная книга нотариуса [Электронный ресурс]. - Режим доступа:  http://av-ue.ru/nnn-0.php?d=nnn-5.htm. Дата обращения: 01.06.2012.

[14] ФНП разъяснила нотариусам порядок применения новых Правил делопроизводства. - URL: http://pravo.ru/news/view /46575/. Дата обращения: 10.06.2012.

[15] Б.М. Гонгало, Т.И. Зайцева, П.В. Крашенинников, В.В. Ярков, Е. Ю. Юшкова. Настольная книга нотариуса [Электронный ресурс]. - Режим доступа:  http://av-ue.ru/nnn-0.php?d=nnn-5.htm. Дата обращения: 01.06.2012.

[16] Новые «Правила нотариального делопроизводства». - URL:  http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=008063. Дата обращения: 10.06.2012.

[17] Новые Правила нотариального делопроизводства. - URL: http://territoriaprava.ru/ topics/4459. Дата обращения: 03.06.2012.

[18] Новые Правила нотариального делопроизводства. - URL: http://territoriaprava.ru/ topics/4459. Дата обращения: 03.06.2012.

[19] О.С.Борисова. Справка по делопроизводству. - URL: http://penza-notariat.ru/Справка-по-делопроизводству.html. Дата обращения: 10.06.2012.

[20] О.С.Борисова. Справка по делопроизводству. - URL: http://penza-notariat.ru/Справка-по-делопроизводству.html. Дата обращения: 10.06.2012.