Правила нотариального делопроизводства

Вышеуказанные Правила регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению. В Правила включено необычное для нашего традиционного делопроизводства требование к срокам уничтожения документов после утверждения соответствующего акта – «в течение тридцати дней со дня утверждения акта».

При этом следует учитывать, что правила (п.1 Правил) не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах. Так, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах утверждены приказом Минюста России от 10.04.2002 № 99[11], а порядок совершения нотариальных действий установлен Основами законодательства Российской Федерации о нотариате.

В соответствии с п.2 Правил делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, являющемся в соответствии со статьей 68 Конституции Российской Федерации государственным языком Российской Федерации на всей ее территории. В случае установления республикой, находящейся в составе Российской Федерации, государственного языка республики делопроизводство наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись также на государственном языке республики. Если обратившееся за совершением нотариального действия лицо не владеет языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство, тексты оформленных бумаг должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком.

Делопроизводство нотариуса включает:

- ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий;

- организационно-распорядительную документацию;

- работу с жалобами, заявлениями и иными письмами граждан и организаций и контроль за их рассмотрением;

- составление номенклатур;

- ведение архива нотариальной конторы.

Ответственность за организацию и правильную постановку делопроизводства и состояние архива несет нотариус. При этом, в соответствии с п.4 Правил, при возложении ведения нотариального делопроизводства на лицо, не являющееся нотариусом, ответственность за организацию и ведение нотариального делопроизводства несут нотариусы.[12]

Контроль за исполнением Правил нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют территориальные органы. Контроль за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляют территориальные органы совместно с нотариальными палатами в порядке, установленном разделом XIII Правил.

Для учета документов и контроля за их исполнением в нотариальной конторе должны вестись различные книги и журналы, такие как, например:

        Журнал регистрации входящей корреспонденции (Приложение 4 к Правилам нотариального делопроизводства);

        Журнал регистрации исходящей корреспонденции (Приложение 5 к Правилам);

        Книга жалоб и предложений;

        Журнал регистрации организационно-распорядительных документов (Приложение 1 к Правилам).

Указанные книги и журналы, а также все иные книги, журналы и дела должны быть прошиты в четыре прокола, листы их пронумерованы и скреплены оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации таким образом, чтобы часть оттиска была расположена на бумажной наклейке, часть - на листе.[13]

2.2. Регистрация организационно-распорядительных документов

В соответствии с пунктом 6 Правил в процессе совершения нотариального действия (или отказа в его совершении) нотариус оформляет следующие организационно-распорядительные документы: постановление (кроме постановлений, связанных в соответствии с действующим законодательством с документальным оформлением нотариального действия), распоряжение, поручение, запрос об истребовании сведений и документов.

Согласно пункту 9 Правил организационно-распорядительные документы подлежат регистрации в специальной учетной книге – журнале регистрации организационно-распорядительных документов (приложение № 1 к Правилам). Если такой документ направляется нотариусом иному лицу или организации (например, поручение о принятии мер по охране наследственного имущества в соответствии со статьей 65 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате посылается другому нотариусу), он подпадает под действие пункта 31 Правил о регистрации в журнале исходящей корреспонденции.

Принимая во внимание, что журналы регистрации распорядительных документов подлежат постоянному хранению, а срок хранения журналов регистрации исходящей корреспонденции – 5 лет (пункты «а», «г» статьи 258 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558), исходящий от нотариуса организационно-распорядительный документ может быть зарегистрирован только в журнале регистрации организационно-распорядительных документов.[14]

2.3. Прием, регистрация и отправление документов

Порядок приема, регистрации и отправления документов регламентированы в разделах 2, 3 и 4 Правил. Регистрации подлежат все документы (в том числе заявления), требующие исполнения нотариальной конторой.

Не регистрируются лишь различные печатные издания, рекламные извещения, личная переписка, поздравительные открытки, пригласительные билеты и другие подобные им документы, которые с деятельностью нотариуса не связаны.

При приеме поступающей в нотариальную контору корреспонденции, прежде всего, отбирается корреспонденция, доставленная не по назначению, а также проверяется целостность вложения. Ошибочно доставленные документы без вскрытия конвертов возвращаются в отделение связи для пересылки по принадлежности.

При вскрытии, проверяется наличие документов и приложений к ним. Если будет обнаружено отсутствие документов или приложений к ним, об этом составляется акт, один экземпляр которого направляется адресату, а второй приобщается к полученным документам.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда они необходимы для установления адреса отправителя, а также времени отправки и получения корреспонденции.

Все документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в журнале регистрации входящей корреспонденции в день их поступления. Для этого на документе в правом нижнем углу первой страницы ставятся регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции и дата регистрации. А документы, подлежащие специальному учету, поступившие по почте, сначала регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем - в книге специального учета.

Зарегистрированный документ должен быть рассмотрен нотариусом в течении пяти рабочих дней с момента поступления, исходя из оценки его содержания, для решения вопроса о необходимости, сроках и порядке исполнения документа (подлежит ли документ принятию к нотариальному производству, требуется ли ответ автору обращения и т.д.).

