Правила нотариального делопроизводства

Министерство образования и науки РФ

Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования

«Владимирский государственный университет имени Александра Григорьевича и Николая Григорьевича Столетовых»

Кафедра «Гражданское право и процесс»

Реферат

По дисциплине: «Нотариат»             

Тема: «Правила нотариального делопроизводства»

Выполнил: студентка группы

ЗЮв-310

Папушина С.В.

                                                                                                                                            Проверил:

Мешков Д.Н.

Владимир 2012

Содержание

Введение…………………………………………………………………………………...3

1. История правил нотариального делопроизводства ………………………………….5

2. Правила нотариального делопроизводства …………………………………………..9

2.1. Основные положения правил нотариального делопроизводства …………...9

2.2. Регистрация организационно-распорядительных документов …………….11

2.3. Прием, регистрация и отправление документов ……………………………12

2.4. Составление номенклатуры и формирование дел …………………………..15

2.5. Контроль над исполнением нотариусами Правил …………………………..17

2.6. Использование символики Государственного герба Российской Федерации на печатях, штампах и бланках нотариуса ……………………………………….20

Заключение ………………………………………………………………………………22

Список литературы ……………………………………………………………………...24

Введение

11 февраля 1993 года в Российской Федерации были приняты Основы законодательства Российской Федерации о нотариате. Таким образом, частный нотариат существует в Российской Федерации уже более 19 лет.

Нотариусы обеспечивают защиту прав и законных интересов граждан и юридических лиц путем совершения предусмотренных законодательными актами нотариальных действий от имени Российской Федерации. Нотариусы, занимающиеся частной практикой,  удостоверяют сделки, выдают свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, свидетельства о праве на наследство, свидетельствуют верность копий документов и выписок из них, свидетельствуют подлинность подписи на документах, свидетельствуют верность перевода документов с одного языка на другой, передают заявления физических и юридических лиц другим физическим и юридическим лицам.

Достаточно широкая деятельность нотариуса должна сопровождаться определенной документацией и иметь основы организации работы с документами.

Именно с появлением частных нотариальных контор проблемы нормативно-методического регулирования деятельности нотариальных контор, организации работы с нотариальными документами стали особенно актуальными. Нотариус лично несет ответственность за ведение нотариального делопроизводства. Однако на практике некоторые нотариусы не уделяют должного внимания оформлению документов, организации работы с ними и архивному хранению.

Деятельность нотариусов, занимающихся частной практикой по обеспечению и защите прав и законных интересов физических и юридических лиц, организуют и координируют нотариальные палаты субъектов Российской Федерации. Они оказывают нотариусам помощь и содействие в развитии нотариальной деятельности, а также контролируют исполнение занимающимися частной практикой нотариусами профессиональных обязанностей, одной из которых и является ведение нотариального делопроизводства.

Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19.11.2009 № 403 утверждены «Правила нотариального делопроизводства». Этих правил ждали аж с 1993 года, когда были приняты «Основы законодательства Российской Федерации о нотариате», которые в ст. 9 не только установили, что правила нотариального делопроизводства должны быть разработаны и утверждены Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой, но и то, что эти органы обязаны осуществлять «контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами».

«Правила нотариального делопроизводства» – документ солидного объема, подробно описывающий и порядок работы с документами нотариусов, и порядок осуществления контроля за исполнением Правил.[1]

Таким образом, целью данной работы будет рассмотрение новых правил нотариального делопроизводства утвержденных Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19.11.2009 № 403 «Об утверждении правил нотариального делопроизводства» в ред. Приказов Минюста РФ от 08.04.2010 N 81,

от 23.11.2010 N 360.[2]

1. История правил нотариального делопроизводства

В соответствии со статьями 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утвержденными Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой.[3] Однако до 19.11.2009 года правила ведения делопроизводства разработаны не были.

Инструкция о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР, утвержденная приказом Министра юстиции РСФСР 6 января 1987 года, утратила силу с изданием приказа Министра юстиции от 26 апреля 1999 года № 73 «О признании утратившей силу инструкции о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР»[4].

Взамен отмененного документа были предложены лишь Методические рекомендации по совершению отдельных видов нотариальных действий нотариусами Российской Федерации, утвержденные приказом Минюста России от 15.03.2000 № 91[5].

Эти методические рекомендации раскрывали порядок нотариальной деятельности не полностью, поэтому на практике единственным документом, формально не отмененным, хотя и существенно устаревшим  являлась Инструкция о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР, приказом Минюста РСФСР от 19.08.1976 № 32 (далее – Инструкция от 19.08.1976 № 32)[6]. 