При необходимости ответа автору обращения, он осуществляется не позднее 30 дней со дня поступления документа, если законодательством Российской Федерации не установлены иные сроки исполнения.

Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и дан ответ автору.

Обращение (документ), копия ответа на него, другие связанные с ним документы помещаются в дело с отметкой "в дело". Отметка должна содержать дату и личную подпись нотариуса. В случае отсутствия ответа заявителю составляется справка о результатах рассмотрения обращения (документа), которую подписывает нотариус. К сожалению, в новых правилах не указано место отметки об исполнении, поэтому по аналогии с предыдущими правилами, возможно помещать отметку об исполнении на нижнем поле первого листа документа или за неимением места на обороте первого листа документа.[15]

Нотариальная деятельность во всем мире является одной из самых консервативных, поэтому не удивительно, что положений, связанных с использованием электронных документов, в Правилах оказалось немного:

- так например в п.2. Правил говорится …Оформление всех видов документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях. Для учета и справочно-информационного обеспечения нотариальной деятельности могут создаваться, обрабатываться и храниться в базах данных электронные копии документов, регистрационно-контрольные и учетные формы, а также передаваться и приниматься электронные сообщения, не имеющие юридической силы, если это не противоречит положениям Основ и иных нормативных правовых актов в данной сфере...

- а в п.60. следующее …При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- помещать в отдельные номенклатурные дела сообщения, полученные по факсимильной связи, электронной почте, и телефонограммы...».

Таким образом, пока в нотариальных конторах полноценный электронный документооборот не предусмотрен. Хотя, как мне кажется, в ближайшее время все равно придется создавать «электронный нотариат», в первую очередь в связи с планами Правительства по переводу государственных услуг в электронный вид и созданием «электронного правительства»[16].

Исходящие документы (кроме документального оформления нотариальных действий - свидетельства, акты и т.д.) регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции (приложение N 5 Правил). На исходящем документе ставятся регистрационный номер, соответствующий порядковому номеру по журналу и дата регистрации.

Корреспонденция направляется адресатам не позднее пяти рабочих дней с даты их подписания по почте, нарочным или передается нотариусом на личном приеме под расписку. Расписка может быть оформлена в виде отдельного документа или в виде соответствующей записи на экземпляре документа, остающегося в делах нотариуса.

2.4. Составление номенклатуры и формирование дел

Именно с номенклатуры дел и начинается все делопроизводство в целом. Она существует для учета документов, группировки документов в дела, определения сроков их хранения нотариусом, занимающимся частной практикой. Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения.

Несколько интересных положений есть в разделе VI «Составление номенклатуры дел» Правил. Прежде всего, обращает на себя внимание тот факт, что требования к порядку составления и ведения номенклатуры дел нотариуса более жесткие, чем в организациях. Фактически номенклатура дел нотариуса даже не является документом самого нотариуса, поскольку она утверждается приказом государственного органа и является обязательным к исполнению нормативным документом.[17]

В номенклатуру должны быть включены все дела, которые ведутся в нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы.

В соответствии с Правилами (пункты 47, 50 в редакции приказа Министерства юстиции Российской Федерации от 23.11.2010 №  360) номенклатура дел составляется ежегодно в двух экземплярах, подписывается составившим ее лицом и представляется до 1 декабря текущего года нотариусом, занимающимся частной практикой, - в нотариальную палату, государственной нотариальной конторой - в территориальный орган для утверждения и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Сроки хранения дел указываются в номенклатуре в соответствии со сроками хранения, установленными Примерной номенклатурой дел (пункт 51 Правил).

Если в течение года в нотариальной конторе возникнет необходимость в заведении не предусмотренных номенклатурой дел, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в каждом разделе номенклатуры предусматриваются резервные индексы.

По окончании года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве и категориях дел, находящихся в производстве нотариуса, являющейся самостоятельным документом, первый экземпляр которой подшивается к номенклатуре, второй направляется нотариусом соответственно в территориальный орган или нотариальную палату.

Все имеющиеся у нотариуса документы формируются в дела посредством их группировки в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела.

Группировать в дела следует документы, относящиеся к одному определенному вопросу, определенному нотариальному действию, области деятельности нотариуса (например, личные дела работников) и т.д. В дела группируются документы одного календарного года, за  исключением переходящих дел, ведущихся в течение нескольких календарных лет.

Внутри дела документы систематизируются в хронологическом порядке, причем документ-ответ должен располагаться после документа-запроса.

До настоящего времени остается не решенным вопрос о номенклатуре дел нотариуса, которая в соответствии с п.50 Правил составляется на основе Примерной номенклатуры дел, утверждаемой Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой и, которая до настоящего времени не разработана.

Письмом ФНП от 17.01.2011 № 46/07-17 установлено, что в настоящее время до утверждения Примерной номенклатуры дел сроки хранения документов указываются в номенклатурах дел нотариусов на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558.