Нотариальное делопроизводство разрабатывается на основе рекомендаций Единой государственной системы делопроизводства, требований стандартов на управленческую документацию.

К сожалению, не всеми нотариусами используется ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, - постановления, распоряжения, акты, письма.

Требования стандарта являются рекомендательным и устанавливает до 30 возможных реквизитов документа. С точки зрения наиболее значимых для нотариального делопроизводства выделяют: исходящий номер и дату документа, текст документа, подпись и оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Правильное ведение делопроизводства - залог успешной работы любой организации, особенно нотариальной конторы. Ведь от того, насколько грамотно составлен и оформлен документ, зависит его применение в дальнейшем, приобретение им юридической силы.

Информация в нотариальных документах нуждается в обработке, систематизации и анализе. Чтобы грамотно, быстро и оперативно готовить и исполнять нотариальные документы, необходимы специальная подготовка, глубокие знания и большой опыт.

Нотариус использует широкую нормативно-правовую базу, к которой относятся: законодательные акты Российской Федерации: указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации; нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, государственные стандарты на документы; нормативные правовые акты, а также методические документы по делопроизводству, издаваемые нотариальными палатами и Министерством юстиции Российской Федерации.

18.11.2009 года решением правления Федеральной нотариальной палаты № 11/09 были утверждены Правила нотариального делопроизводства (далее – Правила).

19.11.2009 года подписан приказ Министерства юстиции Российской Федерации № 403 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства», который должен был вступить в силу уже в 2010 году.[7]

Этот документ, по сути, - первый шаг большой реформы нотариата, ее модернизации. Основные изменения были уже на подходе.

Следует отметить, что ранее проверки исполнения нотариусами правил нотариального делопроизводства проводились на предмет соблюдения ими положений Инструкции от 19.08.1976 № 32 и приказа Министерства юстиции Российской Федерации от 10.04.2002 № 99 «Об утверждении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах»[8].

Приказом Минюста России от 08.04.2010 № 81 «О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19.11.2009 № 403» было установлено, что Правила нотариального делопроизводства вступают в силу только с 1 января 2011 года.[9]

Но уже в 2010 году в целях реализации положений, закрепленных в Правилах нотариального делопроизводства, Федеральной нотариальной палатой были проведены определенные мероприятия.

Так, например, с 1 июля 2010 года в нотариальное делопроизводство был введен защищенный бланк единого образца.

Федеральная нотариальная палата своим решением от 21-22 декабря 2009 года (протокол № 14/09) утвердило Положение о порядке изготовления, обращения, учета и использования бланка единого образца для совершения нотариальных действий.

Министерством юстиции Российской Федерации была изучена разработанная Федеральной нотариальной палатой в целях реализации пункта 41 Правил нотариального делопроизводства, форма бланка, предназначенного для совершения нотариальных действий, и техническое описание данного бланка и согласованы письмом  от 27.10.2010 № 16/21964-ЮЛ.

Введение бланка единого образца позволило нотариальному сообществу обеспечить дополнительную защиту прав и законных интересов граждан и юридических лиц. Нотариусы могли начать использование бланков единого образца и до 01.07.2010 при условии соблюдения правил, предусмотренных вышеназванным положением. Использование иных образцов бланков, при совершении нотариальных действий, после 01.07.2010 не допускается.

Правила нотариального делопроизводства были необходимы еще и потому, что государственных нотариусов практически уже не осталось, сегодня работают менее 20 государственных нотариусов, все остальные – занимаются частной практикой.  Более того, в ближайшей перспективе государственных нотариусов вовсе не останется. Согласно проекту реформы нотариата останется единая свободная форма нотариата.

2. Правила нотариального делопроизводства

2.1. Основные положения правил нотариального делопроизводства

Правила нотариального делопроизводства разработанные во исполнение ст.9, 12 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате» от 11.02.1993 № 4462-1[10], устанавливают единый порядок работы с документами нотариусов в Российской Федерации, осуществления контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства, а также передачи документов, хранящихся у нотариуса, полномочия которого прекращаются, другому нотариусу.

Правила нотариального делопроизводства детально регулируют порядок работы с документами их оформление (документирование нотариальной деятельности); обработку входящих и исходящих документов; составление номенклатуры дел,  формирование дел; оформление дел и экспертизы ценности документов; передачи и уничтожении дел; особенности формирования и оформления отдельных видов дел, таких, например, как наследственных. Также Правилами устанавливается порядок ведения и заполнения реестров для регистрации нотариальных действий.